Jak zabezpieczyć interes Szpitala w umowie o zamówienie publiczne? Aspekty praktyczne zamawiania leków.

Główne obszary ryzyka  Presja czasu.  Biurokratyzacja postępowania o udzielenie zamówienia.  Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kluczowe elementy wpływające na sukces.  Oszacowanie wartości zamówienia wpływające na czas trwania postępowania.  Czas trwania umowy determinujący częstotliwość prowadzonych postępowań.  Zmiany umowy umożliwiające reagowanie na zmiany rynkowe i zmiany prawa niezależne od woli stron.  Prawo opcji – umożliwiające w określonym przez Zamawiającego zakresie poszerzenie zakresu zamówienia (ilości leków i wartości umowy).

Szacowanie wartości zamówienia  Zakaz podziału zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy;  „Test tożsamości”: Przedmiotowa (dostawy tożsame, tego samego rodzaju, o podobnym przeznaczeniu), Funkcjonalna, Czasowa (możliwość przewidzenia zapotrzebowania w określonej perspektywie czasowej); Podmiotowa (możliwość wykonania przez jednego wykonawcę).

Czas trwania umowy  Zgodnie z art. 142 ustawy Prawo zamówień publicznych umowy o zamówienie publiczne zawiera się na czas oznaczony, za wyjątkiem umów z tzw. naturalnymi monopolistami oraz umów, których przedmiotem są licencje na oprogramowanie komputerowe (art. 143 pzp).  Umowy o zamówienie publiczne, których przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe mogą zostać zawarte na okres do 4 lat, co wynika explicite z normy art. 142 pzp, z wyjątkami uzasadniającymi zawarcie takiej umowy na okres dłuższy (art. 142 ust 2 pzp).

Prawo opcji Prawo opcji powoduje, że Zamawiający jest zobowiązany do określenia zarówno maksymalnego jak i minimalnego poziomu zamówienia które ma być wykonane. Zamawiający powinien wskazać dodatkowy zakres zamówienia, którego realizacja jest uzależniona od woli i potrzeb Zamawiającego

Zmiana umowy o zamówienie publiczne Prawo zamówień publicznych zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu lub SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany.

Istotna zmiana umowy o zam. publ. Zmianą istotną jest zmiana, która:  Gdyby była wprowadzona na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to spowodowałaby zmianę kręgu podmiotów, które mogłyby się ubiegać o udzielenie zamówienia (zaburza równowagę konkurencyjną w ramach pierwotnej procedury o udzielenie zamówienia;  Gdyby była wprowadzona na etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to spowodowałaby zmianę warunków złożonych ofert lub wybór innej oferty;  Narusza równowagę ekonomiczną umowy na korzyść wykonawcy zamówienia.

Przykłady zmian – analiza praktyczna  Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy:  w zakresie wynagrodzenia z przyczyn niemożliwych wcześniej do przewidzenia lub, jeżeli zmiany te są korzystne dla zamawiającego, a w szczególności gdy wykonawca zaproponuje upusty, rabaty;  w przypadku zmiany danych podmiotowych wykonawcy (np. w wyniku przekształcenia, przejęcia itp.);  w zakresie zmiany numeru katalogowego danego towaru, jeżeli nie spowoduje to zmiany przedmiotu umowy;  w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia asortymentu towarów wskazanych w umowie w formularzu asortymentowo-cenowym, jeżeli nie spowoduje to przekroczenia wartości brutto umowy;  w zakresie zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia z przyczyn niemożliwych wcześniej do przewidzenia lub jeżeli zmiany te są korzystne dla zamawiającego.  w zakresie zmiany dawki, przy jednoczesnym zachowaniu całkowitej wartości przedmiotu umowy;  w zakresie zmiany przedmiotu umowy w przypadku wprowadzenia zamienników np. w przypadku zakończenia, wstrzymania, wznowienia produkcji lub wycofania z obrotu, przy czym przy czym cena zamiennika nie może być wyższa od ceny oferowanego przedmiotu zamówienia;

Przykłady zmian – analiza praktyczna (2)  w zakresie zmiany/zastąpienia przedmiotu umowy w części lub w całości produktem o lepszych parametrach, przy zachowaniu ceny oferowanego przedmiotu zamówienia;  w zakresie zmian wielkości opakowania oraz wynikającej z tej zmiany ilości opakowań z zachowaniem zasady proporcjonalności w stosunku do ceny zawartej w umowie,  w zakresie zmiany/zastąpienia przedmiotu umowy w części lub w całości innym produktem o innej nazwie handlowej i od innego producenta, z zastrzeżeniem, że musi on być tożsamy (w rozumieniu opisu przedmiotu zamówienia zawartego w siwz i ceny zawartej w ofercie wykonawcy )z produktem zaoferowanym pierwotnie w ofercie w przypadku braku możliwości pozyskania produktu będącego przedmiotem umowy na skutek okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, nawet przy zachowaniu należytej staranności;  W przypadku nie wyczerpania wartości i asortymentu umowy przed jej wygaśnięciem może być ona przedłużona do momentu wykorzystania całej wartości i asortymentu poprzez wprowadzeniu aneksu do umowy.  Zamawiający przewiduje ponadto możliwość dokonania zmiany umowy w każdym przypadku, kiedy zmiany umowy są korzystne dla Zamawiającego z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Prawo opcji - przykłady „1. Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji, tzn.: a) jednostronnego zmniejszenia wielkości zamówienia na każdej z pozycji w obrębie danej części przedmiotu zamówienia (każdy asortyment) o maksimum 30% ilości ujętych w formularzu cenowym. b) zwiększenia ilości jednej pozycji, kompensując to zmniejszeniem ilości innej pozycji w obrębie danej części zamówienia, z zachowaniem cen jednostkowych zawartych w formularzu cenowym. Kompensacja nie może zmienić całkowitej wartości umowy. 2. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie z tytułu niewykorzystania zakresu ilościowego umowy oraz niewykorzystania całej wartości umowy. Niewykorzystanie przez Zamawiającego umowy nie wymaga podania przyczyn oraz nie powoduje powstania zobowiązań odszkodowawczych z tego tytułu.”

Dziękuję za uwagę. Agnieszka Leszczyńska