Porządkowanie akt osobowych studentów i pracowników Opracował: Mariusz Mysiakowski Warszawski Uniwersytet Medyczny

Podstawy prawne – regulacje wewnętrzne Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. z 2006 roku Nr 224, poz. 1634), Zarządzenie Nr 68/2008 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 23 czerwca 2008 roku w sprawie: zasad składania i archiwizowania prac końcowych na studiach podyplomowych, Zarządzenie Nr 11/2009 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 5 lutego 2009 roku w sprawie: zasad składania, poddawania procedurze antyplagiatowej i archiwizowania prac dyplomowych (licencjackich i magisterskich), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 roku Nr 62, poz. 286), poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Metodologia a praktyka – triumf koncepcji synkretycznej Sposób ułożenia akt osobowych kat. BE50 reguluje metodologia archiwalna, a nie przepisy o charakterze wykonawczym, W archiwistyce jako nauce występują trzy podstawowe dominanty metodologiczne – w kolejności wg priorytetu – w odniesieniu do rzeczy (przedmiotu), w oparciu o chronologię (o datę), w ujęciu alfabetycznym (od A do Z), W układzie koncepcyjnym ułożenia naszych akt osobowych wydzielono przedmiot stosując podział na komórki organizacyjne w odniesieniu do aktualnej struktury organizacyjnej, określono ramy czasowe poprzez datę zakończenia studiów lub datę ustania stosunku pracy, zastosowano także układ alfabetyczny w przedziale czasowym sprowadzonym do daty rocznej, W przypadku podejmowania kilku stosunków pracy/ prób studiów przez tą samą osobę wyodrębnia się okresy w samodzielne stadia, traktując je jako zamknięte, ale integralne całości, a na zbiorze i w wymiarze ewidencyjnym akta przekłada się do rocznika wstępującego, W przypadku opuszczenia studiów za datę wiążącą w przydziale rocznika dla zbioru przyjmuje się ostatni dokument w sprawie (w teczce) bez względu na datę pierwszego dokumentu zstępującego, poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Opis teczki – wizualizacja i schemat ideowy NIETYPOWE ZMIENNE zmiana nazwisk (nazw) podczas przebiegu studiów studenta i w okresie pracy pracownika, dwojakość sposobu zapisu dat skrajnych w opisie teczki - w porządku metodologicznym i na potrzeby prac bieżących poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Spis spraw studenta – dominacja układu chronologicznego poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Spis spraw pracownika – dominacja układu chronologicznego poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Zasady porządkowania akt w obrębie teczki akta w teczce układa się w porządku chronologicznym, tzn. od najstarszego dokumentu w dacie wydania, do ostatniego z tytułu ukończenia studiów (pracy), w czasie porządkowania akt usuwa się z teczki wtórniki i dokumenty krótkotrwałego znaczenia praktycznego np. kserokopie dowodu osobistego, kopie potwierdzeń wpłat, kopie zwolnień lekarskich, podania nieistotne dla przebiegu studiów (pracy), itp., podczas porządkowania akt wydziela się z teczki dokumenty osobiste studenta (pracownika) np. świadectwa dojrzałości, indeksy, legitymacje studenckie, odpisy z akt stanu cywilnego, dyplomy z wcześniejszych etapów szkolenia, itp., w procesie porządkowania akt zaleca się usuwanie części metalowych i plastikowych „koszulek” okalających poszczególne dokumenty, przy porządkowaniu akt zaleca się spinanie akt na trwale np. klipsem archiwizacyjnym, akta do Archiwum przekazuje się kolejnymi rocznikami wg daty zakończenia studiów (pracy), w układzie alfabetycznym wg kolejności nazwisk studenta (pracownika), także bez względu na sposób i formę przebiegu studiów - akta studentów, którzy nie ukończyli studiów traktuje się na równi z tymi, co studia odbyli w terminie, w tym przypadku o przydziale rocznika dla „skreślonego” decyduje ostatni dokument w teczce, skompletowane dokumenty pakuje się w teczki tekturowe wiązane, kwaśne, zaś zbiór kilku teczek w pudła archiwizacyjne z tektury falistej, w pudła przeznaczone na akta kat. „B”. poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Opis pudła archiwizacyjnego - widok poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Spis zdawczo-odbiorczy - schemat poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Daty skrajne (krańcowe)– priory i posteriory definicje pojęć: priori (z łac.) – przed faktem, uprzedzający, posteriori (z łac.) – po fakcie, następujący, daty skrajne (krańcowe) stosuje się w opisie teczki, i w spisie zdawczo-odbiorczym w polu pn. daty skrajne od-do, metodologicznie daty a priori i a posteriori zapisuje się w nawiasach kwadratowych np. w postaci: [2001] 2002-2005 [2007], z zapisami dat w systemie a priori - a posteriori mamy do czynienia w przypadkach, gdy akta w teczce „wymykają się” okresowi studiów studenta, tudzież pracy pracownika; i są to np. dokumenty typu RP-7, zaświadczenia o zatrudnieniu, o okresie studiów (posteriory) lub dyplomy z wcześniejszych studiów, referencje z poprzednich miejsc pracy, świadectwa urodzenia czy dojrzałości (priory), itp., daty typu priory i posteriory informują o stanie faktycznym, o faktycznej obecności dokumentacyjnej w teczce, dają też obraz tego, czego możemy się spodziewać mając wgląd do akt, a co nie zostało ujęte w momencie archiwizacji czy późniejszego przekazania akt do Archiwum. poniedziałek, 27 sierpnia 2018poniedziałek, 27 sierpnia 2018

Podsumowanie – uwagi końcowe akta przekazuje się kompletnie i cyklicznie, przez pojęcia te rozumie się: zgromadzenie takiego kompletu akt z okresu studiów (pracy) absolwenta (pracownika), do którego obligują odpowiednie zapisy rozporządzeń wykonawczych, oraz systematyczne, coroczne, postępowanie archiwizacyjne na zbiorach o przynajmniej 3-letnim stażu przechowywania (wg §§ 31 i 32 instrukcji kancelaryjnej i V-ty rozdział instrukcji archiwalnej Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego), dokumenty osobiste nie odebrane przez absolwenta lub zwrócone pocztą podlegają włączeniu do akt studenckich, nie mniej jednak w okresie późniejszym mogą być wydane na wniosek studenta; akta do tego czasu przechowuje się w Archiwum, zaś dalszy tryb postępowania regulują dwie podstawowe zasady: akta osobiste wydaje się tylko na wyraźne życzenie zainteresowanego, i stosuje się odpowiednie adnotacje na spodniej części okładki teczki, gdzie student lub pełnomocnik kwitują odbiór dokumentów, dołączanie dokumentów luźnych do akt spraw zakończonych i wcześniej przekazanych do Archiwum odbywa się bezpośrednio i za zmianami w opisie teczki i w środkach ewidencyjnych. poniedziałek, 27 sierpnia 2018