Realizacja projektu Warszawa,

Prezentacja na temat: "Realizacja projektu Warszawa,"— Zapis prezentacji:

1 Realizacja projektu Warszawa, 27.10.2008
Małgorzata Snarska - Świderska Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

2 Fazy projektu Dowolny model faz projektu możemy sprowadzić do modelu uproszczonego Inicjacja/ Definiowanie Planowanie/Organizacja Realizacja/Monitoring Zakończenie/Audyt

3 Fazy projektu badawczego w 7.PR
Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Grant Raporty 2 m 3 m 6 m 3 - 6 m m 60 m Razem:137 m (11,5 roku) Hyperion, EARMA Conference 2007

4 Podmioty biorące udział w projekcie
Komisja Europejska » Project officer Konsorcjum » Koordynator

5 Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Pomysł i odniesienie do strategii badawczej instytucji Przegląd „calls for proposals” i zasad uczestnictwa Stymulowanie naukowców i wstępny przydział osób do projektu Szkolenia w zakresie pisania wniosków (kontakt z KPK) Pierwsza przymiarka do wyboru partnerów projektu - konsorcjum Przygotowanie wsparcia (sprawy prawne, finansowe i administracyjne) Decyzja o przygotowaniu wniosku

6 Zasady tworzenia konsorcjum
Zaprojektuj konsorcjum dla realizacji celów projektu Dobieraj partnerów do realizacji konkretnych zadań Nie twórz dodatkowych zadań „pod partnera” Partnerzy muszą osiągać konkretne korzyści z udziału w projekcie Zbuduj wiarygodne konsorcjum. Sprawdź reputację i zasoby partnerów Buduj wzajemne zaufanie! Nie angażuj bezpośrednich konkurentów!

7 Struktura zarządzania: osoby i funkcje
Zarząd firmy Koordynator Kierownicy pakietów zadań Kierownicy zadań Komitet Techniczny Sekretariat projektu Administracja

8 Struktura zarządzania: konsorcjum
Koordynator (reprezentujący konsorcjum) Komitet Sterujący: Dyrektorzy/Prezesi instytucji partnerskich Zarząd Projektu: Reprezentanci koordynatora i instytucji partnerskich Komitet Techniczny: Kierownicy pakietów zadań Sekretariat projektu: Administracja

9 Przykład struktury zarządzania
Komitet Doradczy Zarząd Projektu Komitet Sterujący Koordynator Kolt (A1) WP 3 NMLC (B3) WP 4 INS&BS (B1) WP 2 Proscan (A2) WP 5 WP 6 SFBN (A3) WP 1

10 Koordynator: cechy Kwalifikacje, doświadczenie i motywacja
Przekonany co do celów projektu Dyspozycyjny i posiada zaplecze Przywódca nie administrator Akceptowany przez partnerów, zdolny do stworzenia zespołu i zaufania Umiejętność radzenia sobie z konfliktami

11 Koordynator: zadania Koordynacja pomiędzy pakietami zadań
Kontrola postępów projektu w stosunku do osiągania celów i planu Organizowanie i przewodniczenie spotkaniom Raportowanie Zarządzanie finansami Rozwiązywanie konfliktów

12 Podstawowe umiejętności koordynatora projektu
84% Komunikacyjne 75% Organizacyjne 72% Budowanie zespołu 68% Przywódcze 59% Radzenia sobie ze zmianami 46% Techniczne Ankieta przeprowadzona w USA. Zarządzanie projektami to przede wszystkim praca z ludźmi. Źródło:B.Z.Pozner: What it takes to be good project manager. Project management journal. March 1987 © 4pm Sławomir Halbryt

13 Fazy projektu: Planowanie
Struktura podziału prac - zadania Przydzielanie zasobów niezbędnych dla realizacji poszczególnych zadań Konstruowanie budżetu Harmonogram realizacji/ścieżka krytyczna Zarządzanie ryzykiem Umowa konsorcjum Zdefiniowanie ról i interesów Podział odpowiedzialności

14 Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Przygotowanie ogólnej koncepcji projektu i jego finansowania Wybór partnerów projektu, w tym strategicznych (stworzenie konsorcjum) Stworzenie szczegółowego planu zadań i podział zadań między partnerów Przygotowanie budżetu projektu Przygotowanie wniosku (sprawdzenie: sprawy prawne, finansowe i administracyjne, przykładowe wnioski) Przydział osób do projektu Złożenie wniosku

15 Przygotuj opis wg kryteriów oceny i złóż wniosek
Doskonałość naukowa i technologiczna; Jakość i efektywność realizacji oraz zarządzania; Potencjalny efekt oddziaływania będącego wynikiem wykorzystania wyników projektu; Zgodność z celami programu (nie jest samodzielnym kryterium - zawiera się w kryteriach 1 i 3). Złóż wniosek

16 Fazy projektu w 7.PR Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Zapoznanie się z uwagami i rekomendacjami ewaluatorów; Negocjacje umowy z KE (koordynator – udział w spotkaniu w Brukseli); Przygotowanie porozumienia konsorcjum (struktura organizacyjna konsorcjum i zasady współpracy partnerów); Przygotowanie formularzy finansowych (GPF); Wsparcie (sprawy prawne, finansowe i administracyjne); Podpisanie umowy z KE

17 Negocjacje Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku Komisja Europejska przesyła do koordynatora projektu list zapraszający do podjęcia negocjacji, który zawiera szczegóły dotyczące ewaluacji projektu, ewentualnie zagadnienia, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji oraz kopię Negotiation Mandate. Do tego listu dołączony jest także Evaluation Summary Report, a czasem Ethical Review Report W zależności od wielkości i natury projektu spotkanie pomiędzy konsorcjum i Komisją Europejską może się odbyć lub nie – decyduje o tym oficer projektu odpowiadający za negocjacje. Ze strony konsorcjum w spotkaniu uczestniczy koordynator oraz kilku beneficjentów, zaś Komisję Europejską wspomagają w spotkaniu zaproszeni eksperci Wskazówki i praktyczne porady na temat przygotowania się do negocjacji:

18 Podstawy realizacji projektu
Grant agreement: Umowa pomiędzy Wspólnotą a uczestnikami. Dotyczy wykonania projektu, określa prawa i obowiązki między Wspólnotą Europejską i uczestnikami projektu. Consortium agreement Umowa między uczestnikami projektu. Wspólnota nie jest jej stroną. Obowiązkowa, chyba że co innego określone jest w wezwaniu do składaniu wniosków

19 Fazy projektu w 7.PR Start i realizacja projektu
Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Start i realizacja projektu Wsparcie (sprawy prawne, finansowe i administracyjne oraz narzędzia informatyczne) Zarządzanie płynnością w projekcie Koordynacja i zarządzanie - monitoring realizacji celów i jakości wyników Zarządzanie ryzykiem, w tym „gaszenie pożarów” Realokacja zadań i budżetu w ramach konsorcjum Aneksy do umowy z KE Deliverables i Raporty roczne (activity, management, Form C, certyfikaty) Audyty krajowe i Mid-term Review Zakończenie projektu Raporty końcowe i Final Review Akceptacja KE i rozliczenie finansowe projektu

20 Fazy projektu: Realizacja
Rozpoczęcie realizacji zadań Weryfikacja założeń Monitorowanie projektu: czas, koszty, efekty Zarządzanie zmianą Kontrolowanie ryzyka Rozwiązywanie problemów i konfliktów Rozliczanie kosztów/raportowanie

21 Realizuj program pracy projektu
Pakiety zadań (WP) - ich cel, partnerzy odpowiedzialni za realizację. Dbaj o realizację poszczególnych zadań w każdym WP – dobra współpraca z partnerami. Kontroluj realizację harmonogramu całego projektu. Kontroluj kamienie milowe w projekcie. Weryfikuj postęp realizacji projektu i osiąganych rezultatów cząstkowych w postaci tzw. deliverables

22 Narzędzia do zarządzania projektami
W zarządzaniu projektami posługujemy się wieloma narzędziami i technikami, które pozwalają planować projekt, a następnie śledzić postęp w projekcie.

23 Struktura Podziału Prac (SPP)
Projekt Koordynator Partner Pakiet 1 Pakiet 2 Pakiet 3 Zadanie 2.1 Zadanie 3.1 Pakiet 4 Pakiet 5 Zadanie 4.1 Zadanie 3.4 Zadanie 3.3 Zadanie 3.2 Zadanie 2.2 Zadanie 4.3 Zadanie 4.2 Zadanie 1.1 Zadanie 1.4 Zadanie 1.3 Zadanie 1.2 Zadanie 5.1 Zadanie 5.3 Zadanie 5.2

24 Struktura pakietów zadań
Opracowanie Lasera Półprzewodnikowego Pakiet 2 Opracowanie Spektrofotomentru Pakiet 3 Opracowanie urządzenia do diagnostyki fotodynamicznej PDD Pakiet 4 Opracowanie fotouczulaczy i badanie ich skuteczności Pakiet 5 Opracowanie technik pomiarowych

25 Diagram sieciowy PERT: Project Evaluation and Review Technique
Użyteczna technika planowania projektu Pokazuje relacje pomiędzy pakietami (zadaniami) Planowanie rozwiązań wariantowych (zarządzanie ryzykiem) Użyteczna przy budowie/zmianach harmonogramu

26 Diagram sieciowy projektu (PERT)
Decyzja PAKIET 1 Otrzymanie fantasylenu Partner 2 Koordynator Partner 2 i 3 PAKIET 2 Opracowanie próbek opakowań Partnerzy 3 i 4 Partner 3 PAKIET 3 Opracowanie znakowania Partner 1 4 5 PAKIET 4 Badania produktu Partners 4, 5 Partner 4 PAKIET 5 Opracowanie technologii Partners 1, 2, 3, WORK PACKAGE X : Wariant awaryjny Partners 1, 2, 3, 4, 5 Partner 1 ) TAK STOP

27 Punkty kontrolne (kamienie milowe)
Kamienie milowe określają: koniec etapów projektu (pakietu, ważnego zadania) wyniki ważnych etapów projektu niezbędne do rozpoczęcia kolejnego etapu, moment kontroli jakości zrealizowanych prac, postępu projektu, wydatkowania budżetu, moment decyzji o sposobie dalszej kontynuacji projektu Pozwalają porównać plan z jego realizacją

28 Realizacja harmonogramu
Daty graniczne – rozpoczęcie, okres realizacji projektu, zakończenie Czas realizacji poszczególnych zadań Zależności pomiędzy zadaniami (diagram sieciowy) Kontrola rezerw czasowych Ścieżka krytyczna projektu Stała analiza wykresu Gantt’a Weryfikacja produktów i punktów kontrolnych

29 Harmonogram

30 Bieżący monitoring Osoby biorące udział w projekcie (kwalifikacje, wynagrodzenie) – weryfikuj ich dostępność i działania; Stale monitoruj czas pracy niezbędny na realizacje poszczególnych zadań (Karty pracy - osobo/dni i osobo/miesiące); Weryfikuj inne koszty (podróże, materiały, amortyzacja, usługi obce, inne) – ryzyko przekroczenia budżetu; Kontroluj koszty pośrednie (rzeczywiste lub ryczałtowe).

31 Raporty i rozliczenie kosztów
Okresowe raporty; Regularnie w określonych terminach (raporty roczne, śródokresowe, końcowy); Syntetyczne tylko w odniesieniu do realizacji celów projektu i odstępstw od planu; Zestawiane i kompilowane przez koordynatora; Potwierdzenie poniesionych kosztów w dokumentach księgowych

32 Fazy projektu: Zakończenie
Ocena rezultatów Wnioski/doświadczenia na przyszłość Rozliczenie końcowe Zamknięcie projektu Kontrola/Audyt? Eksploatacja rezultatów

33 Fazy projektu w 7.PR Rozpowszechnianie i publikacja wyników
Wniosek Realizacja Decyzja Ocena Negocjacje Audyt? Rozpowszechnianie i publikacja wyników Przygotowanie dokumentacji do audytu Wsparcie w trakcie audytu Po audycie – odpowiedź na pytania i odniesienie się do raportu audytora Ostateczne rozliczenie finansowe z KE

34 Cechy dobrej realizacji projektu
Dla wykonawców: Osiągnięte sprecyzowane w projekcie cele !!! Brak opóźnień w płatnościach Odpowiedni przepływ dokumentów Dobra współpraca w konsorcjum Dla Komisji Europejskiej Osiągnięte sprecyzowane w projekcie cele !!! Zachowane terminy Klarowne dokumentacje Brak niespodzianek

35 Przydatne informacje http://www.hyperion.ie/templates.htm
The FP7 Coach: vehicle to success Templates for the Project Management EARMA – The European Association of Research Managers and Administrators

36 Dziękuję za uwagę Kontakt: Małgorzata Snarska - Świderska
tel.: wew. 300