„Autoprezentacja w sferze publicznej menedżera” Akademia Ekonomiczna im. Karola Adamieckiego Katowice

Wstęp… Wystąpienia publiczne nie są mocną stroną polskich menedżerów. Głównym celem autoprezentacji jest spowodowanie, aby inni ludzie postrzegali nas jako profesjonalistów. Świadome kierowanie wrażeniem jakie wywieramy na innych, czyli umiejętność pokazania się takim, jakim chcę, żeby mnie inni widzieli to najwyższy poziom profesjonalizmu i szacunku dla partnerów zawodowych. Autoprezentacja jest wyrażaniem samego siebie. Bez względu na rodzaj czy treść prezentacji prezentujący identyfikowany jest z organizacją, którą reprezentuje. Dobra prezentacja- to dobra autoprezentacja i odwrotnie, dobra autoprezentacja jest dobrą prezentacją. Tych relacji nie można rozdzielić.

Wystąpienia publiczne – podstawowe informacje Wyróżniamy pięć części (składników) wystąpienia publicznego: Inwencja – wybór celu i przedmiotu mowy, ustalenie przekonujących argumentów Kompozycja – uporządkowanie materiału w celu wywarcia możliwie największego wrażenia, dobór argumentów racjonalnych i emocjonalnych Elokucja – dobór właściwych słów Wygłoszenie – dopasowanie wzajemne głosu i gestów Pamięć – opanowanie i przećwiczenie treści mowy.

Wystąpienia publiczne – podstawowe informacje Kształtowanie się uwagi słuchacza w trakcie wystąpienia: Uwaga Czas

Wystąpienia publiczne – podstawowe informacje Funkcje retoryki: Informacyjna - skierowana do intelektu odbiorcy, argumentująca racjonalnie Estetyczna - wywołująca zachwyt, urzekająca pięknem formy Emocjonalna - opanowująca wolę słuchacza, wzruszająca, argumentująca emocjonalnie Retoryka posługuje się różnymi typami argumentacji: Jednostronną - eksponującą wyłącznie zalety punktu widzenia mówcy Dwustronną - obok zalet dostrzegającą także wady Zwężającą - przechodzącą od argumentów ogólnych do szczegółowych Rozszerzającą - od argumentów szczegółowych do ogólnych

Wystąpienia publiczne – podstawowe informacje Chwyty erystyczne, które może wykorzystać menedżer w swojej autoprezentacji to m.in.: odwołania do niewiedzy audytorium, odwołania do litości, odwołania do próżności słuchacza, odwołania do uczuć słuchacza, odwołania do tłumu, demagogiczne, odwołania do powagi autorytetu

Zrozumiałość przekazu Zrozumiałe wyłożenie prezentacji (cztery kryteria zrozumienia): prosta (krótka budowa zdań, jednoznaczność, brak obcych wyrazów), odpowiednia struktura i właściwa kolejność (sensowne uporządkowanie), zwięzłość i trafność (dosadność, ścisłość), symulacja, pobudzające dodatki (porównania, obrazy, przykłady, aforyzmy).

Niezrozumiałość przekazu Niezrozumienie treści prezentacji przez jej uczestników świadczy o niekompetencji prezentującego. Tylko nieliczni są jeszcze pod wrażeniem niezrozumiałego tekstu czy wypowiedzi. Należy zatem: mówić głośno i wyraźnie – siła głosu musi być dopasowana do pomieszczenia i liczebności uczestników, starać się o wymowną melodię głosu, różnicować tempo – stosować przerwy wypowiedzi, mówić arytmicznie

Niezrozumiałość przekazu różnicować siłę głosu, nie marnotrawić, nie połykać sylab, nie mówić przez nos, wybierać formę aktywną mowy (strona czynna, a nie bierna) poszerzać słownictwo (starać się używać synonimów).

Zachowania werbalne i niewerbalne Autoprezentacja to zarówno zachowanie werbalne i niewerbalne. Psychologowie ustalili, że podczas rozmowy około 55% informacji jest przekazywanych pozawerbalnie (poprzez to, co widzimy), a pozostałe 45% słownie (poprzez to, co słyszymy, z czego ton głosu, sposób mówienia to 38%, a treść to 7%).

Zachowania werbalne KOMUNIKACJA WERBALNA Co mówić? Jak mówić? Jak mówić - Wyraźnie, spokojnie, z właściwą intonacją, w miarę możliwości niskim głosem, dobrze akcentując i nie połykając końcówek. Warto się postarać, bo stanowi to 38% wywieranego wrażenia. Wielu menedżerów sądzi, że wrodzona zdolność płynnego wyrażania myśli daje im prawo do uważania się za dobrych mówców. Tymczasem ponad połowa z nich powinna nad sobą popracować

Zachowania werbalne Co mówić - Pomimo, że treść to 7% postrzegania osoby w procesie komunikacji międzyludzkiej, jest ona niezwykle istotna. Treść powinna być dostosowana do poziomu intelektualnego słuchaczy. Wypowiedź powinna mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Każda ciekawa wypowiedź powinna zawierać zarówno wątki racjonalne oraz emocjonalne. Jesteśmy istotami, które mają nie tylko rozum, ale i emocje, dlatego podczas wystąpień warto posłużyć się np. anegdotą. Odwołanie się jedynie do rozumu i rozsądku adresatów obniża skuteczność wpływu na odbiorców.

Zachowania werbalne Dłuższe wystąpienia można czytać (nie za szybko i z właściwą intonacją) z kartki (należy pamiętać o częstym podnoszeniu wzroku na słuchaczy), krótsze powinniśmy wygłaszać z pamięci. Tekstu krótkiego przemówienia nie należy uczyć się na pamięć. Reguły tekstowe: Reguła zrozumiałości i poprawności gramatycznej Reguła spójności Reguła ekonomiczności (wypowiedź niezbyt rozległa) Reguła ekspresyjności (mówienie żywo i z uczuciem)

Zachowania werbalne Ćwiczenie przed lustrem lub znajomymi, nagrywanie swojego wystąpienia na wideo, utrwalanie sobie w pamięci tego, co chcemy powiedzieć, powodują, że nie musimy czytać z kartki oraz bardziej wiarygodnie i sprawnie przedstawimy historię, którą mamy do opowiedzenia. I nie przedłużamy niepotrzebnie swojego wystąpienia, zwłaszcza, gdy słuchacze czekają na mającą za chwilę nastąpić przerwę na lunch.

Zachowania niewerbalne Typy postaw: Postawa przyjazna: Patrzy w oczy Aprobująco kiwa głową Często się uśmiecha Rzadko dotyka dłońmi twarzy Ciało pochylone w kierunku rozmówcy Postawa pewna siebie: Ramiona swobodnie opuszczone Odsłonięta sylwetka i twarz Siedzi pewnie i spokojnie Trzyma nogi spokojnie, wygodnie

Zachowania niewerbalne Postawa lękowa: Często zamyka oczy Nerwowo porusza rękoma Zasłania często usta Wierci się na krześle Nerwowo kiwa nogą Postawa wroga, agresywna: Uśmiecha się z politowaniem Podnosi z niesmakiem brwi Wstaje by unieść się nad rozmówcę Patrzy ponad głową rozmówcy

Zachowania niewerbalne Postawa zdecydowana, ale bez wrogości: Często spogląda na rozmówcę-patrzy prosto w oczy ale nie nachalnie Zdecydowany wyraz twarzy Gestykuluje Lekko odwraca głowę w bok Trzyma dłonie otwarte

Pewność siebie donośność, wyrazistość i modulacja głosu, dobry kontakt wzrokowy - pozwala na stałą obserwację słuchaczy i natychmiastową reakcję, wskazuje na pełne zainteresowanie słuchaczami, a nie na ich lekceważenie, pobudza i uaktywnia słuchaczy prawidłowa postawa ciała - sygnały mowy ciała są często wysyłane podświadomie i podświadomie odbierane, otwarta i przyjazna motoryka (mimika i pantomimika), oryginalność własnego zachowania (nie kopiować innych), sposób wypowiadania się (budowa zdań, dobór słów, tempo wypowiedzi); serdeczność, emocje, zaangażowanie, temperament – nadmierne emocje są dla odbiorców irytujące, ale brak emocji tworzy nudę, krytyczny dystans do treści prezentacji i samego siebie, opanowanie tremy, która jest fizjologiczną reakcją organizmu na stres, a przejawia się poprzez apatię lub nadmierne podniecenie

Efekty ważne podczas autoprezentacji publicznej Efekt „pierwszego wrażenia” – jest to efekt towarzyszący pierwszej chwili kontaktu i jest niezwykle ważny, gdyż nigdy nie można zrobić pierwszego wrażenia po raz drugi. Ludzie szybko wyrabiają sobie opinie, a wolno ja zmieniają. Ludzie formułują swoje pierwsze opinie w tak zwanych „pierwszych trzech dziesiątkach”: pierwsze dziesięć sekund pierwsze dziesięć elementów stroju i postawy pierwsze dziesięć słów, które się wypowie Raz nabytego pierwszego wrażenia ludzie pozbywają się bardzo niechętnie. Po prostu nie lubią zmieniać swoich przyzwyczajeń i przyznawać się do pomyłki- nawet przed samym sobą. Dlatego warto zabiegać o dobre pierwsze wrażenie.

Efekty ważne podczas autoprezentacji publicznej Efekt „aureoli” - Efekt “pierwszego wrażenia” ma znaczenie dla wizerunku menedżera, czyli jak będzie on postrzegany w przyszłości. Złe pierwsze wrażenie bardzo trudno zatrzeć, ponieważ nie lubimy zmieniać raz przyjętej opinii na czyjś temat. Dobre wrażenie o człowieku również może długo pozostawać w świadomości i utrzymywać się, pomimo ewidentnych zdarzeń wskazujących, że ktoś pozytywnie przez nas postrzegany wcale na pozytywną opinię nie zasługuje. Utrzymywanie się ogólnego dobrego albo złego wrażenia o menedżerze powoduje, że dobrze (albo źle) myślimy również o jego poszczególnych cechach albo działaniach. Zjawisko to nosi nazwę “efektu aureoli”- jest to wpływ ogólnego wrażenia na specjalne wrażenia.

Efekty ważne podczas autoprezentacji publicznej Efekt kontrastowania - Ludzie bardzo często kształtują swoją opinię o kimś na podstawie cech, faktów, zdarzeń łatwych do dostrzeżenia, spektakularnych, dramatycznych, wykorzystując swą skłonność go generalizacji. To zjawisko nosi nazwę efektu “kontrastowania”. Efekt pierwszeństwa i efekt świeżości – Gdy w planach są również autoprezentacje innych menedżerów najlepiej wystąpić na początku i na końcu. Odbiorcy najdokładniej zapamiętują to, co się wydarzyło (o czym się mówiło) na początku oraz to, co się wydarzyło i o czym się mówiło na końcu. Te zjawiska określane są efektem pierwszeństwa i efektem świeżości.

Podsumowanie… Przemawianie publiczne to jedna z najtrudniejszych rzeczy, a im wyższej rangi menedżer, tym większe wobec niego oczekiwania w zakresie komunikowania się. Osiągnięcie mistrzostwa w tym zakresie kosztuje wiele wysiłku. Wymaga regularnego szkolenia, częstych występów w różnych warunkach, a także obserwowania swoich postępów i błędów. Można się także nauczyć paru przydatnych trików. Jednym z nich jest to, że podczas przemówień i prezentacji warto używać zwrotów, którymi posługuje się rozmówca (różne organizacje wytwarzają specyficzne dla siebie kultury czy języki). Każdy dobry mówca doskonale wie, że niezależnie od tego, jak długo przemawia, zawsze musi się wsłuchiwać w widownię i obserwować zachowanie swoich słuchaczy. Ponieważ przemówienie to przede wszystkim komunikacja, a w niej ważniejsze jest słuchanie niż mówienie.

Bibliografia Em Griffin „Podstawy komunikacji społecznej” GWP 2003 HARVARD Business School Press „Wystąpienia publiczne. Zostań mistrzem retoryki” Wyd. Studio Emka 2006 www.kadry.nf.pl – portal wiedzy dla biznesu „Manager magazin” – edycja polska dr Izabela Pycio „ABC public relations”