Sposoby doboru metod i narzędzi do komunikacji w zespole projektowym

Prezentacja na temat: "Sposoby doboru metod i narzędzi do komunikacji w zespole projektowym"— Zapis prezentacji:

1 Sposoby doboru metod i narzędzi do komunikacji w zespole projektowym
Karolina Muszyńska

2 Zakres tematyczny wykładu
Założenia i komponenty modelu komunikacji w zespole projektowym Etapy budowy modelu komunikacji w zespole projektowym Identyfikacja uczestników projektu i kanałów komunikacji Określenie zawartości informacyjnej kanałów komunikacji Określenie reguł przyporządkowania technik i narzędzi teleinformatycznych do kanałów komunikacji Wizualizacja modelu komunikacji Przydatność modelu komunikacji - rozwiązania modelu wpływające na usprawnienie komunikacji w zespole Zakres stosowalności modelu komunikacji

3 Główne założenia modelu komunikacji
Konieczność objęcia modelem całego cyklu życia projektu, czyli wszystkich faz jego realizacji Konieczność uwzględnienia w modelu wszystkich kluczowych uczestników projektu – członków zespołu wykonawczego jak i udziałowców po stronie klienta – konieczna jest odpowiednia identyfikacja udziałowców i ich potrzeb informacyjnych Konieczność identyfikacji i szczegółowego opisu kanałów komunikacji pomiędzy członkami zespołu projektowego Oparcie modelu komunikacji o wybraną metodykę zarządzania projektami – PRINCE 2/PMBOK Wspomaganie narzędziami informatycznymi możliwie jak najszerszego zakresu komunikacji między członkami zespołu – w celu poprawy przejrzystości, zapobiegania lukom informacyjnym i tworzenia bazy wiedzy projektowej

4 Główne komponenty modelu komunikacji
ludzie – uczestnicy projektu, pełniący określone role, oraz kanały komunikacji pomiędzy nimi – aspekt organizacyjny informacje projektowe - komunikaty i dokumentacja projektowa, którą wymieniają się uczestnicy projektu – aspekt informacyjny metody i procesy – metody organizacji komunikacji w zespole projektowym oraz procesy zarządzania komunikacją i projektem – aspekt metodyczny technologia – narzędzia wykorzystywane do tworzenia, przesyłania, zbierania i rozpowszechniania dokumentacji projektowej i do zarządzania wymianą komunikatów pomiędzy członkami zespołu projektowego – aspekt technologiczny

5 Etapy procesu budowy modelu komunikacji
identyfikacja uczestników projektu oraz kanałów komunikacji między nimi określenie zawartości informacyjnej zidentyfikowanych kanałów komunikacji określenie reguł przyporządkowania narzędzi i technik teleinformatycznych do kanałów komunikacji wizualizacja modelu komunikacji

6 Identyfikacja uczestników projektu, faz jego realizacji i kanałów komunikacji
Wyszczególnienie możliwych ról, jakie mogą pełnić uczestnicy projektu w celu określenia nadawców i odbiorców komunikatów komitet sterujący, w którego skład wchodzi: sponsor, przedstawiciel klienta/użytkowników, oraz przedstawiciel dostawcy, kierownik projektu, kierownicy zespołów, członkowie zespołów, biuro projektu, oraz zespół kontroli jakości Określenie kanałów komunikacji pomiędzy nimi i ich zawartości informacyjnej w każdej fazie realizacji projektu – wyróżnione zostały trzy fazy cyklu życia projektu: faza wstępna faza realizacji faza końcowa

7 Mapy kanałów komunikacji
Szczególną rolę pełni Biuro Projektu, które zbiera informacje od wszystkich uczestników projektu w każdej z faz jego realizacji, pełniąc rolę administratora, sekretariatu i centrum informacji projektowych. Również Kierownik Projektu, jako główny koordynator i nadzorujący prace projektowe posiada wiele kanałów łączących go z pozostałymi uczestnikami projektu, w tym również z Biurem Projektu. W fazie realizacji warto zwrócić uwagę na rozbudowę komunikacji pomiędzy Kierownikiem Projektu i Kierownikiem Zespołu, pomiędzy Kierownikiem Zespołu i Członkami Zespołu oraz wewnątrz zespołu wykonawczego. Faza wstępna charakteryzuje się natomiast komunikacją dwustronną lub wielostronną, której celem jest dokonanie ustaleń, sprecyzowanie planów, standardów czy oczekiwań. W fazie końcowej przeważa komunikacja jednostronna koncentrująca się na przekazaniu raportów i wyników końcowych.

8 Zawartość kanałów komunikacji w fazie wstępnej cyklu życia projektu

9 Zawartość kanałów komunikacji w fazie realizacji cyklu życia projektu

10 Zawartość kanałów komunikacji w fazie końcowej cyklu życia projektu

11 Określenie zawartości informacyjnej kanałów komunikacji
Dla każdego kanału komunikacji należy określić: nadawcę i odbiorcę, zwartość informacyjną przesyłanego komunikatu, częstotliwość z jaką dane informacje są przesyłane, oraz czy oczekiwana jest odpowiedź od odbiorcy komunikatu (dzięki temu możemy określić czy mamy do czynienia z komunikacją jedno- czy dwustronną)

12 Opis kanałów komunikacji w fazie wstępnej cyklu życia projektu
Nadawca Odbiorca Treść komunikatu Częstotliwość Oczekiwana odpowiedź Kierownik Projektu Komitet Sterujący ustalenie założeń projektu, struktury zespołu, zakresów obowiązków, formuły realizacji projektu oraz uzasadnienia biznesowego raz lub kilka razy na początku projektu tak ustalenie planu projektu (podział na etapy), elementów sterowania, planu komunikacji, rejestru ryzyka i tolerancji dla projektu Biuro Projektu ustalenie sposobów gromadzenia, przechowywania i wyszukiwania dokumentacji projektowej raz na początku projektu ustalenie sposobu zarządzania konfiguracją i zmianami przyjęte założenia i formuła realizacji projektu, plan projektu nie plan komunikacji i elementy sterowania projektem Zespół Kontroli Jakości ustalenia oczekiwań dot. jakości - określenie kryteriów akceptacji przyjęte kryteria akceptacji, standardy jakości, narzędzia kontroli i środki pomiaru jakości Kierownik Zespołu ustalenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności oraz tolerancji ustalenie planu komunikacji i elementów sterowania dla zespołu Członkowie zespołu ustalenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności, ustalenie planu prac dla zespołu, harmonogramów, zasad raportowania i kontroli jakości

13 Opis kanałów komunikacji w fazie realizacji cyklu życia projektu
Nadawca Odbiorca Treść komunikatu Częstotliwość Oczekiwana odpowiedź Kierownik Projektu Komitet Sterujący powiadomienie o ukończeniu etapu, przekazanie raportu końcowego etapu i aktualnego stanu projektu z prośbą o zatwierdzenie raz pod koniec etapu tak informacje o zmianach, odchyleniach, zagadnieniach projektowych z prośbą o wytyczne w razie wystąpienia prośba o zatwierdzenie planu etapu następnego oraz tolerancji dla niego raz lub kilka razy przed rozpoczęciem każdego etapu Wszyscy Uczestnicy istotne informacje o otoczeniu projektu, o zmianie składu Komitetu Sterującego nie decyzje dot. ustępstw, planów nadzwyczajnych, czy przedwczesnego zamknięcia projektu Kierownik Zespołu ustalenia dot. grupy zadań do wykonania, planu zespołu, sposobów przekazania gotowych produktów, ograniczeń, tolerancji na początku każdego etapu negocjacje warunków, terminów i parametrów dla etapu raporty z punktów kontrolnych, status grupy zadań z prośbą o zatwierdzenie na koniec każdego punktu kontrolnego informacja o nowym zagadnieniu projektowym z prośbą o wytyczne Biuro Projektu informacja o wykonaniu grupy zadań, raport z postępu prac po ich wykonaniu informacja o zagadnieniach projektowych jak wystąpią

14 Opis kanałów komunikacji w fazie realizacji cyklu życia projektu
Nadawca Odbiorca Treść komunikatu Częstotliwość Oczekiwana odpowiedź Kierownik Projektu Biuro Projektu uzgodnione plany etapów, grup zadań, analizy zagrożeń na początku każdego etapu nie informacje o zagadnieniach projektowych, odchyleniach jak wystąpią raporty okresowe np. raz na miesiąc Zespół Kontroli Jakości informacje o przeprowadzonych kontrolach jakości i ich wynikach po wykonaniu kontroli jakości Komitet Sterujący raporty okresowe, rejestr jakości, rejestr zagadnień w razie potrzeby Członkowie Zespołu Kierownik Zespołu informacja o wykonaniu grupy zadań, raport z postępu prac z prośbą o zatwierdzenie po ich wykonaniu tak informacja o nowym zagadnieniu projektowym wraz z oceną jego wpływu na produkty i prośbą o wytyczne jak wystąpi pomysły na usprawnienie organizacji projektu ustalenia dot. planów etapów, jakości, postępu prac i stanu produktu na koniec każdego punktu kontrolnego Członkowie Zespołu między sobą współpraca nad wspólnymi dokumentami codziennie informacje o zmianach i postępach prac np. raz na tydzień nowa wiedza i ważne informacje dot. projektu jak się pojawią

15 Opis kanałów komunikacji w fazie końcowej cyklu życia projektu
Nadawca Odbiorca Treść komunikatu Częstotliwość Oczekiwana odpowiedź Kierownik Projektu Komitet Sterujący informacja o zakończeniu prac projektowych, raport końcowy projektu, raport o doświadczeniach z prośbą o zatwierdzenie raz na koniec projektu tak zalecenia działań następczych i plan przeglądu poprojektowego nie Wszyscy Uczestnicy potwierdzenie spełnienia kryteriów akceptacji i zgoda na zamknięcie projektu, podsumowania i ocena Kierownik Zespołu informacja o zakończeniu prac projektowych, raport końcowy zespołu z prośbą o zatwierdzenie Biuro Projektu raport końcowy, raport o doświadczeniach, zalecenia działań następczych Zespół Kontroli Jakości wyniki kontroli jakości i statusów wytworzonych produktów, kompletności prac projektowych i oceny projektu

16 Wnioski z etapu opisu zawartości informacyjnej kanałów komunikacji
Do Biura Projektu trafiają niejednokrotnie te same informacje, które przekazywane są też pomiędzy innymi członkami zespołu projektowego. Oznacza to, że niektóre informacje powinny dotrzeć do wielu odbiorców i fakt ten również musi mieć swoje odzwierciedlenie w modelu komunikacji. Należy dążyć do eliminowania potrzeby kilkukrotnego przekazywania tej samej informacji od jednego uczestnika do drugiego. Zamiast tego powinna ona trafić do wspólnego repozytorium, do którego mają dostęp wszyscy zainteresowani i uprawnieni członkowie zespołu. Wówczas komunikacja od źródła powstania informacji do wszystkich uprawnionych odbiorców może ograniczyć się do poinformowania ich o dostępności szczegółów informacji we wspólnym repozytorium.

17 Określenie reguł przyporządkowania technik i ICT do kanałów komunikacji
Czynniki mające wpływ na usprawnienie procesu komunikacji w ramach kanałów komunikacji: Skuteczność przekazu – zapewniona przez eliminację barier komunikacyjnych, wykorzystanie redundancji i różnych metod przekazania informacji Jakość komunikacji – wysoka dzięki dostarczaniu tylko potrzebnych, aktualnych i jasno sprecyzowanych komunikatów Możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych informacji – zapewniona poprzez umieszczanie wszystkich informacji i dokumentów projektowych we wspólnym repozytorium

18 Określenie reguł przyporządkowania technik i ICT do kanałów komunikacji
Dodatkowe czynniki, które należy uwzględnić przy wyborze technik i narzędzi teleinformatycznych do kanałów komunikacji: Należy w miarę możliwości wybierać techniki i narzędzia znane członkom zespołu Podstawową formą komunikacji powinna być komunikacja pisemna a komunikacja ustna powinna pełnić rolę wspomagającą, motywującą, dyscyplinującą, jak również zaspakajać społeczne potrzeby członków zespołu projektowego Zebrania powinny być wspomagane narzędziami typu EMS lub GSS Podstawą systemu komunikacji powinien być zintegrowany system pracy grupowej, posiadający wspólną baza wiedzy (repozytorium projektowe), moduł śledzenia zmian i kontroli wersji oraz mechanizmy Wiki

19 Funkcjonalności systemu stanowiącego bazę modelu komunikacji
platforma Wiki; centralne repozytorium; poczta elektroniczna; grupowy komunikator listy dyskusyjne; współdzielone kalendarze; system wspomagania zebrań (EMS/GSS); zdalne konferencje; zarządzanie przepływem pracy; kontrola wersji; moduł ewidencji i śledzenia zagadnień projektowych; opis zawartości dokumentów i innych plików przez metadane;

20 Proponowany układ sekcji Wiki
Dokumenty inicjujące projekt – założenia projektu, formuła realizacji, uzasadnienie biznesowe, bazowy plan projektu, elementy sterowania, struktury zespołów i zakresy obowiązków, plan komunikacji, tolerancje w projekcie, Plany – projektu, etapów, pracy zespołów, jakości, nadzwyczajne, przeglądu poprojektowego, Rejestry – ryzyka, zagadnień projektowych, jakości, doświadczeń, Raporty – okresowe, z punktów kontrolnych, końcowe etapów, końcowy projektu, Zasady dokumentacji i szablony dokumentów – zasady nazewnictwa, raportowania, procedury, formularze/formatki/szablony dokumentów, Zarządzanie jakością – plan zarządzania jakością, narzędzia kontroli, środki pomiaru jakości, standardy dot. jakości, wyniki kontroli jakości

21 Proponowany układ sekcji Wiki
Decyzje Komitetu Sterującego – przyjęcie planu nadzwyczajnego, przedwczesne zamknięcie projektu, ustępstwa, zmiany w składzie Komitetu, ważne informacje z otoczenia projektu, Ustalenia dla etapów – grupy zadań, harmonogramy, sposoby przekazania gotowych produktów, ograniczenia, parametry, tolerancje, Pomysły zespołu – dot. usprawnień w organizacji projektu, Ważne informacje – dot. realizowanych zadań, stosowanych narzędzi, technologii, itp. Poza tym, na platformie mogą być wydzielone obszary robocze dla zespołów lub grup współpracujących nad danym zagadnieniem/dokumentem.

22 Model komunikacji w zespole projektowym

23 Model komunikacji w zespole projektowym

24 Przydatność modelu komunikacji
Czynnik wpływający na usprawnienie komunikacji Rozwiązanie w modelu komunikacji w zespole projektowym eliminacja barier komunikacyjnych, nadanie komunikacji ustnej roli wspomagającej, podczas gdy podstawą wymiany informacji pozostaje komunikacja pisemna, ograniczająca ulotność i dowolność interpretacji, która charakteryzuje komunikację ustną zapewnienie wysokiej jakości informacji Wiki umożliwia szybką i łatwą aktualizację informacji projektowych przez wszystkich uczestników projektu co zapewnia o aktualności dostępnych informacji, a wbudowany system kontroli wersji zapobiega utracie danych w wyniku przypadkowego działania jego użytkowników schemat postępowania, ułatwiający otwartą wymianę informacji, zapewniający redundancję i wspomagający sprzężenia zwrotne zaproponowany schemat postępowania zapobiega wykorzystywaniu poczty elektronicznej do przechowywania i przesyłania dokumentacji projektowej, traktując ją głównie jako narzędzie do przesyłania komunikatów o dostępności i lokalizacji określonej dokumentacji we wspólnym repozytorium ograniczenie wad pojedynczych narzędzi komunikacji poprzez ich integrację z innymi narzędziami, ulotność komunikacji ustnej niwelowana jest wymaganiem aby wszelkie decyzje i ustalenia znalazły się w odpowiedniej sekcji Wiki; natomiast brak sprzężeń zwrotnych, charakterystyczny dla asynchronicznej komunikacji pisemnej niwelowany jest możliwością wspomagania komunikacji narzędziami synchronicznej komunikacji ustnej lub pisemnej automatyzacja niektórych czynności komunikacyjnych i dokumentacyjnych W ramach systemów pracy grupowej oferowane są funkcjonalności mogące zautomatyzować niektóre czynności komunikacyjne

25 Przydatność modelu komunikacji
Czynnik wpływający na usprawnienie komunikacji Rozwiązanie w modelu komunikacji w zespole projektowym skrócenie czasu dotarcia do potrzebnych informacji opis zawartości dokumentów i innych plików związanych z projektem przez metadane, co w dużej mierze ułatwia i usprawnia przeszukiwanie zasobów repozytorium; dzięki wspólnemu repozytorium unika się rozproszenia danych i informacji w wielu różnych lokalizacjach ograniczenie do minimum pośrednictwa w przekazie informacji bezpośredni dostęp do informacji projektowych na platformie Wiki, oraz bezpośrednia informacja na temat stanu zaawansowania prac z modułu śledzenia zadań projektowych zapewnia bezpośredni wgląd w bazę wiedzy dot. projektu ograniczenie otrzymywania niechcianych (niepotrzebnych) komunikatów informacje projektowe umieszczane są na platformie Wiki, a pocztą elektroniczną przesyłany jest tylko odnośnik do źródła, w ten sposób odciążane są skrzynki pocztowe i unika się przesyłania tych samych informacji wielokrotnie do różnych odbiorców możliwość weryfikacji informacji wspomaganie zebrań systemami EMS/GSS (lub w przypadku zespołów rozproszonych - wideokonferencjami) pozwala na analizę dokonanych na zebraniu ustaleń, a umieszczenie ich na platformie Wiki umożliwia późniejszą weryfikacje ustnych ustaleń dokonanych w trakcie zebrania istnienie centralnego punktu dostępu do informacji projektowych system stanowiący podstawę proponowanego modelu komunikacji bazuje na wspólnym repozytorium wiedzy projektowej

26 Zakres stosowalności modelu komunikacji
Nie tylko dla projektów informatycznych, chociaż oparty na badaniach przeprowadzonych wśród kierowników projektów informatycznych Nie tylko dla projektów realizowanych zgodnie z metodyką PRINCE 2 czy PMBOK, chociaż oparty na rolach i kanałach komunikacji opisanych w tych właśnie metodykach Model koncentruje się na komunikacji wewnątrz zespołu projektowego, pomijając komunikację z otoczeniem, której oczywiście nie można ignorować Konieczny co najmniej podstawowy zakres umiejętności komputerowych wszystkich członków zespołu projektowego Konieczność zakupu i instalacji odpowiednich systemów informatycznych i ich integracja z innymi systemami w firmie