Prowadzenie ewidencji księgowej dla zadań współfinansowanych ze środków UE w ramach EFS/EFRR w perspektywie finansowej 2014-2020 czerwiec 2017 r. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Rozwoju Regionalnego

Agenda Wymogi unijne dot. wyodrębnionej ewidencji księgowej (cele i podstawy prawne, konsekwencje braku wyodrębnionej ewidencji księgowej, zasady tworzenia, wyodrębniona ewidencja księgowa, kod księgowy, regulacje wewnętrzne jednostki, metody ewidencji przychodów, wyodrębniona ewidencja u beneficjentów prowadzących pełną księgowość, beneficjentów prowadzących KPiR oraz beneficjentów niepodlegających obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowych) Kwalifikowalność wydatków (uznanie wydatku za poniesiony, dokumentowanie wydatków, opis dokumentów) Księgowanie wydatków w projekcie (ewidencja ŚT i WNiP, amortyzacja, leasing, koszty wynagrodzeń, koszty pośrednie) VAT i jego kwalifikowalność (zmiany w przepisach od 2016 i 2017 r.) Kontrola wyodrębnionej ewidencji księgowej. Najczęściej popełniane błędy Archiwizacja dokumentacji projektowej

Podstawy prawne i cele prowadzenia odrębnej rachunkowości projektów współfinansowanych ze środków unijnych

Podstawy prawne Regulacje unijne Rozporządzenie ogólne – Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17.12.2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące EFRR, EFS, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dot. EFRR, EFS, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego Rozporządzenie ws EFRR - Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1301/2013 z 17.12.2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” Rozporządzenie ws EFS - Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1304/2013 z 17.12.2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego Regulacje unijne

Podstawy prawne Wytyczne, Podręczniki i Instrukcje MR i IZ PO Wytyczne horyzontalne – Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (pismo MR/H 2014-2020/12(02)/09/2016 z 19.09.2016 r.) Przewodnik dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020 v. 3 (Załącznik Nr 11 do Uchwały nr 1764/134/V/2016 Zarządu WŚ z 30.08.2016 r.) Wytyczne programowe w zakresie kwalifikowania wydatków z EFRR w ramach RPO WSL na lata 2014-2020 (Załącznik Nr 1 do Uchwały Zarządu WŚ Nr 2241/152/V/2016 z 08.11.2016 r.) Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Wytyczne, Podręczniki i Instrukcje MR i IZ PO Umowa o dofinansowanie

Podstawy prawne Regulacje krajowe Regulacje wewnętrzne jednostki Ustawa o rachunkowości – ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 728) Regulacje krajowe Polityka rachunkowości Zakładowy Plan Kont Instrukcja obiegu dokumentów Regulacje wewnętrzne jednostki

Rozporządzenie ogólne (obowiązek prowadzenia ewidencji) Art. 125 ust. 4 W odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu operacyjnego instytucja zarządzająca: kontroluje, czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz czy spełniają one obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji; zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją; wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka; ustanawia procedury zapewniające przechowywanie zgodnie z wymogami art. 72 lit. g) wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;

Rozporządzenie ogólne (obowiązek prowadzenia ewidencji) Art. 2 pkt 9 „operacja” - oznacza projekt, umowę, przedsięwzięcie lub grupę projektów wybrane przez instytucje zarządzające danych programów lub na ich odpowiedzialność, przyczyniające się do realizacji celów priorytetu lub priorytetów, do których się odnoszą; w kontekście instrumentów finansowych operacja składa się z wkładów finansowych z programu do instrumentów finansowych oraz z późniejszego wsparcia finansowego świadczonego przez te instrumenty finansowe;

Przewodnik dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020 4.8. Ewidencja księgowa projektu Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach własnego systemu księgowego, co oznacza, że wszystkie operacje związane z danym projektem powinny zostać wyodrębnione w sposób pozwalający na ich identyfikację. Wyodrębniona ewidencja księgowa może polegać na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji gospodarczych związanych z danym projektem, wprowadzeniu odpowiedniego kodu księgowego pozwalającego na identyfikację wszystkich operacji gospodarczych dotyczących danego projektu. Ważne jest, aby ewidencja księgowa miała odzwierciedlenie w polityce rachunkowości beneficjenta.

Przewodnik dla beneficjentów EFRR RPO WSL 2014-2020 Ewidencja księgowa powinna być prowadzona: zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz Wytycznymi IZ RPO WSL, w sposób przejrzysty i pozwalający na uzyskanie informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu. Brak spełnienia tego wymogu może skutkować uznaniem niewyodrębnionej operacji gospodarczej za wydatek niekwalifikowalny.

Wytyczne programowe EFRR RPO WSL 2014-2020 7. Zasady faktycznego poniesienia wydatku oraz wyodrębnionej ewidencji księgowej Wszyscy beneficjenci, niezależnie od formy prowadzonej księgowości oraz terminu poniesienia wydatku, zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu dofinansowanego w ramach RPO WSL 2014-2020. Jeżeli wydatek: nie został ujęty w wyodrębnionej ewidencji księgowej lub nie został oznaczony odpowiednim kodem księgowym lub nie został wyodrębniony zgodnie z zasadami wskazanymi poniżej (patrz kolejny slajd – dot. beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości), wydatek taki jest niekwalifikowalny.

Wytyczne programowe EFRR RPO WSL 2014-2020 Beneficjenci prowadzący księgi rachunkowe i sporządzający sprawozdania finansowe (tzw. pełna księgowość prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości): zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych, poprzez wprowadzenie na potrzeby projektu odrębnych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych lub odpowiedniego kodu księgowego, na kierowniku jednostki (beneficjencie) jako organie odpowiedzialnym za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości, ciąży obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych w ramach RPO WSL 2014-2020.

Wytyczne programowe EFRR RPO WSL 2014-2020 Beneficjenci prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do: właściwego oznaczania w księdze przychodów i rozchodów dokumentów związanych z realizacją projektu, w sposób wykazujący jednoznaczny związek danej operacji gospodarczej z projektem finansowanym w ramach RPO WSL 2014-2020, poprzez oznaczenie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w odpowiednich wierszach numeru umowy. Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązani są do: prowadzenia wykazu – wyodrębnionej ewidencji dokumentów księgowych dotyczących operacji związanych z realizacją projektu według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do Wytycznych programowych.

Umowa o dofinansowanie (wzór) Zapis o obowiązku prowadzenia przez beneficjenta dofinansowania wyodrębnionej ewidencji księgowej lub wyodrębnienia kodu księgowego zamieszczany jest w każdej umowie o dofinansowanie projektu. § 6 Odpowiedzialność 8. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach własnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i wydatków w ramach projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz wytycznymi pod rygorem uznania niewyodrębnionych wydatków za niekwalifikowalne. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy wyodrębnić zgodnie z zasadami wskazanymi w wytycznych.

Księgi rachunkowe Beneficjenci prowadzący pełną księgowość mogą dokonać wydzielenia ewidencji księgowej na potrzeby prowadzonych projektów unijnych poprzez wprowadzenie stosownych zmian w polityce rachunkowości.

Księgi rachunkowe Zmiany mogą polegać na: założeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych oraz pozabilansowych, za pomocą których możliwe będzie wyodrębnienie poszczególnych operacji związanych z realizacją projektu, w strukturze umożliwiającej uzyskanie informacji niezbędnych do jego rozliczenia, w tym sporządzenia wniosku o płatność; wprowadzeniu dodatkowego kodu księgowego dla wszystkich transakcji wynikających z realizacji określonego projektu. Wyodrębniony kod księgowy stanowi określony symbol/numer/wyróżnik stosowany przy wprowadzaniu, ewidencjonowaniu lub oznaczaniu dokumentów. Taka forma wyodrębnienia ewidencji księgowej również umożliwia sporządzanie sprawozdań zawierających wszystkie dokumenty dokumentujące dokonanie wszystkich operacji związanych z projektem w określonym czasie.

Księgi rachunkowe Przed poniesieniem wydatków w ramach projektu, beneficjent planuje i wprowadza odpowiednią odrębną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych. Przy planowaniu sposobu wyodrębnienia ewidencji księgowej i podejmując decyzję dotyczącą rodzajów niezbędnych kont księgowych beneficjent powinien wziąć pod uwagę następujące kwestie: zakres danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia projektu, w tym do sporządzenia sprawozdań w zakresie wydatków poniesionych w związku z jego realizacją; obowiązujące przepisy dotyczące rachunkowości; warunki techniczne używanego systemu księgowego. Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg rachunkowych z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia tzw. ścieżkę audytu.

Księgi rachunkowe W celu spełnienia obowiązków prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla realizowanego projektu, beneficjent prowadzący pełną księgowość powinien: wyodrębnić konta syntetyczne/analityczne, na których będą księgowane otrzymane dotacje oraz zadania zrealizowane w ramach projektu, w tym poszczególne wydatki poniesione w ramach zadań; przedstawić zasady rozliczania kosztów ponoszonych w związku z realizacją projektu; przedstawić sposób powiązania wyodrębnionych kont analitycznych z istniejącymi kontami lub wyodrębnionymi na potrzeby rozliczania projektu kontami syntetycznymi.

Księgi rachunkowe Stworzona ewidencja księgowa na potrzeby projektu powinna umożliwić wyodrębnienie: zestawienia/kont kosztów kwalifikowalnych projektu - usprawni to refundację kosztów projektu; zestawienia/kont kosztów niekwalifikowanych projektu – poniesienie wydatków, których nie uznaje się za kwalifikowalne, oznacza konieczność zaewidencjonowania ich na koncie wydatków niekwalifikowalnych. Na to konto przeksięgowywane są także wydatki, których kwalifikowalność zakwestionuje instytucja rozliczająca projekt; przychodów osiągniętych przez beneficjenta w związku z realizacją projektu dofinansowanego dotacją (również osiągniętych w okresie trwałości projektu).

Księgi rachunkowe Wyodrębnienie ewidencji księgowej na potrzeby rozliczania projektu wiąże się z koniecznością aktualizacji obowiązujących u beneficjenta: zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów oraz innych dokumentów wewnętrznych.

Księgi rachunkowe Najczęściej występuje konieczność wyodrębnienia: kont zespołu 0 „Aktywa trwałe” (większość dotacji wiąże się z zakupem lub wytworzeniem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych); kont zespołu 1 „Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa finansowe” (ewidencja środków pieniężnych pochodzących z dotacji, rachunku bankowego przeznaczonego do rozliczania środków pieniężnych w ramach projektu) kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” (z uwagi na występujące w związku z realizacją projektu rozrachunki z dostawcami czy rozrachunki z tytułu podatku VAT); kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”, ewentualnie kont zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczanie”; kont zespołu 7 „Przychody i koszty związane z ich osiąganiem” (jeśli występują przychody wynikające z realizacji projektu);

Wymagania w stosunku do EFS Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla kont kosztów, VAT, przychodów (jeśli występują przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, kont dotyczących środków pieniężnych w ramach projektu, kont dotyczących środków trwałych, jak i rozrachunków.

Księgi rachunkowe Sposób wyodrębnienia zależy od beneficjenta; wyodrębnienie to może nastąpić poprzez: wyodrębnienie w ramach konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych, wyodrębnienie dodatkowego konta syntetycznego i prowadzenie niezbędnych kont analitycznych.

Wyodrębniona ewidencja środków trwałych Przykład – wariant 1 wyodrębnienie w ramach konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych 010 Środki trwałe 010-1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 010-2 Budynki i lokale 010-3 Urządzenia techniczne i komputery 010-4 Środki transportu 010-5 Środki trwałe sfinansowane z dotacji 010-5-1 Środki trwałe sfinansowane w ramach projektu ABC 010-5-1-1 Urządzenia techniczne i komputery 010-5-1-2 Środki transportu 010-5-2 Środki trwałe sfinansowane w ramach projektu DEF 010-5-2-1 Urządzenia techniczne i komputery 010-5-2-2 Środki transportu

Wyodrębniona ewidencja środków trwałych Przykład – wariant 2 wyodrębnienie konta syntetycznego oraz stosownych kont analitycznych 010 Środki trwałe 010-1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 010-2 Budynki i lokale 010-3 Urządzenia techniczne i komputery 010-4 Środki transportu 011 Środki trwałe sfinansowane z dotacji 011-1 Środki trwałe sfinansowane z projektu ABC 011-1-1 Urządzenia techniczne i komputery 011-1-2 Środki transportu 011-2 Środki trwałe sfinansowane z projektu DEF 011-2-1 Urządzenia techniczne i komputery 011-2-2 Środki transportu

Wyodrębniona ewidencja umorzeń środków trwałych Poza wyodrębnieniem kont środków trwałych sfinansowanych z dotacji unijnej beneficjenci są obowiązani wyodrębnić w zespole 0 „Aktywa trwałe” konta o charakterze korygującym, na których będą księgowane umorzenia środków trwałych sfinansowanych z dotacji. Sposób ich wyodrębnienia również zależy od beneficjenta i powinien być analogiczny do wyodrębnienia kont środków trwałych.

Wyodrębniona ewidencja umorzeń środków trwałych Przykład – wariant 1 wyodrębnienie w ramach konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych 070 Umorzenie środków trwałych 070-1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070-2 Budynki i lokale 070-3 Urządzenia techniczne i komputery 070-4 Środki transportu 070-5 Umorzenie środków trwałych sfinansowane z dotacji 070-5-1 Umorzenie środków trwałych sfinansowanych w ramach projektu ABC 070-5-1-1 Urządzenia techniczne i komputery 070-5-1-2 Środki transportu 070-5-2 Umorzenie środków trwałych sfinansowanych w ramach projektu DEF 070-5-2-1 Urządzenia techniczne i komputery 070-5-2-2 Środki transportu

Wyodrębniona ewidencja umorzeń środków trwałych Przykład – wariant 2 wyodrębnienie konta syntetycznego oraz stosownych kont analitycznych 070 Umorzenie środków trwałych 070-1 Grunty i prawa użytkowania wieczystego gruntów 070-2 Budynki i lokale 070-3 Urządzenia techniczne i komputery 070-4 Środki transportu 071 Umorzenie środków trwałych sfinansowanych z dotacji 071-1 Umorzenie środków trwałych sfinansowanych z projektu ABC 071-1-1 Urządzenia techniczne i komputery 071-1-2 Środki transportu 071-2 Umorzenie środków trwałych sfinansowanych z projektu DEF 071-2-1 Urządzenia techniczne i komputery 071-2-2 Środki transportu

Wyodrębniona ewidencja WNiP oraz ich umorzenie Także w przypadku ewidencji WNiP beneficjent powinien dokonać wyodrębnienia kont na potrzeby zaewidencjonowania nabycia/umorzenia WNiP sfinansowanych dotacją, np.: 020 WNiP 020-1 Koszty prac rozwojowych 020-2 Wartość firmy 020-3 Inne WNiP 020-4 WNiP sfinansowane z dotacji 020-4-1 WNiP sfinansowane w ramach projektu ABC 020-4-1-1 Koszty prac rozwojowych 020-4-1-2 Inne WNiP 020-4-2 WNiP sfinansowane w ramach projektu DEF 020-4-2-1 Koszty prac rozwojowych 020-4-2-2 Inne WNiP

Wyodrębniona ewidencja WNiP oraz ich umorzenie 075 Umorzenie WNiP 075-1 Koszty prac rozwojowych 075-2 Wartość firmy 075-3 Inne WNiP 075-4 Umorzenie WNiP sfinansowane z dotacji 075-4-1 Umorzenie WNiP sfinansowanych w ramach projektu ABC 075-4-1-1 Koszty prac rozwojowych 075-4-1-2 Inne WNiP 075-4-2 Umorzenie WNiP sfinansowanych w ramach projektu DEF 075-4-2-1 Koszty prac rozwojowych 075-4-2-2 Inne WNiP

Wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych Beneficjent jest zobowiązany do dokonywania płatności związanych z otrzymaną dotacją w sposób uzgodniony z instytucją zarządzającą, który jest wskazany w umowach o dofinansowanie. Przykładowe wymogi stawiane beneficjentom w zakresie środków pieniężnych: założenie odrębnego rachunku bankowego, na które będą wpływać środki pochodzące z dotacji (zarówno w formie zaliczki, jak i refundacji już poniesionych kosztów); dokonywanie wszelkich płatności w ramach projektu za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego (zapłata gotówką dopuszczalna jest w drodze wyjątku w odniesieniu do wydatków takich jak: nabycie biletu, zwrot kosztów podróży służbowej). Wybór formy finansowania projektu (zaliczka/refundacja) określa rachunki bankowe, które muszą być otwarte w związku z realizacją dofinansowania. W ramach jednego projektu może być wymagane otwarcie więcej niż jednego rachunku bankowego.

Wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych Przykład 1 Wyodrębnienie w ramach istniejącego konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych 130 Rachunek bankowy 130-1 Rachunek bankowy działalność podstawowa 130-2 Rachunek bankowy dotacji unijnych 130-2-1 Rachunek bankowy – dotacji do projektu ABC 130-2-1 Rachunek bankowy – dotacji do projektu DEF Przykład 2 Wyodrębnienie dodatkowych kont syntetycznych 131 Rachunek bankowy dotacji unijnej do projektu ABC 132 Rachunek bankowy dotacji unijnej do projektu DEF

Wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych Wyodrębniona ewidencja środków pieniężnych może dotyczyć także gotówki w kasie. Co do zasady, umowy o dofinansowanie projektów nie zawierają zapisów nakładających na beneficjentów obowiązek prowadzenia odrębnej kasy. Może się jednak okazać, że dla zapewnienia prawidłowości rozliczeń konieczne może być zaprowadzenie odrębnej kasy – nawet jeśli nie wymaga tego zawarta umowa. Przykład 100 Kasa 100-1 Kasa 1 100-2 Kasa 2 100-3 Kasa środków z dotacji unijnych 103-3-1 Kasa środków z dotacji unijnych dla projektu ABC 103-3-2 Kasa środków z dotacji unijnych dla projektu DEF

Wyodrębniona ewidencja rozrachunków Konta zespołu 2. „Rozrachunki i roszczenia” służą do księgowania rozliczeń z krajowymi i zagranicznymi kontrahentami (zarówno odbiorcami, jak i dostawcami beneficjenta), pracownikami, jednostkami budżetowymi etc. Na kontach tych księguje się zarówno rozrachunki o charakterze bezspornym, jak i te, które są w całości bądź części kwestionowane. Na kontach zespołu 2. księgowane są całe kwoty zobowiązań wobec kontrahentów (brutto). W związku z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych beneficjent może wyodrębnić konta rozrachunkowe (ale nie jest to niezbędne). Konta te będą jednak miały przede wszystkim znaczenie informacyjne dla decydentów beneficjenta. Należy bowiem zauważyć, że dla rozliczenia wydatków kwalifikowalnych najistotniejsze są: moment zapłaty i rozliczenie zrealizowanych zadań, które zostały wskazane w budżecie projektu. Te informacje nie są uwzględniane na kontach zespołu 2. Wyodrębnienie kont zespołu 2. może stanowić dodatkowy sposób weryfikacji i kontroli przy rozliczaniu środków pochodzących z dotacji.

Wyodrębniona ewidencja rozrachunków Przykład 1. Wyodrębnienie w ramach istniejących kont syntetycznych dodatkowych kont analitycznych 200 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami 200-1 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – działalność podstawowa 200-2 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – dotacje 200-2-1 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – dotacja ABC 200-2-2 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – dotacja DEF 201 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami 201-1 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – działalność podstawowa 201-2 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – dotacje 201-2-1 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – dotacja ABC 201-2-2 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – dotacja DEF 220 Rozrachunki publicznoprawne 223 Rozrachunki z tytułu dotacji 223-1 Rozrachunki z tytułu dotacji ABC 223-2 Rozrachunki z tytułu dotacji DEF

Wyodrębniona ewidencja rozrachunków Przykład 2. Wyodrębnienie dodatkowych kont syntetycznych wraz z kontami analitycznymi 200 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami 201 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami 202 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – dotacja ABC 203 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z odbiorcami – dotacja DEF 204 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – dotacja ABC 205 Rozrachunki z tytułu dostaw i usług z dostawcami – dotacja DEF 220 Rozrachunki publicznoprawne 224 Rozrachunki z tytułu dotacji ABC 225 Rozrachunki z tytułu dotacji DEF

Wyodrębniona ewidencja rozrachunków Z umów o dofinansowanie wynika zobowiązanie beneficjentów do prowadzenia odrębnej ewidencji dla potrzeb rozliczania podatku VAT. Taka ewidencja powinna zawierać wykaz wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznawany za wydatek o charakterze kwalifikowalnym. W przypadku nieposiadania takiej ewidencji, podatek VAT uznawany jest za koszt niekwalifikowalny. Wyodrębnienie takiej ewidencji może nastąpić np. poprzez wydzielenie konta w zespole 2. Przykład 221 Rozrachunki z tytułu podatku VAT 221-1 Rozliczenie należnego podatku VAT 221-2 Rozliczenie naliczonego podatku VAT 221-2-1 Rozliczenie naliczonego podatku VAT – działalność bieżąca 221-2-2 Rozliczenie naliczonego podatku VAT – działalność sfinansowana dotacją 221-2-2-1 Rozliczenie naliczonego podatku VAT – działalność sfinansowana dotacją ABC 221-2-2-2 Rozliczenie naliczonego podatku VAT – działalność sfinansowana dotacją DEF

Wyodrębniona ewidencja materiałów i towarów Konta zespołu 3. „Materiały i towary” pozwalają na zaewidencjonowanie zakupu różnych składników majątkowych lub materiałów/towarów niezbędnych do działalności bieżącej. Konta te służą przede wszystkim do: prawidłowego ewidencjonowania otrzymanych od dostawców materiałów, towarów oraz niefinansowych aktywów trwałych oraz wyświadczonych usług – dzięki porównaniu odpowiednich parametrów otrzymanych towarów/usług (tj. ilość, jakość, gatunek, rodzaj itp.) oraz ceny z zamówieniem/zawartą umową; porównania otrzymanej dostawy z dokumentacją dostawców; rozliczenia dostawy poprzez sporządzenie dokumentacji PZ – Przyjęcie zewnętrzne oraz OT – Przyjęcie środka trwałego do używania.

Wyodrębniona ewidencja materiałów i towarów Na kontach dotyczących rozliczania zakupów księguje się: faktury od krajowych i zagranicznych dostawców; ustalone i pobrane przy imporcie cło, akcyzę i podatek VAT; różnice pomiędzy zamówioną a dostarczoną ilością towarów; odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów; wartość przyjętych do magazynu materiałów i towarów (według różnych metod wyceny); wartość wyświadczonych przez wykonawców usług obcych; wartość niefinansowych aktywów trwałych przyjętych do używania lub przeznaczonych do montażu, inne WNiP, środki trwałe w budowie

Wyodrębniona ewidencja kosztów Rodzaje kont syntetyczne wydzielanych w zespole 4. wynikają z podziału kosztów w wyniku finansowym porównawczym. Są to w szczególności: 400 Amortyzacja 401 Zużycie materiałów i energii 402 Usługi obce 403 Podatki i opłaty 404 Wynagrodzenia 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 406 Podróże służbowe 409 Pozostałe koszty Analityka tych kont wynika z potrzeb raportowych beneficjenta. To od niego zależy jakie konta kosztów powinny być wyodrębnione w związku z realizowanym projektem.

Wyodrębniona ewidencja kosztów Przykład 1. Wyodrębnienie w ramach istniejących kont syntetycznych dodatkowych kont analitycznych 400 Amortyzacja 400-1 Amortyzacja środków trwałych stanowiąca KUP 400-2 Amortyzacja środków trwałych stanowiąca NKUP 400-2-1 Amortyzacja środków trwałych stanowiąca NKUP – bieżąca działalność 400-2-2 Amortyzacja środków trwałych stanowiąca NKUP – projekt ABC 400-2-3 Amortyzacja środków trwałych stanowiąca NKUP – projekt DEF 401 Zużycie materiałów i energii 401-1 Zużycie materiałów i energii w bieżącej działalności 401-2 Zużycie materiałów i energii w związku z realizacją projektu ABC 401-2-1 Materiały biurowe 401-2-2 Energia 401-3 Zużycie materiałów i energii w związku z realizacją projektu DEF 401-3-1 Materiały biurowe 401-3-2 Materiały do produkcji

Wyodrębniona ewidencja kosztów Przykład 1. cd. 402 Usługi obce 402-1 Usługi obce – bieżąca działalność 402-1-1 Najem powierzchni biurowej 402-1-2 Usługi telekomunikacyjne 402-1-3 Usługi hotelowe i cateringowe 402-1-4 Audyt 402-2 Usługi obce – działalność w związku z realizacją projektu ABC 402-2-1 Najem powierzchni biurowej 402-2-2 Usługi telekomunikacyjne 402-2-3 Druk materiałów szkoleniowych 402-2-4 Audyt 402-3 Usługi obce – działalność związana z realizacją projektu DEF 402-3-1 Najem powierzchni biurowej 402-3-2 Usługi telekomunikacyjne 402-3-3 Audyt

Wyodrębniona ewidencja kosztów Przykład 1. cd. 404 Wynagrodzenia 404-1 Wynagrodzenia z umów o pracę 404-2 Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych 404-3 Wynagrodzenia z tytułu projektu ABC 404-3-1 Wynagrodzenia z umów o pracę 404-3-2 Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych 404-4 Wynagrodzenia z tytułu projektu DEF 404-4-1 Wynagrodzenia z umów o pracę 404-4-2 Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych Prezentacja kosztów związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków unijnych w układzie rodzajowym nie umożliwia rozliczania otrzymanej dotacji z podziałem na zadania/cele złożone we wniosku o dofinansowanie. We wniosku o płatność należy m.in. wskazać postęp finansowy projektu, z uwzględnieniem zadań/celów wskazanych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku beneficjentów prowadzących ewidencję tylko w układzie rodzajowym, zasadne będzie wydzielenie dodatkowego konta księgowego przeznaczonego do księgowania wszystkich kosztów związanych z dotacją.

Wyodrębniona ewidencja kosztów Przykład 2. Wyodrębnienie dodatkowego konta syntetycznego wraz z kontami analitycznymi 410 Koszty związane z projektem ABC 410-1 Wynagrodzenia wraz z pochodnymi osób zaangażowanych w realizację projektu 410-2 Koszty podróży służbowych osób zaangażowanych w realizację projektu 410-3 Zakup usług 410-3-1 Najem pomieszczeń 410-3-2 Usługi telekomunikacyjne 410-3-3 Usługi hotelowe i cateringowe 410-4 Zakup materiałów biurowych 410-5 Zakup materiałów i towarów 410-6 Działania promocyjne 410-7 Obsługa księgowa, usługi prawnicze oraz doradcze

Wyodrębniona ewidencja kosztów Najczytelniejszym sposobem księgowania kosztów związanych z realizacją projektu, który pozwala na uzyskanie różnorodnych informacji mających wartość użytkową zarówno dla kontroli wewnętrznej, jak i zewnętrznej, jest księgowanie tych kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 oraz zespołu 5. Beneficjenci ewidencjonujący koszty w układzie według typów działalności (kalkulacyjnym), także mają obowiązek dostosować analitykę kont zespołu 5. Dostosowanie to powinno przebiegać analogicznie do zaprezentowanego wcześniej zespołu 4.

Metody ewidencji przychodów z dotacji metoda wynikowa (przychodowa) – dotacje zalicza się do przychodu na przestrzeni jednego lub większej ilości okresów sprawozdawczych metoda kapitałowa - dotacje księguje się na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki otrzymującej dofinansowanie. Metodę wynikową stosują przykładowo: publiczne zakłady opieki zdrowotnej instytucje kultury uczelnie wyższe spółdzielnie mieszkaniowe

Wyodrębniona ewidencja przychodów Przykład 1. Dotacja jako przychód operacyjny wyodrębnienie w ramach istniejącego konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych 701 Przychody ze sprzedaży towarów 702 Przychody ze sprzedaży usług 703 Przychody z działalności operacyjnej - inne 703-1 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu ABC 703-2 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu DEF wyodrębnienie dodatkowego konta syntetycznego 703 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu ABC 704 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu DEF

Wyodrębniona ewidencja przychodów Przykład 1. Dotacja jako pozostały przychód operacyjny wyodrębnienie w ramach istniejącego konta syntetycznego dodatkowych kont analitycznych 760 Pozostałe przychody operacyjne 760-1 Przychody ze sprzedaży majątku 760-2 Przychody z dotacji 760-2-1 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu ABC 760-2-1 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu DEF wyodrębnienie dodatkowego konta syntetycznego 762 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu ABC 763 Przychody związane z otrzymaniem dotacji na realizację projektu DEF

Moment ujęcia dotacji jako przychodu Art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości Pod pojęciem przychodów rozumie się: „uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli”.

Moment ujęcia dotacji jako przychodu MSR Nr 20 Dotacje rządowe oraz ujawnianie informacji na temat pomocy rządowej Dotacji rządowych, łącznie z niepieniężnymi dotacjami wykazywanymi w wartości godziwej, nie ujmuje się, dopóki nie istnieje wystarczająca pewność, iż: jednostka gospodarcza spełni warunki związane z dotacjami; oraz dotacje będą otrzymane. Dotacji rządowej nie ujmuje się aż do momentu, w którym istnieje uzasadnione przekonanie, że jednostka gospodarcza spełni warunki związane z dotacją oraz że dotacja zostanie otrzymana. Fakt, iż jednostka gospodarcza otrzymała dotacje, nie stanowi sam w sobie przekonującego dowodu na to, że związane z dotacją warunki zostały lub będą spełnione. Sposób, w jaki dotacja została otrzymana, nie wpływa na metodę księgową, którą należy przyjąć w stosunku do dotacji. Dlatego też dotacja jest księgowana w ten sam sposób niezależnie od tego, czy została ona otrzymana w formie środków pieniężnych, czy też przybrała formę redukcji zobowiązań wobec rządu.

Zasady rozliczania dochodów Sposób postępowania z dochodami wygenerowanymi podczas realizacji projektu oraz po jego zakończeniu uregulowany zostały w art. 61 oraz art. 65 ust. 8 Rozporządzenia ogólnego. Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów, które powstaną w związku z realizacją projektu dofinansowanego ze środków unijnych. Dochody te można podzielić na dwie zasadnicze grupy: dochody wygenerowane podczas realizacji projektu (do czasu jego ukończenia); dochody wygenerowane po ukończeniu realizacji projektu.

Projekty generujące dochód podczas realizacji projektu Jeśli chodzi o projekty generujące dochód podczas ich realizacji, dochody uzyskiwane podczas ich realizacji pomniejszają wydatki kwalifikowalne projektu. Istotne jest więc monitorowanie przez beneficjenta kwestii dochodów w projekcie i wykazywanie ich we wnioskach o płatność, a najpóźniej we wniosku o płatność końcową.

Projekty generujące dochód podczas realizacji projektu EFS (§10 pkt 17 wzoru umowy): Odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania podlegają zwrotowi na rachunek IZ na koniec roku budżetowego, a w przypadku końcowego wniosku o płatność przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Samorządy: Zgodnie z ustawą o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (art. 4 ust. 1 pkt 10, art. 5 ust. 1 pkt 9 oraz art. 6 ust. 1 pkt 8) odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dofinansowania są dochodem Gminy i nie podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Instytucji Pośredniczącej. Odsetki takie są wykazywane we wniosku o płatność np. w postępie rzeczowym.

Projekty generujące dochód podczas realizacji projektu W przypadku gdy nie wszystkie koszty inwestycji są kwalifikowalne dochód zostaje przyporządkowany proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztów. Niewykazanie dochodu powstałego w trakcie realizacji może zostać uznane za nieprawidłowość, zdefiniowaną w art. 2 pkt. 36 Rozporządzenia ogólnego. Konsekwencją takiego naruszenia jest konieczność zwrotu środków dofinansowania wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Projekty generujące dochód po zakończeniu projektu Projekt generujący dochód po ukończeniu realizacji jest to projekt współfinansowany z EFRR, który: ma całkowity koszt kwalifikowalny przekraczający 1 mln EUR i obejmuje inwestycje w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom bezpośrednio ponoszonym przez korzystających lub pociąga za sobą sprzedaż gruntów lub budynków lub dzierżawę gruntów, lub najem budynków, lub wszelkie inne odpłatne świadczenia, dla którego wartość bieżąca przychodów przewyższa wartość bieżącą kosztów operacyjnych w danym okresie referencyjnym. Należy przy tym zaznaczyć, że za dochód uznaje się także oszczędności kosztów operacyjnych osiągnięte przez projekt, chyba że są skompensowane równoważnym zmniejszeniem dotacji na działalność. W związku z tym, dla projektów generujących dochód oszczędność kosztów operacyjnych powinna zostać uwzględniona w analizie luki w finansowaniu, chyba że nastąpi równoważne zmniejszenie środków dotychczas otrzymywanych od podmiotów publicznych, np. dotacji na działalność operacyjną, wówczas oszczędność kosztów może zostać pominięta. Przy obliczaniu luki w finansowaniu można pominąć tylko oszczędności kosztów operacyjnych do wysokości kwoty obniżenia dotacji.

Projekty generujące dochód po zakończeniu projektu Przykładem dochodu operacyjnego mogą być m.in. dochody z tytułu: sprzedaży biletów; sprzedaży usług; sprzedaży lub dzierżawy gruntu lub budynków; wynajmu pomieszczeń lub powierzchni reklamowej w budynku będącym przedmiotem projektu itd. Kwalifikowalne koszty projektu generującego dochód po ukończeniu realizacji są z góry pomniejszane z uwzględnieniem potencjału generowania dochodów przez projekt w określonym okresie referencyjnym (obejmującym zarówno realizację projektu, jak i okres po jego ukończeniu). Istnieją dwie metody, które są stosowane w celu określenia właściwego maksymalnego poziomu dofinansowania dla projektu generującego dochód po ukończeniu realizacji (stosowane w celu określenia z góry dochodów generowanych przez projekt): metoda luki w finansowaniu, metoda zryczałtowanych procentowych stawek dochodów.

Odpowiedni kod księgowy Rozporządzenie ogólne oraz Wytyczne dopuszczają zamiennie możliwość stosowania tzw. odpowiedniego kodu księgowego. Brak jest jednak przepisów, które wskazywałyby na czym konkretnie polega stosowanie odpowiedniego kodu księgowego. W praktyce przyjmuje się, że kod księgowy może przyjąć postać: kodu księgowego funkcjonującego w ramach prowadzonego systemu księgowego, bądź też Kodu księgowego funkcjonującego poza systemem księgowym.

Odpowiedni kod księgowy Rozwiązanie wygodne w praktyce, istotnie upraszcza ewidencję dając jednocześnie rezultaty takie same jak stosowanie kont analitycznych, syntetycznych oraz pozabilansowych. Wymaga odpowiedniej konfiguracji systemu księgowego, ta aby zapewnić pozyskiwanie informacji danych wymaganych dla potrzeb kontroli rozliczenia dofinansowania. Kodem księgowym mogą być np. litery, cyfry, ikony.

Odpowiedni kod księgowy Wyjaśnienia MRR „Wyodrębniony kod księgowy oznacza: odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzania zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym, ujmujących wszystkie operacje związane z projektem, oraz

Odpowiedni kod księgowy (…) obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: numer dokumentu źródłowego numer ewidencyjny lub księgowy dokumentu datę wystawienia dokumentu kwotę brutto kwotę netto dokumentu kwotę kwalifikowalną dotyczącą projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) »Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem«”.

Odpowiedni kod księgowy Stosowanie kodu księgowego oznacza, że ewidencja odbywa się de facto poza systemem księgowym, nie wymaga wprowadzania zmian w planie kont lub systemie. Informację o stosowaniu takiego kodu należy jednak umieścić w Polityce rachunkowości. Opisy dowodów księgowych (faktur, itd.) pozostają bez zmian (muszą być zgodne z wymogami IZ), na dokumentach tych należy jednak umieścić dodatkowo zastosowany kod księgowy.

Odpowiedni kod księgowy Przykład Beneficjent realizuje dwa projekty finansowane ze środków UE. W Polityce rachunkowości zapisano: „Operacjom gospodarczym związanym z realizacją Projektu ABCD zostaje przyporządkowany kod X, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne w Projekcie. Operacjom gospodarczym związanym z realizacją Projektu EFGH zostaje przyporządkowany kod Y, którym zostaną oznaczone dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne w Projekcie”. Przykład Beneficjent ponosił koszty projektu roku 2016. Na moment podpisania umowy o dofinansowanie księgo rachunkowe za ten rok są już zamknięte. W Polityce rachunkowości zapisano: „Operacjom gospodarczym dotyczącym Projektu ABCD zrealizowanym w roku 2016 zostaje przyporządkowany kod X. Kodem tym oznacza się dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne w Projekcie”.

Wyodrębniona księgowość w przypadku beneficjentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych

Księga przychodów i rozchodów Nie istnieje jeden rekomendowany sposób wyodrębnienia ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizowanym projektem dofinansowanym ze środków unijnych w przypadku beneficjentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych. Najczęściej spotyka się następujące sposoby wyodrębniania zdarzeń gospodarczych związanych z projektem: zaprowadzenie odrębnej PKPiR na potrzeby projektu dokonywanie zapisów w PKPiR oraz stornowanie wartości sfinansowanych dotacją dokonywanie zapisów w PKPiR i dzielenie dokumentów na część wkładu własnego (wpis we właściwej kolumnie PKPiR) i część sfinansowaną dotacją (wpis w kolumnie 16 PKPiR) comiesięczne sporządzanie za pomocą np. arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki otworzenie ksiąg rachunkowych

Księga przychodów i rozchodów PKPiR jest narzędziem mającym na celu prawidłowe obliczenie wysokości przychodu oraz KUP, a przez to prawidłowe określenie osiągniętego dochodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT. W PKPiR nie ewidencjonuje się przychodów zwolnionych z opodatkowania podatkiem PIT oraz kosztów stanowiących, na podstawie przepisów ustawy o PIT, NKUP. Z tego też względu zaprowadzenie dodatkowej PKPiR dedykowanej projektowi dofinansowywanemu z dotacji jest praktycznym rozwiązaniem tylko w przypadku, gdy poniesione wydatki są w pełnej wysokości finansowane środkami z dotacji. W takiej sytuacji nie występują bowiem koszty stanowiące KUP, które powinny być zaewidencjonowane w podstawowej PKPiR.

Księga przychodów i rozchodów Przykład 1. Odrębna PKPiR dedykowana dla potrzeb projektu Lp. Data zdarzenia gospodarczego Data zapłaty Nr dowodu księgowego Kontrahent Opis zdarzenia gospodarczego Przychód Zakup towarów handlowych i materiałów Koszty uboczne zakupu Wydatki (Koszty) Uwagi Imię i nazwisko (firma) Adres Wartość sprzedanych towarów i usług Pozostałe przychody Razem przychód (7+8) Wynagrodzenia w gotówce i naturze Pozostałe wydatki Razem wydatki (12+13)   1 2 2a 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. 03.04.2017 WB 4/2017 Instytucja Pośrednicząca ul. Kościuszki 30, Katowice zaliczka na dotację 9 000,00 zł 2. 20.04.2017 27.04.2017 F123/2017 ABC sp. z o.o. ul. Klonowa 15, Katowice zakup latopa - zł 4 500,00 zł 3. F124/2017 zakup drukarki 570,00 zł 4. 25.04.2017 30.04.2017 F/20/4/2017 XYZ S.A. ul. Arbuzowa 10, Katowice druk plakatów i ulotek reklamowych 250,00 zł 5. WB 5/2017 Bank Handlowy ul. Finansowa 1, Katowice opłata za prowadzenie konta i przelewy 37,00 zł 6. DW 20/2017 Jan Kowalski praca własna właściciela 2 500,00 zł 7. LP 4/2017 Piotr Nowak wynagrodzenie pracownika 2 000,00 zł 8. Alina Nowacka 1 500,00 zł 9. 14.05.2017 F/30/4/2017 Biuro Rachunkowe FISKUS ul. Skarbowa 1, Katowice usługi księgowe 500,00 zł 10. 30.05.2017 10.05.2017 F 50/2017 DEF sp. z o.o. ul. Dębowa 100, Katowice zakup towarów 1 000,00 zł Suma strony 3 500,00 zł 9 357,00 zł 12 857,00 zł Przeniesienia z poprzedniej strony Razem od początku roku

Księga przychodów i rozchodów W przypadku beneficjentów, u których montaż finansowy projektu zakłada dotację częściową, część kosztów ponoszonych w związku z realizacją projektu jest finansowana ze środków własnych. W takiej sytuacji, część kosztów sfinansowana ze środków własnych będzie stanowiła KUP. Część kosztów sfinansowana dotacją będzie stanowiła NKUP. W przypadku otrzymania zaliczki, beneficjent w momencie księgowania kosztu określa jego część stanowiącą KUP i NKUP. Wybór finansowania w formie refundacji oznacza różnicę w czasie pomiędzy poniesieniem kosztu a otrzymaniem refundacji. W takiej sytuacji, w momencie poniesienia kosztu stanowi on KUP w pełnej wysokości. Otrzymanie refundacji wiąże się z koniecznością korekty KUP w wysokości odpowiadającej kwocie otrzymanego dofinansowania. Rekomenduje się w takiej sytuacji dokonanie stosownej adnotacji w kolumnie 16 PKPiR „Uwagi”. Wystornowanie kwoty NKUP może zostać dokonane: na koniec miesiąca; bezpośrednio w następnej pozycji PKPiR. Jeśli beneficjent otrzymuje refundację w późniejszym terminie, storno powinno zostać dokonane w dacie otrzymania refundacji.

Księga przychodów i rozchodów Przykład 2. Stornowanie zapisów Lp. Data zdarzenia gospodarczego Data zapłaty Nr dowodu księgowego Kontrahent Opis zdarzenia gospodarczego Przychód Zakup towarów handlowych i materiałów Koszty uboczne zakupu Wydatki (Koszty) Uwagi Imię i nazwisko (firma) Adres Wartość sprzedanych towarów i usług Pozostałe przychody Razem przychód (7+8) Wynagrodzenia w gotówce i naturze Pozostałe wydatki Razem wydatki (12+13)   1 2 2a 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. 20.04.2017 27.04.2017 F123/2017 ABC sp. z o.o. ul. Klonowa 15, Katowice zakup latopa - zł 4 500,00 zł 2. F124/2017 zakup drukarki 570,00 zł 3. 25.04.2017 30.04.2017 F/20/4/2017 XYZ S.A. ul. Arbuzowa 10, Katowice druk plakatów i ulotek reklamowych 250,00 zł 4. WB 5/2017 Bank Handlowy ul. Finansowa 1, Katowice opłata za prowadzenie konta i przelewy 37,00 zł 5. DW 20/2017 Jan Kowalski praca własna właściciela 2 500,00 zł 6. LP 4/2017 Piotr Nowak wynagrodzenie pracownika 2 000,00 zł 7. Alina Nowacka 1 500,00 zł 8. 14.05.2017 F/30/4/2017 Biuro Rachunkowe FISKUS ul. Skarbowa 1, Katowice usługi księgowe 500,00 zł 9. 30.05.2017 10.05.2017 F 50/2017 DEF sp. z o.o. ul. Dębowa 100, Katowice zakup towarów 1 000,00 zł SUMA 3 500,00 zł 9 357,00 zł 12 857,00 zł 20.06.2017 WB 10/2017 Instytucja Pośrednicząca ul. Kościuszki 30, Katowice refundacja kosztów 9 000,00 zł DW 30/2017 Przedsiębiorstwo korekta kosztów - 9 000,00 zł - 9 000,00 zł Suma strony 357,00 zł 3 857,00 zł Przeniesienia z poprzedniej strony Razem od początku roku

Księga przychodów i rozchodów Kolejnym rozwiązaniem stosowanym przez beneficjentów projektów jest ujmowanie w PKPiR w jednym wierszu kwoty stanowiącej KUP w odpowiedniej kolumnie oraz kwoty NKUP w kolumnie 16. Taki sposób ewidencjonowania kosztów umożliwia kontrolowanie montażu finansowego, a dodatkowo pomocne może być w trakcie kontroli wydatkowania dotacji lub kontroli przeprowadzanej przez administrację skarbową.

Księga przychodów i rozchodów Przykład 3. Dzielenie zapisów Lp. Data zdarzenia gospodarczego Data zapłaty Nr dowodu księgowego Kontrahent Opis zdarzenia gospodarczego Przychód Zakup towarów handlowych i materiałów Koszty uboczne zakupu Wydatki (Koszty) Uwagi Imię i nazwisko (firma) Adres Wartość sprzedanych towarów i usług Pozostałe przychody Razem przychód (7+8) Wynagrodzenia w gotówce i naturze Pozostałe wydatki Razem wydatki (12+13)   1 2 2a 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. 03.04.2017 WB 4/2017 Instytucja Pośrednicząca ul. Kościuszki 30, Katowice zaliczka na dotację - zł 9 000,00 zł 2. 20.04.2017 27.04.2017 F123/2017 ABC sp. z o.o. ul. Klonowa 15, Katowice zakup latopa 1 350,00 zł 3150 3. F124/2017 zakup drukarki 171,00 zł 399 4. 25.04.2017 30.04.2017 F/20/4/2017 XYZ S.A. ul. Arbuzowa 10, Katowice druk plakatów i ulotek reklamowych 75,00 zł 175 5. WB 5/2017 Bank Handlowy ul. Finansowa 1, Katowice opłata za prowadzenie konta i przelewy 11,10 zł 25,9 6. DW 20/2017 Jan Kowalski praca własna właściciela 750,00 zł 1750 7. LP 4/2017 Piotr Nowak wynagrodzenie pracownika 600,00 zł 1400 8. Alina Nowacka 450,00 zł 1050 9. 14.05.2017 F/30/4/2017 Biuro Rachunkowe FISKUS ul. Skarbowa 1, Katowice usługi księgowe 150,00 zł 350 10. 30.05.2017 10.05.2017 F 50/2017 DEF sp. z o.o. ul. Dębowa 100, Katowice zakup towarów 300,00 zł 700 Suma strony 1 050,00 zł 2 807,10 zł 3 857,10 zł Przeniesienia z poprzedniej strony Razem od początku roku

Księga przychodów i rozchodów Beneficjenci mogą także wyodrębnić ewidencję księgową na potrzeby projektu poprzez comiesięczne sporządzanie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych kumulatywnego zestawienia obejmującego wydatki od początku realizacji projektu do końca danego okresu sprawozdawczego. Zestawienie takie tworzone jest poprzez narastające zapisywanie wydatków dotyczących poszczególnych zadań realizowanych ramach projektu oraz kosztów pośrednich. Zestawienie należy sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, które zostały wskazane we wniosku o płatność. Po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego takie zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę, która je sporządza oraz osobę, która je zatwierdza. Stanowi ono element dokumentacji projektu potwierdzającej poniesienie wydatków. Wersja elektroniczna zestawienia powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza powinna pozwalać na uzyskanie w przyszłości danych według stanu na koniec poszczególnych zakończonych okresów sprawozdawczych.

Księga przychodów i rozchodów EFS: W przypadku Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu na koniec danego miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań. Kumulatywne zestawienie należy sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które znajduje się we wniosku o płatność. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych.

Ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa Wytyczne programowe EFRR RPO WSL 2014-2020 Beneficjenci niezobowiązani na podstawie aktualnych przepisów do prowadzenia ewidencji księgowej zobowiązani są do: prowadzenia wykazu – wyodrębnionej ewidencji dokumentów księgowych dotyczących operacji związanych z realizacją projektu według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do Wytycznych programowych.

Ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa Załącznik nr 1 Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu (faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej)   Nazwa i adres beneficjenta: Nazwa projektu: Nr umowy: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 14. Lp. rodzaj dowodu księgowego (dokumentu) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu strony dokonujące operacji gospodarczej (w tym nazwa i adres kontrahenta, ewentualnie NIP) data dokonania operacji gospodarczej / data wystawienia dokumentu* data dokonania zapłaty sposób zapłaty (G – gotówka P – przelew K - karta) opis zdarzenia gospodarczego (w tym nazwa towaru lub usługi) kwota dokumentu brutto (PLN) kwota dokumentu netto (PLN) kwota wydatków kwalifiko-walnych (PLN) w tym VAT uwagi   ..  .. Suma strony Przeniesienie z poprzedniej strony Razem = (Suma strony) + (Przeniesienie z poprzedniej strony) * gdy dokument został sporządzony pod inną datą, należy wpisać datę dokonania operacji gospodarczej, jak również datę wystawienia dokumentu

Kwalifikowalność wydatków

Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków 1 stycznia 2014 r. – 31 grudnia 2023 r. W przypadku projektów, które rozpoczęły się przed 1 stycznia 2014 r., dofinansowane mogą zostać tylko wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej stanowią koszty niekwalifikowalne. Projekty, które zostały fizycznie ukończone (w przypadku robót budowlanych) lub zostały w pełni zrealizowane (w przypadku dostaw towarów i usług) przed przedłożeniem wniosku o dofinansowanie, nie mogą korzystać z dofinansowania z EFS i EFRR w perspektywie 2014- 2020. W przypadku zmian w PO, wydatki, które stają się kwalifikowalne dzięki tej zmianie, uznaje się za kwalifikowalne dopiero od daty przedłożenia KE wniosku o zmianę programu operacyjnego, lub w przypadku zmiany elementów programu operacyjnego nieobjętych decyzją KE, od daty wejścia w życie decyzji wprowadzającej te zmiany. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie

Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków Okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu może przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, jednak nie wcześniej niż data początku kwalifikowalności wydatków. Początkowa i końcowa data kwalifikowalności wydatków określona w umowie o dofinansowanie może zostać zmieniona w uzasadnionym przypadku, na wniosek beneficjenta, za zgodą właściwej instytucji będącej stroną umowy, na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie. Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie mogą zostać uznane za kwalifikowalne wyłącznie w przypadku spełnienia warunków kwalifikowalności określonych w Wytycznych i umowie o dofinansowanie

Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków W przypadku projektów współfinansowanych z EFS, a w przypadku EFRR i FS, o ile tak wynika z wytycznych programowych bądź regulaminu konkursu lub dokumentacji dot. projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym, możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że: wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostaną poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W takim przypadku, wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych horyzontalnych.

Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków W przypadku, gdy umowa między beneficjentem a podmiotem wykonującym na jego rzecz roboty budowlane/towary/ usługi przewiduje ustanowienie zabezpieczenia w formie tzw. kwoty zatrzymanej, może się zdarzyć, że termin wypłaty kwoty zatrzymanej przekroczy termin końcowej daty ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonej w umowie o dofinansowanie. W takiej sytuacji, aby wydatek stanowiący wypłatę kwoty zatrzymanej mógł stanowić wydatek kwalifikowalny, termin realizacji projektu powinien zostać tak określony, aby w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu uwzględniony był okres gwarancyjny, po upływie którego następuje wypłata kwoty zatrzymanej i aby wypłata tej kwoty nastąpiła przed upływem końcowego terminu ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonego w umowie o dofinansowanie. W celu przyspieszenia terminu zwrotu kwoty zatrzymanej można dopuścić posłużenie się przez wykonawcę gwarancją instytucji finansowej. Zwrot kwoty zatrzymanej (faktyczne poniesienie wydatku) po upływie okresu kwalifikowalności wydatków w projekcie nie stanowi wydatku kwalifikowalnego.

Zasada faktycznego poniesienia wydatku Z zastrzeżeniem szczegółowych warunków i procedur ponoszenia wydatków określonych w wytycznych programowych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi, do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został FAKTYCZNIE PONIESIONY przez beneficjenta. Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek PONIESIONY W ZNACZENIU KASOWYM, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.

Zasada faktycznego poniesienia wydatku Wyjątki od powyższej reguły stanowią: wkład niepieniężny; wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu w ramach projektów współfinansowanych z EFS; koszty amortyzacji; rozliczenia dokonywane na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej; potrącenia wierzytelności; udzielenie promesy premii technologicznej; ważne złożenie depozytu sądowego przez beneficjenta w związku z realizacją projektu; wydatek z tytułu udzielonej gwarancji; wydatki poniesione przez partnera prywatnego w ramach Partnerstwa Publiczno- Prywatnego odpisy z ZFŚS

Zasada faktycznego poniesienia wydatku Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: w przypadku wydatków pieniężnych: dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, tj. datę księgowania operacji dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności w przypadku wkładu niepieniężnego – datę faktycznego wniesienia wkładu lub inną datę wskazaną przez beneficjenta i zaakceptowaną przez właściwą instytucję będącą stroną umowy w przypadku amortyzacji – datę dokonania odpisu amortyzacyjnego w przypadku potrącenia – datę, o której mowa w art. 499 Kodeksu cywilnego w przypadku depozytu sądowego – datę faktycznego wniesienia depozytu do sądu w przypadku rozliczeń na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej – datę jej zaksięgowania w przypadku udzielenia promesy premii technologicznej – datę jej otrzymania

Wydatki niekwalifikowalne Następujące wydatki są uznawane za niekwalifikowalne: prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut; odsetki od zadłużenia, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielania wsparcia na te cele; koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji; kary i grzywny; świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS); rozliczenie notą obciążeniową zakupu środka trwałego będącego własnością beneficjenta lub prawa przysługującego beneficjentowi (taki środek trwały może być uwzględniony jako wkład własny w projekcie); wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON); koszty postępowania sądowego, wydatki związane z przygotowaniem i obsługą prawną spraw sądowych oraz wydatki poniesione na funkcjonowanie komisji rozjemczych (z wyjątkami); wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych;

Wydatki niekwalifikowalne c.d. podatek VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów krajowych; wydatki poniesione na zakup nieruchomości przekraczające 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu, przy czym w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się te budynku – limit wynosi 15%, a w przypadku instrumentów finansowych skierowanych na wspieranie rozwoju obszarów miejskich lub rewitalizację obszarów miejskich – limit ten wynosi 20%; zakup lokali mieszkalnych, za wyjątkiem wydatków dokonanych w ramach celu tematycznego 9 Promowanie włączenia społecznego, walka z ubóstwem i wszelką dyskryminacją, poniesionych zgodnie z Wytycznymi; inne niż część kapitałowa raty leasingowej wydatki związane z umową leasingu, w szczególności marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; transakcje dokonane w gotówce, których wartość przekracza 15.000 zł; wydatki poniesione na przygotowanie i wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie projektu w przypadku wszystkich projektów;

Wydatki niekwalifikowalne c.d. premia dla współautora wniosku o dofinansowanie opracowującego np. studium wykonalności, naliczana jako procent wnioskowanej/uzyskanej kwoty dofinansowania i wypłacana przez beneficjenta; w przypadku projektów współfinansowanych z EFS – wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing w przypadku projektów współfinansowanych z EFRR i EFS – wydatki na rzecz likwidacji lub budowy elektrowni jądrowych, inwestycji na rzecz redukcji emisji gazów cieplarnianych, wytwarzania, przetwórstwa i wprowadzania do obrotu tytoniu i wyrobów tytoniowych, beneficjentów będących przedsiębiorstwami w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy publicznej, inwestycji w infrastrukturę portów lotniczych, chyba że są one związane z ochroną środowiska lub towarzyszą im inwestycje niezbędne do łagodzenia lub ograniczenia ich negatywnego wpływu na środowisko lub klimat w przypadku projektów współfinansowanych z EFS – wydatki na rzecz inwestycji w budynki mieszkalne, chyba że są one związane z promowaniem efektywności energetycznej lub korzystaniem z odnawialnych źródeł energii, przedsiębiorstw w trudnej sytuacji w rozumieniu unijnych przepisów dotyczących pomocy publicznej; w przypadku instrumentów finansowych – wkłady rzeczowe

Wydatki niekwalifikowalne Wydatki poniesione w ramach projektu przez partnera, który nie został wybrany zgodnie z ustawą wdrożeniową, mogą być uznane za niekwalifikowalne przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, przy czym wysokość wydatków niekwalifikowalnych uwzględnia stopień naruszenia przepisów. Wydatki na działania świadomościowe (m.in. kampanie informacyjno-promocyjne i różne działania upowszechniające – przy czym nie dot. to działań informacyjno- promocyjnych ujętych w kosztach pośrednich projektów finansowanych z EFS), chyba że wynikają z zatwierdzonego przez PO projektu.

Dokumentowanie wydatków Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każdy dokument księgowy powinien zawierać: określenie rodzaju dowodu określenie stron (nazwa, adres, numery identyfikacyjne) pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji treść (opis) danej operacji, jej wartość oraz jeśli to możliwe także ilość i cenę jednostkową datę operacji i sporządzenia dowodu podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operację, pozwalające jednoznacznie zidentyfikować te osoby zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych W przypadku wkładu niepieniężnego, dowodem poniesienia wydatku są dokumenty o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub inne dokumenty jeśli takie przewidziane zostały w danym RPO.

INSTRUKCJI WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Opis dokumentów - EFRR Minimalny zakres opisu dowodu księgowego, który należy umieścić na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej wskazano w INSTRUKCJI WYPEŁNIANIA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

Pierwsza strona faktury/innego dokumentu Opis dokumentów - EFRR Pierwsza strona faktury/innego dokumentu Na pierwszej stronie oryginału (przed skopiowaniem/skanowaniem go na potrzeby wniosku o płatność) należy dokonać dwóch zapisów: Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach RPO WSL 2014-2020. Ujęto we wniosku o płatność za okres od …………..… do …………..… Data wskazana na pierwszej stronie wniosku o płatność. W przypadku sporządzania korekty do wniosku o płatność zapisu tego nie modyfikuje się. W prawym górnym rogu dokumentu należy podać numer księgowy lub kod księgowy według ewidencji księgowej projektu (podany w kolumnie Numer księgowy lub ewidencyjny w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem).

Na odwrocie faktury/innego dokumentu: Opis dokumentów - EFRR Na odwrocie faktury/innego dokumentu: Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Podpisy wraz z datą osób dokonujących akceptacji Sprawdzono pod względem merytorycznym Zatwierdzono do wypłaty Dekretacja na konta Np.: Wn Ma 080 201 Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej Jeśli dotyczy. Np.: Dział 801 Rozdział 80101 Paragraf § 6058

Numer zamówienia publicznego: … Opis dokumentów - EFRR c.d. Wydatki wykazane na fakturze są poniesione zgodnie z art. … w trybie … Ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Np. art. 39 w trybie przetargu nieograniczonego. Numer zamówienia publicznego: … Jeśli dotyczy. Wydatek poniesiony zgodnie z umową / zleceniem nr ... z dnia … Potwierdzam prawidłowe wykonanie robót zgodnie z protokołem odbioru z dnia .... oraz umową nr <numer umowy z wykonawcą> z dnia .... zawartej pomiędzy <nazwa Beneficjenta>, a <nazwa Wykonawcy>. W przypadku dostaw bądź usług pkt. ten nie jest wymagany.

Opis dokumentów - EFRR c.d. Wydatek finansowany w ramach projektu pn. <tytuł projektu>, na podstawie umowy/decyzji/porozumienia <niepotrzebne skreślić>, o dofinansowaniu projektu nr <numer umowy /decyzji/ porozumienia> realizowanego przez <nazwa Beneficjenta>. Projekt jest współfinansowany z EFRR w ramach RPO WSL 2014-2020. Należy opisać analogicznie jeśli wydatek jest refundowany z innych źródeł, np. EFS, WFOŚ. Kwota wydatków kwalifikowalnych w odniesieniu do nazwy kosztu: <Przedstawiony wydatek musi odnosić się do nazwy kosztu uwzględnionego we wniosku o dofinansowanie projektu części dotyczącej zakresu rzeczowo – finansowego projektu> (nazwa kosztu) ………………………. netto …….. zł, VAT ……………..zł <itd.> <uzupełnić tę część jeśli dotyczy> w tym wydatek w kwocie … poniesiony z zaliczki wypłaconej w dniu …

Opis dokumentów - EFRR c.d. Kwota wydatku z podziałem na wydatki majątkowe i bieżące (nazwa kosztu)… kwota … - wydatki majątkowe < itd.> Wydatek poniesiony na zakupiony sprzęt/wyposażenie … <Należy wpisać numer seryjny oraz numer inwentarzowy> <uzupełnić ten punkt jeśli dotyczy> Kwota wydatku sfinansowana ze źródła zewnętrznego … <Należy wskazać źródło finasowania> w kwocie … Wydatki z faktury dotyczą: <wydatki wskazane we wniosku o płatność (tabela Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu), w części podlegającej refundacji> Wydatków objętych cross-financingiem, w kwocie … Wydatków poniesionych na zakup gruntów, w kwocie … Wydatków stanowiących wkład rzeczowy w ramach projektu, w kwocie … Wydatków poniesionych poza obszarem UE, w kwocie …

Opis dokumentów - EFRR Dopuszczalne są odstępstwa dla przyjętego wzoru – jeśli są wymagane – np. zmiana podstawy prawnej.

Opis dokumentów - EFS Dokumenty finansowo – księgowe potwierdzające poniesione wydatki w ramach RPO WSL 2014- 2020 powinny zawierać następujące elementy: Adnotację o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o sprawdzeniu pod względem merytorycznym wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych tj. wskazanie cyfrowych symboli kont syntetycznych i analitycznych oraz stron, na których są księgowane wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej – dotyczy Beneficjentów prowadzących pełną księgowość; w przypadku jednostek sektora finansów publicznych obowiązuje także zapis o klasyfikacji budżetowej. Adnotację o zatwierdzeniu dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem. W przypadku stosowania nieczytelnych podpisów lub parafek bez pieczęci funkcyjnych należy przedstawić kartę wzoru podpisów. Adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu – sposób i data zapłaty, numer wyciągu bankowego lub raportu kasowego potwierdzającego ten fakt.

Opis dokumentów - EFS Opis przedstawiający związek wydatku z projektem, zawierający co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – wskazanie odrębnych kwot w odniesieniu do każdego zadania. W przypadku, gdy kwota wskazana na dokumencie tylko w części dotyczy projektu, zapis kwoty kwalifikowanej wydatków projektu wraz z wyliczeniem (ewentualnie wyliczenie może stanowić załącznik). W przypadku, gdy w projekcie występuje wkład własny należy wskazać podział kwot na źródła finansowania np. FP, JST, PFRON, prywatne; adnotację o zastosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych (Beneficjent wskazuje na dokumencie podstawę prawną oraz numer umowy zawartej w wyniku postępowania o udzie-lenie zamówienia publicznego) lub zasady konkurencyjności (wraz z wskazaniem numeru umowy/kontraktu); adnotację o poniesieniu wydatku w ramach cross-financingu.

Opis dokumentów - EFS Na pierwszej stronie dokumentu finansowo-księgowego powinien zostać wpisany jego numer w ewidencji księgowej. Dokumenty finansowe - faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie muszą być oznaczone poprzez umieszczanie logotypów. Obowiązek związany z opisem dokumentów dotyczy wszystkich wydatków bez względu na źródło ich finansowania (dofinansowanie, wkład własny). W przypadku braku wystarczającej ilości miejsca na dokumencie finansowym zaleca się zamieścić wszystkie niezbędne informacje na dodatkowej kartce papieru oznaczając ją jako załącznik do dokumentu finansowego nr…. , a na dokumencie głównym zapis o treści: „opis niniejszego dokumentu zamieszczono na załączniku”. Obie kartki ( dokument i załącznik) należy trwale spiąć.

Opis dokumentów - EFS W przypadku kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz opisywania dokumentów księgowych.

Księgowanie wydatków w projekcie

Zakup środków trwałych i WNiP Wydatki związane z zakupem ŚT oraz WNiP kwalifikują się do współfinansowania pod warunkiem, że wartości te będą ujęte w ewidencji* ŚT oraz WNiP. * Poprzez to pojęcie rozumie się wyodrębnioną dla projektu ewidencję, której zasady zostały opisane w Polityce Rachunkowości lub dokumencie równoważnym regulującym zasady rachunkowości (księgi rachunkowe), krajowe przepisy podatkowe (księgi podatkowe), a w przypadku beneficjentów niepodlegających reżimowi tych ustaw – w oparciu o wytyczne IZ PO.

Zakup środków trwałych i WNiP Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na: środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole), środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia). Środki trwałe mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu (w ramach projektów finansowanych z EFRR wymóg uzasadniania nie dotyczy konieczności zakupu wyposażenia na stałe zainstalowanego, wpisanego do rejestru ŚT i traktowanego jako wydatki inwestycyjne, zgodnie z ustawą o rachunkowości)

Zakup środków trwałych i WNiP Środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, o których mowa w pkt 1 lit. a), a także koszty ich dostawy, montażu i uruchomienia, mogą być kwalifikowalne w całości lub części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu. IZ PO może określić dodatkowe warunki kwalifikowalności zakupu środków trwałych, o których mowa w pkt 1 lit. a) w wytycznych programowych.

Zakup środków trwałych i WNiP Środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania projektu Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, o których mowa w pkt 1 lit. b), o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3.500 PLN netto, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. W takim przypadku rozlicza się wydatki do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2 Wytycznych (jak dla amortyzacji). W takim przypadku wartość środków trwałych nie wchodzi do limitu środków trwałych i cross-financingu. Jeżeli środki trwałe, o których mowa w pkt 1 lit. b), wykorzystywane są także do innych zadań niż założone w projekcie, wydatki na ich zakup kwalifikują się do współfinansowania w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym dokonanym w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do ich wykorzystania w celu realizacji projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy amortyzacyjne i stosuje sekcję 6.12.2 Wytycznych (jak dla amortyzacji).

Zakup środków trwałych i WNiP Projekty współfinansowane z EFS W ramach projektów współfinansowanych z EFS, dopuszczalny % poziom wartości wydatków na zakup ŚT o wartości jednostkowej równej lub wyższej niż 3.500 zł netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu określany jest w IZ PO w PO lub SZOOP, pod warunkiem zachowania zgodności z zapisami PO i Rozporządzenia ogólnego oraz zasadności przyjęcia określonego poziomu w danym typie projektów. Wydatki ponoszone na zakup ŚT oraz cross-financing powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie są niekwalifikowalne.

Amortyzacja ŚT oraz WNiP Koszty amortyzacji ŚT oraz WNiP kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą ŚT oraz WNiP, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, odpisy amortyzacyjne zostały dokonane zgodnie z właściwymi przepisami prawa krajowego, wydatki poniesione na zakup ŚT oraz WNiP nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne projektu, ani też ich zakup nie był współfinansowany ze środków unijnych (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje aktywa na potrzeby projektu, ale nie może zrefundować kosztów zakupu), odpisy amortyzacyjne dotyczą ŚT oraz WNiP, które zostały zakupione w sposób racjonalny i efektywny, tj. ich ceny nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych,

Amortyzacja ŚT oraz WNiP c.d. w przypadku, gdy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w celu realizacji projektu. W przypadku, o którym mowa w lit. f), wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.

Leasing W przypadku zastosowania w ramach projektu finansowania w drodze leasingu, wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest: w przypadku leasingu finansowego, alternatywnie: kwota przypadająca na część raty leasingowej wystawionej na rzecz beneficjenta, związanej ze spłatą kapitału przedmiotu umowy leasingu, o ile we wniosku o dofinansowanie beneficjent jest wskazany jako podmiot ponoszący wydatki, albo kwota przypadająca na fakturę nabycia przedmiotu leasingu, wystawiona na rzecz leasingodawcy, o ile we wniosku o dofinansowanie leasingodawca jest wskazany przez beneficjenta jako podmiot upoważniony do poniesienia wydatku na zakup leasingowanego dobra, w przypadku leasingu operacyjnego – kwota przypadająca na część raty leasingowej wystawionej na rzecz beneficjenta, związanej ze spłatą kapitału przedmiotu umowy leasingu, w przypadku leasingu zwrotnego – w zależności od ostatecznej formy jaką przybierze leasing zwrotny, wydatki, o których mowa w lit. a-b. Dowodem faktycznego poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty leasingowej.

Leasing Maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych nie może przekroczyć rynkowej wartości dobra będącego przedmiotem leasingu. Oznacza to, że kwota kwalifikująca się do współfinansowania nie może być wyższa, niż: kwota, na którą opiewa dowód zakupu wystawiony leasingodawcy przez dostawcę współfinansowanego dobra – w przypadku dóbr zakupionych nie wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o dofinansowanie projektu, rynkowa wartość dobra będącego przedmiotem leasingu określona w wycenie sporządzonej przez uprawnionego rzeczoznawcę lub w wycenie sporządzonej w oparciu o metodologię przedstawioną przez beneficjenta – w przypadku dóbr zakupionych wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o dofinansowanie projektu. Wycena może zostać zastąpiona udokumentowaniem wyboru przedmiotu leasingu w procedurze przetargowej zapewniającej zachowanie uczciwej konkurencji. Decyzję dotyczącą dopuszczalnych sposobów wyceny dobra będącego przedmiotem leasingu podejmuje IZ PO.

Leasing Środki w ramach pomocy unijnej na realizację umów leasingu są wypłacane leasingobiorcy zgodnie z faktycznie spłacanymi ratami leasingu. W przypadku, gdy okres obowiązywania umowy leasingu przekracza końcową datę kwalifikowalności wydatków, wydatkami kwalifikującymi się do współfinansowania są wyłącznie raty leasingowe, których termin płatności przypada na okres ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonych w umowie o dofinansowanie oraz faktycznie zapłacone w tym okresie.

Leasing W przypadku leasingu finansowego, do współfinansowania może kwalifikować się również wydatek poniesiony przez leasingodawcę na zakup dobra leasingowanego beneficjentowi w związku z realizacją projektu. Warunkiem umożliwiającym zakwalifikowanie tego wydatku jest wskazanie takiego rozwiązania we wniosku o dofinansowanie, co stanowi jednocześnie upoważnienie dla firmy leasingowej do poniesienia wydatku na rzecz beneficjenta. W takim przypadku wydatki poniesione przez beneficjenta na opłacenie rat związanych z leasingiem tego dobra stanowią wydatki niekwalifikowalne. W sytuacji, o której mowa powyżej, dowodem poniesienia wydatku jest faktura zakupu wystawiona na leasingodawcę lub równoważny dokument księgowy wraz z dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności. Część kapitałowa raty leasingowej, płacona przez leasingobiorcę w ramach leasingu zwrotnego, jest wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania. Należy jednak pamiętać, że współfinansowanie UE nie może posłużyć do ponownego nabycia danego dobra, jeśli jego zakup był wcześniej współfinansowany ze środków UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych.

Koszty pośrednie Koszty pośrednie mogą być kwalifikowalne w ramach projektu, o ile tak stanowią Wytyczne lub wytyczne programowe. Koszty pośrednie to koszty niezbędne do realizacji projektu, ale niedotyczące bezpośrednio głównego przedmiotu projektu. Katalog kosztów pośrednich w ramach PO definiuje właściwa IZ PO, z zastrzeżeniem że w przypadku projektów współfinansowanych z EFS kosztami pośrednimi są koszty wymienione w Rozdziale 8.4 Wytycznych horyzontalnych. Koszty pośrednie projektu rozliczane stawką ryczałtową zdefiniowane w Wytycznych stanowią % poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu wydatków bezpośrednich; % zawsze jest wskazany w umowie o dofinansowanie.

Koszty pośrednie IZ PO określa warunki rozliczania kosztów pośrednich w ramach PO, przy czym koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: stawką ryczałtową, przy czym IZ PO określa w wytycznych programowych możliwe do stosowania stawki ryczałtowe w ramach PO oraz kategorie beneficjentów lub projektów, w których ww. stawki są lub mogą być stosowane, na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. z pełnym udokumentowaniem wydatków), z zachowaniem pozostałych postanowień Wytycznych, w tym zasady konkurencyjności, przy czym jeżeli w danym PO określono stawkę ryczałtową jako możliwy sposób rozliczania kosztów pośrednich, wysokość kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków nie może znacznie odbiegać od stawek ryczałtowych ustalonych przez IZ PO dla kosztów pośrednich rozliczanych stawką ryczałtową, a IZ PO w wytycznych programowych określa maksymalny limit kosztów pośrednich, które mogą być rozliczone na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w ramach danego PO. W projektach finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są tylko stawką ryczałtową.

Koszty pośrednie W przypadku, gdy IZ PO pozostawia beneficjentowi możliwość wyboru jednego ze sposobów rozliczania kosztów pośrednich, IZ PO zapewnia, że beneficjent dokonuje wyboru na etapie złożenia wniosku o dofinansowanie, przy czym od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania wydatków.

Koszty zaangażowania personelu Koszty związane z wynagrodzeniem personelu mogą być kwalifikowalne w ramach projektu, o ile wynika to ze specyfiki projektu, na warunkach określonych w Wytycznych horyzontalnych oraz wytycznych programowych. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z Kodeksem pracy oraz z Kodeksem cywilnym. Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności: wynagrodzenie brutto składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na ZFŚS oraz wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą o pracowniczych programach emerytalnych.

Koszty zaangażowania personelu W ramach wynagrodzenia personelu niekwalifikowalne są: wpłaty na PFRON, świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu, koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu, koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, oraz potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.

Koszty zaangażowania personelu Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie jeżeli wynika z przepisów prawa pracy (w rozumieniu Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych, układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumieniach zbiorowych, regulaminach i statutach określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy) i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu zatrudnionego jednocześnie z instytucji uczestniczącej w realizacji PO (IZ PO lub instytucji, do której IZ PO delegowała zadania zw. z zarządzaniem PO) na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów (tj. naruszenie zasady bezinteresowności i bezstronności) lub podwójne finansowanie.

Koszty zaangażowania personelu Wydatki zw. z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie, łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie, wykonanie zadań przez tę osobę jest potwierdzone sporządzonym przez nią protokołem wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę i ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę Jeżeli stosunek pracy pracownika beneficjenta tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na ½ etatu, ¼ etatu w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne o ile: zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy, zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika, wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa powyżej, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody (z wyłączeniem nagrody jubileuszowej) lub premie, o ile spełnione są łącznie następujące warunki: nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub w regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, nagrody lub premie przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną łącznie następujące warunki: możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby w projekt wysokość dodatku uzależniona jest odo zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę Co do zasady, dodatki są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego (czyli wynagrodzenia zgodnie z regulaminem wynagrodzeń danej instytucji) wraz ze składnikami (składki na ubezpieczenie, FP i FGŚS oraz na Pracowniczy Program Emerytalny).

Koszty zaangażowania personelu Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy (w rozumieniu zgodnym z art. 9 § 1 Kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych regulujących prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumieniach zbiorowych, regulaminach i statutach określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy) i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.

Koszty zaangażowania personelu Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne. W ramach projektu mogą być kwalifikowalne koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu, pod warunkiem, że jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu oraz koszty te zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menedżerski) są kwalifikowalne z zastrzeżeniem zachowania odpowiedniej procedury wyboru dostawcy. Wydatki poniesione na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta, są niekwalifikowalne. Nie dotyczy to umów o dzieło.

Koszty zaangażowania personelu Personel zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej Rozliczenie umowy zlecenia następuje na podstawie protokołu (protokół musi wskazywać prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie) wraz z dowodem księgowym potwierdzającym poniesienie wydatku. Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie umowy o dzieło są kwalifikowalne jeżeli są łącznie spełnione następujące warunki: charakter zadań uzasadnia zawarcie umowy o dzieło (umowa o dzieło musi spełniać wymogi określone w art. 627 KC i nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły), wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło wskazane zostało we wniosku rozliczenie personelu następuje na podstawie protokołu wskazującego wynik rzeczowy wykonanego dzieła oraz dokumentu księgowego potwierdzającego poniesienie wydatku.

Koszty zaangażowania personelu Samozatrudnienie Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby samozatrudnionej, tj. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wykonującej osobiście zadania w ramach projektu, którego jest beneficjentem, pod warunkiem wyraźnego wskazania takiej formy zaangażowania oraz określenia zakresu obowiązków tej osoby w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Wysokość wynagrodzenia osoby samozatrudnionej wynika z wniosku o dofinansowanie. Poniesienie wydatku na wynagrodzenie jest dokumentowane dokumentem księgowym, np. notą obciążeniową oraz protokołem.

Koszty zaangażowania personelu Inne formy zaangażowania personelu Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby zatrudnionej za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, o ile wydatki związane z wynagrodzeniem tej osoby: są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, nie są zawyżone w stosunku do stawek rynkowych. Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby zatrudnionej na podstawie innych form zatrudnienia, pod warunkiem ich zgodności z założeniami projektu. Poniesienie wydatku na ww. wynagrodzenie jest dokumentowane dokumentem księgowym oraz protokołem.

VAT i jego kwalifikowalność

Kwalifikowalność podatku VAT Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 Podatki i inne opłaty, w szczególności podatek VAT, mogą być uznane za wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, gdy beneficjent nie ma prawnej możliwości ich odzyskania. Możliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzeń do tej ustawy. Warunek określony w pkt 1 oznacza, iż zapłacony podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo (czyli beneficjent nie ma prawnych możliwości) do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na nie podjęcie przez beneficjenta czynności zmierzających do realizacji tego prawa.

Kwalifikowalność podatku VAT Regulacje ustawy o VAT Art. 86 ust. 1 W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje wyłącznie wówczas, gdy zakupione przez beneficjenta towary i usługi będą służyły czynnościom opodatkowanym. Prawo do odliczenia nie przysługuje w zakresie, w jakim zakupy związane są z czynnościami zwolnionymi z VAT lub z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu. Z orzecznictwa TSUE wynika, że związek zakupów z czynnościami opodatkowanymi powinien mieć zasadniczo bezpośredni charakter. Tym samy, beneficjent realizujący projekt dofinansowany ze środków PO będzie mógł odliczyć VAT wówczas, gdy zakupy towarów i usług w ramach realizowanego projektu związane są bezpośrednio z wykonywanymi przez beneficjenta czynnościami opodatkowanymi.

Kwalifikowalność podatku VAT Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 c.d. Dopuszcza się sytuację, w której VAT będzie kwalifikowalny jedynie dla części projektu. W takie sytuacji beneficjent jest zobowiązany zapewnić przejrzysty system rozliczania projektu tak, aby nie było wątpliwości w jakiej części oraz w jakim zakresie VAT może zostać uznany za kwalifikowalny.

Kwalifikowalność podatku VAT Czynności opodatkowane VAT Dostawa towarów i świadczenie usług w kraju opodatkowane stawką 23%, 8%, 5% Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (stawka VAT 0%) Eksport towarów (stawka VAT 0%) Świadczenie usług poza terytorium RP (NP. z prawem do odliczenia VAT naliczonego) Czynności zwolnione z VAT Niektóre usługi szkoleniowe Usługi finansowe Usługi ubezpieczeniowe Inne Czynności niepodlegające opodatkowaniu Czynności wykonywane przez JST w ramach wykonywania funkcji organów władzy publicznej Działalność statutowa instytucji kultury, stowarzyszeń, fundacji VAT PODLEGA ODZYSKANIU VAT NIE PODLEGA ODZYSKANIU VAT NIE PODLEGA ODZYSKANIU

Kwalifikowalność podatku VAT Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 c.d. Podatek VAT w stosunku do wydatków, dla których beneficjent odlicza ten podatek częściowo wg proporcji ustalonej zgodnie z przepisami ustawy o VAT, jest kwalifikowalny w części, która nie może zostać odzyskana z budżetu krajowego, chyba że IZ PO ograniczy możliwość jego kwalifikowania w wytycznych programowych w ramach danego PO.

Kwalifikowalność podatku VAT Art. 86 ust. 2a-2h ustawy o VAT (PREWSPÓŁCZYNNIK) 2a. W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza (…), gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej "sposobem określenia proporcji". Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć. 2b.  Sposób określenia proporcji najbardziej odpowiada specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć, jeżeli: zapewnia dokonanie obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do części kwoty podatku naliczonego proporcjonalnie przypadającej na wykonywane w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowane oraz obiektywnie odzwierciedla część wydatków przypadającą odpowiednio na działalność gospodarczą oraz na cele inne niż działalność gospodarcza (…) - w przypadku, o którym mowa w tym przepisie, gdy przypisanie tych wydatków w całości do działalności gospodarczej nie jest możliwe.

Kwalifikowalność podatku VAT Art. 90 ustawy o VAT (PROPORCJA SPRZEDAŻY OPODATKOWANEJ I ZWOLNIONEJ) W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych i zwolnionych z VAT, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Proporcję, o której mowa w ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.

Kwalifikowalność podatku VAT zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT i niepodlegającymi opodatkowaniu odliczenie częściowe w oparciu o tzw. prewspółczynnik zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT i zwolnionymi z VAT odliczenie częściowe w oparciu o tzw. proporcję sprzedaży zakup zw. z czynnościami opodatkowanymi VAT, niepodlegającymi opodatkowaniu i zwolnionymi z VAT odliczenie częściowe dwuetapowe: w oparciu o prewspółczynnik, a następnie w oparciu o proprocję sprzedaży

Kwalifikowalność podatku VAT Art. 90c oraz art. 91 ustawy o VAT (KOREKTA ROCZNA I WIELOLETNIA PODATKU NALICZONEGO) Po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 1, jest on obowiązany dokonać korekty kwoty podatku odliczonego zgodnie z art. 90 ust. 2-10, z uwzględnieniem proporcji obliczonej w sposób określony w art. 90 ust. 2-6 lub 10 lub przepisach wydanych na podstawie art. 90 ust. 11 i 12, dla zakończonego roku podatkowego. W przypadku towarów i usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, a także gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów, jeżeli zostały zaliczone do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nabywcy, z wyłączeniem tych, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł, korekty, o której mowa w ust. 1, podatnik dokonuje w ciągu 5 kolejnych lat, a w przypadku nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów - w ciągu 10 lat, licząc od roku, w którym zostały oddane do użytkowania. Roczna korekta w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dotyczy jednej piątej, a w przypadku nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów - jednej dziesiątej kwoty podatku naliczonego przy ich nabyciu lub wytworzeniu. W przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 15 000 zł, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, z tym że korekty dokonuje się po zakończeniu roku, w którym zostały oddane do użytkowania.

Kwalifikowalność podatku VAT Wytyczne horyzontalne pkt 6.13 c.d. Biorąc pod uwagę, iż prawo do obniżenia VAT należnego o VAT naliczony może powstać zarówno w okresie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, właściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, aby beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych, zobowiązali się dołączyć do wniosku o dofinansowanie „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór opracowuje IZ PO. Oświadczenie składa się z dwóch integralnych części. W ramach pierwszej części beneficjent oświadcza, iż w chwili składania wniosku o dofinansowanie nie może odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu VAT, którego wysokość została określona w odpowiednim punkcie wniosku o dofinansowanie (fakt ten decyduje o kwalifikowalności VAT). Natomiast w części drugiej beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej ze środków unijnych części VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku przez beneficjenta. „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT” podpisane przez beneficjenta powinno stanowić załącznik do zawieranej z beneficjentem umowy o dofinansowanie.

Kontrola wyodrębnionej dokumentacji księgowej Kontrola wyodrębnionej dokumentacji księgowej. Najczęściej popełniane błędy

Kontrola wyodrębnionej dokumentacji księgowej Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020. IZ mogą doprecyzować i uzupełnić obowiązki instytucji systemu wdrażania w zakresie procesu kontroli, w ramach konkretnego programu operacyjnego, w wytycznych programowych, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020

Kontrola wyodrębnionej dokumentacji księgowej Kontrola na etapie weryfikacji wniosków o płatność Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta – kontrole mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontrola na zakończenie projektu – obligatoryjnie przeprowadzana jest przed zatwierdzeniem wniosku o płatność końcową. W ramach tej kontroli IZ sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu projektu, co do zasady koncentruje się na sprawdzeniu czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na zaprzestaniu prowadzenia działalności, zmianie własności infrastruktury lub innej istotnej zmianie Kontrola dokumentów w zakresie prawidłowości przeprowadzania właściwych procedur udzielania zamówień Kontrola krzyżowa – prowadzona w sytuacji uzasadnionego podejrzenia, że mogło dojść do podwójnego finansowania wydatków Inne kontrole – realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez KE, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa UZP, UKS, NIK i inne

Najczęściej popełniane błędy Błędy zw. ewidencją księgową: niewyodrębnienie ewidencji księgowej dla potrzeb rozliczania projektów unijnych stosowanie wydzielonych kont bez dokonania odpowiedniej aktualizacji obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości i zakładowym planie kont stosowanie wyodrębnionej ewidencji księgowej tylko dla kont zespołu 4 i 5 błędy w księgowaniach księgowanie w ewidencji projektu kosztów niezwiązanych z projektem brak dokumentów źródłowych (dowodów księgowych) używanie konta bankowego projektu do dokonywania płatności niezwiązanych z projektem brak powiązania dokumentu źródłowego z ewidencją księgową brak lub nieprawidłowe ujęcie wkładu własnego w ewidencji księgowej projektu zaewidencjonowanie operacji gospodarczej bez oryginalnego dowodu księgowego

Najczęściej popełniane błędy Błędy w załącznikach do wniosku o płatność: przedmiot faktury/rachunku jest niezgody z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu błędne dane identyfikujące beneficjenta jako nabywcy brak stosownej dekretacji w przypadku odwoływania się w nazwie towaru na fakturze do umowy zawartej pomiędzy beneficjentem a dostawcę brak załączenia kopii umowy błędy w opisie dokumentu księgowego tytuły przelewów nie wskazują za jaką fakturę/rachunek dokonana została płatność z wyciągu bankowego wynika, że faktura dotycząca wydatku kwalifikowalnego została zapłacona razem z fakturami dokumentującymi koszty niekwalifikowalne – nie można wyodrębnić kwoty wydatku kwalifikowalnego zapłata nastąpiła na inny numer rachunku bankowego kontrahenta niż wskazany na fakturze brak załączenia umów o świadczenie usług o charakterze ciągłym (usługi księgowe, telekomunikacyjne, hostingu itp.) – przy usługach ciągłych nie stosuje się protokołów odbioru – jedynym potwierdzeniem ich zrealizowania jest zawarta umowa

Najczęściej popełniane błędy Błędy w załącznikach do wniosku o płatność cd.: brak zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną na załączonym wyciągu z listy płac wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę/zlecenie jest niezgodna z kwotą wskazaną na liście płac brak dokumentacji dotyczącej składek na ubezpieczenie rachunek za wykonanie zlecenia/dzieła nie został podpisany lub zawiera błędy umowy określające warunku pracy dotyczą innego stanowiska niż to, które zostało ujęte w projekcie brak dokumentów potwierdzających wypłatę pełnej kwoty wynagrodzenia oraz podatków/składek.

Najczęściej popełniane błędy Inne: płatność gotówkowa dla należności > 15.000 zł (wcześniej 15.000 euro) odstąpienie od naliczania kar umownych wykonawcom

Archiwizacja dokumentacji projektowej

Archiwizacja dokumentacji projektowej Art. 140 Rozporządzenia ogólnego (Dostępność dokumentów) Bez uszczerbku dla zasad dotyczących pomocy państwa IZ zapewnia udostępnienie Komisji i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu wszystkich dokumentów potwierdzających dotyczących wydatku wspieranego z funduszy polityki spójności i z EFMR w ramach operacji, dla których całkowite wydatki kwalifikowalne wynoszą mniej niż 1.000.000 EUR; udostępnia je na żądanie przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto dany wydatek dotyczący danej operacji. W przypadku operacji innych niż te, o których mowa w akapicie pierwszym, wszystkie dokumenty potwierdzające powinny być udostępnione przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o zastosowaniu do operacji, dla których całkowite wydatki kwalifikowalne wynoszą mniej niż 1.000.000 EUR, zasady, o której mowa w akapicie drugim. Okres, o którym mowa w akapicie pierwszym lub drugim, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji. Instytucja zarządzająca informuje beneficjentów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust. 1.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Art. 140 Rozporządzenia ogólnego (Dostępność dokumentów) c.d. Dokumenty przechowuje się albo w formie oryginałów, albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej. Dokumenty przechowuje się w formie, która pozwala na zidentyfikowanie danych dotyczących ich przedmiotu przez czas nie dłuższy niż jest to konieczne do celów, dla których dane były gromadzone lub dla których są przetwarzane dalej. Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych na powszechnie akceptowanych nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana przez instytucje krajowe i zapewnia, że wersje te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu. Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa zapewniające, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu.

ma pierwszeństwo przez pozostałymi. Archiwizacja dokumentacji projektowej Art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające Rozporządzenie 1303/2013; Art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy o rachunkowości Art. 106a-112 ustawy o VAT Szczegółowe zasady przechowywania i archiwizowania dokumentów wynikają także z zawartych umów o dofinansowanie projektów. W przypadku gdyby wskazane przepisy określały różne terminy przechowywania dokumentacji, należy stosować zasadę, zgodnie z którą przepis wydłużający okres przechowywania ma pierwszeństwo przez pozostałymi.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Do dokumentacji związanej ze zrealizowanym projektem, które podlegają obowiązkowi przechowywania, zaliczają się następujące grupy dokumentów: dokumentacja ogólna projektu (umowa o dofinansowanie, wnioski o płatność wraz z załącznikami, informacje pokontrolne, ewentualnie zastrzeżenia); dokumentacja finansowo-księgowa projektu (wyodrębniona ewidencja księgowa projektu, dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, deklaracje i ewidencje VAT; polityka rachunkowości, zakładowy plan kont itp.); dokumentacja merytoryczna projektu (dokumenty dotyczące inwestycji budowlanych, zakupionego sprzętu i wyposażenia, akty notarialne, akta osobowe pracowników finansowanych z dotacji, karty czasu pracy, listy obecności, regulaminy wynagradzania pracowników); dokumentacja przetargowa projektu (dokumenty wymagane ustawą Prawo zamówień publicznych lub inne dokumenty potwierdzające wybór wykonawców) pozostałe dokumenty związane z projektem (wszystkie inne dokumenty, których nie da się zaklasyfikować do powyższych kategorii)

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji Archiwizacja dokumentacji projektowej Wzór umowy (EFS) Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji § 22 Beneficjent zobowiązuje się przechowywać dokumentację przez okres: pięciu lat począwszy od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, przy czym IZ może przedłużyć ten termin na dalszy czas oznaczony, informując o tym Beneficjenta odrębnym pismem, dziesięciu lat począwszy od dnia w którym przyznano pomoc – w przypadku projektów objętych pomocą publiczną. Przyjmuje się, że miejscem przechowywania dokumentów związanych z realizowanym projektem jest siedziba Beneficjenta. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 1 oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Beneficjent zobowiązuje się poinformować IZ o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizowanym projektem. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 1. W przypadku konieczności zmiany, w tym przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, IZ powiadomi o tym pisemnie Beneficjenta przed upływem terminu określonego w ust. 1 niniejszego paragrafu.

Obowiązki w zakresie archiwizacji oraz informacji i promocji Archiwizacja dokumentacji projektowej Wzór umowy (EFRR) § 18 Obowiązki w zakresie archiwizacji oraz informacji i promocji Beneficjent zobowiązuje się do posiadania i przechowywania oryginałów dokumentów związanych z realizacją projektu (m.in. umowa wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumentacja związana z udzieleniem zamówień publicznych w formie określonej w art. 140 ust. 3 rozporządzenia ogólnego), zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady 1303/2013 przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończenia projektu. IZ RPO WSL, w uzasadnionych przypadkach, może przedłużyć termin, o którym mowa w ust.1 informując o tym beneficjenta na piśmie przed jego upływem. IZ RPO WSL poinformuje beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ust. 1.

Archiwizacja dokumentacji projektowej Wzór umowy (EFRR) c.d. Beneficjent przechowuje dokumenty dotyczące udzielonej pomocy publicznej lub pomocy de minimis przez okres 10 lat od dnia otrzymania pomocy. Dokumenty dotyczące trwałości projektu (m.in. dokumenty potwierdzające utrzymanie wskaźników i celów projektu) beneficjent przechowuje, udostępnia i archiwizuje przez okres pięciu lat lub trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP od dnia dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta lub przez okres obowiązujący zgodnie z zasadami pomocy państwa. Nieprzedłożenie wymaganych przez IZ RPO WSL dokumentów skutkuje uznaniem za niekwalifikowalne wydatków związanych z dokumentacją, którą beneficjent nie dysponuje lub nie posiada jej w formie określonej w art. 140 ust. 3 rozporządzenia ogólnego. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 1, jak również w przypadku zawieszenia lub zaprzestania bądź likwidacji przez beneficjenta działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu.

Dziękuję za uwagę. Agnieszka Bieńkowska doradca podatkowy Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe sp. z o.o. agnieszka.bienkowska@taxens.pl tel. 501-059-159