Access Bazy danych

Wygląd okna bazy danych (nowa wersja) Okno obiektów

Tworzenie tabeli Wykonawcy w widoku projektu  W oknie bazy danych wybieramy opcję: utwórz tabelę w widoku projektu;  Określamy nazwy pól (jeden wyraz!), typ danych;  Przypisujemy klucz podstawowy (prawym przyciskiem myszki)

Zadanie – wykonaj tabelę „Wykonawcy”  Przygotuj tabelę w postaci projektu, wg poniższego wzoru:  Między tabelami można się poruszać naciskając odpowiednio przyciski Otwórz i Projektuj z okna bazy danych

Typy danych  Tekst krótki (stosowany dla danych, gdzie nie są wykonywane obliczenia do 255 znaków);  Tekst długi (tekst do znaków, np. opis);  Liczba (stosowany dla liczb, na których są wykonywane obliczenia);  Walutowy (dla wartości walutowych – liczby nie są zaokrąglane);  Data/Godzina (w formacie daty lub godziny);  Autonumerowanie (kolejne liczby naturalne dla klucza podstawowego);

Typy danych - cd  Tak/Nie (określanie Prawdy lub Fałszu);  Obiekt OLE (umożliwia przechowywanie obiektów pochodzących z innych aplikacji);  Hiperłącze (odwołania do sieci czy internetu);  Kreator odnośników (tworzy pole, które pozwala wybrać wartość z innej tabeli przy użyciu pola listy lub pola kombi).

Właściwości pola tabeli  Rozmiar pola (określa długość danych);  Miejsca dziesiętne (określa ilość miejsc po przecinku);  Tytuł (do prezentacji danych pola na formularzach czy w raportach)  Wartość domyślna (podaje wartość domyślną pola dla każdego nowego rekordu);  Wymagane (jeśli zostanie ustawione Tak, Access nie pozwoli zapisać dokumentu bez wprowadzenia tej danej).

Klucz podstawowy  Klucz podstawowy służy do identyfikacji rekordów w tabeli;  Pomaga on również przy ustanawianiu relacji (powiązań) między poszczególnymi tabelami.

Tworzenie pól odnośników w tabeli Płyty – ID kategorii  W wybranej tabeli dla określonego pola zmieniamy typ na kreator odnośników;  Postępujemy zgodnie z propozycjami kreatora

Tworzenie relacji  Okno z relacjami otwieramy z menu Narzędzia/Relacje  Kolejne tabele wybieramy, klikając prawym przyciskiem myszki w pustym polu okna Relacje.  Klikamy lewym przyciskiem myszki pole klucza podstawowego na liście pierwszej tabeli (podstawowej) i przytrzymując go, przeciągamy kursor nad odpowiadające mu pole klucza obcego w drugiej z tabel relacji.

Graficzna prezentacja relacji

Podarkusze danych w tabeli Wykonawcy  W powiązanych tabelach istnieją podarkusze danych, które można otworzyć za pomocą znaczka „+”

Zadanie  Wprowadź dane dla kilku wykonawców (minimum 5), dotyczące ich płyt (przynajmniej 2) i utworów (przynajmniej po 7), wykorzystując podarkusze danych.

Kwerendy wybierające  Inaczej jest to zapytanie, umożliwiające uzyskiwanie informacji o danych z bazy według określonych kryteriów.  Zapytanie jest tworzone w języku SQL, ale w accesie jest to proste, ponieważ jest wykorzystywane okno widoku projektu.

Tworzenie kwerendy w widoku projektu

Zasady tworzenie kwerendy  W wierszu kryteria kwerendy wprowadza się: Liczby; Daty poprzedzając je i kończąc znakiem #; Tekst ujmując go w cudzysłów „….”  Do tworzenia kwerendy można również wykorzystać operatory: =,, >=,

Wypełnianie kwerendy

Kwerenda wybierająca z wielu tabel

Kwerenda z parametrem  Aby nie trzeba było za każdym razem ingerować w projekt kwerendy, jeśli zechcemy np. wyszukiwać różne tytuły utworów, trzeba zastosować kwerendę parametryczną, w której kryterium jest zmienna odczytywana za pomocą parametru.  Tworzy się go przy pomocy nawiasów kwadratowych.

Przykład kwerendy z parametrem

Zadanie Zaproponuj projekt kwerendy, która wyświetlałaby dane o utworach z płyty o podanym tytule.

Rozwiązanie zadania

Kwerendy podsumowujące

Zmiana nagłówka przy kwerendzie podsumowującej  Wybieramy projekt kwerendy;  W odpowiednim polu rekordu klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję właściwości;  Zmieniamy tytuł na wybrany przez nas.

Zadanie  Utwórz kwerendę podsumowującą o nazwie LiczbaPłytWgWykonawców, która zliczałaby liczbę płyt danego wykonawcy w bazie.

Rozwiązanie zadania

Kwerendy funkcjonalne  Kwerendy tworzące tabele  Kwerendy dołączające;  Kwerendy usuwające;  Kwerendy aktualizujące.

Kwerenda tworząca tabelę  Aby wykonać kwerendę tworzącą tabelę, należy najpierw utworzyć plik bazy, np.: archiwum.mdb  W dotychczasowej bazie utworzyć kwerendę wybierającą: Archiwizacja.  Z tabeli wykonawcy przenieść pole Wykonawca, z tabeli: Płyty – tytuł płyty, z tabeli: Kategoria – Kategorię  Przekształcić kwerendę: Kwerenda/Kwerenda tworząca tabele i wybrać opcję Inna baza danych  Po uruchomieniu kwerendy powstaje tabela w nowej bazie wg określonych kryteriów

Kwerenda usuwająca  Należy uruchomić kwerendę wybierającą;  Zamienić ją na kwerendę usuwającą;  Wprowadzić kryterium usuwania, np. <2000 dla płyt wydanych przed tym rokiem;

Kwerenda aktualizująca  Należy uruchomić kwerendę wybierającą;  Zamienić ją na kwerendę aktualizującą;  Wprowadzić kryterium aktualizacji, np. dla >2000 na rok 1900

Kwerenda dołączająca  Przygotować tabelę, a w niej kolumnę o nazwie np. Opis;  Uruchomić kwerendę wybierającą;  Zamienić ją na kwerendę dołączającą;  Wprowadzić kryterium >1998 and < 2006 i dołączyć te wybrane rekordy do kolumny Opis.

Formularze  Interfejs umożliwiający pracę z bazą;  Zawiera formanty, np. pole tekstowe czy pole kombi oraz przyciski nawigacji  Rodzaje: Kolumnowy; Tabelaryczny; W postaci arkusza danych.

Tworzenie formularza za pomocą funkcji autoformularz  Wybieramy opcję Nowy i z menu: Autoformularz, oraz rodzaj formularza.  Automatyczna procedura generuje wszystkie pola tabeli w formularzu  Można je jednak usunąć otwierając później formularz w widoku projektu.

Zadanie  Utwórz autoformularz tabelaryczny oparty na tabeli Wykonawcy w swojej bazie.

Tworzenie formularza za pomocą kreatora  Po wybraniu opcji Utwórz formularz w widoku projektu, wykonuje się kolejne zadania z okien kreatora: Wybiera się tabelę i pola formularza; Określa się układ formularza i jego styl; Podaje się tytuł formularza.

Zadanie  Utwórz za pomocą kreatora formularz kolumnowy Wykonawcy, którego tabelą źródłową będzie tabela wykonawcy.  Podobnie utwórz formularz Płyty korzystając z tabeli źródłowej Płyty.

Modyfikacja projektu formularza  W widoku projektu można zmienić niektóre właściwości formularza korzystając z przycisku:  Można go także wywołać Opcją Alt +Enter  Zmień tło dla formularza na wybrany obraz o niewielkich rozmiarach z dostępnej bazy obrazów.

Modyfikacja formularza cd.  Formant w formularzu można w dowolny sposób modyfikować. Zadanie: Dla utworzonych wcześniej formularzy zmień ustawienia: - Styl obramowania – Cienki - Przyciski Min Maks – Żaden; - Paski przewijania – Żaden; - wprowadź obraz do tła.

Nagłówek i stopka w formularzu  W widoku projekt można modyfikować nagłówek i stopkę.  Klikając dwa razy na belce nagłówka można zmienić jego rozmiar i wprowadzić np. tekst za pomocą formantu:

Formularz z podformularzami  Utwórz formularz Płyty z podformularzem utwory:  Zmień wysokość sekcji za pomocą paska Szczegóły w widoku projektu;  Z paska formantów wybierz Podformularz.

Tworzenie podformularza

Tworzenie przycisku akcji  W sekcji stopki można utworzyć taki przycisk przekierowujący do formularza Wykonawcy: Wybierz Operacje na formularzach/Otwórz formularz; Wybierz nazwę formularza, który ma być uruchomiony; Wybierz pola powiązań między formularzami; Określ tekst na przycisku.

Tworzenie przycisku zamykania formularza  Wybierz przycisk z dostępnych formantów;  Wybierz operacje na formularzach/Zamknij formularz  Określ wygląd przycisku i jego napis.

Zadanie  Na podstawie danych w bazie Płytoteka zaprojektuj swój własny formularz od postaw, wykorzystując do tego celu możliwość tworzenia formularza w widoku projektu. Zastosuj możliwe formanty; Zmodyfikuj graficznie wygląd formularza.

Tworzenie raportu  Raporty grupują dane, ale nie ma możliwości ich modyfikowania.  Raporty służą do przedstawienia ich na ekranie lub do ich wydruku.  Najłatwiej jest utworzyć raport za pomocą kreatora raportów.

Zadanie  Utwórz raport, który będzie uwzględniał dane z różnych tabel: Kategorię, Wykonawcę i tytuły płyt.  Zastosuj dostępne opcje z poziomu kreatora raportów.  Zapisz raport w pliku o nazwie „Raport o wykonawcach”;  Z poziomu projektu zmień tło i kolor czcionki dla wybranych komórek.  Zmień tytuł raportu na Wykonawcy według kategorii.

Wstawianie obrazu do raportu  Aby wstawić obraz wystarczy w projekcie wybrać formant obraz i wstawić odpowiedni plik

Strony dostępu do danych  Są to strony sieci Web, które można przeglądać za pomocą przeglądarki internetowej.  Dzięki takim stronom użytkownik może oglądać bazę nie mając zainstalowanego Accessa  Przy zapisywaniu plików obowiązują zasady nazywania plików HTML

Zadanie  Opracuj dowolną stronę dostępu do danych wykorzystując polecenia kreatora.

Makra  Akcje umożliwiające automatyzację określonych zadań systemu zarządzania bażą  Makra można utworzyć jedynie w widoku projektu.

Zadanie tworzenie makra  Wykonaj makro otwierające kwerendę Archiwizacja: Wybierz polecenie Nowy; Wybierz akcję: Otwórz kwerendę; Określ nazwę kwerendy: Archiwizacja.

Tworzenie grupy makr  Aby utworzyć grupę makr, trzeba dodać kolumnę: Nazwa makra;  Dodajemy tę kolumnę za pomocą przycisku: Nazwy makr;  Wypełniamy kolejne pola wybierając odpowiednie kwerendy

Zadanie  Wykonaj 4 kwerendy wybierające, a następnie uruchom je automatycznie z pozycji makra.  Wszystkie kwerendy mają być otwierane w arkuszu danych i w trybie tylko do odczytu.

Panel przełączania w bazie danych  Panel przełączania to specyficzny formularz, który pojawi się na liście obiektów kategorii Formularze.  Uruchamia się go z poziomu: Narzędzia/Narzędzia bazy danych/Menedżer panelu przełączania

Projekt panelu przełączania

Tworzenie panelu przełączania  Należy wybrać przycisk Nowa i nadać nazwę Formularze;  W taki sam sposób należy utworzyć stronę Raporty i Kwerendy;  Następnie należy utworzyć przyciski otwierające wcześniej strony i przycisk uruchamiający makro Archiwizacja, oraz przycisk kończący pracę z bazą (sposób utworzenia widoczny na następnym slajdzie)

Tworzenie przycisków otwierających strony

Edytowanie strony panelu formularze

Edytowanie strony panelu raporty

Edytowanie strony panelu kwerendy

Zadanie  Przygotuj w taki sposób panel przełączania, aby uwzględniał wszystkie możliwe działania (formularze, kwerendy, raporty, archiwizację i zamykanie aplikacji z każdej pozycji, oraz aby umożliwiał przejście z każdego poziomu do srony głównej przełączania.

Ustawienia startowe systemu zarządzania bazą danych  Ustawienia startowe można ustawiać z poziomu: Narzędzia/Uruchomienie

Omijanie ustawień z okna dialogowego Uruchamianie  Aby było możliwe otwieranie bazy danych z ominięciem ustawień dokonanych w oknie dialogowym Uruchamianie i uzyskanie dostępu do standardowych narzędzi programu Access, bazę danych należy otwierać przy naciśniętym klawiszu Shift.

Zadanie Wykonaj bazę danych dla szkoły.  Baza powinna zawierać: Dane o uczniach; Dane o klasach; Dane o rodzajach kół; Dane o wypożyczonych książkach.  Wykonaj odpowiednie formularze do wprowadzania danych;  Kwerendy wybierające dla wypożyczanych książek;  Archiwizację do innego pliku;  Makra otwierające kwerendy;  Raporty uczniów z danych klas i zestawy wypożyczonych książek;  Wykonaj odpowiedni panel przełączania i ustaw tak bazę, by tylko ten panel był widoczny przy uruchomieniu.