Prowadzenie analizy danych w arkuszu Wykład 4 Prowadzenie analizy danych w arkuszu

Analiza dużych grup danych Excel daje w tej dziedzinie wiele możliwości. Pozwala dane między innymi: konsolidować, sortować, filtrować, szybko obliczać sumy dla poszczególnych grup danych, wyszukiwać wartości średnie, maksymalne czy minimalne.

Konsolidacja danych Konsolidacja polega na łączeniu danych, posiadających takie same, powtarzające się etykiety (w tym przykładzie są to nazwiska pracowników). Przy konsolidacji danych można otrzymać różne zestawienia, w zależności od zastosowanej funkcji. Proces konsolidacji przebiega niezależnie od sposobu sortowania. Konsolidacja może dotyczyć jednej tabeli lub kilku tabel, umieszczonych w różnych arkuszach a nawet plikach. W arkuszu Zestawienie zostały zebrane dane o zarobkach pracowników z trzech miesięcy. W nowym arkuszu o nazwie Podsumowanie IV kwartał powinny znaleźć się średnie zarobki pracowników w IV kwartale. Tabela danych na podstawie, których zostanie przeprowadzona konsolidacja

Funkcje obsługujące arkusze Praca z wieloma arkuszami, może wymagać od użytkownika umiejętności wykonania następujących czynności: wstawienia dodatkowego arkusza, zmiany nazwy, utworzenia kopii lub przesunięcia arkusza, usunięcia zbędnego arkusza Kliknięcie prawym przyciskiem myszy zakładki któregokolwiek arkusza wyświetli menu podręczne, umożliwiające zarządzanie arkuszami. Wybór pierwszej opcji Wstaw rozwinie okno dialogowe, z którego w zależności od przeznaczenia arkusza wybieramy odpowiednią propozycję. Wybór szablonu arkusza podstawowego W efekcie pojawi się nowy arkusz; jego nazwę można zmienić wybierając z menu podręcznego funkcję Zmień nazwę Wynik konsolidacji najlepiej umieścić w nowym arkuszu. Dodawanie arkuszy, zmiana nazwy, przesuwanie arkuszy. Wybranie funkcji Przenieś lub kopiuj umożliwia zarządzanie kolejnością wyświetlania arkuszy Tworzenie kopii arkusza następuje po zaznaczeniu opcji Utwórz kopię

Konsolidacja Funkcję konsolidacji należy rozpocząć przy aktywnej komórce, od której ma się rozpocząć nowo utworzona tabela W arkuszu IV kwartał, z menu Dane wybieramy funkcję Konsoliduj

Okno dialogowe Konsoliduj Po kliknięciu przycisku listy rozwijalnej, można wybrać funkcję, która ma zostać wykorzystana przy konsolidacji Przycisk zwijania palety funkcji do paska wiersza, dającego możliwość zaznaczenia odpowiedniego zakresu tablicy źródłowej w arkuszu Zestawienie

Określenie danych do konsolidacji Zaznaczenie zakresu danych podlegających konsolidacji Przycisk powrotu do palety funkcji Odwołanie do zakresu komórek A1:B34 z arkusza Zestawienie

Dodatkowe ustawienia Wyłączenie opcji Górny wiersz, Lewa kolumna wygeneruje jedynie uśrednione wartości liczbowe, bez etykiet dla wierszy i kolumn tabeli, co znacznie zmniejszy jej czytelność. Utworzenie dynamicznego łącza, automatycznie modyfikuje wartości w skonsolidowanej tabeli, w przypadku zmian w tabeli źródłowej.

Wynik konsolidacji Tablica wartości po konsolidacji Wybór przycisku Opcje... powoduje pojawienie się dodatkowych możliwości modyfikacji formatu tabeli Ta sama tabela po sformatowaniu np. z wykorzystaniem funkcji Autoformatowanie

Excel w roli bazy danych Arkusz kalkulacyjny może spełniać funkcje typowe dla baz danych. Przede wszystkim pozwala gromadzić dane w postaci tabel lub formularzy podobnych do tradycyjnych, papierowych kartotek. Nazwa towaru Merida Kategoria Kawa Kraj pochodzenia Wenezuela Koszt zł/kg 15,75 Cena zł/kg 31,50 Ilość 350 Pozycja magazynowa W1 Nazwa towaru Antigua Kategoria Kawa Kraj pochodzenia Gwatemala Koszt zł/kg 15,75 Cena zł/kg 31,50 Ilość 250 Pozycja magazynowa S1 Nazwa towaru Assam Kategoria Herbata Kraj pochodzenia Indie Koszt zł/kg 14,55 Cena zł/kg 29,10 Ilość 275 Pozycja magazynowa N1 Nazwa towaru Cejlon Kategoria Herbata Kraj pochodzenia Sri Lanka Koszt zł/kg 17,55 Cena zł/kg 35,10 Ilość 300 Pozycja magazynowa N1 Jeden z rekordów bazy danych; wszystkie rekordy mają taką samą strukturę, określoną przez pola informacyjne – nagłówki kolumn tabeli, np. Nazwa towaru, Kategoria, Kraj pochodzenia itd. Tradycyjna, kartotekowa baza danych; kartoteki stanowią rekordy o określonej strukturze

Filtrowanie danych Podstawową zaletą elektronicznych baz jest możliwość szybkiego filtrowania danych, czyli wybierania rekordów, spełniających określone kryterium. Najprostsze zapytania można zrealizować włączając opcję Autofiltr W efekcie pojawią się w nagłówkach przyciski list rozwijalnych Autofiltra

Przykłady filtrowania - produkty pochodzące z Indii Kliknięcie przycisku listy rozwijalnej pokazuje możliwości wyboru kryterium filtrowania Przycisk kolumny stanowiącej kryterium filtrowania zostaje zaznaczony kolorem niebieskim W wyniku, otrzymujemy bazę zawężoną do rekordów, spełniających podane kryterium

Przykłady filtrowania - niebezpiecznie małe i zbyt duże zapasy Wybór opcji Inne... wywoła okno dialogowe Autofiltra niestandardowego Ustawienie wartości uznanych za skrajne Przefiltrowana lista towarów

Przykłady filtrowania - pięć towarów o najwyższej cenie Wybór opcji 10 pierwszych pozwoli w pojawiającym się oknie dialogowym ustalić parametry filtrowania Po ustawieniu liczby wyświetlanych wartości, należy zaznaczyć, czy mają to być wartości najmniejsze (dolne), czy największe (górne) Przefiltrowana tabela danych

Automatyczne obliczanie Dane wyselekcjonowane w procesie filtrowania mogą podlegać dalszej obróbce np. poprzez podliczenia z zastosowaniem Automatycznego obliczania. Po zaznaczeniu zakresu w polu Automatycznego obliczania pojawia się wynik działania ostatnio wybranej funkcji na zaznaczonych danych Menu podręczne pozwala wybrać odpowiednią funkcję Sprawdzamy jaka jest w magazynie średnia ilość 6 najdroższych towarów Pole Automatycznego obliczania

Co zrobić z wynikami filtrowania? Wybór opcji (Wszystkie) pozwoli ponownie wyświetlić całą tabelę danych Przefiltrowaną bazę danych można: wydrukować, skopiować do innego arkusza, wykonać na przefiltrowanych rekordach obliczenia, lub po obejrzeniu wyników filtrowania wrócić do wyświetlania całej listy Wyłączenie Autofiltra

Sortowanie odbywa się według kolumny, której komórka jest aktywna Sortowanie danych - z uwzględnieniem jednego kryterium Przyciski sortowania Przycisk sortowania rosnąco i wynik jego działania Sortowanie odbywa się według kolumny, której komórka jest aktywna

Sortowanie danych - z uwzględnieniem jednego kryterium Przycisk sortowania malejąco i wynik jego działania

Sortowanie danych - z uwzględnieniem kilku kryteriów Po wybraniu z menu Dane funkcji Sortuj pojawia się okno dialogowe Sortowanie, w którym możliwe jest dokonanie ustawień hierarchii kryteriów sortowania oraz dodatkowych opcji sortowania. I kryterium Kategoria II kryterium Kraj pochodzenia III kryterium Koszt zł/kg

Sumy pośrednie Sumy pośrednie - funkcja z menu Dane pozwala analizować podsumowania wielu grup danych jednocześnie. Dane przed zastosowaniem tej funkcji muszą być posortowane. Sumy ilości towarów z kategorii

Zagnieżdżone sumy pośrednie Pierwszy poziom sum pośrednich Liczba poszczególnych towarów w obrębie kategorii i dalej w obrębie kraju pochodzenia – (zagnieżdżone sumy pośrednie) Przed wprowadzeniem nowych sum pośrednich należy usunąć efekt poprzedniego działania przyciskiem Usuń wszystko Określenie pierwszego poziomu sum pośrednich w obrębie kategorii

Zagnieżdżone sumy pośrednie Drugi poziom sum pośrednich Poziom konspektu Parametry określające drugi poziom sum pośrednich Przy określaniu drugiego poziomu, aby nie usunąć poprzednich ustawień, istotne jest wyłączenie opcji Zamień sumy pośrednie Przycisk Pokaż szczegóły Przycisk Ukryj szczegóły

The end