PROGRAM OGÓLNY „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”

Prezentacja na temat: "PROGRAM OGÓLNY „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi”"— Zapis prezentacji:

1 PROGRAM OGÓLNY „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” 2007-2013
Warszawa r.

2 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na lata 2008-2013
Fundusz Granic Zewnętrznych na lata Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata

3 System zarządzania i kontroli
Instytucja Odpowiedzialna – MPiPS / MSWiA Decyzja o współfinansowaniu – Minister Pracy i Polityki Społecznej, Międzyresortowy Zespół Instytucja Audytowa – Ministerstwo Finansów Instytucja Certyfikująca – Ministerstwo Finansów Instytucja Delegowana – WWPE

4 Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich na lata 2007-2013 – grupa docelowa:
1. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium państw trzecich, którzy spełniają warunki wjazdu i pobytu na terytorium Polski, w szczególności posiadający perspektywę zamieszkiwania w Polsce przez okres co najmniej 12 miesięcy i legitymujący się m.in. wizą w celu repatriacji, wizą w celu przesiedlenia się jako członek najbliższej rodziny repatrianta, wizą w celu korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka. 2. Cudzoziemcy nie będący obywatelami UE, przebywający na terytorium RP legalnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach i posiadający perspektywę przedłużenia lub kontynuowania pobytu: - przebywający nieprzerwanie na tym terytorium przez okres co najmniej 12 miesięcy: na podstawie wizy m.in. w celu naukowym, szkoleniowym lub dydaktycznym, w celu prowadzenia działalności gospodarczej lub wykonywania pracy; na podstawie zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony, zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE, zgody na pobyt tolerowany - posiadający kartę pobytu, - na różnych podstawach, jeżeli suma okresów faktycznego legalnego ich pobytu w Polsce wynosi nieprzerwanie co najmniej rok; b) małżonkowie obywateli polskich – od momentu posiadania dokumentów potwierdzających ich legalny pobyt w Polsce; Działania w ramach EFI powinny być w pierwszej kolejności kierowane do cudzoziemców, którzy przebywają na terytorium RP przez okres krótszy niż 5 lat (np. nie posiadają.jeszcze zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego WE)

5 Uwagi: 1. Do grupy docelowej nie mogą należeć cudzoziemcy posiadający status uchodźcy bądź ochronę uzupełniającą na terytorium RP. Osoby takie stanowią grupę docelową Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców. Wyłączeni są również cudzoziemcy, którzy złożyli wniosek o nadanie statusu uchodźcy i postępowanie w tej sprawie wciąż trwa. 2. Do grupy docelowej nie mogą należeć cudzoziemcy, wobec których wydano decyzję o wydaleniu lub decyzję zawierającą zobowiązanie do opuszczenia terytorium Polski. 3. Karta Polaka jako dokument sam w sobie nie może poświadczać przynależności do grupy docelowej. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka - Karta Polaka nie jest dokumentem uprawniającym do przekraczania granicy ani do osiedlenia się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

6 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, grupa docelowa:
a) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, którego status jest określony w konwencji genewskiej, a który uzyskał zezwolenie na pobyt jako uchodźca w jednym z państw członkowskich; b) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z jednej z form ochrony uzupełniającej w rozumieniu dyrektywy 2004/83/WE; c) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który złożył wniosek o objęcie jedną z form ochrony określonych w lit. a) i b); d) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec korzystający z ochrony tymczasowej w rozumieniu dyrektywy 2001/55/WE; e) każdy obywatel państwa trzeciego lub bezpaństwowiec, który jest przesiedlany lub został przesiedlony do państwa członkowskiego.

7 Europejski Fundusz na rzecz Powrotów Imigrantów
grupa docelowa: a) wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie otrzymali jeszcze ostatecznej decyzji odmownej w sprawie ich wniosku o przyznanie ochrony międzynarodowej w państwie członkowskim i którzy mogą zdecydować się na dobrowolny powrót, pod warunkiem że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego; b) wszyscy obywatele państw trzecich objętych jedną z form międzynarodowej ochrony w rozumieniu dyrektywy 2004/83/WE lub tymczasowej ochrony w rozumieniu dyrektywy 2001/55/WE w danym państwie członkowskim, którzy decydują się na dobrowolny powrót, pod warunkiem że nie uzyskali nowego obywatelstwa i nie opuścili terytorium tego państwa członkowskiego; c) wszyscy obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać i którzy, zgodnie z obowiązkiem opuszczenia terytorium tego państwa członkowskiego, korzystają z możliwości dobrowolnego powrotu do kraju pochodzenia; d) wszyscy inni obywatele państw trzecich, którzy nie spełniają warunków zezwalających na wjazd lub pobyt na terytorium danego państwa członkowskiego lub którzy przestali je spełniać.

8 Weryfikacja grupy docelowej:
Wymagane jest zbieranie informacji nt. beneficjentów ostatecznych zawierających co najmniej: imię, nazwisko, status oraz nazwę, numer i serię dokumentu potwierdzającego status cudzoziemca oraz jego podpis. Wystarczające jest jednokrotne zarejestrowanie tych informacji w odniesieniu do danej osoby (nie ma potrzeby każdorazowego potwierdzania podpisem dostarczenia usługi beneficjentowi ostatecznemu, np. konsultacji prawnej); Wraz z powyższymi informacjami należy odebrać od beneficjentów projektu tj. członków grupy docelowej oraz osób niebędących członkami grupy docelowej (np. biorących udział w szkoleniu dla pracowników beneficjenta/partnera) deklaracje niekorzystania z pomocy świadczonej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, która pokrywałaby się, całkowicie lub częściowo, z pomocą przewidzianą w ww. projekcie;

9 W przypadku przekazywania pomocy materialnej lub finansowej lub zwrotów wydatków poniesionych przez beneficjentów ostatecznych należy każdorazowo otrzymać od beneficjenta ostatecznego pisemne potwierdzenie otrzymania pomocy. Zbieranie powyższych danych wiąże się z gromadzeniem danych osobowych. Obowiązkiem beneficjenta jest prawidłowe poinformowanie cudzoziemca – członka grupy docelowej o przetwarzaniu pobranych od niego danych osobowych. Szczegółowe informacje na temat obowiązków wraz ze wzorami odpowiednich oświadczeń znajdują się na stronie (w zakładkach odpowiednich funduszy/Realizacja projektów). W przypadku prowadzenia szkoleń, warsztatów itp. konieczne jest prowadzenie list obecności, na których uczestnicy potwierdzają swój udział.

10 RAPORTY MERYTORYCZNE RAPORTY KWARTALNE powinny: być przesyłane w jednym egzemplarzu; zostać przesłane do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej); zawierać informację na temat tego, jakiego okresu dotyczy; być podpisane na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres; zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie;

11 RAPORT KOŃCOWY powinien:
być przesyłany w jednym egzemplarzu; zostać przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie (które nie zostały wcześniej załączone do raportu kwartalnego);

12 UWAGA: w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z WWPE umowę finansową, jest zobowiązany do dostarczenia raportu wstępnego przedstawiającego stan realizacji projektu. Beneficjent powinien dostarczyć raport wstępny w terminie do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy

13 PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW:
Jednym z wymogów określonych przez Komisję Europejską jest sposób przechowywania dokumentacji projektowej. Dokumenty związane z projektem muszą być: - udostępnione dla celów inspekcji/kontroli/audytu prowadzonych przez WWPE, MSWiA, Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz inne upoważnione jednostki; - przechowywane przez okres 5 lat od daty zamknięcia programu (WWPE poinformuje pisemnie każdego z beneficjentów o dacie zamknięcia programu); - przechowywane w jednym miejscu oraz w wydzielonych segregatorach; - przechowywane w formie oryginałów lub w sytuacji, gdy oryginał uległ zniszczeniu kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem; - czytelne mimo upływu czasu (szczególnie dotyczy to faktur) – w tym celu można np. wykonać dodatkowe kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem.

14 OZNACZENIE PROJEKTU: wszystkie publikacje w formie ulotek, broszur jak również publikacje prasowe muszą zawierać informację o współfinansowaniu projektu ze środków odpowiedniego funduszu; informacja o współfinansowaniu powinna być podawana także w jakichkolwiek środkach masowego przekazu oraz podczas konferencji czy seminariów; sprzęt zakupiony w ramach projektu powinien zostać opatrzony naklejkami z informacją o dofinansowaniu ze środków funduszu oraz w odpowiednich przypadkach również z budżetu państwa; Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w widocznym miejscu realizacji projektu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki: a) całkowity wkład Wspólnoty w ramach projektu przekracza EUR; oraz b) projekt obejmuje zakup obiektu fizycznego bądź finansowanie infrastruktury lub projektów budowlanych. beneficjent sam ponosi odpowiedzialność za sposób wykorzystania udostępnionych przez siebie informacji; beneficjent jest zobowiązany upoważnić WWPE, MSWiA oraz Komisję Europejską do publikowania informacji zawierających jego nazwę, adres, przedmiot i cel dofinansowania, a także przyznaną kwotę dofinansowania i jej procentowy udział w projekcie.

15 Modyfikacje umowy finansowej (1)
możliwość przesunięć pomiędzy pozycjami kwalifikowanych kosztów możliwych do pokrycia z Funduszu, bez uzyskiwania uprzedniej zgody WWPE, pod warunkiem, że takie przesunięcia nie wpłyną na realizację celów przedsięwzięcia i nie przekraczają 10% kwoty każdej grupy kwalifikowanych kosztów; możliwość modyfikacji projektu, gdy zmiany nie dotyczą zasadniczego celu projektu; w pozostałych przypadkach należy uzyskać WCZEŚNIEJSZĄ zgodę WWPE; cel sporządzenia aneksu musi być ściśle powiązany z naturą przedsięwzięcia objętego oryginalną umową finansową; zmiany w istotny sposób modyfikujące cele i/lub zakres projektu podlegają zatwierdzeniu przez Instytucję Odpowiedzialną

16 Modyfikacja umowy finansowej (2)
dokonywane są tylko w okresie wykonywania tej umowy i nie mogą działać wstecz; jakiekolwiek modyfikacje wydłużające okres wykonywania umowy muszą być takiego rodzaju, aby końcowe płatności mogły być zakończone przed wygaśnięciem terminu płatności dla danego okresu finansowania czyli programu rocznego; wnioski o zmodyfikowanie umowy finansowej muszą być złożone (przez jedną stronę umowy drugiej stronie) przewidując co najmniej 30 dni na podpisanie umowy uzupełniającej przed zakończeniem okresu realizacji aktualnej umowy;

17 Płatności (z wyj. państw. jedn. budżetowych)
Harmonogram przekazywania płatności I zaliczka Beneficjent może wystąpić o zaliczkę w wysokości do 50% dofinansowania po podpisaniu umowy finansowej. WWPE przekazuje środki na konta beneficjentów niezwłocznie po ich otrzymaniu od Ministerstwa Finansów. Zabezpieczenie – weksel in blanco (oprócz jsfp).

18 II zaliczka Beneficjent wykazuje wykorzystanie 70% I zaliczki i występuje z wnioskiem o kolejne 25% dofinansowania w ramach II zaliczki. Beneficjent powinien wystąpić z wnioskiem nie później niż miesiąc od uzyskania wymaganego poziomu wydatków.

19 Płatność salda końcowego
Po rozliczeniu projektu Dokumenty należy złożyć najpóźniej 2 miesiące od zakończenia projektu

20 Formalności związane z płatnościami
I zaliczka: wniosek o płatność II zaliczka: wniosek o płatność+ zestawienie wydatków+ dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Płatność salda końcowego: wniosek o płatność + raport końcowy+ formularz wskaźników + zestawienie wydatków + dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków + oświadczenia (wg formularzy) Formularze powyższych oświadczeń i wniosku dostępne są na:

21 Płatności (państwowe jednostki budżetowe)
Wniosek do MF o zabezpieczenia środków w budżecie państwa (w formie rezerwy); Kwartalne raporty finansowe i merytoryczne z realizacji projektu – do raportu finansowego należy dołączyć całą dokumentację rozliczeniową za dany kwartał;

22 Umowa finansowa stanowi podstawę realizacji projektu!
w zakresie: rzeczowym (cele, sposób realizacji, harmonogram) finansowym (wydatki łączne, a także poszczególne stawki miesięczne, przychody projektu itp.)

23 Ewidencja księgowa projektu
Ogólne zasady prowadzenia prawidłowej ewidencji księgowej w ramach projektu: - ewidencja powinna być wydzielona z operacyjnej działalności jednostki; - powinno być wydzielone jedno konto syntetyczne umożliwiające ujęcie wszystkich wydatków kwalifikowanych w ramach projektu (grupa kont 5); - konta konieczne do uwzględnienia operacji w ramach projektu:  rachunek bankowy (np. 136);  rozrachunki z WWPE (np. 202);  konta kosztowe według rodzaju (grupa kont 4);  konto rozliczeniowe (np. 501);  konto pozostałych przychodów operacyjnych; - powinna być prowadzona analityka odpowiadająca kategoriom uwzględnionym w budżecie projektu;

24 Ogólne warunki kwalifikacji kosztów
są zgodne z zakresem oraz celami odpowiedniego funduszu, są zgodne z działaniami wskazanymi w odpowiedniej decyzji ustanawiającej, ich poniesienie było niezbędne do realizacji działań wskazanych w programach rocznych oraz programie wieloletnim, ich poniesienie było uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania tj. efektywności kosztowej oraz zasady „wartości pieniądza”, czyli stosowania najlepszego możliwego stosunku wartości do ceny, są bezpośrednio związane z celami przedstawionymi w umowie finansowej, zostały poniesione na rzecz grup docelowych odpowiedniego funduszu wskazanych w decyzji ustanawiającej, zostały poniesione oraz zaewidencjonowane zgodnie z polskimi oraz międzynarodowymi zasadami rachunkowości,

25 Ogólne warunki kwalifikacji kosztów (2)
zostały rzeczywiście poniesione przez beneficjenta lub partnerów, przy czym zasady kwalifikowalności stosowane przez beneficjenta odnoszą się do partnerów w takim samym zakresie, są zarejestrowane w księgach rachunkowych, dokumentach podatkowych beneficjenta oraz istnieje możliwość ich identyfikacji i kontroli, zostały zaplanowane w szacunkowym budżecie projektu, mieszczą się w kategoriach wydatków wskazanych w załączniku 11 do decyzji ustanawiającej zasady wykonania odpowiedniego funduszu.

26 Kryteria kwalifikowalności kosztów / Rozliczenie projektu
- muszą powstać w okresie realizacji przedsięwzięcia; - być odnotowane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie z właściwymi zasadami rachunkowości, oraz - zgłoszone do opodatkowania zgodnie z wymogami właściwych przepisów podatkowych i ubezpieczenia społecznego; - muszą być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania;

27 Rodzaje kosztów w projekcie:
Koszty bezpośrednie – wydatki, które są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu; muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu; Koszty pośrednie – wydatki, których nie można zidentyfikować jako szczególnych kosztów związanych bezpośrednio z projektem; Koszty pokryte przez dochód przeznaczony na określony cel (dotyczy wyłącznie instytucji publicznych).

28 Koszty osobowe Koszty bezpośrednie personelu są kwalifikowane wyłącznie w przypadku osób, które odgrywają kluczową i bezpośrednią rolę w projekcie, na przykład kierownicy/koordynatorzy projektu oraz inne osoby zaangażowane operacyjnie m.in. w czynności związane z planowaniem, realizacją (lub monitoringiem) działań operacyjnych, dostarczaniem usług dla odbiorców końcowych w ramach projektu itd. Koszty innych członków personelu w organizacji beneficjenta końcowego, odgrywających jedynie rolę wspierającą (jak dyrektor zarządzający, księgowy, specjalista ds. zamówień, kadrowy, informatyk, asystent administracyjny, recepcjonista itd.) nie są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie, natomiast stanowią koszty pośrednie.

29 Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk, liczby osób i nazwisk. Jeżeli nazwiska tych osób nie są jeszcze znane lub nie mogą zostać ujawnione, należy wskazać umiejętności zawodowe i techniczne osób pełniących pewne funkcje/realizujących odpowiednie zadania w ramach projektu. Koszty personelu przydzielonego do projektu, tzn. wynagrodzenia i składki na ubezpieczenie społeczne oraz inne koszty ustawowe, są kwalifikowane, jeśli nie przekraczają średnich stawek przewidzianych w wewnętrznych procedurach wynagrodzania beneficjenta końcowego. W stosownych przypadkach, wartość ta może uwzględniać wszystkie zwyczajowe składki płacone przez pracodawcę, lecz z wyłączeniem premii, planów motywacyjnych i udziału w zyskach. Podatki i inne obciążenia (w szczególności bezpośrednie podatki i składki na ubezpieczenie społeczne od wysokości wynagrodzenia) powstałe w związku z projektami współfinansowanymi przez Fundusz stanowią wydatki kwalifikowane wyłącznie, jeśli są w rzeczywistości poniesione przez końcowego beneficjenta/partnera projektu.

30 Formy zatrudnienia: Umowa o pracę. Umowa cywilno-prawna.
Działalność gospodarcza. Ad1. Wydatki kwalifikowane: wynagrodzenie zasadnicze; dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”; wynagrodzenie za urlop (proporcjonalnie); składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

31 Wydatki kwalifikowane (cd)
podatek dochodowy od osób fizycznych; Potrącenia z wynagrodzenia pracownika np.. PZU, spłata pożyczki itp. Uwaga: nagrody okolicznościowe nie są kwalifikowane w projekcie.

32 Koszty personelu w instytucjach publicznych są wydatkami kwalifikowanymi, gdy:
a) umowa została podpisana przez beneficjenta końcowego z daną osobą wyłącznie w celu realizacji projektu; b) dana osoba jest zatrudniona na stałe przez beneficjenta końcowego i: - wykonuje zadania konkretnie związane z realizacją projektu na zasadzie wynagrodzenia za nadgodziny, lub - została oddelegowana na podstawie odpowiednio udokumentowanej decyzji organizacji do zadań związanych konkretnie z realizacją projektu, niezaliczających się do zwykłego zakresu jej zadań oraz została zastąpiona w swoim zwykłym zakresie zadań przez inną osobę przyjętą do pracy przez organizację.

33 Koszty osobowe – wymagane dokumenty
karty czasu pracy (jedynie w sytuacji, gdy pracownik jest zaangażowany częściowo w projekt), dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowy o pracę/zlecenia/o dzieło/działalność gospodarcza, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania w danej organizacji, listy płac (umowa o pracę) oraz rachunki (umowa cywilnoprawna)/faktura, deklaracja DRA, potwierdzenia zapłaty: wynagrodzenia netto, składek ZUS, PIT, potrącenia z wynagrodzenia brutto np. PZU, CU itp. kalkulacja wynagrodzenia rozliczanego w projekcie (w przypadku osób zatrudnionych częściowo na rzecz projektu).

34 Koszty osobowe – warunki
→ Niedozwolone jest przekraczanie ceny jednostkowej wynagrodzenia o więcej niż 10% bez uzgodnienia z WWPE; → Należy powiązać funkcje pełnione w projekcie z nazwiskami osób; → Koszty muszą zostać zaplanowane w szacunkowym budżecie projektu; → Należy pamiętać o o obowiązku stosowania procedur przetargowych dla umów cywilno-prawnych; → Koszty są kwalifikowane jedynie, gdy zostaną rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez beneficjenta/partnera;

35 Wydatki niekwalifikowane
• wynagrodzenie dodatkowe za wyniki osiągnięte przez pracownika (np. premie uznaniowe) oraz niewskazane w regulaminie pracodawcy, • wynagrodzenie za okres choroby, • wynagrodzenie za urlop macierzyński, • odprawa emerytalna oraz z tytułu zwolnienia z pracy • inne zwolnienia oraz odprawy, • dodatki niepieniężne tj. samochód służbowy, mieszkanie, telefon komórkowy itp.

36 Jak rozliczyć wynagrodzenie osób, dla których praca w projekcie stanowi tylko część wykonywanych zadań? Dokument podstawowy: podpisane (przez pracownika i kierownika projektu) Karty czasu pracy 1) wynagrodzenie / liczba roboczogodzin w miesiącu x liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu 2) ZUS / liczba roboczogodzin w miesiącu x liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu 3) podatek dochodowy / liczba roboczogodzin w miesiącu x liczba godz. przepracowanych w mies. na rzecz projektu

37 Koszty podróży i utrzymania
Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie jedynie w przypadku: personelu beneficjenta końcowego, bezpośrednio zaangażowanego w projekt ; w wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych sytuacjach – personelu beneficjenta końcowego pełniącego funkcje pomocnicze (wynagradzanych w ramach kosztów pośrednich); innych osób spoza organizacji beneficjenta końcowego, które uczestniczą w działaniach w ramach projektu (w tym przypadku należy prowadzić listy obecności jako dokumenty potwierdzające); innych osób spoza organizacji beneficjenta lub partnera wykonujących działania związane z projektem (osoby wdrażające projekt lub biorące w nim bezpośredni udział) w sytuacji, gdy Instytucja Odpowiedzialna działa jako Organ Wykonawczy.

38 Koszty podróży są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów.
Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego; bilety lotnicze w klasie ekonomicznej oraz opłaty lotniskowe, przy czym bilet może zostać uznany za kwalifikowany przy podróży dłuższej niż 800 kilometrów oraz w szczególnej sytuacji gdy podróż innymi środkami transportu jest niemożliwa ze względu na położenie geograficzne, należy również pamiętać o konieczności zatrzymania i przekazania wraz z rozliczeniem końcowym karty pokładowej, w przypadku użycia samochodu prywatnego w projekcie, możliwe jest wyliczenie kwoty kwalifikowanej na podstawie: - kosztów podróży środkami transportu publicznego na danej trasie, - zastosowanie kalkulacji na podstawie „tzw. kilometrówki”, wskazanej w rozporządzeniu Ministra Transportu (dla 2008r. kalendarzowego rozporządzenie z r. – Dz.U. Nr 201, poz. 1462), - zastosowanie kalkulacji na podstawie ryczałtu używanego przez beneficjenta (zmiana stawki ryczałtu powinna zostać w takim przypadku ustalona w rozporządzeniu dyrektora/prezesa organizacji),

39 ● bilety kolejowe w I lub II klasie,
● bilety autobusowe oraz promowe, Należy pamiętać, że wymaga się korzystanie z najtańszych możliwych środków transportu Jeśli korzysta się z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej; Koszty utrzymania są kwalifikowane na podstawie rzeczywistych kosztów lub dziennego ryczałtu. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.

40 Koszty podróży i koszty utrzymania – kwalifikowane koszty (2)
koszty zakwaterowania w hotelu (nie ustalono limitu kosztów zakwaterowania, zaleca się jednak przyjęcie ceny hotelu w wysokości max. 300 PLN za dobę. Nie należy przy tym traktować tej kwoty jako ostatecznego limitu. Przekroczenia będą jednak poddane weryfikacji ze względu na racjonalność wydatku i porównanie z ceną rynkową), pozostałe koszty związane z wyjazdem tj. podróż środkami komunikacji publicznej, telefon lokalny, koszt użytkowania dróg (winiety, paragon za parking itp.), wynajem środka transportu jest kwalifikowany w uzasadnionych dla realizacji projektu przypadkach, realnych kosztów diet krajowych, zagranicznych oraz ryczałtów według obowiązujących przepisów krajowych wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

41 Koszty podróży i koszty utrzymania – dokumenty:
wypełniona delegacja wyjazdu służbowego, wraz ze wszystkimi niezbędnymi podpisami oraz zatwierdzeniem do wypłaty. W przypadku wypłaty w formie gotówkowej potwierdzenie wypłaty zawierającej podpis kasjera oraz osoby delegowanej do odbycia podróży służbowej, data wypłaty oraz wypłacana kwota, zaliczka/zaliczki lub zwrot niewykorzystanej części lub dopłata kwoty należnej pracownikowi, należy przy tym pamiętać, że do dokumentowania wyjazdów krajowych używa się innych druków delegacji niż w przypadku delegacji zagranicznych, faktury/rachunki za hotel, przejazd itp. dokumenty uwierzytelniające uczestnictwo w konferencji lub spotkaniu krajowym oraz zagranicznym ( np. lista obecności lub program spotkania, zaproszenie do wzięcia udziału w spotkaniu ). bilety za środki transportu lądowego oraz powietrznego (należy zwrócić szczególną uwagę na karty pokładowe w przypadku podróży lotniczych). UWAGA: należy pamiętać o odpowiednim opisie druku delegacji służbowej.

42 Sprzęt i urządzenia Koszty związane z nabyciem sprzętu (na podstawie amortyzacji zakupionych aktywów, leasingu lub dzierżawy) są kwalifikowane tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów; Koszty codziennych urządzeń administracyjnych (jak drukarki, komputera przenośnego, faksu, kopiarki, telefonu, okablowania itd.) nie są kwalifikowane jako koszty bezpośrednie, ale stanowią koszty pośrednie; Wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą a nabyciem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Natomiast, jeśli leasing lub dzierżawa nie są możliwe ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości, akceptowalny jest zakup, a koszty amortyzacji, jak określono poniżej, mogą być kwalifikowane zgodnie z krajowymi zasadami amortyzacji;

43 Dzierżawa i leasing Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowane do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu;

44 Zakup Jeżeli sprzęt jest nabywany przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania projektu, kwalifikowana jest jedynie ta część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu; Koszty sprzętu nabytego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowane w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowane, jeżeli sprzęt został nabyty z dotacji Wspólnoty; Koszty nabycia sprzętu muszą odpowiadać zwykłym kosztom rynkowym, a wartość sprzętu jest redukowana zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi dotyczącymi beneficjenta końcowego; W przypadku poszczególnych elementów, których koszt jest niższy niż EUR kwalifikowany jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem, że sprzęt jest zakupiony w trakcie pierwszych trzech miesięcy projektu. Jeżeli koszt zakupu jest również nie wyższy niż 3500 PLN nie stosuje się ww. kryterium czasowego.

45 Nieruchomości - budowa (EFU)
Nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy Nieruchomość powinna być wykorzystywana wyłącznie do celów określonych w projekcie (przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia projektu) Rozliczana jest wyłącznie amortyzacja za czas realizacji projektu.

46 Najem Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowany do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych: a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty; b) nieruchomość jest wykorzystywana jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowana jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.

47 Dokumentowanie zakupu sprzętu, urządzeń i nieruchomości:
dokument potwierdzający zakup tj. faktura lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z odpowiedniego funduszu oraz budżetu państwa, gdy projekt otrzymał takie dofinansowanie); należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowy opis faktury/rachunku wskazujący na bezpośredni lub pośredni związek z projektem, potwierdzenie odbioru, potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o dostawcy/wykonawcy.

48 Towary konsumpcyjne i zaopatrzenie (1)
→ koszt zakupu towarów konsumpcyjnych oraz zaopatrzenia są kwalifikowane w projekcie, jeżeli są identyfikowalne, poniesione bezpośrednio oraz niezbędne do realizacji projektu. → towar konsumpcyjny jest towarem jednokrotnego użytku przyporządkowanym do konkretnego beneficjenta ostatecznego np. jedzenie, ubrania, paliwo itp. → zaopatrzenie jest to towar, który zużywa się szybciej niż sprzęt i urządzenia np. oprogramowanie, drobny sprzęt IT.

49 Towary konsumpcyjne i zaopatrzenie (2)
Dokumenty: - dokument potwierdzający zakup tj. fakturę lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z EFI/EFU/EFPI), - potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o zleceniobiorcy. UWAGA! Wszelkiego rodzaju artykułu dostarczane w ramach działań związanych z ostatecznymi beneficjentami projektu będą kwalifikowane w kategorii D, natomiast, jeżeli ten sam artykuł zostanie zakupiony do obsługi administracyjnej projektu przez pracowników beneficjenta, zostanie zakwalifikowany do kategorii kosztów pośrednich.

50 Konferencje i seminaria
Zawiera koszty związane z organizacją konferencji/seminariów: wynajem Sali, serwis kawowy, powielanie dokumentów, nagłośnienie, wynajem sprzętu, wynagrodzenie wykładowcy, inne koszty bezpośrednio związane z organizacją. Uwaga: koszty te powinny mieć bezpośredni związek z założeniami projektu.

51 Konferencje i seminaria - dokumenty:
- dokument potwierdzający zakup tj. fakturę lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z EFI/EFU/EFPI), - potwierdzenie zapłaty zawierające numer faktury, datę zapłaty oraz informacje o zleceniobiorcy.

52 Publikacje i ich rozpowszechnianie(1)
Do obowiązków beneficjenta należy rozpowszechnianie rezultatów projektu. Oznacza to, że we wszystkich publikacjach w formie ulotek, broszur oraz innych materiałach promocyjnych musi pojawić się informacja o współfinansowaniu projektu z EFU/EFI/EFPI. Zasady te dotyczą także informacji zamieszczanych w środkach masowego przekazu oraz podczas konferencji, spotkań, czy seminariów. Wszystkie pozycje materiałów promocyjnych powinny zostać indywidualnie wpisane do szacunkowego budżetu projektu.

53 Publikacje i ich rozpowszechnianie (2) – dokumenty:
dostarczenie dokumentu potwierdzającego zakup usługi tj. fakturę lub rachunek (dokument powinien zostać opisany, potwierdzony za zgodność z oryginałem oraz posiadać informację o współfinansowaniu z EFU/EFI/EFPI), potwierdzenia zapłaty (potwierdzenie przelewu, KW, Raport Kasowy lub pokwitowanie odbioru gotówki na odwrocie faktury lub rachunku), dokumentu potwierdzającego wykonanie oraz prawidłowe oznaczenie przedmiotu promującego projekt (jedna sztuka np. ulotki czy plakatu, lub w przypadku przedmiotu o dużym gabarycie, zdjęcie lub skan).

54 Publikacje i ich rozpowszechnianie (3) – rozpowszechnianie
Podczas realizacji projektów beneficjent powinien jak najszerzej informować o współfinansowaniu otrzymanym z Funduszu, szczególnie poprzez: umieszczenie flagi Unii Europejskiej i informacji o współfinansowaniu na wszelkich publikacjach związanych z projektami (publikacje, ulotki, raporty itp.);  umieszczenie flagi Unii Europejskiej i informacji o współfinansowaniu na sprzęcie zakupionym w ramach projektu;  - umieszczenie flagi Unii Europejskiej i informacji o współfinansowaniu na obiektach należących do beneficjenta;  podanie informacji o współfinansowaniu podczas konferencji, seminariów itp. spotkań realizowanych w ramach projektu. UWAGA! Emblemat Unii Europejskiej w wersji elektronicznej można pobrać ze strony: www:

55 Wynagrodzenie ekspertów (1)
W ramach kategorii Wynagrodzenie ekspertów, kwalifikowane jest wynagrodzenie ekspertów, którzy posiadają odpowiednią wiedzę oraz umiejętności nabyte podczas nauki oraz pracy zawodowej w danej dziedzinie, w obszarze, którym ekspert może wnieść wkład w rozwiązanie problemów lub np. zrozumieniu sytuacji i prawidłowej realizacji projektu. Mogą to być następujące usługi: - koszty obsługi prawnej (np. usługa doradcza w kwestiach opracowania zapisów umowy z partnerami), - koszty obsługi notarialnej, - koszt wynagrodzenia finansowych oraz technicznych ekspertów.

56 Wynagrodzenie ekspertów (2) – dokumenty:
Podobnie potwierdzającego zakup przedmiotu lub usługi, jak w przypadku poprzednich kategorii, koszt powinien zostać zaplanowany w budżecie projektu, a wraz z rozliczeniem końcowym beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia dokumentu potwierdzającego zakup usługi, efektu pracy eksperta oraz potwierdzenia zapłaty.

57 Inne koszty bezpośrednie
Usługi ogólne (dotyczące nieruchomości w całości uzytkowanych na potrzeby beneficjentów ostatecznych; Koszty ewaluacji, audytu zewnętrznego oraz gwarancji bankowych; Koszty tłumaczeń; Szczególne wydatki związane z grupami docelowymi (EFU i EFPI). Inne koszty bezpośrednie, wynikające ze zlecenia usług w formie podwykonawstwa.

58 Koszty te kwalifikują się do współfinansowania, pod warunkiem, że:
Koszty pośrednie (1) Koszty te kwalifikują się do współfinansowania, pod warunkiem, że: nie obejmują kosztów objętych inną pozycją budżetu, nie są finansowane z innych źródeł, beneficjent nie otrzymuje pomocy na działalność operacyjną od Wspólnoty lub od władz krajowych, wynoszą maksymalnie 20% łącznej sumy kwalifikujących się wydatków bezpośrednich. W odróżnieniu od bezpośrednich kategorii kosztów, dokumentami potwierdzającymi wystąpienie kosztu ogólnego są księgowania wszystkich pozycji znajdujących się w kategorii kosztów pośrednich. Należy jednak pamiętać, że wyciągi z ksiąg powinny zawierać daty zapłaty za poszczególne pozycje, czyli powinny zostać wykonane w ujęciu wydatkowym. W innym wypadku wymaga się dostarczenia dokumentów potwierdzających powstanie kosztu oraz wydatku.

59 Koszty pośrednie (2) personel pomocniczy,
W ramach kosztów pośrednich mogą być rozliczone m.in. niżej wymienione koszty: personel pomocniczy, zaopatrzenie, towary konsumpcyjne, umiarkowane koszty goszczenia oraz usług ogólnych dot. biura zajmującego się realizacją projektu, opłaty oraz prowizje bankowych, amortyzacja nieruchomości oraz koszty utrzymania bezpośrednio związane z działaniami w projekcie ( np. dotyczące biura personelu projektu), ogólne koszty zarządzania i reprezentowania, amortyzacja sprzętu biurowego, niewielkie urządzenia biurowe np. pen drive, płyta CD/DVD, koszty komunikacji tj. opłaty za internet, telefon, opłaty pocztowe, ogólne koszty szkolenia pracowników, ubezpieczenia biura, Inne koszty bezpośrednio związane z projektem, nie należące do żadnej z kategorii kosztów bezpośrednich.

60 Koszty niekwalifikowane w ramach kategorii kosztów pośrednich:
Koszty pośrednie (3) Koszty niekwalifikowane w ramach kategorii kosztów pośrednich: - koszty wspólnego sprzętu operacyjnego, który nie był wykorzystywany do realizacji projektu; koszty zatrudnienia osób bezpośrednio zaangażowanych, których wynagrodzenie nie zostało ujęte w kategorii kosztów bezpośrednich; koszty zakupu produktów i materiałów nieprzydzielonych do projektu; koszty pośrednie stanowią maksymalnie 20% łącznej sumy kwalifikujących się kosztów bezpośrednich, wyjątkiem od ww. zasady są następujące przypadki; projekt jest realizowany w ramach procedury bezkonkursowej, całkowite koszty podwykonawstwa przekroczą 40% całkowitych kosztów bezpośrednich.

61 Koszty pośrednie (4) - sposób kalkulacji:
Rozliczenie kosztu w całości; w takim przypadku jednak niezbędne jest dostarczenie potwierdzenia, że dany koszt/wydatek został poniesiony wyłącznie w celu realizacji projektu. Rozliczenie kosztu za pomocą wskaźnika kosztów pośrednich.

62 Koszty pokryte przez dochód
W uzasadnionych przypadkach, wkład własny beneficjenta/partnera może być pokryty przez koszty wynagrodzenia urzędników zatrudnionych przez tę organizację, będących bezpośrednio zaangażowanymi w projekt. Warunki rozliczenia kosztów pokrytych przez dochód: całość kosztów nie może przekroczyć 50% wkładu własnego beneficjenta/partnera, czynności nie wynikają z ustawowej odpowiedzialności instytucji, czynności dot. projektu i są wykonywane przez urzędnika na podstawie oddelegowania, wkład w postaci kosztów pokrytych przez dochód powinien być udokumentowany takimi samymi dokumentami jak w przypadku kosztów osobowych. UWAGA! Koszty pokryte przez dochód mogą zostać rozliczone tylko w przypadku urzędników instytucji publicznej.

63 Wkłady rzeczowe Nie są dopuszczalne

64 Koszty nie kwalifikujące się do dofinansowania
Kosztami nie kwalifikującymi się do współfinansowania są: VAT, chyba że beneficjent końcowy udowodni, że nie jest w stanie go odzyskać; zwrot z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, mandaty, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz zbyt wysokie lub nieuzasadnione wydatki;

65 e) zakup ziemi oraz zakup, budowa i remont nieruchomości;
c) koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu projektu. Uzasadnione koszty goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania grupy sterującej projektem, są dopuszczalne; koszty zadeklarowane przez beneficjenta końcowego objęte innym projektem lub programem prac dotowanym przez Wspólnotę; e) zakup ziemi oraz zakup, budowa i remont nieruchomości; f) koszty personelu dotyczące urzędników, którzy pracują na rzecz realizacji projektu poprzez wykonywanie działań stanowiących element ich typowych czynności; g) aporty;

66 Ogólne zasady dotyczące dokumentów rozliczeniowych projektu:
beneficjent przechowuje oryginały, WWPE otrzymuje kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem i parafką upoważnionej osoby; dokumenty powinny być przechowywane razem; oryginały faktur i rachunków zostaną oznakowane pieczątką o treści „Współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich lub Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców lub Europejskiego Funduszu Powrotów Imigrantów”; fakturę można „podzielić” między 2 kategorie czy pozycje budżetowe jedynie w uzasadnionych merytorycznie przypadkach; podobnie z częściowym rozliczeniem faktury; rachunki/faktury oraz inne dokumenty o równoważnej mocy dowodowej związane z projektem powinny być opisane; dokumenty MUSZĄ być uporządkowane w sposób przejrzysty; partner wystawia noty obciążeniowe załączając dowody poniesienia wydatków wykazywanych w notach; obowiązuje data poniesienia wydatku czyli dokonania płatności za fakturę/rachunek.

67 Weryfikacja przychodów projektu spełnia 2 cele:
Przychody projektu Weryfikacja przychodów projektu spełnia 2 cele: 1) wniesienie wkładu własnego/ partnerów zgodnie z założeniami budżetu umowy; 2) zachowanie charakteru non-profit realizowanego projektu (odsetki od dofinansowania); przychodem - w sensie źródła finansowania wydatków- są odsetki od środków otrzymanych od WWPE w ramach I oraz II zaliczki, wkład własny powinien mieć charakter wyłącznie finansowy (wkład pochodzący od stron trzecich powinien być wpłacony bezpośrednio na konto beneficjenta), z wyj. kosztu pokrytego przez dochód przeznaczony na określony cel;

68 Obowiązki informacyjne
we wszystkich publikacjach w formie ulotek, broszur jak również w publikacjach prasowych musi pojawić się wzmianka o współfinansowaniu projektu ze środków EFI/EFU/EFPI*. Również jakichkolwiek środki masowego przekazu oraz podczas konferencji czy seminariów; sprzęt zakupiony w ramach projektu opatrzony informacją o współfinansowaniu ze środków EFI/EFU/EFPI; w przypadku robót budowlanych, remontów i adaptacji budynków, pomieszczeń, i tym podobnych prac infrastrukturalnych, należy w takich miejscach umieścić tablicę informacyjną; *w przypadku otrzymania 10% dofinansowania z budżetu państwa należy również zawrzeć informację o współfinansowaniu z budżetu państwa

69 Zamówienia publiczne Podczas realizacji projektu w ramach umowy finansowej beneficjent oraz partner są zobowiązani do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych jeżeli wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy.

70 Inne zamówienia powyżej 5000 €
wszyscy beneficjenci oraz ich partnerzy mają obowiązek stosowania procedury przetargowej; przesłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych oferentów i obowiązek opublikowania ogłoszenia o zamówieniu przynajmniej na swojej stronie internetowej; unikanie wystąpienia potencjalnego konfliktu interesów; przestrzeganie zasad jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów;

71 Podwykonawstwo Podwykonawca – osoba trzecia niebędąca pracownikiem beneficjenta ani partnera, która świadczy usługi polegające na wykonywaniu specjalistycznych zadań, które mogłyby być wykonywane przez pracowników własnych (lub byłoby to nieopłacalne). Charakterystyka: Umowa sporządzona w formie pisemnej; Koszt podwykonawcy uwzględnia zysk; Praca podwykonawcy nie podlega nadzorowi beneficjenta/partnera; Odpowiedzialność spoczywa na Beneficjencie.

72 a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem;
Wydatki związane z następującymi rodzajami podwykonawstwa są niekwalifikowane do współfinansowania przez Fundusz: a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem; b) podwykonawstwo, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości; c) podwykonawstwo przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta końcowego poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usług; UWAGA: W każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami.

73 DZIĘKUJEMY PAŃSTWU ZA UWAGĘ!! Pytania prosimy kierować na: