Metodyki zarządzania projektami Project Management Body of Knowledge

Metodyka PMI Zbiór informacji o kształcie, zastosowaniu i stosowanej terminologii zawarty jest w Project Management Body of Knowledge PMBoK jest wydawany od 1987 roku, periodycznie uzupełniany co 2-3 lata Ostatnie wydanie polskie: WIG Press 2006 Ostatnia głęboka modyfikacja, tzw. Wersja IV – 2009 r.

Metodyki zarządzania projektami Zarządzanie projektem to zarządzanie wieloma zmiennymi determinującymi korzystne zakończenie przedsięwzięcia, czyli zarządzanie: integracją zakresem czasem kosztami jakością komunikacją personelem ryzykiem dostawami

Zarządzanie zakresem projektu Obejmuje zespół działań koniecznych dla zapewnienia, że prace zrealizowane w ramach przedsięwzięcia doprowadzą do osiągnięcia zakładanych celów

Zarządzanie zakresem projektu Zakres produktu: Zestaw produktów, które mają być wyprodukowane w danym projekcie Zakres projektu: Zestaw czynności, które mają być wykonane w ramach projektu W metodyce PMI zarządzanie zakresem odnosi się do zakresu projektu

Zarządzanie zakresem projektu Zarządzanie zakresem projektu obejmuje zatem procesy służące zapewnieniu, że projekt zawiera wszystkie prace, które muszą być wykonane, aby osiągnąć zakładany produkt

Zarządzanie zakresem projektu Zarządzanie zakresem projektu obejmuje zatem procesy służące zapewnieniu, że projekt zawiera wszystkie prace, które muszą być wykonane, aby osiągnąć zakładany produkt Celem tego procesu jest określenie i kontrola tego co jest, a co nie jest zakresem projektu

Zarządzanie zakresem projektu Elementy składowe: inicjacja – formalne rozpoczęciem projektu bądź jego kolejnej fazy planowanie zakresu – zapewnienie, że projekt zawiera wszystkie i tylko te prace, które są niezbędne do osiągnięcia zakładanych celów definiowanie zakresu – podział głównych elementów projektu, na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu komponenty

Zarządzanie zakresem projektu Elementy składowe: weryfikacja zakresu – proces formalizacji zaplanowanego zakresu projektu nadzór zmian zakresu - sposób stałego nadzoru nad planowaniem i realizacją projektu pod kątem zmian, które mogą w nim wystąpić skutkując zmianą zakresu przedsięwzięcia

Zarządzanie zakresem projektu Stosowane techniki: Work Breakdown Structure analiza funkcjonalna projektu burza mozgów

Zarządzanie czasem projektu Prace konieczne dla zapewnienia terminowej realizacji projektu Zarządzanie czasem projektu jest jednym z najistotniejszych procesów – czas obok kosztu i jakości, jest jednym z trzech głównych czynników opisujących projekt

Zarządzanie czasem projektu Elementy składowe: definiowanie czynności – określanie czynności, które muszą być wykonane aby zrealizować określone w projekcie zadania sekwencjonowanie czynności – ustalanie kolejności i zależności pomiędzy czynnościami szacowanie czasu trwania – określanie czasu potrzebnego na realizację poszczególnych czynności

Zarządzanie czasem projektu Elementy składowe: konstrukcja planu czasowego – budowa spójnego planu na podstawie sekwencji czynności, czasu ich trwania i zaangażowanych zasobów kontrola planu czasowego – kontrolowanie przebiegu czynności w odniesieniu do skonstruowanego planu

Zarządzanie czasem projektu Stosowane techniki: dekompozycja celów projektu opisywanie celów projektu weryfikacja informacji historycznych definiowanie zagrożeń projektu prognozowanie ścieżek rozwoju projektu

Zarządzanie kosztami projektu Zbiór koniecznych działań dla określnia kosztu projektu oraz zapewnienia, że zostanie on ukończony przy zachowaniu przyjętego budżetu Koszt stanowi drugi (po czasie) element determinujący realizację projektu Zarządzanie kosztem można określić jako zarządzanie finansami projektu

Zarządzanie kosztami projektu Elementy składowe: planowanie zasobów – alokowanie zasobów, czyli określanie jakie zasoby (ludzie, materiały, urządzenia) i w jakich ilościach powinny być użyte do wykonania określonych zadań szacowanie kosztów – ocena kosztów zasobów niezbędnych do realizacji projektu

Zarządzanie kosztami projektu Elementy składowe: podział kosztów – alokacja całkowitych kosztów projektu do poszczególnych zadań kontrola kosztów – śledzenie i nadzorowanie zmian w stosunku do przyjętego budżetu

Zarządzanie kosztami projektu Stosowane techniki przy planowaniu zasobów: dekompozycja celów projektu weryfikacja informacji historycznych analiza dostępności zasobów znajomość polityki firmy (np. czy możliwe jest „dokupienie” zasobów)

Zarządzanie kosztami projektu Najważniejsze techniki stosowane przy szacowaniu kosztów: szacowanie analogiczne – ocena kosztów projektu na podstawie kosztów podobnych projektów modelowanie parametryczne – matematyczny opis zależności pomiędzy parametrami projektu, w wyniku którego otrzymuje się koszt całości projektu lub wykonania poszczególnych zadań

Zarządzanie kosztami projektu 5 klasy szacunku kosztów projektu: Klasa E – rząd wielkości Klasa D – faza projektu wstępnego Klasa C – oszacowanie wstępne Klasa B – oszacowanie budżetowe Klasa A – oszacowanie szczegółowe

Zarządzanie kosztami projektu Poziomy Cel Technika Czas realizacji Poziom precyzji E badania wstępne parametr. np. zł/ton, zł/m2 godziny brak D uzasadnienie realności projektu parametr. np. zł/ton, zł/m2 współczynniki dni +/- 30% C zezwolenie na wstępne wydatki zestawienie kilku ofert tydzień +/- 20% B zezwolenie na inwestycję zestawienie kilkunastu ofert, katalogi tydzień – miesiąc +/- 10% A kontrolowanie kosztów wykonania taryfy, koszty jednostkowe +/- 5 %

Zarządzanie jakością projektu Działania niezbędne do zaspokojenia potrzeb przyszłych użytkowników projektu Jakość jest trzecim z głównych parametrów opisujących projekt

Zarządzanie jakością projektu Jakość projektu jest rozumiana jako takie osiągnięcie efektów realizacji projektu, aby cele założone na początku zostały w jak najwyższym stopniu spełnione Podobnie też rozumie się zarządzanie jakością, jako ciąg działań zapewniających osiągnięcie zaplanowanych celów projektu

Zarządzanie jakością projektu Elementy składowe: planowanie jakości – określenie jakie standardy jakościowe należy zachować w trakcie realizacji projektu i w jaki sposób je osiągnąć zapewnienie jakości – dostosowanie wszystkich elementów procesu projektowego do stawianych wymagań

Zarządzanie jakością projektu Elementy składowe: kontrola jakości – kontrolowanie i nadzorowanie działań projektowych w celu zapewnienia założonej jakości oraz eliminowania czynników mogących obniżyć jej poziom

Zarządzanie jakością projektu Zarządzanie jakością projektu dotyczy zarówno celów projektu (produktu projektu) jak i samego procesu zarządzania projektem Te oba obszary muszą być traktowane w sposób spójny

Zarządzanie jakością projektu Satysfakcja klienta – zrozumienie potrzeb klienta pozwalające na pełne zaspokojenie lub nawet przekroczenie jego oczekiwań W zakresie zarządzania projektem oznacza to, że wynik projektu musi być zgody ze specyfikacją i powinien spełnić rzeczywiste (a nie tylko deklarowane) potrzeby dla których projekt został podjęty

Zarządzanie jakością projektu Zapobieganie zamiast naprawiania, przejawiające się w takim zarządzaniu projektem, które pozwala unikać wszelkich nieprawidłowości Takie postępowanie opiera się na zasadzie mówiącej, że koszt uniknięcia pomyłki jest zawsze niższy niż koszt jej naprawy

Zarządzanie jakością projektu Odpowiedzialność zarządzania – sukces projektu zapewnia uczestnictwo wszystkich jego członków, ale odpowiedzialność za zapewnienie środków do osiągnięcia sukcesu spoczywa na zarządzających projektem

Zarządzanie jakością projektu Działanie małymi krokami – zarządzanie projektem jest nieustannym cyklem planowanie-wykonanie-sprawdzenie- zastosowanie realizowany w każdej fazie projektu

Zarządzanie jakością projektu Stosowane techniki: analiza kosztów / zysków – zwiększanie poziomu jakości zazwyczaj pociąga za sobą zwiększenie poziomu kosztów; celem takiej analizy jest znalezienie odpowiedzi na pytanie: jaki stosunek poniesionych kosztów do uzyskanej jakości będzie najbardziej satysfakcjonujący

Zarządzanie jakością projektu Stosowane techniki: analiza porównawcza – polega na porównywaniu prowadzenia aktualnego projektu z innymi, podobnymi projektami w celu zobrazowania różnic w osiąganych wynikach, co pozwala na wypracowanie działań mających na celu poprawę procesu projektowego

Zarządzanie jakością projektu Stosowane techniki: analiza przebiegu – analiza polegająca na określaniu jak wpływają na siebie poszczególne elementy projektu i do czego taki wpływ może doprowadzić (np. diagramy przyczynowo- skutkowe) analizy eksperymentalne – sprawdzanie określonych kombinacji parametrów i umożliwiają wybór najbardziej optymalnego rozwiązania

Zarządzanie zespołem projektowym Działania prowadzące do zapewnienia, że projekt będzie realizowany przez odpowiednią kadrę, realizującą swoje zadania w ramach utworzonych zespołów zadaniowych

Zarządzanie zespołem projektowym Proces zarządzania zasobami ludzkimi, ma na celu zapewnienie największej efektywności pracy członków zespołu projektowego, zleceniodawców projektu, zewnętrznych konsultantów, menedżerów, a więc wszystkich osób związanych z realizacją danego projektu

Zarządzanie zespołem projektowym Elementy składowe: organizacja zespołu – ustalanie odpowiedzialności, zakresu obowiązków i relacji pomiędzy pracownikami pozyskiwanie członków zespołu – poszukiwanie osób posiadających najlepsze kwalifikacje do pracy w zespole rozwój zespołu – działania mające na celu jak największy rozwój umiejętności zespołu, w celu ulepszania procesu realizacji projektu

Zarządzanie przepływem informacji Właściwe generowanie, gromadzenie, dystrybucja i wykorzystywanie informacji odnoszących się do przedsięwzięcia Zapewnia powiązania pomiędzy członkami zespołów zadaniowych wprowadzając odpowiedni język porozumiewania się

Zarządzanie przepływem informacji Wymiana informacji stanowi podstawę sprawnej pracy zespołu projektowego Każdy członek zespołu powinien być przygotowany zarówno na przyjmowanie jak i generowanie informacji

Zarządzanie przepływem informacji Elementy składowe: konstrukcja planu komunikacji – określa jaka informacja i komu jest potrzebna, co powinno być przekazywane poza projekt i w jaki sposób udostępnienie informacji – publikowanie informacji dotyczącej projektu dla osób zainteresowanych, realizowane w regularnych odstępach czasu

Zarządzanie przepływem informacji Elementy składowe: informowanie o wydajności – zbieranie i analiza informacji o postępie projektu, aktualnym stanie i przewidywanym rozwoju zamknięcie administracyjne – zapewnienie odzwierciedlenia zakończenia każdego etapu realizacji projektu w oficjalnej dokumentacji

Zarządzanie przepływem informacji Stosowane techniki: wybór stylu raportowania techniki prezentacji wyników techniki organizacji spotkań techniki przełamywania barier komunikacyjnych

Zarządzanie ryzykiem projektu Identyfikowanie, analiza i reakcji na ewentualne nieprawidłowości w przebiegu projektu Maksymalizacja pozytywnych efektów wszelkich zdarzeń i minimalizacja ich negatywnych konsekwencji

Zarządzanie ryzykiem projektu Ryzyko jest identyfikowane jako jednoznaczne poniesienie jakiejś straty lub uszczerbku W odniesieniu do zarządzania projektem identyfikacja ryzyka jest połączona z określaniem szans (pozytywnych możliwości) i zagrożeń (negatywnych możliwości)

Zarządzanie ryzykiem projektu Elementy składowe: identyfikacja ryzyka – określenie jakie ryzyko może wystąpić w projekcie i opisania jego charakterystyki kwantyfikacja ryzyka – analiza obszarów wpływu potencjalnego ryzyka

Zarządzanie ryzykiem projektu Elementy składowe: zapobieganie konsekwencjom – wypracowanie metod wykorzystywania szans i unikania zagrożeń kontrola ryzyka – monitorowanie ewentualnych zmian w istniejącym ryzyku i pojawiania się nowych rodzajów zagrożeń

Zarządzanie ryzykiem projektu Identyfikacja jest kluczowym elementem procesu zarządzania ryzyka Identyfikacja powinna być prowadzone w trakcie całego procesu zarządzania projektem Identyfikacja ryzyka może polegać na identyfikowaniu przyczyn i zapobieganiu skutkom zdarzeń lub identyfikowaniu skutków i likwidacji przyczyn

Zarządzanie ryzykiem projektu Koncepcje zapobiegania ryzyku: unikanie – eliminowanie zagrożeń najczęściej poprzez usuwanie przyczyn łagodzenie – zmniejszanie negatywnych skutków wystąpienia ryzyka poprzez redukcję prawdopodobieństwa jego wystąpienia akceptacja – przyjmowanie faktu wystąpienia ryzyka i prowadzenia działań zmierzających do minimalizacji jego skutków

Zarządzanie dostawami Zapewnienie odpowiednich środków materialnych dla realizacji projektu poprzez pozyskanie ich ze źródeł zewnętrznych

Zarządzanie dostawami Elementy składowe: planowanie dostaw i zleceń – określanie co jest potrzebne i kiedy planowanie ofertowania – identyfikacja potencjalnych możliwości uzyskania potrzebnych środków ofertowanie – prowadzenie negocjacji, zawieranie umów, przyjmowanie ofert w celu zgromadzenia potrzebnych zasobów

Zarządzanie dostawami Elementy składowe: selekcja dostawców – selekcja możliwych do uzyskania zasobów pod kątem ich największej przydatności administracja kontraktami – przydzielanie zasobów i kontrolowanie ich dostaw zamknięcie kontraktu – administracyjne zamknięcie kontraktu