Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem Ten kurs jest piątym kursem z serii dotyczącej zarządzania pocztą i jej przechowywania w programie Outlook. Korzystając z kursów online „Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania”, „Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych” i „Zarządzanie skrzynką pocztową IV. Archiwizowanie starych wiadomości” można przygotować się do zapoznania z tematami przedstawionymi w tej prezentacji.  Notatki dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów. Animacje programu Macromedia Flash: Ten szablon zawiera animacje Flash, które są odtwarzane w programie Microsoft ® Office PowerPoint 2000®  i nowszych wersjach. Jednak aby zapisać ten szablon w programie Microsoft Office PowerPoint 2007, należy zapisać go w formacie starszych wersji programu PowerPoint: Prezentacja programu PowerPoint (*.ppt) lub Szablon programu PowerPoint (*.pot) (typy plików są widoczne w oknie dialogowym Zapisywanie jako obok pozycji Zapisz jako typ). Ostrzeżenie: jeśli zostanie wybrany format programu PowerPoint 2007, taki jak Prezentacja programu PowerPoint (*.pptx) lub Szablon programu PowerPoint (*.potx), animacje nie zostaną zachowane w zapisanym pliku. Uwaga dodatkowa: Ta prezentacja zawiera animacje Flash, dlatego zapisanie szablonu może spowodować wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego dotyczącego informacji osobistych. Jeśli informacje nie zostaną dodane do właściwości samego pliku Flash, to ostrzeżenie nie będzie miało zastosowania do tej prezentacji. Należy kliknąć przycisk OK w oknie komunikatu. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

2 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Zawartość kursu Omówienie: znajdowanie przechowywanych wiadomości Lekcja: korzystanie z przechowywanych wiadomości Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

3 Omówienie: korzystanie z przechowywanych wiadomości
Foldery do przechowywania wiadomości e- mail, terminów i innych elementów programu Outlook można tworzyć na swoim komputerze — nie trzeba ich przechowywać na serwerze. Plik programu Outlook tego typu jest nazywany magazynem osobistym (pst), ponieważ jest przechowywany na osobistym komputerze użytkownika. Pliki pst programu Outlook można otwierać, zamykać, przenosić lub kopiować tak jak inne pliki. Właśnie tym zajmiemy się w trakcie tego kursu. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

4 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Cele kursu Wyświetlanie folderów osobistych i folderów archiwum w okienku nawigacji w celu uzyskania dostępu do przechowywanych wiadomości. Unikanie problemów dzięki przestrzeganiu najważniejszych wskazówek dotyczących typowych zadań, takich jak posługiwanie się plikami kopii zapasowych i archiwami poczty , oraz łatwego rozpoznawania zawartości tych plików i archiwów. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

5 Korzystanie z przechowywanych wiadomości
Lekcja Korzystanie z przechowywanych wiadomości

6 Korzystanie z przechowywanych wiadomości
Niezależnie od tego, czy korzystasz z metody przechowywania opartej na folderach osobistych, czy opartej na archiwum, wiadomości są przechowywane w pliku PST na komputerze. Nie różnią się one od innych wiadomości. Można przesyłać dalej przechowywane wiadomości i odpowiadać na nie, a także przeszukiwać je, jeśli na przykład musisz odświeżyć pamięć w zakresie zakończonego projektu lub podjętej decyzji. W celu wykonywania tych zadań w odniesieniu do przechowywanych wiadomości należy otworzyć plik PST w okienku nawigacji. Na kilku następnych slajdach omówiono otwieranie pliku PST. Porada: jeśli nie znasz metod przechowywania opartych na folderach osobistych i na archiwum, możesz zapoznać się z nimi dzięki wcześniejszym kursom szkoleniowym z tej serii. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

7 Otwieranie pliku folderów osobistych lub pliku folderu archiwum
Aby znaleźć wiadomości przechowywane w pliku PST, należy otworzyć foldery osobiste lub foldery archiwum w okienku nawigacji, klikając znajdujący się obok nich znak plus. [Od autora: Tutaj zostanie wstawiony plik swf. Usuń ten symbol zastępczy przed wstawieniem pliku swf]. Animacja: kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Odtwórz. Teraz warto wspomnieć o zaletach plików PST. Jeśli zdecydujesz się korzystać z wielu plików PST, najlepiej będzie ograniczyć liczbę otwartych plików do mniej niż 10 (oraz znać ich rozmiary). Jeśli masz otwartych jednocześnie więcej niż 10 plików PST lub jeśli te pliki są bardzo duże, program Outlook będzie się wolniej uruchamiał i będzie działał wolniej podczas przeszukiwania wiadomości (więcej informacji na temat przeszukiwania znajduje się w dalszej części tego kursu). [Notatka dla wykładowcy: Aby odtworzyć animację, gdy jest wyświetlany pokaz slajdów, kliknij ją prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Odtwórz. Po jednokrotnym odtworzeniu pliku może być konieczne kliknięcie polecenia Przewiń do tyłu (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy), a następnie kliknięcie polecenia Odtwórz. Jeśli kliknięcie slajdu w celu wprowadzenia tekstu lub przejścia do następnego slajdu nie daje rezultatu, kliknij obszar poza animacją. Czasem należy kliknąć dwa razy. Jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji, zobacz notatki do ostatniego slajdu prezentacji dotyczące odtwarzania animacji Macromedia Flash. Jeśli nadal występują problemy z wyświetlaniem animacji, na następnym slajdzie znajduje się duplikat tego slajdu zawierający grafikę statyczną. Usuń bieżący lub następny slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Jeśli żądany folder nie jest wyświetlany w okienku nawigacji, należy otworzyć plik PST. Odpowiednie kroki przedstawiono w animacji. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

8 Otwieranie pliku folderów osobistych lub pliku folderu archiwum
Aby znaleźć wiadomości przechowywane w pliku PST, należy otworzyć foldery osobiste lub foldery archiwum w okienku nawigacji, klikając znajdujący się obok nich znak plus. Jeśli żądany folder nie jest wyświetlany w okienku nawigacji, należy otworzyć plik PST. W menu Plik wskaż polecenie Otwórz, a następnie kliknij polecenie Plik danych programu Outlook.Wybrany plik PST — na rysunku pokazano foldery archiwum — zostanie wyświetlony w obszarze Wszystkie elementy poczty. Teraz warto wspomnieć o zaletach plików PST. Jeśli zdecydujesz się korzystać z wielu plików PST, najlepiej będzie ograniczyć liczbę otwartych plików do mniej niż 10 (oraz znać ich rozmiary). Jeśli masz otwartych jednocześnie więcej niż 10 plików PST lub jeśli te pliki są bardzo duże, program Outlook będzie się wolniej uruchamiał i będzie działał wolniej podczas przeszukiwania wiadomości (więcej informacji na temat przeszukiwania znajduje się w dalszej części tego kursu). [Notatka dlawykładowcy: Ten slajd jest prawie taki sam jak poprzedni, lecz zawiera grafikę statyczną zamiast animacji. Użyj tego slajdu, jeśli występują problemy z wyświetlaniem animacji. Usuń ten lub poprzedni slajd przed rozpoczęciem prezentacji]. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

9 Unikanie komunikatu ostrzeżenia Otwórz za pomocą
Istnieje pewna duża różnica między plikami PST a plikami innego typu: pliku PST nie można otworzyć dwukrotnym kliknięciem. Jeśli spróbujesz to zrobić, zobaczysz komunikat podobny do tego. Otrzymywanie komunikatu ostrzeżenia sugerującego kliknięcie polecenia Otwórz za pomocąmoże nieco irytować lub dezorientować. Aby uniknąć tego komunikatu, pamiętaj, aby w celu otwarcia pliku PST zawsze zacząć w programie Outlook i użyć menu Plik, jak opisano w poprzedniej sekcji. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

10 Zamykanie pliku po zakończeniu pracy
W okienku nawigacji nie można wyświetlić jednocześnie dowolnej liczby plików PST. Jak wspomniano, zbyt wiele otwartych jednocześnie plików PST spowoduje obniżenie wydajności programu Outlook. Jeśli nie trzeba dłużej przeglądać zawartości pliku PST, można go usunąć z okienka nawigacji. Chcesz mieć otwartą dowolną liczbę plików PST? Oto przykład: możesz czytać zarchiwizowane wiadomości sprzed lat zawarte w jednym pliku PST, w tym samym czasie przeglądając wiadomości dotyczące bieżącego projektu zawarte w innym pliku PST. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

11 Zamykanie pliku po zakończeniu pracy
W okienku nawigacji nie można wyświetlić jednocześnie dowolnej liczby plików PST. Aby zamknąć plik PST, kliknij go prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Zamknij folder Foldery osobistelub  Zamknij folder Foldery archiwum (nazwa folderu w tym poleceniu może być inna, jeśli użytkownik zmienił nazwę pliku PST). W dalszej części tego kursu powiemy, dlaczego nadawanie unikatowych nazw jest przydatne. Zamknięty plik PST zawsze można ponownie otworzyć, wykonując kroki opisane wcześniej. Zamknięcie pliku PST spowoduje, że nie będzie on wyświetlany w programie Outlook, ale nie wpłynie na jego zawartość ani lokalizację na komputerze. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

12 Kopiowanie pliku PST w celu utworzenia kopii zapasowej
Na wypadek awarii komputera lub braku możliwości uzyskania dostępu do serwera poczty warto mieć kopie zapasowe ważnych wiadomości w innej lokalizacji, na przykład na dysku CD. Aby wykonać taką kopię zapasową, skopiuj plik PST. Następnie możesz przenieść skopiowany plik (i zawarte w nim wiadomości) na inny komputer lub na dysk CD. Utworzenie kopii ułatwia także udostępnianie wiadomości , na przykład nowo zatrudnionemu pracownikowi lub osobie przejmującej projekt. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

13 Kopiowanie pliku PST w celu utworzenia kopii zapasowej
Przed wykonaniem tej czynności należy zamknąć program Outlook. Kliknij prawym przyciskiem myszy ten plik w Eksploratorze Windows, a następnie kliknij polecenie Kopiuj. Przenieś wskaźnik do lokalizacji, do której chcesz wkleić kopię pliku, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Wklej. Wynik: skopiowany plik zostanie wklejony z oryginalną nazwą pliku i wyrazem „Kopia”, aby było wiadomo, że jest to kopia. Porady: więcej informacji na temat narzędzia do tworzenia kopii zapasowych można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna (odpowiednie łącze umieszczono na końcu tego kursu): Można pobrać narzędzie ułatwiające wykonywanie kopii zapasowych plików PST o nazwie Kopia zapasowa folderów osobistych programu Outlook. Ponadto przy okazji omawiania kopii należy pamiętać o następującym zagadnieniu: jeśli plik PST został skopiowany na dysk CD lub podobne urządzenie magazynowania, należy go skopiować na inny komputer, aby program Outlook na tym komputerze mógł uzyskać dostęp do zawartych w nim wiadomości. Program Outlook nie może odczytywać wiadomości przechowywanych na dysku CD. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

14 Znajdowanie pliku PST na komputerze
Z pewnością możliwość skopiowania pliku PST w celu utworzenia kopii zapasowej wiadomości lub przeniesienia tych wiadomości na inny komputer jest przydatna. Jak zatem znaleźć ten plik, aby go skopiować? Zanim zamkniesz program Outlook w celu rozpoczęcia wykonywania kopii, za pomocą okna dialogowego Ustawienia kont zidentyfikuj nazwę i lokalizację pliku PST, który chcesz skopiować. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

15 Znajdowanie pliku PST na komputerze
Pamiętaj, że plik PST jest plikiem danych programu Outlook. Znalezienie tego pliku to pierwsza czynność, którą należy wykonać, aby nim zarządzać. Polecenie, które należy kliknąć w menu Plik, to Zarządzanie plikami danych. Zanim zamkniesz program Outlook, zaznacz plik, który chcesz skopiować, i kliknij przycisk Otwórz folder, jak pokazano na rysunku. Następnie możesz zamknąć program Outlook. Folder zawierający plik PST pozostanie otwarty, aby można było skopiować ten plik. Porada: Oto inny powód nadawania plikom PST unikatowych nazw. Gdy widzisz te pliki w Eksploratorze Windows, unikatowe nazwy ułatwiają ich zidentyfikowanie. Nie trzeba zapamiętywać tych kroków. Informacje o nich zawiera także dokument Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

16 Więcej informacji na temat znajdowania plików PST
Po przedstawieniu, jak łatwe jest znajdowanie plików PST, warto wspomnieć, że właśnie opisana metoda oparta na poleceniu Zarządzanie plikami danych nie jest doskonała. Aby dzięki zastosowaniu tej metody można było zobaczyć lokalizację pliku, musi on być otwarty w programie Outlook. To znaczy, że po zamknięciu pliku PST lub w przypadku wyszukiwania niedawno skopiowanego na komputer pliku, który jeszcze nie został otwarty w programie Outlook, trzeba się trochę porozglądać poza programem Outlook. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

17 Więcej informacji na temat znajdowania plików PST
Czasami pliki PST bardzo trudno odnaleźć, szukając ich poza programem Outlook. Jest tak, ponieważ pewne lokalizacje, w których program Outlook przechowuje pliki PST, są w systemie Windows domyślnie ukryte. Aby zobaczyć te pliki w Eksploratorze Windows, należy za pomocą opcji systemu Windows wyświetlić ukryte pliki i foldery. Na rysunku pokazano okno dialogowe, za pomocą którego można wykonać tę czynność w systemie Windows Vista. Łącza do pełnych instrukcji dla wszystkich wersji systemu Windows można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

18 Unikanie problemów, część 1 (Zamknij, zamknij)
Przechowywanie danych w pliku PST ma wiele zalet. Jednak w przypadku niezachowania ostrożności podczas przenoszenia, zmieniania nazwy lub kopiowania pliku PST może zostać wyświetlony komunikat o błędzie, taki jak na rysunku. Aby uniknąć problemów w programie Outlook w późniejszym czasie, należy się stosować do następującej wskazówki: przed przeniesieniem, zmienieniem nazwy lub skopiowaniem pliku PST należy zamknąć go w okienku nawigacji, a następnie należy zamknąć program Outlook. Ten komunikat może zostać wyświetlony na przykład podczas uruchamiania programu Outlook po przeniesieniu lub zmienieniu nazwy pliku PST. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

19 Unikanie problemów, część 2 (jedna osoba jednocześnie)
Znajomy widok, prawda? Jednak w tym przypadku ostrzeżenie informuje, że pliku PST nie można otworzyć. Najbardziej prawdopodobną przyczyną jest to, że inny użytkownik już otworzył ten plik i zablokował Ci dostęp do niego. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

20 Unikanie problemów, część 2 (jedna osoba jednocześnie)
Jak to się mogło stać? Chociaż najwyższą wydajność plików PST uzyskujesz wtedy, gdy są one przechowywane na Twoim komputerze, istnieje możliwość otwarcia pliku PST przechowywanego na dowolnym innym komputerze w sieci. Aby uniknąć problemów, pamiętaj, że pliki PST są przeznaczone do użycia przez jedną osobę jednocześnie i na jednym komputerze jednocześnie. Warunki: możesz otworzyć plik PST przechowywany na dowolnym innym komputerze, jeśli masz odpowiednie uprawnienia i żaden inny użytkownik nie otworzył jeszcze tego pliku. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

21 Jednoczesne przeszukiwanie wielu plików PST
Nowością w programie Outlook 2007 jest możliwość jednoczesnego przeszukiwania wielu plików PST. Każdy plik PST można przeszukiwać jednocześnie z dowolnymi innymi plikami PST. To oznacza, że jeśli wyszukujesz zarchiwizowaną wiadomość, ale nie masz pewności, w którym pliku została umieszczona, możesz ją łatwo odnaleźć w ramach jednego przeszukiwania. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

22 Jednoczesne przeszukiwanie wielu plików PST
Na jakiej zasadzie? Upewnij się, że pliki danych, które chcesz przeszukiwać, są otwarte — jeśli są otwarte, będą wyświetlane w okienku nawigacji. Wybierz pozycję Wszystkie elementy poczty jako lokalizację do przeszukiwania, a następnie zaznacz pliki, które chcesz przeszukiwać. Pozycja Wszystkie elementy poczty jest także wyświetlana u góry okienka Wyszukiwanie błyskawiczne, aby było wyraźnie widać, że przeszukujesz wiele plików. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

23 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Propozycje ćwiczeń Otwórz kilka plików PST. Zmień nazwy folderów wyświetlane w okienku nawigacji. Przeszukaj wiele plików PST. Wykonaj czynności związane z zarządzaniem plikami danych. Zamknij przykładowe foldery danych. [Notatka dla wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń]. Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

24 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Pytanie testowe 1 Załóżmy, że po uruchomieniu programu Outlook został wyświetlony komunikat informujący, że nie można znaleźć określonego pliku PST. Co jest prawdopodobną przyczyną wyświetlenia tego komunikatu? Wybierz jedną odpowiedź. Plik został przeniesiony bądź usunięty albo została zmieniona jego nazwa (a nie został najpierw zamknięty w programie Outlook). Ustawienia opcji systemu Windows powodują, że jest on ukryty. Plik PST jest zbyt duży. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

25 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Plik został przeniesiony bądź usunięty albo została zmieniona jego nazwa (a nie został najpierw zamknięty w programie Outlook). Przed przeniesieniem bądź usunięciem pliku PST albo zmienieniem jego nazwy należy go zamknąć w okienku nawigacji programu Outlook. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

26 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Pytanie testowe 2 Ilu użytkowników może w tym samym czasie mieć otwarty ten sam plik PST? Wybierz jedną odpowiedź. Jeden. Dwóch. Nie ma określonej liczby (to zależy od tego, kto ma uprawnienia). Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

27 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Jeden. W przypadku plików PST tylko jeden użytkownik jednocześnie może mieć otwarty ten sam plik. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

28 Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości
Pytanie testowe 3 Jaki jest prawidłowy sposób otwierania pliku PST? Wybierz jedną odpowiedź. Należy użyć polecenia Otwórz z menu Plik programu Outlook. Należy wyświetlić pliki ukryte, a następnie kliknąć dwukrotnie plik PST w Eksploratorze Windows. Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy ten plik w Eksploratorze Windows, kliknąć polecenie Otwórz za pomocą, a następniewybrać pozycję Outlook. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

29 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Należy użyć polecenia Otwórz z menu Plik programu Outlook. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości

30 Dokument Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Pobieranie, wykonywanie kopii zapasowych i udostępnianie wiadomości