Temat: PRZEZNACZENIE REJESTRÓW EWIDENCYJNYCH KANCELARII TAJNEJ Marian PIASECKI

Ministrowie właściwi: do spraw wewnętrznych, administracji publicznej, spraw zagranicznych, finansów publicznych, budżetu i instytucji finansowych, Minister Sprawiedliwości, Prezes Narodowego Banku Polskiego, Prezes Najwyższej Izby Kontroli, Szefowie Kancelarii: Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Sejmu, Senatu oraz Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu, Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej, Szef Biura Ochrony Rządu, a także Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu określą, w drodze zarządzenia, każdy w zakresie swojego działania, szczególny sposób organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

REJESTR EWIDENCYJNY księga, dziennik, wykaz, spis rejestr i kartoteka o ustalonych rubrykach, służąca do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiające kontrolę ich obiegu i stanu

Rejestry ewidencyjne kancelarii tajnej - rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek; - dziennik korespondencyjny; - dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”; - karta zapoznania się z dokumentem zawierającym tajemnicę państwową; - książka doręczeń miejscowych; - wykaz przesyłek nadanych.

W przypadkach uzasadnionych organizacją informacji niejawnych, kancelaria może prowadzić także inne rejestry niż wymienione, w tym odrębne rejestry dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami

Inne rejestry Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych, (kancelaria odmawia udostępnienia lub wydania dokumentu osobie nie posiadającej stosownego poświadczenia – art.. 52 ust. 3) Kartoteka wydanych dokumentów - Rejestr wydanych dokumentów, - Skorowidz rejestru wydanych dokumentów, Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej

Poszczególne strony rejestrów ewidencyjnych w formie broszur numeruje, przeszywa, opisuje i opieczętowuje kancelaria jednostki organizacyjnej.

W rejestrach ewidencyjnych, (z wyłączeniem skorowidza rejestrów, karty zapoznania, wykazu przesyłek, ks. doręczeń, ks. ewid. wydaw.), zaznacza się początek i koniec danego roku kalendarzowego, a po zakończeniu roku sporządza się adnotację na jakiej pozycji zapisu zakończono ewidencję, potwierdzoną pieczęcią do pakietów.

ZASADY EWIDENCJI REJESTRÓW EWIDENCYJNYCH REJESTR TECZEK Dzienniki Korespondencyjne Skorowidz rejestrów Ks. Ewid. Wydaw. Karty RWD Teczki przedmiotowe Wykaz osób DEWD Ks.doręczeń miejsc. Wyk. przesyłek

OKŁADKA KSIĄŻKI (REJESTRU) T A J N E Egz. Nr 121 TYTUŁ T A J N E

STRONA TYTUŁOWA KSIĄŻKI (REJESTRU) T A J N E Egz. Nr 121 TYTUŁ T A J N E

OKŁADKA KSIĄŻKI (REJESTRU) T A J N E T A J N E

KOLEJNE STRONY KSIĄŻKI TAJNE Egz. Nr 121 TAJNE Egz. Nr 121 TAJNE, s. 24/97 s. 23/97, TAJNE,

„Rejestr dzienników ..." jest nadrzędnym rejestrem ewidencyjnym - w stosunku do innych rejestrów ewidencyjnych, w którym rejestruje się:

rejestry ewidencyjne kancelarii; teczki z dokumentacją (przedmiotowe) - każdy tom dokumentacji pod oddzielną pozycją;

„Rejestru dzienników " nie ewidencjonuje (rejestruje) się.

„Rejestr dzienników ..." opatruje się adnotacją o ilości stron, poświadczoną podpisem pełnomocnika ochrony jednostki organizacyjnej oraz pieczęcią urzędową jednostki organizacyjnej; na początku roku kierownik kancelarii sporządza wykaz dokumentacji.

W wykazie nie umieszcza się rejestrów ewidencyjnych, teczek przedmiotowych oraz dokumentów zewidencjonowanych w latach poprzednich, jeżeli są one nadal prowadzone.

„Rejestr dzienników ..." przechowywany jest w kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej.

sznurek Rejestr Dzienników Pieczęć „DO PAKITÓW” sznurek Taśma samoprzylep. Niniejsza teczka (rejestr) zawiera ................. kart (stron) ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych. Dnia ........................ .................r. ............................................ (imię i nazwisko pełnomocnika oraz podpis) urzędowa

sznurek INNE REJESTRY, TECZKI PRZEDMIOTOWE pieczęć „DO PAKIETÓW” taśma samoprzylep. Niniejsza teczka (rejestr) zawiera ................. kart (stron) ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych. Dnia ........................ .................r. ............................................ (imię i nazwisko kierownika kancelarii tajnej oraz podpis) „do pakietów”

RTD Pf-1/2004 Rok ewidencji dokumentu Skrót nazwy rejestru Nr porządkowy w rejestrze Klauzula tajności

W ,,Dzienniku korespondencyjnym" rejestruje się dokumenty niejawne, otrzymane oraz wytworzone w jednostce organizacyjnej.

Kierownik kancelarii lub kancelista rejestruje dokumenty zawierające informacje niejawne w „Dziennikach korespondencyjnych" Dopuszcza się rejestrowanie w jednym „Dzienniku korespondencyjnym" dokumentów otrzymywanych i wysyłanych.

W odrębnych „Dziennikach korespondencyjnych" rejestruje się dokumenty uzyskane od innych państw oraz organizacji międzynarodowych w ramach realizacji umów międzynarodowych.

Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzula „zastrzeżone”.

Zaewidencjonowanie otrzymanej korespondencji polega na: 1) opatrzeniu otrzymanego dokumentu pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej (do załączników) na pierwszej stronie załącznika;

2) wpisanie w kolejnej pozycji „Dziennika korespondencji": a) numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym, b) danych ewidencyjnych dokumentu, nadanych przez nadawcę (numer i data),

c) ilości stron dokumentu wraz z załącznikami lub innych jednostek miary; d) ilości załączników i ilości stron załączników lub innych jednostek miary;

3) wpisanie danych wymienionych na dokumencie w odpowiednich polach odcisków pieczęci.

Korespondencję opatrzoną adnotacją Korespondencję opatrzoną adnotacją. „Do rąk własnych" rejestruje się w „Dzienniku korespondencyjnym" bez otwierania przesyłki, przez wpisanie zapisów umieszczonych na opakowaniu, zamieszczenie w rubryce „Uwagi" adnotacji „Do rąk własnych" oraz odciśnięcie na opakowaniu pieczęci wpływu i wpisaniu numeru ewidencyjnego „Dziennika korespondencyjnego".

Przesyłkę oznaczoną napisem „Do rąk własnych" przekazuje się, za pokwitowaniem, bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności osobie przez niego upoważnionej. Przesyłkę opatrzoną adnotacją „Do rąk własnych" można zwracać do kancelarii w stanie otwartym lub zamkniętym.

Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki”do rąk własnych” w kancelarii w stanie zamkniętym, przesyłkę przechowuje się w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” dziennika korespondencyjnego

Dokument zwrócony do kancelarii po otwarciu przesyłki oznaczonej adnotacją „Do rąk własnych" rejestruje się na zasadach ogólnych z tym, że zachowuje się numer ewidencyjny nadany przesyłce na opakowaniu i uzupełnia nie zapisane rubryki danej pozycji „Dziennika korespondencyjnego"

Jeżeli przesyłka opatrzona adnotacją „Do rąk własnych" zawiera kilka dokumentów, to każdy z nich zapisuje się pod odrębną pozycją „Dziennika korespondencyjnego", a na opakowaniu zamieszcza się ich numery ewidencyjne.

Zaewidencjonowanie korespondencji wysyłanej odbywa się na zasadach określonych dla korespondencji wchodzącej z tym, że używa się pieczęci nagłówkowej, a w „Dzienniku korespondencyjnym" wpisuje się liczbę stron dokumentu, ilość załączników oraz stron załączników pozostających w aktach (rubr. 9, 10, 11)

Jeżeli w kancelarii nie pozostawia się żadnego egzemplarza dokumentu, to w rubryce dziennika korespondencyjnego „Uwagi" zamieszcza się adnotację „tylko adresat".

W „Książce ewidencji wydawnictw'' rejestruje się dokumenty niejawne wytwarzane na potrzeby jednostki organizacyjnej lub otrzymane, które są: 1) materiałami szkoleniowymi i informacyjnymi; 2) dokumentacją techniczną (schematy, rysunki); 3) gotowymi materiałami filmowymi.

Kancelaria rejestruje dokumenty, o których mowa wpisując: 1) numer porządkowy, nazwę (tytuł) każdego dokumentu, otrzymanego lub wytworzonego na potrzeby jednostki organizacyjnej, według kolejności ich wpływu; 2) ilość dokumentów i numery egzemplarzy (np. 10 egz, od nr 30-39)

3) numer i datę, pisma przewodniego, za którymi je otrzymano. 3 3) numer i datę, pisma przewodniego, za którymi je otrzymano. 3. Numer porządkowy, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym wszystkich egzemplarzy danego tytułu dokumentu.

4. pisma przewodnie, za którymi przesłano dokumenty, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów.

W wykazie osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych wyszczególnia się osoby, klauzulę tajności i zakres informacji niejawnych oraz terminy ważności poświadczeń i certyfikatów bezpieczeństwa.

W „RWD" rejestruje się: 1) dokumenty służące do utrwalania informacji niejawnych:

a) zeszyty pracy, notatniki, mapy, arkusze papieru przeznaczone do wykonywania dokumentów, brudnopisów dokumentów lub odręcznego wykonywania czystopisów, sprawozdań, bloki

b) kalki i taśmy maszynowe, taśmy karbonizowane (jednorazowego użytku), c) nośniki magnetyczne, magnetooptyczne, optyczne

2) załączniki odłączane od pism przewodnich, nie podlegające ewidencji w innych rejestrach.

2. W „RWD" rejestruje się również udostępnienie wykonawcom (obieg) dokumentów niejawnych: 1) zarejestrowanych we właściwych rejestrach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka rejestru ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania dokumentu, została całkowicie wykorzystana, b) rodzaj dokumentu albo dekretacja sporządzona na nim wskazują, że będzie on udostępniany większej liczbie osób;

2) wydawnictw, dokumentacji technicznej, map, teczek akt i innych dokumentów, których rejestry ewidencyjne nie przewidują możliwości pokwitowania w nich pobrania i zwrotu dokumentu.

„RWD" rejestruje się w „Skorowidzu RWD": 1) według układu alfabetycznego, jeżeli jest prowadzony imiennie dla wykonawców albo komórki organizacyjnej; 2) według numerów dokumentów jest prowadzony dla poszczególnych dokumentów.

4. Numerem ewidencyjnym karty „RWD" jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w „Skorowidzu RWD".

Na dokumentach, zarejestrowanych w „RWD" nanosi się i poświadcza pieczęcią „Do pakietów" numer ewidencyjny, który składa się z numeru kart RWD, łamanego przez liczbę porządkową pozycji, poprzedzony symbolem klauzuli (np. RWD 20/0-14).

Karty „RWD" brakuje się po upływie jednego roku od daty zwrotu wszystkich zarejestrowanych w nich dokumentów zawierających informacje niejawne, dokonując adnotacji o zniszczeniu w „Skorowidzu RWD".

RWD 1/Z-2 NUMER ZE SKOROWIDZA REJESTRÓW (uwidoczniony również na karcie RWD SKRÓT NAZWY REJESTRU KLAUZULA TAJNOŚCI POZYCJA ZAPISU W KARCIE RWD

W "Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów" rejestruje się dokumenty zawierające informacje niejawne, wytworzone (techniką maszynopisania, komputerową, kreślenia, powielania, naświetlania, itd.) w jednostce organizacyjnej lub poszczególnych jej komórkach jednostki organizacyjnej.

Dla każdej techniki wytwarzania dokumentów prowadzi się oddzielny „Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów". Ewidencję dokumentów, zawierających informacje niejawne, wytworzonych w komórce organizacyjnej prowadzi osoba wyznaczona przez kierownika komórki.

"Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów" rejestruje się w „ Rejestrze dzienników ..." , i brakuje po upływie roku od rozliczenia zaewidencjonowanych w nim dokumentów za podpisem wykonawcy i kierownika kancelarii. Dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne, w szczególności odpis, kopię, reprodukcję, rejestruje się każdorazowo pod oddzielną pozycją „Dziennika ewidencji".

W „Wykazie przesyłek" rejestruje się w szczególności przekazywane przesyłki pocztowe w relacjach: nadawca - adresat lub nadawca - przewoźnik.

Zasady stosowania „Wykazu przesyłek" w obiegu zewnętrznym dokumentów określa rozporządzenie Prezesa rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne(Dz. U. Nr 200, poz. 1650).

„Wykazy przesyłek" kancelaria przechowuje w przeznaczonym do tego celu segregatorze i niszczy komisyjnie , po przeprowadzeniu kontroli rocznej.

W „Książce doręczeń" rejestruje się doręczanie dokumentów niejawnych przez pracowników kancelarii. „Książkę doręczeń" wykorzystuje się aż do zapisania wszystkich pozycji i brakuje zgodnie z obowiązującymi przepisami.

„Książka doręczeń" nie może służyć do nadawania numerów ewidencyjnych dokumentom.

W "Karcie zapoznania ..." rejestruje się fakt udostępnienia dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową.

Podobną „Kartę ...” można załączyć do dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne”.

"Kartę zapoznania. " ewidencjonuje się jako załącznik do pisma "Kartę zapoznania ... " ewidencjonuje się jako załącznik do pisma. Kartę zakłada się w momencie zarejestrowania dokumentu.

Dzienniki, księgi, rejestry i wykazy stosuje się do 31 grudnia 2005 r.