Wstęp do zarządzania projektami

Prezentacja na temat: "Wstęp do zarządzania projektami"— Zapis prezentacji:

1 Wstęp do zarządzania projektami
III zajęcia Metodyki zarządzania projektami

2 Program III zajęć Metodyka zarządzania PRINCE2
Metodyka zarządzania PMI

3 PRINCE2 (1) PRoject IN Controlled Environments
Projekty w sterowanych środowiskach

4 PRINCE2 (2) PRINCE2 obejmuje: Zarządzanie projektami
Zarządzanie zasobami zaangażowanymi w wykonywanie prac PRINCE2 nie obejmuje: Specjalistyczne techniki związane z wytworzeniem produktu

5 Historia PRINCE2 Opracowany na podstawie PROMPT II
1979 rok – zaadaptowanie PROMPT II przez CCTA 1983 rok – wzbogacenie PROMPT II o kwestie jakości 1989 rok - wykorzystanie PRINCE do rządowych projektów informacyjnych 1996 rok –PRINCE2 wytyczne do zarządzania wszystkimi rodzajami projektów

6 PRINCE2 – lokalizacja centrów egzaminacyjnych
Centrum Rozwiązań Menedżerskich SA Jana Pawła II 61B Warszawa

7 Egzamin (1) I poziom – Foundation Sprawdzenie:
Rozumienia zasad i terminologii Znajomości głównych ról w projekcie Znajomości procesów, komponentów, technik i zależności między nimi Test wyboru, 1 godzina, 38/75 pytań zalicza

8 Egzamin (2) II poziom – Practitioner Zastosowanie metodyki w praktyce
9 case studies 9 pytań do każdego case study Każda odpowiedź warta 40 pkt Zalicza 180 pkt Możliwość korzystania z podręcznika 3 godziny

9 Terminologia Uzasadnienie biznesowe Klient Produkt Program Dostawca
Użytkownik

10 Definicja projektu Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym Uzasadnienie Biznesowym

11 PRINCE2 – życie projektu a produktu
Pomysł Studium Zlecenie przygotowania projektu Specyfikacja Konstruowanie Wykonanie Testowanie Przekazanie Ocena wartości Eksploatacja Złomowanie

12 Zarządzanie strategiczne projektem
Procesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie

13 Przygotowanie projektu (1)
Organizacja zespołu zarządzania projektem Założenia projektu Formuła realizacji projektu Oczekiwania jakościowe klienta Zarys uzasadnienia biznesowego Rejestr ryzyka Plan etapu inicjowania

14 Przygotowanie projektu (2)
Mianowanie Członków zespołu zarządzania projektem Organizowanie zespołu zarządzania projektem Mianowanie przewodniczącego i kierownika projektu Przygotowanie założeń projektu Określenie formuły realizacji projektu Planowanie etapu inicjowania

15 Przygotowanie projektu (3)
Odpowiednie władze Wystarczające informacje Wyznaczone osoby do etapu inicjowania Zaplanowane prace dla etapu inicjowania Organizacja wie, że będzie projekt i co się z nim wiążę

16 Inicjowanie projektu (1)
Określenie jakości produktów Zaplanowanie projektu i określenie jego kosztów Przegląd Uzasadnienia Biznesowego Określenie ryzyk Zaangażowanie Komitetu Sterującego Stworzenie planu bazowego

17 Inicjowanie projektu (2)
Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Co? Dlaczego? Kto? Kiedy? Jak? Rejestr Jakości Rejestr Zagadnień Rejestr Doświadczeń Plan następnego etapu

18 Inicjowanie projektu (3)
Doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka Planowanie projektu Planowanie jakości Ustanowienie elementów sterowania Zestawienie DIP Ustanowienie systemu dokumentacji

19 Zarządzanie strategiczne projektem
Zarządzany przez Komitet Sterujący Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu nadzwyczajnego Ustalenie zakresów etapów Wydawanie decyzji doraźnych Zamknięcie projektu

20 Sterowanie etapem (1) Bieżące zarządzanie projektem:
Udzielanie zgody na wykonywanie prac Zbieranie informacji o postępach Śledzenie zmian Przeglądanie stanu etapu Raportowanie Podejmowanie działań korygujących Zarządzanie ryzykiem i zagadnieniami projektowymi

21 Sterowanie etapem (2) Bieżące zarządzanie projektem:
Zgodnie z ustalonymi standardami jakości W ramach uzgodnionych: Kosztów Nakładów pracy Nakładów czasu Tak aby osiągnąć zdefiniowane korzyści

22 Sterowanie etapem (3) Grupy zadań Raporty okresowe
Zagadnienia projektowe Aktualizacja: Rejestru zagadnień Rejestru ryzyka Planu etapu Raporty o istotnych odchyleniach Przegląd uzasadnienia biznesowego

23 Sterowanie etapem (4) Podejmowanie działań korygujących Zgoda na
wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej Przegląd stanu etapu Analiza zagadnień projektowych Rejestrowanie zagadnień projektowych Przekazanie zagadnień projektowych Raportowanie okresowe

24 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (1)
Uzgodnienie zakresu pracy Weryfikacja wykonania i jakości Ocena postępów i prognoza Uzyskanie zatwierdzenia

25 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (2)
Plany zespołów Zagadnienia projektowe Aktualizacja Rejestru jakości Rejestru ryzyka Raporty z punktów kontrolnych

26 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (3)
Przyjmowanie grupy zadań do wykonania Wykonywanie grupy zadań Oddanie grupy zadań Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej grupy zadań

27 Zarządzanie zakresem etapu (1)
Dostarczanie kluczowych informacji KS: Czy kontynuować projekt? Czy dalsza realizacja projektu jest zasadna? Czy zatwierdzić bieżący etap i rozpocząć następny? Określenie wartości tolerancji Rejestracja wyników Rejestracja doświadczeń

28 Zarządzanie zakresem etapu (2)
Raport końcowy etapu Aktualna realizacja planu etapu Plan następnego etapu Aktualizacja: Planu projektu Rejestru ryzyka Uzasadnienia biznesowego Rejestru doświadczeń Plan zespołów

29 Zarządzanie zakresem etapu (3)
Raportowanie końca etapu Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego Planowanie etapu Uaktualnianie planu projektu Opracowanie planu nadzwyczajnego Uaktualnianie rejestru ryzyka

30 Zamykanie projektu Sprawdzenia stopnia realizacji DIP
Przekazanie produktów klientowi Zalecenie działań następczych Raport z doświadczeń Raport końcowy Archiwizacja Plan przeglądu poprojektowego Pismo o zamknięciu projektu

31 Planowanie (1) Proces powtarzalny Element innych procesów
Lista kontrolna produktów Uaktualniony rejestr ryzyka

32 Planowanie (2) Projektowanie planu Określenie i analizowanie produktów
działań i współzależności Szacowanie Kompletowanie planu Analizowanie zagrożeń Harmonogramowanie

33 Komponenty Uzasadnienie biznesowe Organizacja Plany
Elementy sterowania Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektu Zarządzanie konfiguracją Sterowanie zmianami

34 Uzasadnienie biznesowe
Przyczyna uruchomienia projektu Możliwe warianty realizacji produktu końcowego Oczekiwane korzyści Ryzyko Koszty i terminy Ocena inwestycji Ocena ogólna

35 Organizacja (1)

36 Organizacja (2)

37 Plany Produkty do wytworzenia
Działania potrzebne do wytworzenia produktów Działania potrzebne do potwierdzenia jakości produktów Zasoby i czas potrzebny do wykonania niezbędnych działań Współzależności pomiędzy działaniami Zewnętrzne powiązania Termin prowadzenia działań Punkty kontroli i monitoringu postępów Uzgodnienie tolerancji

38 Elementy sterowania (1)
Cele sterowania: Zachowanie opłacalności Wytworzenie wymaganych produktów Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, zaplanowanymi zasobami i kosztami

39 Elementy sterowania (2)
Komitet Sterujący: Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację etapu/planu nadzwyczajnego Raporty okresowe Raporty o istotnych odchyleniach Ocena końcowa projektu Zatwierdzenie zamknięcia projektu

40 Elementy sterowania (3)
Kierownik projektu: Bieżąca kontrola Wprowadzanie korekt nienaruszających uzasadnienia biznesowego Zgoda na wykonanie grup zadań Raporty z punktów kontrolnych Rejestr jakości Zagadnienia projektowe Rejestr ryzyka

41 Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja zagrożeń Ocena zagrożeń
Określenie możliwych reakcji na zagrożenie Wybór reakcji Planowanie działań i przydział zasobów Monitorowanie i raportowanie

42 Zarządzanie konfiguracją
Jak i gdzie produkt będzie przechowywany Jakie będzie zabezpieczenie dla jego wprowadzenia i dostępu do niego Jak będzie identyfikowany produkt i jego kolejne wersje Kto odpowiada za konfigurację

43 Techniki Planowanie oparte na produktach Sterowanie zmianami
Ustalenie jakie produkty są wymagane Określenie formatu każdego produktu Ustalenie kolejności wytwarzania produktów Określenie standardów jakości dla produktów Sterowanie zmianami Przegląd jakości

44 PMI Project Management Institute

45 Egzaminy i zasady PMP Test wyboru 4 godziny Test komputerowy 200 pytań
25 „dummy questions” 61% poprawnych odpowiedzi zalicza test Najlepszy wybór Co 3 lata weryfikacja kwalifikacji PMP

46 Terminologia Karta realizacji projektu (Project charter) Użytkownicy
Zakres projektu (Project scope) WBS Pakiety pracy Portfolio

47 Projekt a proces Projekt to czasowe przedsięwzięcie mające na celu wytworzenie unikatowego produktu lub usługi Proces: Działanie, które podnosi wartość Nie ma budżetu, nie ma zakresu, małe ryzyko Zarządzanie projektami dąży do zarządzania procesowego

48 Procesy zarządzania projektem (1)
Procesy w projekcie opisują i organizują pracę Zespół projektowy jest odpowiedzialny za: Wybór odpowiednich procesów Wykorzystanie dostępnych metody do określenia wymagań dla produktu Zgodność z wymaganiami

49 Procesy zarządzania projektem (2)
Planuj Rób GRUPY PROCESÓW Inicjowanie Planowanie Wykonanie Monitoring i controlling Zamknięcie Sprawdzaj Działaj

50 Grupa inicjowania Potwierdzenie przyjęcia projektu
Karta realizacji projektu Wstępny zakres projektu

51 Grupa planowania (1) Uwzględnienie zdania użytkowników Plan projektu:
Określenie zakresu i plan zakresu Stworzenie WBS Określenie poszczególnych działań Określenie sekwencji działań Oszacowanie czasu i kosztów Budowa harmonogramu

52 Grupa planowania (2) Plan jakości Plan zarządzania zasobami ludzkimi
Plan komunikacji Plan zarządzania ryzykiem Plan zakupów Określenie rezerwy menadżerskiej

53 Grupa planowania (3) Kamienie milowe Zadania Powiązania Zasoby
Zadania w czasie Organizacja Ryzyko Jakość

54 Grupa wykonania Wykonanie prac określonych w planie
Koordynacja ludzi i zasobów Wdrażanie zaakceptowanych zmian Zapewnienie jakości Pozyskanie zespołu projektowego i jego rozwój Dystrybucja informacji Kontakt z potencjalnymi podwykonawcami

55 Grupa monitoringu i controllingu (1)
Obserwacja i mierzenie Dostosowanie planu Dostarczanie informacji zwrotnej w wieloetapowych projektach Zarządzanie zmianą Raportowanie Prognozowanie Kontrola jakości

56 Grupa monitoringu i controllingu (2)
Weryfikacja i kontrola zakresu Kontrola harmonogramu Kontrola kosztów Zarządzanie zespołem projektowym Zarządzanie użytkownikami Monitoring i kontrola ryzyka Administrowanie kontraktem

57 Grupa zamknięcia Oficjalne zamkniecie projektu Przekazanie produktu
Zamkniecie kontraktów z podwykonawcami

58 Obszary zarządzania Zarządzanie integracją Zarządzanie zakresem
Zarządzanie czasem Zarządzanie jakością Zarządzanie zasobami ludzkimi Zarządzanie komunikacją Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zakupami

59 Zarządzanie integracją (1)
Zapewnienie poprawnej koordynacji procesów Integracja Dopasowanie

60 Zarządzanie integracją (2)
Procesy: Stworzenie karty realizacji projektu Stworzenie wstępnego zakresu projektu Stworzenie planu zarządzania projektem Kierowanie i zarządzanie wykonaniem projektu Monitorowanie i kontrola prac w projekcie Zintegrowane zarządzanie zmianą Zamknięcie projektu

61 Zarządzanie integracją - Karta realizacji projektu
Połączenie projektu z organizacją Formalne potwierdzenie realizacji Zatwierdzona przez sponsora Dokument wewnętrzny organizacji Techniki wyboru projektu: Metoda mierzenia korzyści Model matematyczny

62 Zarządzanie integracją - Wstępny zakres projektu
Definicja projektu Doprecyzowanie wymagań: Związane z projektem produkty i usługi Metody akceptacji i kontroli zakresu Założenia, wymagania, ograniczenia Wstępna struktura organizacyjna Wstępna identyfikacja ryzyk Kamienie milowe Wstępny zakres prac Szacunkowe koszty

63 Zarządzanie integracją - Plan zarządzania projektem
Uwzględnia: Wykonanie Monitoring Kontrolę Zamknięcie Wybór, zakres i sposób wykorzystania procesów Potrzeby i metody komunikacji Wybór etapów Przegląd Plan bazowy

64 Zarządzanie integracją - Kierowanie i zarządzanie projektem (1)
Wymaga dużej wiedzy od KP Wdrażanie zaakceptowanych zmian Unikanie zagrożeń Naprawianie błędów

65 Zarządzanie integracją - Kierowanie i zarządzanie projektem (2)
Szkolenie i zarządzanie personelem Wybór i zarządzanie podwykonawcami Pozyskiwanie, zarządzanie i wykorzystywanie zasobów Wdrażanie zaplanowanych metod i standardów Tworzenie, kontrola i weryfikacja produktów Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie komunikacją Gromadzenie i przygotowywanie raportów Gromadzenie dokumentacji Wyciąganie wniosków na przyszłość

66 Zarządzanie integracją - Monitorowanie i kontrola prac
Zbieranie informacji o postępach w projekcie Realizowany przez cały czas trwania projektu Porównywanie wykonania z planem Śledzenie ryzyk Prognozy dotyczące kosztów i harmonogramu Monitoring wdrażania zaakceptowanych zmian Tworzenie raportów statutowych

67 Zarządzanie integracją - Zintegrowane zarządzanie zmianą
Realizowane przez cały projekt Identyfikacja zmian Wpływanie na czynniki zmian Ocena i akceptacja wniosków o zmianę Utrzymywać spójność planu bazowego Dokumentowanie zmian Realizacja planów naprawczych

68 Zarządzanie integracją - Zamknięcie projektu
Zawsze formalne Finalizacja wszystkich formalności Zamknięcie administracyjne Zebranie wniosków Analiza sukcesów i porażek Archiwizacja Odbiór i akceptacja produktu

69 Zarządzanie zakresem Procesy: Planowanie zakresu Definiowanie zakresu
Stworzenie struktury prac projektu (WBS) Weryfikacja zakresu Kontrola zakresu

70 Zarządzanie zakresem - definiowania
Analiza wymagań Szczegółowe produkty i praca potrzebna do ich stworzenia Wspólne rozumienie zakresu Wyznaczenie ścieżki dla etapu Stanowi podstawę do oceny zmian

71 Zarządzanie zakresem - zakres
Cele projektu Opis zakresu produktów Wymagania projektowe Założenia i ograniczenia projektu Produkty projektu Kryteria akceptacji produktów Wstępna struktura organizacji Wstępne ryzyka Kamienie milowe Ograniczenia budżetowe Ocena kosztów Wymagania komunikacyjne Wewnętrzna specyfikacja projektu

72 Zarządzanie zakresem - WBS
Zorientowane na produktach Hierarchiczna dekompozycja Działania Zaplanowane Oszacowane kosztowo Podlegające monitoringowi i kontroli Organizacja i definicja zakresu Rozwija się wraz z rozwojem projektu Słowniczek WBS

73 Zarządzanie zakresem - kontrola
Zarządzanie zmianą w zakresie Wpływanie na czynniki zmian Sterowanie wpływem zmiany Czuwanie nad zmianami Zarządzanie zmianą zakresu Integracja z innymi procesami kontroli

74 Zarządzanie czasem Definiowanie zadań Sekwencyjne ustawienie zadań
Szacowanie zasobów zadań Szacowanie czasu zadań Budowa harmonogramu Kontrola harmonogramu

75 Zarządzanie kosztem (1)
Granice wydatków Koszty zadań Decyzje w projekcie a koszt Plan zarządzania kosztami: Poziom dokładności Nośnik kosztów Progi kontroli Dopuszczalne odchylenia Formaty raportowania Opisy procedur

76 Zarządzanie kosztem (2)
Szacowanie kosztów Budżetowanie Kontrola kosztów

77 Zarządzanie jakością (1)
Zapewnie satysfakcji klienta Zakres jakości: Analiza zysków i kosztów Brenchmarking Optymalizacja parametrów Uwzględnia: Politykę jakości Cele i wymagania jakościowe

78 Zarządzanie jakością (2)
Prewencja zamiast inspekcji Zaangażowanie kierownictwa Ciągłe doskonalenie (Kaizen) „zero effects” „gold plating” Straty jakościowe

79 Zarządzanie jakością (3)
Planowanie jakości Plan zarządzania jakością System jakości projektu Metryka jakości Listy sprawdzające Zapewnienie jakości Audyty jakościowe Kontrola jakości

80 Zarządzanie jakością - kontrola
Fizyczna weryfikacja produktów Wymaga wiedzy z zakresu statystyki Prewencja i inspekcja Technika rybiej ości (Ishikawa) Diagram Pareto Wykres kontroli

81 Zarządzanie jakością – rybia ość
maszyna metoda materiał człowiek środowisko Korzeń problemu

82 Zarządzanie jakością – wykres kontroli
Górna granica ingerencji Górna granica ostrzeżenia Średnia Dolna granica ostrzeżenia Dolna granica ingerencji

83 Zarządzanie zasobami ludzkimi
Organizacja i zarządzanie zespołem projektowym Procesy: Planowanie zasobów ludzkich System raportowania Plan zasobów (np. urlopy) Pozyskiwanie zespołu projektowego Budowa i rozwój zespołu Zarządzanie zespołem

84 Zarządzanie komunikacją (1)
Zapewnienie terminowego i właściwego generowania, zbierania i gromadzenia informacji KP spędza 90 % na komunikacji Procesy: Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji Dostarczanie raportów statusowych Zarządzanie użytkownikami

85 Zarządzanie komunikacją (2)
Kodowanie i rozkodowywanie wiadomości Rodzaje komunikacji Aktywne słuchanie Efektywne słuchanie Obserwuj Myśl zanim powiesz Zadawaj pytania Powtarzaj Dawaj informację zwrotną

86 Zarządzanie komunikacją - planowanie
Definiowanie typu i formatu informacji Analiza wartości informacji Zewnętrzne potrzeby komunikacyjne (np. media) Technologia komunikacji Narzędzia komunikacji Częstotliwość

87 Zarządzanie komunikacją (3)
Blokady komunikacyjne Pyskacz i maruda Odległość Nieprawidłowe odkodowanie Głuchy telefon

88 Zarządzanie komunikacją (4)
Liczba kanałów komunikacyjnych dla N osób: N (N-1) 2

89 Zarządzanie ryzykiem Planowanie zarządzania ryzykiem
Identyfikacja ryzyka Analiza jakościowa ryzyka Analiza ilościowa ryzyka Plan odpowiedzi na ryzyko Monitoring i kontrola ryzyka

90 Zarządzanie zakupami Plan pozyskiwania i zakupów Plan kontraktowania
Zapytanie o cenę Wybór dostawcy Administrowanie kontraktem Zamknięcie kontraktu