Zarządzanie Projektami Inwestycyjnymi Wydział Zarządzania UW Zarządzanie Projektami Inwestycyjnymi dr Aleksandra Spik TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mmarczewska@wz.uw.edu.pl

Wydział Zarządzania UW Istota projektów Projekt – przedsięwzięcie nowatorskie, unikalne, realizowane metodologicznie, niepowtarzalne, złożone, grupowe, ograniczone ramami czasowymi i finansowymi Program – złożenie, zbiór projektów Przedsięwzięcie – wszelkie działania prowadzone zgodnie z założonym planem Źródło: Chmielarz, Klincewicz, 2010, s. 238-242.

Wydział Zarządzania UW Podział projektów Zaawansowane – wymagające dużego poziomu kontroli zadań i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów Wymagające zarządzania czasem (planowanie i harmonogramowanie), zadaniami, zasobami Wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wymagające zarządzania czasem

Wydział Zarządzania UW Podstawowe narzędzia wspierające zarządzanie projektami – KALENDARZE (zarządzanie czasem) Kalendarze stosujemy gdy: Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia czasu realizacji pojedynczych zadań – zarządzanie czasem. Wymagane jest „trzymanie się deadlinów”. Projekt nie wymaga skomplikowanych przygotowań. Projekt realizowany jest przez małe zespoły projektowe.

Narzędzia podstawowe – zarządzanie czasem Wydział Zarządzania UW Narzędzia podstawowe – zarządzanie czasem Wybrane kalendarze: Office: MS Outlook – w firmach często dostęp do kalendarzy innych. Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online, inne. Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe tj. instalowane i integrujące się z kontem Google, inne np. Jorte.

Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wydział Zarządzania UW Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Projekty wymagające współpracy licznych zespołów projektowych lub kilku grup zadaniowych. Nastawione na wykonanie licznych zadań o określonym terminie zakończenia. Konieczność kontroli zarówno czasu jak i poprawności. Ważnym elementem staje się także współpraca.

Wymagające zarządzania – czasem, zadaniami, zasobami Wydział Zarządzania UW Wymagające zarządzania – czasem, zadaniami, zasobami Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego projektu, w którym poza czasem oraz zadaniami, istotne stają się zasoby Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne jest posiadanie harmonogramu Do realizacji tego rodzaju projektów można wykorzystywać różne programy – proste, popularne oraz dedykowane

Wydział Zarządzania UW Projekty zaawansowane – konieczność kontroli zadań, czasu ich realizacji, zasobów i kosztów Programy dające bardzo szerokie możliwości zarządzania projektami: Ms Project Smartsheet Asana ProjectLibre (OpenProj) Redmine…

Przykładowe narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami Wydział Zarządzania UW Przykładowe narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami Zaawansowane – Microsoft Project, ProjectLibre, OpenProject, SmartSheet Rozbudowane – Gantter, Redmine Średnio zaawansowane – Trello, Basecamp, GanttProject, Freedcamp Proste - Microsoft Outlook, Jorte

Wydział Zarządzania UW ProjectLibre http://www.projectlibre.org/

Tworzenie/Otwieranie projektu Wydział Zarządzania UW Tworzenie/Otwieranie projektu Utwórz nowy projekt Otwórz istniejący projekt

Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Wydział Zarządzania UW Opis nowego projektu Nazwa projektu Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Data projektu (zgodnie z metodą harmonogramowania „w przód” lub „w tył”)

forward scheduling / backward scheduling Wydział Zarządzania UW forward scheduling / backward scheduling HARMONOGRAMOWANIE „W PRZÓD” (forward scheduling) – technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od początkowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości „w przód” HARMONOGRAMOWANIE „W TYŁ” (backward scheduling) - technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od końcowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczeniu terminów zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez odliczanie ich długotrwałości „w tył”

Wydział Zarządzania UW

Nazwa każdego z zadań w projekcie © Wydział Zarządzania UW Wprowadzanie zadań Nazwa każdego z zadań w projekcie

Wydział Zarządzania UW WBS – grupowanie zadań

Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego Wydział Zarządzania UW Łączenie zadań Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego

Wydział Zarządzania UW WBS

Kolumny list zadań Zgrupowane zadania Zadanie - poprzednik Wydział Zarządzania UW Kolumny list zadań Zgrupowane zadania Zadanie - poprzednik Czas trwania Nazwa zadania Data zakończenia Data rozpoczęcia

Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia Data zakończenia Wydział Zarządzania UW Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia menu: „Project” opcja: „Task/Resourceinformation” Data zakończenia

Czas trwania zadań Dni = days Godziny = hours Minuty = minutes Wydział Zarządzania UW Czas trwania zadań Dni = days wprowadzam: „2d” lub „2 days” Godziny = hours wprowadzam „2h” w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina jest oznaczana jako „0,125 days” Minuty = minutes wprowadzam „1m” w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta jest oznaczana jako „0,002 days”

Zadanie z zadanym terminem ukończenia Wydział Zarządzania UW Zadanie z zadanym terminem ukończenia Wybór opcji „Must Finish On” albo „Finish No Later Than” Termin ukończenia

Zależności między zadaniami Wydział Zarządzania UW Zależności między zadaniami Klikamy na nazwę zadania. Project Task/Resource Information Successors Type

Zależności między zadaniami Wydział Zarządzania UW Zależności między zadaniami

Zależność FS (Finish to Start) Wydział Zarządzania UW Zależność FS (Finish to Start) Termin zakończenia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem zadania A Np. A: wybór sali weselnej B: wybór orkiestry

Zależność FF (Finish to Finish) Wydział Zarządzania UW Zależność FF (Finish to Finish) Termin zakończenia zadania A określa termin zakończenia zadania B Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie zakończy się zadanie A Np. A: wypożyczenie quada na wakacjach na wyspie Corfu B: przemieszczanie się quadem po wyspie Corfu Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej, aby nie było konieczności ich magazynowania

Zależność SS (Start to Start) Wydział Zarządzania UW Zależność SS (Start to Start) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B (czyli zadania powinny odbywać się równocześnie) Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A Np. A: przygotowanie obiadu B: nakrycie do stołu

Zależność SF (Start to Finish) Wydział Zarządzania UW Zależność SF (Start to Finish) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin zakończenia zadania B (tzn. B będzie trwało do momentu rozpoczęcia czynności A) Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie rozpocznie się zadanie A Np. A: rozpoczęcie nowej zmiany B: zakończenie poprzedniej zmiany Np. praca hydraulika przy zakręceniu wody w budynku

Wydział Zarządzania UW FS/FF/SS/SF FS FF SS SF

Wydział Zarządzania UW Kamienie milowe Punkty (daty) zakończenia poszczególnych etapów całego projektu. Może być to określony efekt końcowy prac, punkt analizy i kontroli, punkt decyzyjny. Kamień milowy (ang. milestone) – w zarządzaniu projektami, jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu. Na wykresie Gantta kamienie milowe oznaczamy punktem (najczęściej jest to kwadrat obrócony o 45°). Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp. Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu.

Kamienie milowe Duration (czas trwania) = 0 !!!! Wydział Zarządzania UW Kamienie milowe Duration (czas trwania) = 0 !!!!

Podsumowanie cz. 1  Zadanie Wydział Zarządzania UW Podsumowanie cz. 1  Zadanie Należy przygotować harmonogram projektu w oparciu o WBS przygotowany w czasie zajęć 4

2. Diagram sieci zależności Wydział Zarządzania UW 2. Diagram sieci zależności

Diagram sieci zależności Wydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności tj. graficzna prezentacja ścieżki krytycznej ścieżka krytyczna - cała seria zdefiniowanych zadań, których realizacja nie może być opóźniona bez wpływu na czas zakończenia całego projektu; ciąg takich zadań (podzadań projektu), że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu

Diagram sieci zależności Wydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności

Kalendarz Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) Wydział Zarządzania UW Kalendarz Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) …godziny pracy tego dnia

Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu Wydział Zarządzania UW Kalendarz c.d. Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu

Zadanie* Dostosuj kalendarz projektu Wydział Zarządzania UW Zadanie* Dostosuj kalendarz projektu Utwórz nowy kalendarz dla swojego projektu Ustaw dni wolne wedle uznania Ustaw godziny pracy wedle uznania Ustaw nowy kalendarz jako kalendarz projektu

Planowanie zasobów projektu Wydział Zarządzania UW Planowanie zasobów projektu Zasoby projektowe - to wszelkie aktywa, ludzie, sprzęt, urządzenia i zapasy o ograniczonej dostępności, których wykorzystanie może być zaplanowane (Wysocki, 2007, s. 11). OPINIE PRAKTYKÓW: Planowanie zasobów projektu – „zadbanie o to, aby człowiek pracujący na projekcie nie miał >>dziur<< w alokacji i nie miał przekroczonej alokacji.

Struktura podziału zasobów Wydział Zarządzania UW Struktura podziału zasobów Zasoby Pracownicy Kierownictwo ….. …. Administracja Eksperci Obsługa Urządzenia Komputery Tablety Drukarki Materiały biurowe Papier Długopisy Tonery

Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne Wydział Zarządzania UW Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne Work - zł/hour Material - zł

Wydział Zarządzania UW Arkusz zasobów - opis

Dodawanie zasobów do projektu Zasaoby typu work i typu material. Koszt zasobów – standard rate Ustalanie kalendarza dla każdego zasobu

Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Wydział Zarządzania UW Arkusz zasobów – dodawanie zasobów ‘Assign Resources’

Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Wydział Zarządzania UW Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Zasób przydzielony

RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów Wydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów

RBS (Resource Breakdown Structure) Wydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure)

Wykorzystywanie zasobów Wydział Zarządzania UW Wykorzystywanie zasobów Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, każda z nich angażuje się w 100% czasu pracy Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich angażuje się w 50% czasu pracy

Zadanie** Dodaj zasoby do projektu Wprowadź minimum 15 zasobów Wydział Zarządzania UW Zadanie** Dodaj zasoby do projektu Wprowadź minimum 15 zasobów Określ typ zasobów (praca lub materiał) Określ koszt zasobów uwzględniając wybrany typ Stwórz nowy kalendarz Przypisz zasoby niezbędne do realizacji poszczególnych zadań – każde zadanie powinno mieć przypisany odpowiedni zasób.

Analiza obciążeń pracowników (w podziale na zadania) Wydział Zarządzania UW Analiza obciążeń pracowników (w podziale na zadania)

Analiza obciążeń pracowników (w podziale na dni) © Wydział Zarządzania UW Analiza obciążeń pracowników (w podziale na dni) Kierownik projektu ma pracować dłużej niż dostępna liczba godzin pracy!!

Zużycie zasobów – koszt poszczególnych zadań W arkuszu Resource Usage (lub w Tabeli Task) można dodać kolumnę z kosztem każdego z zadań zgodnie z przypisanymi zasobami. W tym celu: 1) Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dowolnym tytule kolumny 2)Wybór: Insert column 3) Wybór z menu: Cost 4) Pojawi się dodatkowa kolumna z kosztami.

Śledzenie realizacji projektu Wydział Zarządzania UW Śledzenie realizacji projektu „Save Baseline” zapisanie planu bazowego aby rozpocząć porównywanie planu z danymi o realizacji WBS -cost= zrealizowany -budget= zaplanowany Wykres Gantta -szare linie = plan bazowy -czarne przekreślenie = realizacja

Śledzenie realizacji projektu Wydział Zarządzania UW Śledzenie realizacji projektu „Update Tasks” aktualizacja danych o wykonaniu zadań Zaplanowany czas trwania Rzeczywisty

Zestawienie informacji o wynikach projektu Wydział Zarządzania UW Zestawienie informacji o wynikach projektu Plan Realizacja

Wydział Zarządzania UW https://www.ganttproject.biz/

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW ARKUSZ OSÓB

możliwość eksportu projektu do różnego rodzaju dokumentów (np. PDF) Wydział Zarządzania UW Zalety: darmowy intuicyjny możliwość eksportu projektu do różnego rodzaju dokumentów (np. PDF) zapisywanie w formacie MS Project generuje harmonogram generuje ścieżkę krytyczną generuje diagram sieciowy (PERT) pokazuje postęp wykonania projektu Wady: brak możliwości przypisania zasobów innych niż ludzkie słaby widok kosztów brak możliwości współpracy z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym w procesie tworzenia projektu mało czytelny diagram osób

https://ganttpro.com/ Wydział Zarządzania UW https://ganttpro.com/

Bezpłatna wersja podstawowa Program do tworzenia wykresów Gantta Wydział Zarządzania UW Bezpłatna wersja podstawowa Program do tworzenia wykresów Gantta - Wersja webowa

Wydział Zarządzania UW

https://freedcamp.com/ Wydział Zarządzania UW https://freedcamp.com/

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW https://slack.com/

Wydział Zarządzania UW

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

www.trello.com

Prosty, bardzo intuicyjny W określonym zakresie darmowy Program opiera się na przygotowywaniu tablic i list na których umieszcza się poszczególne zadania Istnieje możliwość dodawania członków i ustalania kto, za które z zadań jest odpowiedzialny Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki Ma intuicyjne aplikacje dla przeglądarek, telefonów i tabletów z Android, iPhone i iPad, a także Kindle Fire Pozwala na dodawanie dodatkowych modułów aplikacji, tzw. ulepszeń (np. kalendarz) Pozwala tworzyć i komentować karty wykorzystując mail

Podsumowanie Trello Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny Daje wiele możliwości pod kontem realizacji poszczególnych zadań Zintegrowany z podstawowym kalendarzem Darmowy w określonym zakresie WADA: Brak harmonogramu Rozbudowana alternatywa: Bitrix24

https://casual.pm/ https://www.subtask.com/ https://www.droptask.com/ © Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW https://casual.pm/ https://www.subtask.com/ https://www.droptask.com/

https://basecamp.com/ pierwszy projekt jest darmowy Wydział Zarządzania UW https://basecamp.com/ pierwszy projekt jest darmowy

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW https://www.producteev.com/

Wydział Zarządzania UW

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW http://www.gantter.com/

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter - zadania

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter - zasoby

© Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter – ryzyka

Gantter – udostępnianie © Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

Gantter – udostępnianie © Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW

Gantter http://www.gantter.com/ Prosty, intuicyjny Darmowy © Magdalena Marczewska Wydział Zarządzania UW Gantter http://www.gantter.com/ Prosty, intuicyjny Darmowy Program wspierający zarządzanie projektami Harmonogramowanie Zasoby Kalendarze Plik dostępny w chmurze – dysk google

Gantter Działa w przeglądarce Wydział Zarządzania UW Gantter Działa w przeglądarce Pozwala na udostępnianie plików w chmurze Możliwość dodawania niezbędnych plików i linków Funkcja chat Możliwość importowania i eksportowania plików MS Project Opcja kolorowania zadań Dostępność języka polskiego Opcja automatycznego zapisywania pliku

Wydział Zarządzania UW https://www.smartsheet.com/

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW

Wydział Zarządzania UW Zadanie domowe Temat pracy: Państwa zadaniem jest indywidualne przygotowanie projektu w programie ProjectLibre. UWAGA: Projekt musi być wykonany indywidualnie! Dwie identyczne prace będą uznane za plagiat, co wiąże się z niezaliczeniem przedmiotu.

Wydział Zarządzania UW Zadanie domowe Jak wykonać pracę? Krok 1: Należy dokładnie przeczytać treść zadania. Krok 2: Należy wybrać temat projektu. Lista tematów wypisana jest w końcowej części tego dokumentu. Krok 3: Należy przygotować WBS przedstawiający zadania oraz grupy zadań, które należy wykonać by przygotować projekt Krok 3: Należy wykonać pracę w programie ProjectLibre, zgodnie z podanymi założeniami projektowymi. Krok 4: Wykonaną w programie ProjectLibre pracę należy przesłać do 23.01.2017 (do godziny 23:59)

Wydział Zarządzania UW Zadanie domowe Zasady zapisywania i wysyłania projektu: Zarówno plik jak i tytuł e-maila ma nosić nazwę: gr_nazwisko_imię_nrIndeksu (np. c10_kowlaski_jan_333333) – bez polskich znaków. Prace wysłane z innym tytułem pliku lub maila nie będą sprawdzane. Pliki wysyłamy na adres: aleksandraspik@gmail.com