DOTACJE Na jakiej podstawie Miasto może udzielić dotacji?

Prezentacja na temat: "DOTACJE Na jakiej podstawie Miasto może udzielić dotacji?"— Zapis prezentacji:

1 DOTACJE Na jakiej podstawie Miasto może udzielić dotacji?
art. 221 ustawy o finansach publicznych Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie Dz.U

2 JAKIE ZASADY REGULUJE USTAWA O PPiW?
prowadzenia działalności pożytku publicznego przez organizacje pozarządowe w sferze zadań publicznych oraz współpracy organów administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi; uzyskiwania przez organizacje pozarządowe statusu organizacji pożytku publicznego oraz funkcjonowania organizacji pożytku publicznego; sprawowania nadzoru nad prowadzeniem działalności pożytku publicznego; tworzenia i funkcjonowania rad działalności pożytku publicznego. 1

3 DEFINICJA DZIAŁALNOŚCI POŻYTKU PUBLICZNEGO
Definicja działalności pożytku publicznego opiera się na trzech elementach: Prowadzą ją organizacje pozarządowe lub podmioty z nimi zrównane Ma charakter społecznie użyteczny Prowadzona jest w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 PPiW A więc działalność przydatną z punktu widzenia interesu ogólniejszego niż partykularny interes założycieli danej organizacji, członków jej organów lub członków organizacji, przy czym nie można za nią uznać działalności wyłącznie gospodarczo użytecznej.

4 ORGANIZACJE POZARZĄDOWE
W myśl art. 3 PPiW organizacjami pozarządowymi są: 1) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, 2) niedziałające w celu osiągnięcia zysku - osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia, z zastrzeżeniem ust. 4. Kryterium niedziałania w celu osiągnięcia zysku nie wyklucza z kategorii organizacji pozarządowych podmiotów, które prowadzą działalność gospodarczą, o ile całość swoich zysków przeznaczają na cele statutowe tj. organizacje non-profit (nie dla zysku).

5 ZADANIA PUBLICZNE Sfera zadań publicznych określona została w art
ZADANIA PUBLICZNE Sfera zadań publicznych określona została w art. 4 PPiW jest bardzo szeroka i obejmuje zadania m. in. w zakresie: 1) pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób; 2) działalności charytatywnej; 3) podtrzymywania i upowszechniania tradycji narodowej, pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej; 4) ochrony i promocji zdrowia; działalności na rzecz osób niepełnosprawnych; 6) działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym; 7) działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych; 8) nauki, szkolnictwa wyższego, edukacji, oświaty i wychowania; 9) wypoczynku dzieci i młodzieży; 10) kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego;

6 11) wspierania i upowszechniania kultury fizycznej; 12) ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego; 13) turystyki i krajoznawstwa; 14) ratownictwa i ochrony ludności; 15) działalności na rzecz integracji europejskiej oraz rozwijania kontaktów i współpracy między społeczeństwami; 16) promocji i organizacji wolontariatu; 17) promocji Rzeczypospolitej Polskiej za granicą; 18) działalności na rzecz rodziny, macierzyństwa, rodzicielstwa, upowszechniania i ochrony praw dziecka; 19) przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym;

7 DZIAŁALNOŚĆ ODPŁATNA I NIEODPŁATNA POŻYTKU PUBLICZNEGO
1. DZIAŁALNOŚĆ NIEODPŁATNA Działalnością nieodpłatną (art. 7 PPiW) pożytku publicznego jest: działalność prowadzona przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, w sferze zadań publicznych, o której mowa w art. 4 PPIW, za które NIE POBIERAJĄ ONE WYNAGRODZENIA. np. wydawanie darmowych posiłków udzielanie nieodpłatnie porad prawnych świadczenie nieodpłatne doradztwa 2. DZIAŁALNOŚĆ ODPŁATNA To działalność w zakresie wykonywania zadań należących do sfery publicznej, za którą pobierane jest wynagrodzenie np. organizowanie wypoczynku dla dzieci (pobieranie pewnej odpłatności) sprzedaż towarów lub usług sprzedaż wytworzonych „wyrobów” podczas warsztatów

8 RODZAJE DZIAŁALNOŚCI Organizacje pozarządowe mogą prowadzić trzy rodzaje działalności: Działalność pożytku publicznego nieodpłatną Działalność pożytku publicznego odpłatną Działalność gospodarczą przy spełnieniu przesłanek z art. 9 PPiW Prowadzenie działalności gospodarczej nie pozbawia organizacji pozarządowych ich statusu, pod warunkiem, że zyski z tej działalności przeznaczą w całości na realizację celów statutowych. Zakres prowadzonej działalności organizacja określa w statucie lub w innym akcie wewnętrznym. Należy prowadzić rachunkowe wyodrębnienie tych form działalności.

9 UDZIELANIE DOTACJI W myśl PPiW Miasto może udzielić dotacji dokonując następujących czynności: Rada Miasta uchwala co rocznie (w myśl art. 5 ust. 3 PPiW) program współpracy z organizacjami pozarządowymi. Burmistrz ogłasza konkurs ofert na wykonanie lub wsparcie zadania publicznego. Komisja Konkursowa dokonuje wstępnej oceny złożonych ofert przedkładając ocenę w formie protokołu Burmistrzowi, który ostatecznie zatwierdza wyniki konkursu w formie zarządzenia. Pracownicy wydziałów merytorycznie związani z działalności organizacji przygotowują umowę dotacyjną wraz z załącznikami

10 PROGRAM WSPÓŁPRACY Program współpracy określany przez RM określa m. in.: 1) cel główny i cele szczegółowe programu; 2) zasady współpracy; 3) zakres przedmiotowy; 4) formy współpracy, o których mowa w art. 5 ust. 2; 5) priorytetowe zadania publiczne; 6) okres realizacji programu; 7) sposób realizacji programu; 8) wysokość środków przeznaczanych na realizację programu; 9) sposób oceny realizacji programu; 10) informację o sposobie tworzenia programu oraz o przebiegu konsultacji; 11) tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert.

11 Dotacja ma służyć realizacji celu publicznego i może być przeznaczona w szczególności na:
zakup materiałów, produktów, usług; koszty szkoleń, programów profilaktycznych; koszty transportu, ubezpieczenia; wynajem obiektów, urządzeń, sprzętu; usługi wydawnicze, reklamowe i promocyjne, publikacje; zakwaterowanie i wyżywienie bezpośrednich uczestników zadania; koszty osobowe, obsługa: sędziowska, techniczna, administracyjna, artyści, zespoły artystyczne; podróże służbowe; organizacja wydarzeń artystycznych, spotkań, warsztatów, konferencji, szkoleń, obozów, kolonii; koszty inne (np. utrzymanie konta, nagrody rzeczowe i finansowe dla uczestników lub laureatów zadania); realizację programów szkolenia sportowego, profilaktycznego, rehabilitacyjnego, zakup sprzętu sportowego; pokrycie kosztów organizowania zawodów sportowych lub uczestnictwa w tych zawodach; pokrycie kosztów korzystania z obiektów sportowych dla celów szkolenia sportowego. przy czym żadne wydatki nie mogą przekraczać wysokości zwykle ponoszonych przez organizacje i podmioty realizujące zadania, zaś stawki nie mogą przekraczać powszechnie obowiązujących na rynku.

12 Z dotacji nie mogą być finansowe lub dofinansowane wydatki wykraczające poza realizację celu publicznego, a w szczególności na: koszty działalności gospodarczej; koszty działalności politycznej i religijnej; koszty bieżącej działalności oferenta, przekraczające potrzeby obsługi zadania, na które udzielona zostanie dotacja; wypłatę wynagrodzeń dla działaczy klubów, stowarzyszeń; transfer członka z innego klubu sportowego; kary i mandaty; spłatę pożyczek, kredytów i obsługę kosztów zadłużenia; wydatki poniesione przez wnioskodawcę na realizację projektu przed datą złożenia wniosku o udzielenie dotacji; rezerwę na pokrycie przyszłych strat i długów; przedsięwzięcia, które są finansowane z budżetu miasta na podstawie przepisów szczególnych; udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym lub prawnym; istniejące zobowiązania oferenta niezwiązane z realizacją zadania publicznego.

13 KONKURS OFERT Konkurs ofert dla określonego zadania ogłasza Burmistrz Miasta nie rzadziej niż raz w roku, przy czym ogłoszenie na pierwsze w roku zadania może nastąpić nie wcześniej niż po przekazaniu do Rady Miasta projektu budżetu na dany rok. Otwarty konkurs ofert ogłasza się w Biuletynie Informacji Publicznej, w siedzibie Urzędu na tablicach ogłoszeń, na stronie internetowej miasta. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia.

14 KONKURS = PRZETARG rodzaj zadania,
wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację danego zadania, zasady przyznawania dotacji, d) terminy i warunki realizacji zadania, e) termin składania ofert, f) tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert, g) zrealizowane przez Miasto w roku ogłoszenia konkursu i w roku poprzednim zadania publiczne tego samego rodzaju i związane z nimi koszty, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych podmiotom.

15 POSTAWOWE BŁĘDY W OFERTACH
Inna kwota zadania Inny termin wykonania zadania Inna nazwa zadania Brak wypełnienia wszystkich punktów w ofercie Brak wymaganych załączników Inny formularz ofertowy niż wymagany rozporządzeniem w sprawie wzoru oferty, umowy i sprawozdania (Dz. U.z 2011 r. Nr 6 poz. 25)

16 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA OFERTY
INFORMACJE WSTĘPNE 1. W celu wypełniania oferty niezbędna jest znajomość treści ogłoszenia konkursowego. 2. Wszystkie pozycje formularza oferty muszą zostać wypełnione. 3. W przypadku, gdy dana pozycja oferty nie będzie wypełniana należy wpisać: - „nie dotyczy” , - wstawić cyfrę „0” lub „-” w miejscach , które wymagają podania wartości liczbowych. Należy zapoznać się z każdym odnośnikiem. Tam gdzie adnotacja niepotrzebne skreślić bezwzględnie należy to zrobić w każdym wskazanym miejscu. Do oferty należy dołączyć wszystkie załączniki wymienione w ogłoszeniu konkursowym oraz wzorze oferty (dotyczy również umowy wspólnej- stowarzyszenia oraz umowy partnerskiej- stowarzyszenia, mogą być także instytucje - dołączona obowiązkowo do oferty). Należy podać sposób reprezentacji i podziału pieniędzy.

17 Do oferty należy także dołączyć pismo przewodnie.
W konkursie mogą wziąć udział tylko organizacje pozarządowe z osobowością prawną- koło, oddział itp. mogą tylko z pełnomocnictwem zarządu głównego. 8. Oferty wypełnione nieczytelnie, zawierające niewypełnione pola nie będą rozpatrywane i zostaną odrzucone ze względów formalnych. 9. Wielkość „pól opisowych” można dostosować do swoich potrzeb, jednak niedopuszczalne jest samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza oferty. 10. Ofertę należy wypełnić czytelnie tzn. komputerowo, maszynowo lub pismem drukowanym. 11. Oferta powinna być wypełniona rzeczowo, w miarę jasno i klarownie, bez zbędnego rozpisywania się.

18 WYPEŁNIANIE OFERTY Na górze oferty należy umieścić pieczęć oferenta
………………………………… Data i miejsce złożenia oferty (wypełnia organ administracji publicznej) OFERTA/OFERTA WSPÓLNA1) ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ(-YCH)/PODMIOTU (-ÓW), O KTÓRYM (-YCH) MOWA W ART. 3 UST. 3 USTAWY Z DNIA 24 KWIETNIA 2003 r. O DZIAŁALNOSCI POŻYTKU PUBLICZNEGO I O WOLONTARIACIE (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536)1), REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO Niepotrzebne skreślić (rodzaj zadania publicznego2)) – zadania priorytetowe wymienione w programie współpracy

19 należy podać termin realizacji zadania zgodnie z treścią ogłoszenia
(tytuł zadania publicznego) zgodny z treścią ogłoszenia w okresie od do należy podać termin realizacji zadania zgodnie z treścią ogłoszenia W FORMIE POWIERZENIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO/WSPIERANIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO 1) - niepotrzebne skreślić Powierzenie - sfinansowanie wykonania zadania Wspieranie - dofinansowanie wykonania zadania PRZEZ MIASTO USTROŃ (organ administracji publicznej) składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

20 Dane oferenta/oferentów1)3)
1) nazwa: należy podać pełną nazwę oferenta 2) forma prawna:4) ( ) stowarzyszenie ( ) fundacja ( ) kościelna osoba prawna ( ) kościelna jednostka organizacyjna ( ) spółdzielnia socjalna ( ) inna………………………………… 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji:5) 4) data wpisu, rejestracji lub utworzenia:6) 5) nr NIP: nr REGON: 6) adres: miejscowość: ul.: dzielnica lub inna jednostka pomocnicza:7) ……………………………………….. gmina: powiat:8) województwo: kod pocztowy: ……………… poczta: ……… 7) tel.: faks:

21 8) numer rachunku bankowego: ……………………………...............................
nazwa banku: ………………………… 9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do reprezentowania oferenta/oferentów1): a) ……………………… b) ………………………………………………………………………………... c) ……………………………………………………………………………..…. Należy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu wewnętrznego np. wpisu do KRS są upoważnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (zawierania umów) oraz składania oświadczeń woli. UWAGA! Należy wypisać wszystkie nazwiska z KRS ze wskazaniem, które będą podpisywać umowę.

22 b) działalność statutowa odpłatna
10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki organizacyjnej bezpośrednio wykonującej zadanie, o którym mowa w ofercie:9) Dotyczy oddziałów terenowych, placówek i innych jednostek organizacyjnych oferenta. Należy wypełnić jeśli zadanie ma być realizowane w obrębie danej jednostki organizacyjnej. 11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego) Należy podać dane osoby upoważnionej przez oferenta do kontaktów w sprawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych ofert 12) przedmiot działalności organizacji pozarządowej/ pożytku publicznego: Pkt. a i b należy wpisać przedmiot działalności zgodnie z zapisami w statucie a) działalność statutowa nieodpłatna    b) działalność statutowa odpłatna

23 jeżeli organizacja pozarządowa. / podmiot. / jednostka organizacyjna
jeżeli organizacja pozarządowa*/ podmiot*/ jednostka organizacyjna*/ prowadzi działalność gospodarczą: a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców b) przedmiot działalności gospodarczej II. Informacja o sposobie reprezentacji oferentów wobec organu administracji publicznej wraz z przytoczeniem podstawy prawnej10) W przypadku organizacji, które maja zapis o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie podjęły takiej działalności i tym samym nie dokonały rejestracji w rejestrze przedsiębiorstw należy wpisać „niedotyczy”. Należy określić czy podstawą są zasady określone w statucie, pełnomocnictwo czy też inna podstawa. Dotyczy tylko oferty wspólnej.

24 III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji
1. Krótka charakterystyka zadania publicznego 2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn oraz skutków . 3. Opis grup adresatów zadania publicznego Streszczenie, przedstawienie zadnia. Diagnoza problemu dot. realizacji zadania. należy opisać problem społeczny na jaki odpowiada realizacja zadania. Nie ma problemu- nie ma potrzeby realizacji zadania. Np.: demoralizacja młodzieży wynikająca z barku możliwości efektywnego zagospodarowania czasu brak kultury fizycznej, społecznej wynikający z …. zanik świadomości kulturowej i etnicznej wynikający z …. alienacja osób niepełnosprawnych Opis bezpośrednich adresatów zadania: wiek, ilość, płeć, z jakich rodzin itp. uwzględniając równouprawnienie.

25 4. Uzasadnienie potrzeby dofinansowania z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania publicznego, w szczególności ze wskazaniem w jaki sposób przyczyni się to do podwyższenia standardu realizacji zadania.11) 5. Informacja, czy w ciągu ostatnich 5 lat oferent/oferenci1) otrzymał/otrzymali1) dotację na dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją zadania publicznego z podaniem inwestycji, które zostały dofinansowane, organu który udzielił dofinansowania oraz daty otrzymania dotacji .11) 6. Zakładane cele realizacji zadania publicznego oraz sposób ich realizacji Wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji. Wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji. Należy określić cele zadania i opisać w skrócie ich osiągnięcie. Np.: podnoszenie kwalifikacji/umiejętności/kompetencji, kultywowanie tradycji, aktywizacja, uspołeczniania, walka z patologią, aktywne spędzanie wolnego czasu, zaspokojenie potrzeb samorealizacji/ samorozwoju/ przynależności/ rozwoju/ wiedzy. Cele te zostaną osiągnięte poprzez….

26 7. Miejsce realizacji zadania publicznego
8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego12) Punkty 1-8 tworzą wyznacznik według, którego oceniana jest oferta podczas oceny merytorycznej i organizacyjnej. Wartość tego wyznacznika podana jest w konkursie. Np. miasto, województwo, region itp. A. Opis musi być spójny z harmonogramem i kosztorysem, tzn., że musi istnieć logiczna spójność pomiędzy opisywanymi w tym punkcie działaniami, jakie zostaną podjęte w ramach realizacji zadania, poszczególnymi kosztami znajdującymi się w kosztorysie oferty. W przypadku oferty wspólnej – należy wskazać dokładny podział działań w ramach realizacji zadania publicznego między składającymi ofertę wspólną. Należy wpisać chronologicznie krok po kroku co się będzie działo i musi to mieć odzwierciedlenie w kosztorysie i harmonogramie. B. W tym miejscu należy również przedstawić opis dotarcia do uczestników zadania i sposób ich rekrutacji, oraz jak zadanie zostanie nagłośnione i wypromowane w środowisku, w którym będzie realizowane.

27 9. Harmonogram13) Należy opisać w kolejności (w następstwie czasowym ) działania, jakie oferent zamierza podjąć przy realizacji zadania z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia. Harmonogram jest uszczegółowieniem zapisu zawartego w punktach dotyczących szczegółowego opisu zadania. Jeżeli w terminach i warunkach realizacji zadania jeden lub dwa miesiące mają być wyłączone z realizacji należy to również określić. Tylko przy niektórych zadaniach można podać dane szacunkowe dot. liczby adresatów (np. przy imprezach profilaktycznych, sportowych ) w większości przypadków muszą być to dane konkretne. Harmonogram działań (jeżeli nie zostanie uaktualniony przy podpisaniu umowy) będzie traktowany jako obowiązujący przy rozliczeniu zadania oraz kontroli jego realizacji. Zadanie publiczne realizowane w okresie od……do…… data jak na 1 stronie Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego14 Terminy realizacji poszczególnych działań Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Opis zgodny z kosztorysem + liczbowe określenie skali działań Szczegółowy termin, może być podany w miesiącach Jeśli oferta dotyczy tylko jednego stowarzyszenia wpisać tylko jedno, jeśli jest to oferta wspólna należy podać, które zadanie realizuje który podmiot.

28 PRZYKŁADOWY HARMONOGRAM
W przypadku przedsięwzięć jednodniowych lub kilkudniowych, które wymagają dłuższego okresu przygotowania (np. zawody sportowe, festiwal), należy uwzględnić w harmonogramie etap przygotowania przedsięwzięcia. Jednak terminy zawarte w harmonogramie muszą się mieścić w terminie realizacji zadania określonym w ogłoszeniu konkursowym PRZYKŁADOWY HARMONOGRAM

29 PRZYKŁADOWY HARMONOGRAM OBÓZ DLA MŁODZIEŻY W UTRONIU MORSKIM
Zadanie publiczne realizowane w okresie od r. do r. Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego14 Terminy realizacji poszczególnych Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego 1. Rozpoczęcie realizacji zadania r. Stowarzyszenie Miłośników Sportu 2. Przygotowanie obozu dla młodzieży, w tym: r. – r. j.w. przygotowanie i dystrybucja materiałów informacyjnych 150 ulotek zorganizowanie spotkania informacyjnego 50-60 osób rekrutacja uczestników obozu 44 osoby przeprowadzenie spotkania organizacyjnego 44 osoby uczestnicy - zakup materiałów do zajęć, opracowanie konspektów zajęć

30 Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego14
Terminy realizacji poszczególnych Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego spotkanie organizacyjne opiekunów obozu i wolontariuszy 6 osób 3. Obóz młodzieżowy w Ustroniu Morskim (szczegółowy program obozu – załącznik do oferty) 44 uczestników r r. j.w. 4. Podsumowanie zadania w gronie opiekunów i wolontariuszy r r. 5. Zakończenie realizacji zadania r.

31 PRZYKŁADOWY HARMONOGRAM SZKOLENIE
Zadanie publiczne realizowane w okresie od r. do r. Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego14 Terminy realizacji poszczególnych Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Powołanie i rozpoczęcie prac zespołu odpowiedzialnego za realizację zadania - 7 osób r. Stowarzyszenie „Klub Książki” Akcja informacyjna, wysyłka zaproszeń 50 plakatów zaproszeń Kwiecień 2011 r. j.w. Podpisanie umów ze szkoleniowcami- 4 osoby Kwiecień/maj 2011r. Nabór uczestników - ok. 300 osób Przygotowanie materiałów szkoleniowych- 100 płyt CD I połowa maja 2011r. Przeprowadzenie szkolenia- 50 osób dziennie r. Zakończenie realizacji zadania - 7 osób r.

32 10. Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego15)
Należy rozróżnić rezultaty twarde- suche fakty, rezultaty policzalne oraz rezultaty miękkie- umiejętności nabyte. Użyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania np. - w ramach realizacji zadania powstanie jeden punkt informacyjno –konsultacyjny, - z dożywiania skorzysta 45 dzieci i młodzieży, - zorganizowane zostaną 3 imprezy sportowe, - utworzone zostaną 3 stałe grupy socjoterapeutyczne dla 36 dzieci , - zakupionych będzie 10 pucharów dla zwycięzców, - przeszkolonych zostanie 80 uczestników, w tym z zakresu ..... - szkolenie z zakresu przyczyni się do .... itd.

33 IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego
Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów: L.p. Rodzaj kosztów16) Ilość jednostek Koszt jednostkowy (w zł) Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł) z tego do pokrycia z wnioskowanej dotacji z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł , w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego17) (w zł) Koszt do pokrycia z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy I. Koszty merytoryczne18) po stronie …(nazwa Oferenta)19): 1) .…….. 2) …….. Należy wpisać koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego. Np.: wynagrodzenie, ubezpieczenie, trener, zakwaterowanie, wyżywienie, wydruk plakatu itp. Km Os/dzień Zł Godz. Kpl.

34 II. Koszty obsługi20) zadania publicznego, w tym koszty administracyjne po stronie …(nazwa Oferenta)19) : 1) .…….. 2) …….. Należy wpisać koszty związane z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługą finansową i prawną projektu. Np.: Faktury za media, koordynowanie projektu, księgowość, materiały biurowe III. Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji po stronie … (nazwa Oferenta)19) : 1) …….. 2) …….. Np.: Promocja- informacja o projekcie, zakup materiałów trwałych tj: stoły krzesła, laptop itp. IV. Ogółem:

35 2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego
- Należy dokładnie określić udział %, jest ona także określony w umowie - Organizacja ma obowiązek prowadzić wyodrębnioną dokumentację finansową 1. Wnioskowana kwota dotacji zł % 2. Środki finansowe własne17) Dotyczy jedynie wspierania zadania publicznego. 3. Środki finansowe z innych źródeł ogółem (środki finansowe wymienione w pkt )17) 3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego17) 3.2. środki finansowe z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacje z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środki z funduszy strukturalnych)17) 3.3. pozostałe17) 4. Wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków) 5. Ogółem (środki wymienione w pkt. 1- 4) 100 %

36 3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych21)
Wypełnienie Fakultatywne. Dotyczy jeśli w w/w tabeli wypełnimy pkt. 3.2. Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu: Nazwa organu administracji publicznej lub innej jednostki sektora finansów publicznych Kwota środków (w zł) Informacja o tym, czy wniosek (oferta) o przyznanie środków został (-a) rozpatrzony(-a) pozytywnie, czy też nie został(-a) jeszcze rozpatrzony(-a) Termin rozpatrzenia w przypadku wniosków (ofert) nierozpatrzonych do czasu złożenia niniejszej oferty TAK/NIE1)

37 V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego
Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego22) Zasoby rzeczowe oferenta/oferentów1) przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania23) Informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadania publicznego, oraz o kwalifikacjach wolontariuszy. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby kadrowe do dysponujących nimi oferentów. Bez księgowej ! Najlepiej bez nazwisk. Np. lokal, sprzęt, materiały. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby rzeczowe do dysponujących nimi oferentów. To co mamy na stanie, bez wyceny.

38 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju (ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną). 4. Informacja, czy oferent/oferenci1) przewiduje(-ą) zlecać realizację zadania publicznego w trybie, o którym mowa w art. 16 ust. 7 ustawy dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Należy podać informacje czy oferent i placówka (jednostka organizacyjna) bezpośrednio wykonująca zadanie oraz partnerzy posiadają doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju. Należy krotko opisać rodzaj, skalę i wartość zadań podobnego rodzaju. Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, z którymi organ administracji publicznej zawarł umowę, o której mowa w ust. 1, mogą zlecić realizację zadania publicznego wybranym, w sposób zapewniający jawność i uczciwą konkurencję organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3, niebędącym stronami umowy, odpowiednio o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie zadania publicznego.

39 Oświadczam (-y), że: 1) proponowane zadanie publiczne w całości mieści się w zakresie działalności pożytku publicznego oferenta/oferentów1); 2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie1) opłat od adresatów zadania; 3) oferent/oferenci1) jest/są1) związany(-ni) niniejszą ofertą do dnia ; ostatni dzień realizacji zadania 4) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.); 5) oferent/oferenci1) składający niniejszą ofertę nie zalega (-ją)/zalega(-ją)1) z opłacaniem należności z tytułu zobowiązań podatkowych/składek na ubezpieczenia społeczne1); 6) dane określone w części I niniejszej oferty są zgodne z Krajowym Rejestrem Sądowym/właściwą ewidencją1); 7) wszystkie podane w ofercie oraz załącznikach informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym.

40 …………………………………………. (podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta/oferentów1)   Data………………………………………………. Załączniki: Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji24) Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany. 2. W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru - dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów).

41 OFERTĘ WRAZ Z PISMEM PRZEWODZNIM NALEŻY ZŁOŻYĆ W BIURZE PODAWCZYM URZĘDU BĄDŹ PRZESŁAĆ POCZTĄ.
JEDNAKŻE ZALECA SIĘ PRZED ZŁOŻENIEM PRZEDŁOŻYĆ JĄ PRACOWNIKOWI URZĘDU ODPOWIEDZIALNEGO ZA WSPÓŁPRACĘ Z ORGANIZACJAMI CELEM SPRAWDZENIA. PO ZŁOŻENIU OFERTY W BIURZE PODAWCZYM NIE MA MOŻLIWOŚCI JEJ POPRAWY!!!!! OFERTA UZNANA JEST ZA KOMPLETNĄ JEŻELI: 1. Wypełnione zostały wszystkie pola oferty 2. Dołączone zostały wszystkie wymagane załączniki

42 OFERTA UZNANA JEST ZA PRAWIDŁOWĄ, GDY:
1. Jest zgodna z celami i założeniami konkursu 2. Złożona jest na właściwym formularzu 3. Złożona jest w wymaganym w ogłoszeniu terminie 4. Podmiot jest uprawniony do złożenia oferty 5. Oferta oraz załączniki są podpisane przez osoby uprawnione 6. Działalność statutowa podmiotu zgadza się z dziedziną zadania publicznego będącego przedmiotem konkursu 7. Jest czytelna 8. Jest spójna tzn. Istnieje logiczne powiązanie pomiędzy celami zadania, szczegółowym zakresem rzeczowym zadania, opisem poszczególnych planowanych działań, kosztorysem zadania i oczekiwanymi efektami realizacji 9. Termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w ogłoszeniu 10. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania jest poprawna pod względem formalno-rachunkowym 11. Kosztorys zadania ze względu na rodzaj kosztów uwzględnia sposób kalkulacji kosztów

43 PONADTO: Jeśli wyceniamy pracę wolontariuszy organizacja pozarządowa powinna z taką osoba zawrzeć porozumienie lub umowę wolontariacką oraz po zrealizowanym zadaniu żądać oświadczenie o wykonanej pracy. Pracownik dokonujący kontroli może prosić o wgląd w w/w dokumentację.

44 UMOWA UMOWA OKREŚLA między innymi: wysokość przyznanych środków
sposób uruchomienia termin wykonania zadania sposób kontroli wykonania zadania termin rozliczenia – złożenia sprawozdania ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY: oferta zaktualizowany harmonogram, jeśli dotyczy zaktualizowany kosztorys, jeśli dotyczy - kopia aktualnego12) odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru lub ewidencji; umowa pomiędzy Zleceniobiorcami, którzy złożyli ofertę wspólną, określająca zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego; wzór sprawozdania; wzór opisu faktur.

45 WAŻNE: Należy uważnie czytać umowę.
Termin zakończenia realizacji zadania to termin wykorzystania środków. Umowa zawiera m.in. klauzulę dot. kar umownych, dodatkowe zabezpieczenia w postaci weksla oraz zapis mówiący o odsetkach i zwrotach dotacji. Dotacja w transzach- wypłata kolejnej transzy uzależniona jest od przyjęcia i zatwierdzenia sprawozdania częściowego. Należy obowiązkowo na materiałach promocyjnych umieszczać Herb Miasta Ustroń oraz informować, że zadania jest współfinansowane lub finansowane z dotacji z budżetu Miasta Ustroń (patrz par. 8 umowy). Miasto dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania w trakcie lub po jego wykonaniu (patrz par. 10 umowy).

46 WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA
INFORMACJE WSTĘPNE Sprawozdanie wraz z pismem przewodnim z realizacji zadania beneficjenci składają osobiście w terminie wyznaczonym w umowie: - do 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania w siedzibie podmiotu zlecającego zadanie w Biurze Podawczym Urzędu Miasta lub pocztą na adres korespondencyjny Urzędu Miasta:  Urząd Miasta Ustroń ul. Rynek 1, 43 – 450 Ustroń

47 2. Sprawozdania składa się osobiście lub przesyła przesyłką poleconą w przewidzianym w umowie terminie na adres Zleceniodawcy. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. 3. Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości. 4. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. 5. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy” lub wstawiamy cyfrę „0” (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych.

48 6. Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. 7. Zadanie publiczne winno byś realizowane i rozliczone zgodnie z: a) umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego b) załącznikami stanowiącymi integralną część umowy tj.: - ofertą; oraz zaktualizowanymi, stosownie do przyznanej dotacji : - kosztorysem ze względu na rodzaj kosztów; - harmonogramem zadania; - wszelkie zmiany w strukturze finansowania zadania, terminach realizacji czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco, pisemnie w formie prośby o akceptację i podpisane w formie aneksu do umowy Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. W związku z tym sporządzając sprawozdanie należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie zaplanowane w ofercie działania.

49 SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE/KOŃCOWE1))2)
Niepotrzebne skreślić. Sprawozdanie częściowe i końcowe sporządzać należy w okresach określonych w umowie. z wykonania zadania publicznego   (tytuł zadania publicznego) zgodna z ofertą i umową w okresie od do zgodna z ofertą i umową określonego w umowie nr zgodna umową zawartej w dniu pomiędzy   (nazwa Zleceniodawcy)  a (nazwa Zleceniobiorcy/(-ów), siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji3))  Data złożenia sprawozdania4) ……………… wypełnia zleceniodawca

50 Część I. Sprawozdanie merytoryczne
Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego. = część III pkt. 6 oferty Należy opisać czy i w jakim wymiarze zakładane cele zostały zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy napisać dlaczego. Należy merytorycznie szczegółowo i wyczerpująco opisać realizację zadania - tytuł, czas, miejsce, przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności.

51 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty.5) Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania Terminy realizacji poszczególnych działań Zleceniobiorca(-y) lub inny podmiot, który wykonywał działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego Należy używać tych samych miast co w części III pkt. 9 oferty Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.

52 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie. 4. Opis osiągniętych rezultatów. 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania6) Dotyczy inwestycji Należy opisać zwłaszcza osiągnięte rezultaty „twarde”. Punkt ten jest odpowiedzią na informacje zawarte w części III pkt. 10 ofert. Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie realizacji zadania, w części III pkt. 9- Harmonogram.

53 Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł) Lp Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Należy przepisać tak jak było w ofercie Część IV. pkt. 1 Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł) Wypełnić tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. Dotyczy wyłącznie okresu objętego poprzednim sprawozdaniem. Bieżący okres sprawozdawczy - za okres realizacji zadania publicznego (w zł) Sprawozdanie końcowe- należy wpisać faktycznie poniesione wydatki poniesione w danym okresie sprawozdawczym I. Koszty merytoryczne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez …(nazwa Zleceniobiorcy)8): W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach. Koszt całkowity z tego pokryty z dotacji z tego pokryty z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego z tego pokryty z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy II. Koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne (z uwzględnieniem kosztów jednostkowych) poniesione przez …(nazwa Zleceniobiorcy)8): III. Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji IV. Ogółem

54 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Całość zadania (zgodnie z umową) przepisać z oferty - Część IV pkt. 2 Bieżący okres sprawozdawczy – za okres realizacji zadania Faktycznie poniesione wydatki oraz ich procent. Należy pamiętać, że wysokość procentowych przesunięć określony jest w umowie Koszty pokryte z dotacji: Z tego z odsetek bankowych od dotacji !!!!!! zł % Koszty pokryte ze środków finansowych własnych: Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem): Z tego: - Z wpłat i opłat adresatów zadania publicznego: - Z finansowych środków z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacji z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, funduszy celowych, środków z funduszy strukturalnych: - Z pozostałych źródeł: Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy, pracy społecznej członków) Ogółem: 100%

55 Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
Należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień i uzasadnienia 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym

56 4. Zestawienie faktur (rachunków)9)
Dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania ( w całości). Zestawienie powinno zawierać: numer faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda faktura (rachunek) powinna zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. Do sprawozdania, do wglądu należy załączyć oryginały faktur i rachunków oraz potwierdzenia ich zapłaty (np. wyciąg bankowy, raport kasowy), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz postanowieniami umowy. Należy prowadzić wyodrębnioną dokumentację księgową!

57 Zestawienie Faktur ( rachunków) cd
W przypadku wspierania realizacji zadania należy wpisać także faktury/ rachunki poniesione ze środków własnych lub innych niż dotacja z Budżetu Miasta Ustroń. Lp. Numer dokumentu księgowego Faktury, rachunku Numer pozycji kosztorysu (zgodnie z częścią II.1 – rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego (zł) Data zapłaty Najpóźniej z datą końca realizacji zadania

58 Część III. Dodatkowe informacje
Załączniki:10) Do sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania: np. listę osób badanych, uczestników, szkoleń, nagrodzonych itp. (lista obecności lub odbioru nagrody musi być osobiście podpisana przez uczestników wydarzenia lub nagrodzonych, zamiast listy odbioru nagród można załączyć protokół komisji wskazujący nagrodzonych), publikacje, wydawnictwa, foldery i ulotki wydane ze środków dotacji, ankiety ze szkoleń lub raporty pokazujące wyniki ewaluacji, konspekty ze szkoleń, materiały szkoleniowe lub prezentacje, listy dystrybucji (plakatów, ulotek, wydawnictw itp. potwierdzone przez odbierających). Przy wysyłce listów, zaproszeń itp. zapisanych w kosztorysie należy przedłożyć listę adresów wysyłki.

59 Konieczne jest także udokumentowanie działań prawnych (kopie umów, do których należy dołączyć protokół odbioru prac, kopie dowodów przeprowadzania postępowania w ramach zamówień publicznych itp.). A także: oświadczenie o wykonaniu zadania z wkładu własnego, publikacje, zdjęcia, foldery, listy obecności itp. Zakupionych rzeczy nie można zbywać przez 5 lat. Dokumentację księgową także należy przechowywać przez 5 lat.

60 Oświadczam(-y), że: 1) od daty zawarcia umowy nie zmienił się status prawny Zleceniobiorcy(-ów); 2) wszystkie podane w niniejszym sprawozdaniu informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym; 3) zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane za środki finansowe uzyskane w ramach umowy zostały dokonane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)11); 4) wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur (rachunków) zostały faktycznie poniesione; 5) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).

61 (pieczęć(-cie) Zleceniobiorcy/(-ów)12))
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy(-ów) WSZYSTKIE POZYCJE KOSZTOWE Z KOSZTORYSU OFERTY (LUB KOREKTY KOSZTORYSU ORAZ ANEKSÓW) NALEŻY UWZGLĘDNIĆ W KOSZTORYSIE SPRAWOZDANIA. POSZCZEGÓLNE POZYCJE W ZESTAWIENIU FAKTUR W SPARWOZDANIU MUSZĄ W KOLEJNOŚCI ODPOWIADAĆ POSZCZEGÓLNYM POZYCJOM KOSZTORYSU.

62 OPIS FAKTUR Treść przedkładanych faktur/rachunków winna być szczegółowo opisana i w sposób jednoznaczny wskazywać na związek pomiędzy poniesionym kosztem a właściwą pozycją kosztorysu Zdarzenie gospodarcze skutkujące wystawieniem faktury/rachunku musi mieć związek z harmonogramem zadania. Data zdarzenia gospodarczego (data sprzedaży) jest zgodna z harmonogramem Przedkładane faktury/rachunki są zapłacone. Poniesione wydatki są udokumentowane: Do faktur należy dołączyć potwierdzenie zapłaty faktur i rachunków np. wyciąg bankowy, raport kasowy itp.

63 Środki finansowe na realizację zadania winny być wykorzystane do dnia zakończenia realizacji zadania publicznego (patrz par 12 umowy). Dany koszt finansowy z dotacji wykazany w sprawozdaniu można uznać za zgodny z kosztorysem, jeśli nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż ….% (procent określony zostanie przez Miasto odpowiednio dla danego podmiotu- patrz par. 11 umowy). Realizując zadanie Zleceniobiorca jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym, wskazanym w kosztorysie (lub korekcie kosztorysu) a wielkością przyznanej dotacji. UWAGA! w trakcie realizacji zadania, stosunek środków własnych do dotacji nie może ulec zmniejszeniu. Realizując zadanie Zleceniobiorca jest zobligowany do wykorzystywania wkładu własnego finansowego zgodnie z kosztorysem. UWAGA! rozliczeniu podlega zarówno wkład własny finansowy jak i wkład osobowy zadeklarowany w ofercie.

64 Przedkładane w sprawozdaniu faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) winny spełniać wymogi określone w art.21 ustawy o rachunkowości, tzn. faktury (rachunki) dokumentujące poniesione wydatki muszą zawierać następujące adnotacje i opisy: a) „operacja gospodarcza dotyczy realizacji zadania (wpisać nazwę zadania) ……………………………………………………., zgodnie z zawartą umową nr ………... z dnia ……………………. sfinansowana ze środków budżetowych Miasta Ustroń, w kwocie ……………, pozostałą część w kwocie …………….. sfinansowano ze środków np. własnych, innych podać jakich Data ……………… Podpis osób odpowiedzialnych za zadanie b) Krótki opis rzeczowy faktury, tj. czego dotyczy zakup usługi, towaru lub opłaconej należności) c) Sprawdzono pod względem merytorycznym Data podpis osoby/osób odpowiedzialnej za zadanie

65 d) Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym
Data podpis osoby odpowiedzialnej za finanse e) Zatwierdzono do zapłaty kwotę: Data Główny księgowy Dyrektor/Prezes f) Dekretacja na kontach księgowych. g) Należy dokonać adnotacji stosowania Prawa zamówień publicznych tj.: „Przy realizacji umowy stosowano zasady art. ……… ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 4 ust. 8) Data Podpis osoby składającej oświadczenie UWAGA! Zatwierdzenia merytorycznego dokonują osoby uprawnione, natomiast formalno-rachunkowego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki.

66 Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne.
1.      Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram. zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyżej.

67 Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli
złożone jest na właściwym formularzu złożone jest w wymaganym w umowie terminie sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem drukowanym jednolicie w całości jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie nie zawiera błędów rachunkowych UWAGA! W przypadku nieprzedłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie, Urząd Miasta wzywa pisemnie beneficjenta do ich złożenia w terminie do 7 dni od daty jego otrzymania. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje karą umowną, a niezastosowanie do kary rozwiązaniem umowy, zwrotem dotacji wraz z odsetkami.