Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność rozliczanych w ramach POWER Kielce 4 października

Na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie projektu beneficjenci sporządzają wniosek o płatność w Centralnym Systemie Informatycznym (SL2014), w ramach którego Beneficjent:  wnioskuje o przekazanie dofinansowania,  wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu,  przekazuje informację o postępie realizacji projektu, w terminach wskazanych w umowie o dofinansowanie projektu. 2

Celem weryfikacji wniosku o płatność jest:  potwierdzenie zgodności postępu rzeczowego oraz finansowego z umową o dofinansowanie z Wytycznymi w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków ramach EFRR, EFS oraz FS na lata

 monitorowanie projektu w zakresie osiągania jego celów tzn. czy poszczególne etapy zadań prowadzone są terminowo oraz czy osiągane są wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie. Ponadto: każdorazowo sprawdza się czy dana operacja realizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem, budżetem projektu. 4

5 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU  należy zamieścić opis stanu realizacji poszczególnych zadań, które zostały określone w umowie/decyzji o dofinansowanie. Najczęściej popełniane błędy:  Brak zamieszczonego opis dotyczącego podjętych działań z zakresu równości szans i dostępności projektu dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu. Wskaźniki produktu i rezultatu:  Monitorowanie wskaźników powinno przebiegać przez cały okres realizacji projektu, wartości bazowe i docelowe wskaźników powinny być zgodne z wielkościami określonymi we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wystąpienia rozbieżności względem poprzedniego okresu rozliczeniowego opis zmiany wartości wskaźników należy zamieścić w części Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu.

6 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP FINANSOWY- ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW  Należy wprowadzić szczegółowe informacje dotyczące wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym Najczęściej popełniane błędy:  Przy wypełnianiu zestawienia dokumentów należy zwrócić uwagę na wysokość wydatków wykazanych w kolumnach wydatki kwalifikowalne oraz dofinansowanie- wysokość kwoty wydatku powinna być różna gdy przedstawiany do rozliczenia wydatek jest objęty wkładem własnym, jeśli nie kwoty w omawianych kolumnach powinny być tożsame,  W przypadku wydatków ujętych we wniosku o dofinansowanie jako podlegające limitom, należy w zestawieniu dokumentów wypełnić kolumnę wydatki w ramach limitu,

7 c.d WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- POSTĘP FINANSOWY- ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW  W przypadku gdy wykazywana do rozliczenia lista płac zawiera pozycje dotyczące osób niezaangażowanych w realizację projektu w kolumnie kwota dokumentu brutto należy wykazać wartość całej listy,  W przypadku rozliczania wynagrodzeń w kolumnie data zapłaty należy wykazać daty pochodnych od wynagrodzeń,  W zestawieniu należy wykazywać wydatki, których data zapłaty nie wykracza poza okres rozliczeniowy wniosku o płatność,  W przypadku refundacji wydatków daty refundacji należy wykazać w kolumnie data zapłaty,  W przypadku pojawienia się faktury korygującej w bieżącym wniosku o płatność należy wykazać w zestawieniu wydatków kolejno obie faktury, zaznaczając przy tym checkbox przy fakturze korygującej. W tym przypadku nie korzysta się z zakładki Zwroty/korekty.

8 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- WYDATKI ROZLICZANE RYCZAŁTOWO  Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wykazywana w umowie o dofinansowanie projektu,  Beneficjent rozliczając projekt w danym wniosku o płatność posługuje się wartością procentową kosztów pośrednich zawartą w umowie o dofinansowanie projektu.  wartość rozliczanych kosztów pośrednich zależy od wartości rozliczanych kosztów bezpośrednich i nie ma znaczenia wartość faktycznie poniesionych kosztów pośrednich ponieważ nie podlegają one monitorowaniu.  Beneficjent powinien ponosić koszty pośrednie ze środków zaliczki a nie ze środków własnych, a po zatwierdzeniu wniosku o płatność odpowiednio skorygować przekazaną zaliczkę do wysokości wynikających z rozliczonych wydatków kwalifikowalnych.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- WYDATKI ROZLICZANE RYCZAŁTOWO Najczęściej popełniane błędy:  Wysokość wykazywanych wydatków nie jest zgodna z procentem stawki ryczałtowej określonej w umowie o dofinansowanie projektu,  W przypadku gdy koszty pośrednie zawierają wkład własny, wysokość wydatku w kolumnie Dofinansowanie powinna być różna od kwoty wydatków kwalifikowalnych (różnica o kwotę wkładu własnego w kosztach pośrednich przewidzianego wnioskiem o dofinansowanie). 9

10 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- ZWROTY/KOREKTY  Wystąpienie konieczności korekty wydatku rozliczonego w poprzednich wnioskach o płatność i wysokości wydatków narastająco - korekta „na minus” gdy wydatek został rozliczony w nadmiernej wysokości lub wydatek został zwrócony przez uczestnika projektu, -Korekta „na plus” gdy wydatek został rozliczony w zaniżonej wysokości (np. pominięto pozycję w rozliczonym dokumencie księgowym). Najczęściej popełniane błędy:  Wykazanie w omawianej zakładce wydatków pominiętych do rozliczenia w poprzednich okresach rozliczeniowych. Pominięte dokumenty księgowe należy ujmować w zestawieniu wydatków w bieżącego wniosku.  Korygowanie wydatków z bieżącego okresu rozliczeniowego. Należy wykazywać w zestawieniu dokumentów wydatki o skorygowanej, poprawnej wartości.  W przypadku korygowania kosztów bezpośrednich należy pamiętać o skorygowaniu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW  należy wykazać wydatki poniesione w ramach składanego wniosku o płatność w podziale na źródła finansowania, zgodnie z podziałem przyjętym w umowie o dofinansowanie projektu (środki wspólnotowe, dotacja celowa) zgodnie z § 2 Pkt.2.1,2.2 Najczęściej popełniane błędy:  Z uwagi na fakt iż wkład własny może być wykazywany we wniosku o płatność zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich, należy pamiętać o wykazaniu go łącznie w wierszu Prywatne.  W projektach konkursowych realizowanych przez PUP/MUP jako lider lub partner, wydatki w ramach Funduszu Pracy stanowią wkład własny i należy je wykazywać w wierszu „Prywatne” 11

12 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ- ROZLICZENIE ZALICZEK  zawiera informacje dotyczące otrzymanych środków w formie zaliczki w ramach realizowanego projektu oraz prezentuje aktualny stan rozliczenia tych środków. Najczęściej popełniane błędy:  W wierszu kwota zaliczek rozliczana bieżącym wnioskiem należy wykazać kwotę zawierającą koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (w zakresie dofinansowania),  W wierszu procent rozliczenia- w przypadku wniosku o kolejna zaliczkę niezbędnym jest rozliczenie minimum 70 % otrzymanych dotychczas środków.

13 Jednocześnie zgodnie z art.189 ust.3 UFP w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę i w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek.

W celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i danych uczestników dokonywana jest pogłębiona analiza, polegająca na weryfikacji dokumentów źródłowych. Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5% pozycji wydatków, które zostały wykazana w tym wniosku o płatność. Sposób prowadzenia pogłębionej analizy zależy od sposobu rozliczania wydatków we wniosku o płatność, tj. rozliczanie na podstawie: 1. rzeczywiście poniesionych wydatków, 2. metod uproszczonych. 14

Ad1. W przypadku projektu rozliczanego na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków weryfikacji podlegają dokumenty finansowo – księgowe wraz z dowodami zapłaty oraz pozostała dokumentacja źródłowa, która jest niezbędna do ustalenia kwalifikowalności wydatków w szczególności: w przypadku wydatków na wynagrodzenia personelu:  umowy o pracę,  umowy cywilnoprawne,  zakresy obowiązków,  opisy stanowisk,  listy płac, protokoły odbioru, 15

w przypadku wydatków dotyczących zamówień o wartości przekraczającej ,00 PLN netto:  dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku,  Dokumenty z przeprowadzonego postępowania konkurencyjnego lub dokumenty potwierdzające zwolnienie z zastosowania tego trybu,  umowy i faktury, w przypadku wydatków dotyczących wykonania różnego rodzaju produktów/opracowań/ekspertyz na rzecz projektu:  dokumenty związane z wyborem wykonawcy,  umowy, faktury,  produkty umów  dokumenty potwierdzające dokonanie odbioru przedmiotu umowy. W przypadku projektu skierowanego do uczestników, weryfikacji podlegają w szczególności dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu:  oświadczenia, zaświadczenia urzędowe, certyfikaty, listy obecności. 16 cd.

W przypadku projektu w którym wydatki bezpośrednie rozliczane są metodami uproszczonymi, weryfikacji podlegają dowody postępu rzeczowego projektu oraz dokumenty potwierdzające osiągnięcie produktów lub rezultatów określonych w umowie o dofinansowanie takie jak:  w przypadku uczestników objętych indywidualnym poradnictwem oraz Indywidualnym Planem Działania : skany Indywidualnych Planów Działania, kart czasu pracy doradcy, listy pracy na doradztwo, karty doradcze wraz harmonogramem doradztwa, dokumentacja zdjęciowe z zajęć, plan rozwoju zawodowego uczestników, testy rozwiązywane w trakcie doradztwa, dzienniki zajęć. 17 Ad.2

 w przypadku szkolenia zawodowego: skany dokumentacji zdjęciowej, protokołów egzaminacyjnych, testów wiedzy, list potwierdzających odbiór materiałów szkoleniowych i cateringowych, dzienników zajęć, kopii badań lekarskich, list obecności, harmonogramów szkoleń, programów szkoleń, dokumentów potwierdzających ukończenia szkoleń (zaświadczenia /certyfikaty / książeczki spawania potwierdzające nabyte kwalifikacje zawodowe uczestników), 18

 w przypadku staży zawodowych: skany kopii badań lekarskich, umów stażowych, list obecności, programów stażu, dokumentów potwierdzających zwrot kosztów dojazdu na miejsce odbycia stażu. Obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa potwierdzająca wykonanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi dotycząca minimum 5% uczestników projektu wykazanych w okresie rozliczeniowym, za jaki składany jest wniosek o płatność. Ponadto: IP może na każdym etapie realizacji projektu przeprowadzać pogłębioną analizę polegająca na weryfikacji dokumentów źródłowych potwierdzających wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność i wszystkie dane uczestników. 19

Dziękuję za uwagę Wydział Polityki Rynku Pracy Oddział ds. finansowej obsługi i Monitorowania Projektów EFS (41)