Jak skutecznie planować, pisać i realizować projekty?

OD POMYSŁU DO PROJEKTU Projekt to interdyscyplinarne przedsięwzięcie prowadzące do osiągnięcia zaplanowanego celu zgodnie z wytyczonym harmonogramem, przy użyciu określonych zasobów tj.: czasu, zespołu, budżetu. Rezultatem projektu jest przewidywalna zmiana. Projekt ma nam pomóc wnieść zmianę, pomóc w rozwoju. Projekt jest konkretny - wyraziście określa cele i działania na każdym etapie realizacji. Projekt jest mierzalny i określony w czasie, co pozwala na jednoznaczną ocenę założonych i osiągniętych rezultatów. Projekt stwarza czytelny mechanizm współpracy - uczestnicy i beneficjenci projektu uzgadniają zadania, dzielą się odpowiedzialnością i korzystają z efektów. Projekt daje się policzyć - także w sensie finansowym.

Planowanie projektu Planując projekt powinniśmy znaleźć odpowiedź na kilka kluczowych pytań. Gdzie jesteśmy? Musimy dokonać analizy problemu, z którym chcemy się zmierzyć. Problem powinien być jasno określony, występujący w danej sytuacji, na danym terenie w ściśle określonej grupie ludzi. Dokąd zmierzamy? Musimy określić cele i rezultaty, jakie przewidujemy osiągnąć w wyniku realizacji projektu. W jaki sposób? Wiele dróg może prowadzić do celu. Warto wybierać te, które pozwalają wykorzystywać w sposób efektywny zasoby naszej organizacji i szanse, jakie pojawiają się w jej otoczeniu.

Pisanie wniosku o dotacje Projekt powinien być własnym planem działania, wniosek natomiast jest swoistym listem do sponsora. Pisanie wniosku jest formą dialogu między potrzebującym a sponsorem, który na rozwiązanie problemu chce przeznaczyć pieniądze. Sponsor, oferując pieniądze, chce mieć pewność, że: trafią one do potrzebujących, dostanie je rzetelny, uczciwy wykonawca, będą wydane efektywnie, problemy zostaną rozwiązane skutecznie.

Projekt jest metodą pracy – owocem planowania działań. Schematycznie tak można przedstawić jego logikę. 1. Jaka jest sytuacja obecnie? Jakie są potrzeby? (opis problemu) 6. Jak to sprawdzę? (sposób oceny, ewaluacja) 5. Co osiągnę? (rezultaty, efekty, produkty) 2. Po co? Co chcę zmienić? (cele) 4. Za ile? Czego potrzebuję? (budżet) 3. Jak? Co będę robił i kiedy? (działania i harmonogram)

Diagnoza stanu, opis problemu (Jaka jest sytuacja obecnie Diagnoza stanu, opis problemu (Jaka jest sytuacja obecnie? Jakie są potrzeby?) Każdy wniosek zaczynamy opisem organizacji. Problem jest motorem napędowym pisanego projektu. Dobry opis problemu powinien zawierać następujące informacje: Opis tła problemu Kogo dotyczy problem Jaki dokładnie jest to problem Rozmiary problemu Opis przyczyn Opis skutków Skąd wiemy, że jest to problem

Opis tła problemu Opis tła problemu to opis różnych danych, sytuacji, które w sposób bezpośredni i pośredni wpływają na definiowany przez nas problem. Opisując ten punkt, starajmy się patrzeć oczami czytającego. Najczęściej nie zna on naszego miasta i jego codziennych problemów. Opis powinien być krótki, ale dokładny i rzetelny. Istotne, krótkie informacje, poparte danymi liczbowymi.

Kogo dotyczy problem? – opis sytuacji odbiorców Opis sytuacji odbiorców to opis grupy osób, których dotyczy problem. Postarajmy się dokładnie opisać ich sytuację. Odpowiedzmy na pytania, które mogą być istotne dla danego projektu: jak liczna jest grupa odbiorców, skąd pochodzą, jaka jest ich sytuacja materialna, czy ktoś im pomaga, jaka jest ich sytuacja rodzinna.

Jaki dokładnie jest to problem? Jaki dokładnie jest to problem - jaka jest konkretna potrzeba tych osób (ustalona na podstawie badań, rozmów z samymi zainteresowanymi, a nie na podstawie tylko swoich osobistych przekonań) Definiując problem, musimy dokładnie zaznaczyć, o co nam chodzi. Od tego, jak nazwiemy problem, zależy później wytyczenie celów projektu i dobranie odpowiednich działań. Warto tutaj odróżnić problem od przyczyny i skutków. PROBLEM SKUTEK PRZYCZYNA

Rozmiary problemu Rozmiary problemu. Opis powinien dostarczyć konkretnych informacji o zasięgu występowania problemu: czy jest właściwy tylko dla naszej organizacji, czy borykają się z nim wszyscy w mieście, liczba dotkniętych nim osób. Należy tutaj podawać konkretne liczby i fakty. Opis przyczyn. Każdy problem ma swoje korzenie, które musimy opisać w naszym projekcie. Często problem jest złożony - wynika z kilku przyczyn. Analiza przyczyn daje nam większą szansę na skuteczne rozwiązanie problemu.

Opis skutków Opis skutków. Należy opisać, jak nierozwiązany problem wpływa na otoczenie, na sytuację mieszkańców. Co z nimi będzie, jakie będą konsekwencje nierozwiązania problemu? Postarajcie się opisać, co będzie się działo, jeżeli nikt nie zacznie rozwiązywać tego problemu. Co stanie się z mieszkańcami, dzielnicą? Opis powinien być rzetelny, mierzalny, realny, konkretny. Skąd wiemy, że jest to problem? – Dane statystyczne Takie przygotowanie diagnozy podnosi wiarygodność zarówno projektu, jak i wnioskodawcy.

Uzasadnienie projektu Należy przytoczyć argumenty, które przekonają sponsora, że dofinansowanie naszego projektu jest zgodne z jego celami i zapewnia wysokie prawdopodobieństwo sukcesu. Rodzaje argumentów, które warto wykorzystać: cel projektu wynika z dobrze udokumentowanych potrzeb środowiska, na rzecz którego podejmujemy działania, wykazanie zbieżności celów projektu z celami sponsora, istnieje plan działań po zakończeniu finansowania przez sponsora. Wygrywają zwykle te wnioski o dotacje, które jasno i przekonywująco prezentują racje przemawiające za tym, że dofinansowanie tych działań w prosty i oczywisty sposób realizuje cele sponsora.

Cele projektu Po opisaniu problemu, na który chcemy reagować, przystąpić trzeba do określania celów - tym razem jednak bardzo szczegółowo. Te cele muszą poddawać się weryfikacji, stąd muszą być szczegółowo sprecyzowane, muszą dać się zmierzyć, muszą być uzgodnione z partnerami i odbiorcami, muszą być realistyczne i określone w czasie. Określając cele nadrzędne projektu, trzeba odwołać się do celów programu, w ramach, którego projekt może być dofinansowany. Są one wyraźnie przedstawione w opisie konkursu i w odpowiednich dokumentach programowych  

Cele muszą spełniać pięć warunków (SMART) - muszą być: Cele projektu. Cele muszą spełniać pięć warunków (SMART) - muszą być: Sprecyzowane Mierzalne Aprobowane ­ Realistyczne Terminowe

Rezultaty, efekty, produkty Należy opisać, jaki jest spodziewany (po zakończeniu projektu) wpływ działań przewidzianych projektem na zmianę sytuacji wyjściowej (rozwiązanie problemu). Rezultaty to nic innego jak zrealizowane cele. Rezultaty muszą być opisane za pomocą kryteriów liczbowych. Brak ilościowych wskaźników przy opisie rezultatów dyskwalifikuje wniosek, ponieważ nie można w sposób jednoznaczny określić efektów projektu.

Beneficjenci projektu Należy dokładnie określić grupę docelową, która zostanie objęta działaniami projektu. Najczęściej autorzy formularza nie pozwolą nam się tu rozpisywać, jednak oczekiwać będą, że: wskażemy w jakim środowisku będziemy przeprowadzać rekrutację uczestników; sprecyzujemy pożądane cechy uczestnika naszego projektu; wskażemy - jeśli istnieje - na wewnętrzną różnorodność grupy naszych beneficjentów - być może np. będziemy pracowali równocześnie z nauczycielami, rodzicami i dziećmi; podamy możliwie najbardziej precyzyjną liczbę osób, które skorzystają na projekcie.

Działania Działania to wszystkie czynności, które prowadzą nasz projekt od problemu do wyznaczonego celu. Opis musi być tak sformułowany, aby: przekonał czytelnika pomógł nam w realizacji projektu pozwolił dokładnie współpracować z partnerami dawał się dokładnie policzyć finansowo był zbieżny z harmonogramem.

Szczegółowy opis działań Działania w projekcie powinny stanowić odpowiedź na założony cel prowadzić do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Rezultaty opisują to, co konkretnie otrzymają uczestnicy w ramach projektu (np. liczba zajęć). Powinny być odpowiedzią na zauważone lub zgłaszane przez naszych beneficjentów zapotrzebowanie, Działania to poszczególne zadania i czynności do wykonania w projekcie. Pokazują, za pomocą, jakich kroków osiągane będą rezultaty. Cel Działania Rezultaty

Szczegółowy opis działań To właśnie działania wyróżniają nasz projekt spośród innych. Tworząc działania warto wykazać się inwencją i kreatywnością. Ciekawe, odpowiadające na zdefiniowany wcześniej problem działania stanowią o innowacyjności naszego projektu i podnoszą jego atrakcyjność w oczach grantodawcy.

Harmonogram projektu Harmonogram to zestawienie wszystkich działań przewidzianych w projekcie w układzie czasowym z zaznaczeniem osób za nie odpowiedzialnych. Harmonogram powinien być zbudowany w postaci tabeli zawierającej co najmniej cztery rubryki: (1) termin, (2) nazwę działania (identyczną jak w programie - opisie działań), (3) miejsce, (4) osobę (lub organizację) odpowiedzialną za realizację;

Harmonogram projektu obejmuje nie tylko same działania, ale i czas przygotowań do tych działań; przewiduje sekwencje działań: które działanie musi być zakończone, by mogło się rozpocząć następne? Które mogą być realizowane równocześnie? powinien być dostosowany do roku kalendarzowego oraz możliwości wszystkich twórców i uczestników projektu; zawierał możliwości elastycznych zmian wynikających ze zdarzeń, których w fazie planowania przewidzieć nie sposób.

Budżet Musimy w budżet włączyć wszystkie działania Kosztów nie wolno ani zaniżać, ani sztucznie zawyżać - powinny być zapisem aktualnych cen i możliwości rynku. Po sporządzeniu pełnego wykazu kosztów popatrzmy, które z nich są już sfinansowane, a na co potrzebujemy jeszcze pieniędzy. Często sponsor podaje wzór lub dokładne wytyczne, w jaki sposób opisać budżet projektu. Należy bezwzględnie dostosować się do tych instrukcji. O ile sposób opisu budżetu określa sponsor, to na nas spoczywa obowiązek takiego sporządzenia budżetu, aby w sposób oczywisty opisywał od strony kosztów zaplanowane w projekcie działania.

Budżet

Monitoring i ewaluacja Ewaluacja to analiza projektu i rezultatów pozwalająca na określenie, w jakim stopniu zrealizowaliśmy przyjęty cel. Monitoring pozwala sprawdzać na bieżąco, czy idziemy we właściwą stronę. Zaplanowanie obserwacji i nadzoru nad realizacją projektu wymaga odpowiedzi na trzy pytania: Jakie formy obserwacji procesu realizacji projektu przyjmiemy? Jakie wybierzemy sposoby ewaluacji działań na poszczególnych etapach i na końcu projektu? Jakie przyjmiemy wskaźniki pozwalające ocenić jakość części i całości.

Załączniki Przygotowujemy załączniki Najczęściej musimy przygotować następujące załączniki: statut naszej organizacji wyciąg z rejestru - nie starszy niż trzy miesiące sprawozdanie finansowe za ostatni rok szczegółowy opis działań, którego skrót jest w formularzu deklaracje partnerstwa - jeśli mamy partnerów CV współpracowników i realizatorów

Podsumowanie pisząc wniosek stosujmy się szczegółowo do formularza ogłaszającego konkurs! pilnujmy każdego szczegółu wskazanego przez regulamin konkursu - także w takich drobiazgach jak sposób oznaczania wniosku, jak liczba wymaganych kopii, podpisów itp.! ściśle trzymajmy się wyznaczonych terminów składania - naprawdę przy tak dużej liczbie wniosków 15 minut po terminie i „nie ma zmiłuj”! odpowiadajmy na wszystkie pytania formularza, a przedtem je kilkakrotnie i ze zrozumieniem przeczytajmy! nie składajmy wniosku jeśli nie spełniamy warunków określonych przez ogłaszającego konkurs! sprawdźmy, kto zgodnie ze statutem, ma prawo podpisania naszego wniosku! dołączmy wszystkie wymagane załączniki! Niestosowanie się do tych zaleceń to najczęstsze błędy przy składaniu wniosków.

Źródła finansowania

Źródła finansowania

Źródła finansowania

Źródła finansowania

Źródła finansowania

SZKOLENIA l.p. Temat Szkolenia Proponowany termin 1 Działalność gospodarcza w organizacji- ekonomizacja NGO Mysłowice: 03.10.2017(wt) 2 Spółdzielnia socjalna- tworzenie i prowadzenie Mysłowice: 31.10.2017(wt) 3 Wolontariat- jak nie tylko znaleźć ale i zatrzymać wolontariusza w organizacji Mysłowice: 23.11.2017(cz) 4 Źródła finansowania działalności podmiotów ekonomii społecznej Mysłowice: 01.12.2017 (pt) 5 Design Thinking - czyli jak diagnozować potrzeby i szukać rozwiązań w oparciu o stałą informacje zwrotną społeczności lokalnej Mysłowice: 12.12.2017(wt) 6 Aspekty prawno- księgowe działalności bieżącej Mysłowice: 08.01.2018 (pn) 7 PES/ PS dobre praktyki w Polsce i na świecie Mysłowice: 08.02.2018 (czw)

Dziękuję za uwagę!