Obsługa gości z Guest-control

Prezentacja na temat: "Obsługa gości z Guest-control"— Zapis prezentacji:

1 Obsługa gości z Guest-control
Schemat przygotowania IMPREZY Obsługa gości z Guest-control

2 Tabela excel Zwrot (Pan/Pani) Imiona Nazwisko Firma Oddział Ulica Kod Miejscowość Kraj Telefon Fax Kategoria Os. Towarz. Pan Bogdan Piaskowski Guest-Control Łódź Sienkiewicza 90-114 Polska Gość xxxx Pani Marlena Jaworska VIP xxxxx Poprawność informacji zawartych w tabeli jest kluczem do sprawnego i efektywnego działania, ponieważ dane z tabeli są importowane do systemu automatycznie. Tabela musi być przysłana terminowo. Nie wolno usuwać ani przestawiać żadnych kolumn. Dane potrzebne do systemu (np. adres , telefon komórkowy) muszą być dokładnie wypełnione i sprawdzone.

3 uTWORZENIE STRONY WWW Guest-control wykupuje domenę pod daną imprezę i zabezpiecza ją systemem SSL. Projektant graficzny kreuje wygląd strony internetowej na podstawie przesłanych nam plików źródłowych. Na tej stronie przebiega rejestracja on-line wszystkich zaproszonych gości.

4 Wysyłka ZAPROSZEŃ Zaproszenia papierowe powinny być wysłane wraz z hasłem i kodem dostępu gościa – plik pdf z tymi danymi dostarcza guest-control do drukarni. W zaproszeniu powinna znaleźć się informacja, że dla pewności będzie również przesłane zaproszenie drogą mailową ( tu można podać datę) , w których kody te będą już zapisane.

5 WYSYŁKA ZAPROSZEŃ e-mail
Opracowanie formularzy zaproszeń. Teksty dostarcza nam klient i w takiej formie system je importuje. Odpowiedź na zaproszenie odbywa się poprzez kliknięcie na wybrana opcję: TAK, NIE, NIE WIEM System automatycznie wpisuje kody dostępu dla danej osoby.

6 REJESTRACJA ON-LINE Po wybraniu opcji „TAK” automatycznie ukazuje się formularz zgłoszeniowy. Gość odpowiada na wybrane pytania a system automatycznie zapisuje odpowiedzi. Liczba pytań to ilość zaprogramowanych aplikacji internetowych.

7 Mailing przypominający I
Treść dostarcza klient, np.: „Przypominamy, że do 10 grudnia czekamy na Państwa potwierdzenie przybycia na Galę i Bal Mistrzów Sportu.” „Będzie nam niezmiernie miło gościć Pana na tym corocznym święcie polskiego sportu.”

8 MAILING PRZYPOMINAJACY II
Wysyłamy do osób, które nie zareagowały w żaden sposób na zaproszenie: „Szanowny Panie, W piątek, 12 grudnia zakończone zostało logowanie na Galę i Bal Mistrzów Sportu organizowane przez Przegląd Sportowy i Telewizję Polską. W związku z tym, że organizator do tej pory nie otrzymał od Pana informacji na temat uczestnictwa w uroczystościach, nie zostaną do Pana wysłane bilety i karty wstępu do Teatru Polskiego i Hotelu Marriott. Mamy nadzieję, że uda nam się spotkać za rok na kolejną Galę i Bal Mistrzów Sportu. Zapraszamy do oglądania transmisji z Gali w TVP oraz do lektury Przeglądu Sportowego.”

9 Koniec Rejestracji on-line
POTWIERDZAJĄCEJ Po zakończeniu rejestracji ukazuje się tekst z podziękowaniem dostarczony przez klienta. Określenie terminu zakończenia rejestracji jest ważnym punktem do procesu personalizowania kart oraz ich wysyłki na podkładkach w design imprezy. ODMAWIAJĄCEJ Tekst kończący rejestrację jest podziękowaniem za zareagowanie na zaproszenie. Po określonym terminie rejestracji wysyłane są maile informujące o jej zakończeniu.

10 Personalizacja kart Wysyłka kart na podkładce adresowej.
Nie ma konieczności powtórnej wysyłki zaproszeń. Tekst zaproszenia może być umieszczony na podkładce papierowej. Podkładka może być z dobrej jakości papieru – spełnia funkcję potwierdzonego zaproszenia.

11 Przygotowanie systemu ukŁadu siedzeń
Ważne: Plan sali dostarczony w terminie. Guest-Control projektuje układ graficzny i programuje sposób usadzania gości. Obie strony pracują tylko w tym systemie. Guest-Control projektuje i drukuje karteczki do wpisywania numerów stołów podczas check-in.

12 Check - in Ważne ustawienie podestów, goście muszą przechodzić „strumieniami”. Najlepszym miejscem ustawienia stacji jest takie, gdzie goście nie muszą przechodzić po raz drugi przez bramki. Można też zaprogramować moduł check-in i check-out w celu lepszej kontroli. Karty plastikowe z kodami powinni mieć WSZYSCY uczestnicy – także obsługa, prasa itp.

13 podsumowanie Całość przygotowań do imprezy z większym wyprzedzeniem, w szczególności lista osób zaproszonych. Imienne karty również dla sponsorów. DOKŁADNA weryfikacja adresów mailowych i innych ważnych danych dla systemu . Synchronizacja pracy klient - guest-control w JEDNYM systemie Gal i Bal – check-in w obydwu miejscach. Wraz z zaproszeniami mailowymi – sms na numer komórkowy gościa informujący o zaproszeniu. Możliwość powiadomienia organizatora o przybyciu oczekiwanego gościa – informacja wraz z check-in danego gościa na telefon komórkowy organizatora.