Dobór systemów klasy ERP Prezentacja w Klubie Menedżera Jakości, 19 marzec 2008 - z uwzględnieniem wymagań normy ISO 9001.

Prezentacja na temat: "Dobór systemów klasy ERP Prezentacja w Klubie Menedżera Jakości, 19 marzec 2008 - z uwzględnieniem wymagań normy ISO 9001."— Zapis prezentacji:

1 Dobór systemów klasy ERP Prezentacja w Klubie Menedżera Jakości, 19 marzec 2008 - z uwzględnieniem wymagań normy ISO 9001

2 Zagadnienia ogólne związane z doborem systemu klasy ERP Podstawowe podziały klasyfikujące systemy informatyczne Cechy produktu informatycznego i zagadnienia techniczne Zarządzanie projektem wdrożenia systemu informatycznego Producent systemu i jego dostawca Zagadnienia prawne Systemy informatyczne a wymagania ISO 9001 Obsługa procesów zachodzących w organizacji Zarządzanie dokumentacją Odpowiedzialność i komunikacja wewnętrzna Zarządzanie zasobami Planowanie i realizacja wyrobu Procesy związane z klientem Projektowanie Produkcja Pomiary Obsługa reklamacji Elastyczność systemu

3 Podstawowe podziały klasyfikujące systemy informatyczne: ERP MRP CRM EDI DMS EOI Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

4 Zgodność funkcjonalna systemu z potrzebami organizacji Każda firma jest inna!!!! Ogólna charakterystyka systemu Wiek systemu, zastosowane technologie, architektura systemu, możliwe topologie systemu Możliwości modyfikacji i rozwoju systemu Zasady wprowadzania zmian, dostępność kodów źródłowych, interfejsy do innych systemów, zakres i jakość dokumentacji systemu, wiedza dostępna w internecie Środowisko pracy użytkownika systemu Czytelność interfejsu, elastyczność interfejsu, szybkość obsługi, prezentacja wyników, obsługa procesów, system pomocy Cechy produktu informatycznego i zagadnienia techniczne Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

5 Zasady administracji systemem Sposób instalacji, wdrażanie modyfikacji, zarządzanie użytkownikami, zarządzanie stacjami klienckimi, komunikacja z innymi urządzeniami Wymagania dotyczące sprzętu i systemów sieciowych Stacje klienckie, serwery, odniesienie do podobnych instalacji, bazy danych, sieci Koszty eksploatacji systemu Serwerownia, łącza podstawowe, łącza zapasowe, utrzymanie aplikacji w jednostkach terenowych Cechy produktu informatycznego i zagadnienia techniczne c.d. Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

6 Zarządzanie projektem wdrożenia systemu informatycznego Stosowana metodyka wdrażania systemu Dokumentacja metodyki Praktyka realizacji metodyki wdrażania Szkolenia Testy Czas, harmonogram i zakres projektu wdrożenia Podział na etapy Zakres prac objęty projektem Odpowiedzialność za podwykonawców Dane objęte procedurami automatycznego importu Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

7 Producent systemu i jego dostawca Producent oprogramowania Jeden czy wielu Ocena producenta Wpływ otoczenia na działania producenta Sieć obsługi klienta Wykonawca usług wdrożeniowych Doświadczenie firmy wdrożeniowej Kompetencje zespołu wdrożeniowego Wiarygodność firmy wdrożeniowej Kontakty z firmą wdrożeniową Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

8 Zagadnienia prawne Proponowane umowy licencyjne Zakres funkcjonalności objęty licencją Zakres uprawnień licencyjnych Uprawnienia dotyczące przyszłości korzystania z systemu Gwarancje Umowa wdrożeniowa i wycena usług wdrożeniowych Cechy ogólne Cel umowy Odpowiedzialność Kryteria wyceny usług wdrożeniowych Rozliczenia Oferowany serwis gwarancyjny i pogwarancyjny Dostęp do nowych wersji systemu Wsparcie dla wersji starszych Jakość serwisu Prawo do swobodnego wyboru usługodawcy Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

9 Systemy informatyczne a wymagania ISO 9001 Obsługa procesów zachodzących w organizacji Zarządzanie dokumentacją Odpowiedzialność i komunikacja wewnętrzna Zarządzanie zasobami Planowanie i realizacja wyrobu Procesy związane z klientem Projektowanie Produkcja Pomiary Obsługa reklamacji Elastyczność systemu Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

10 Obsługa procesów zachodzących w organizacji czy w systemie można obsłużyć rzeczywiste procesy organizacji?!!! mechanizmy Workflow stany dokumentów i uprawnienia funkcja czasu alarmy Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

11 Zarządzanie dokumentacją czy dostępne są mechanizmy tworzenia i zarządzania dokumentami innymi niż zapisy operacji gospodarczych, dostęp do księgi jakości, procedur, instrukcji, obsługa procedury nadzoru nad dokumentami (tworzenie, zatwierdzanie, przeglądy, zmiany, powiadomienia), jak rejestrować specyfikacje, zapisy uzgodnień z klientami, odbiorów jakościowych, certyfikaty itp. Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

12 Odpowiedzialność i komunikacja wewnętrzna system definiowania uprawnień i związanej z nimi odpowiedzialności - nie budzący wątpliwości i łatwy w zarządzaniu, możliwość odtworzenia uprawnień wynikających ze struktury organizacyjnej, prawa w kontekście procesów a nie modułów systemu, definiowanie uprawnień z dokładnością do pola na dokumencie w kontekście roli użytkownika na danym etapie procesu, obsługa komunikacji wewnętrznej jako integralna funkcjonalność systemu Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

13 Zarządzanie zasobami niestety zwykle znaczenie słowa Resource w rozumieniu producentów systemów ERP jest znacznie węższe niż jego rozumienie w systemach zarządzania jakością, czy oferowaną wersję systemu ERP można uznać jako element „zasobów potrzebnych do wdrażania i utrzymywania systemu zarządzania jakością”, kto ma dostęp do funkcjonalności kadrowych? czy można z ich pomocą określać kompetencje, umiejętności, doświadczenie, planować szkolenia? Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

14 Planowanie realizacji wyrobu planowanie realizacji wyrobu w licznych organizacjach (usługi, krótkie serie produkcyjne itp.) winno być traktowane jako proces i obsługiwane w systemie, dostawcy systemów ERP próbują traktować planowanie jako przedsięwzięcie i ew. proponują zewnętrzne systemy do zarządzania projektami, czy zaplanowane procesy związane z realizacją wyrobu jesteśmy w stanie obsłużyć w systemie Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

15 Projektowanie gdzie w systemie możemy ustalić: etapy projektowania i rozwoju, dane wejściowe i wyjściowe, jak realizować przeglądy, weryfikację, walidację... gdzie prowadzić zapisy z projektowania i rozwoju Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

16 Procesy związane z klientem czy funkcjonalność CRM nie jest to tylko rejestracją kontaktów jak ewidencjonować umowy i specyfikacje wymagań, obsługa procesów decyzyjnych przy zawieraniu umów, możliwość obsłużenia szczególnych uzgodnień z klientem z pomocą funkcji systemu, ścisła integracja CRM z wszystkimi obszarami systemu, metody komunikacji z klientem (druk, fax, mail, IVR, www, EDI, SOA...), klient wewnętrzny (serwis, wnioski urlopowe itp.) Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

17 Produkcja jak w systemie zapewnić realną identyfikowalność wyrobów (FIFO, LIFO czy wybór - co na to księgowość, kody kreskowe, RFID, kolektory danych itp.), czy i jak z pomocą systemu realizować będziemy rejestrację wyników pomiarów (np. towary paczkowane), czy informacje o właściwościach wyrobu i instrukcje dostępne są bezpośrednio w kontekście zamówienia, zlecenia produkcyjnego, dyspozycji realizacji określonego działania... Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

18 Pomiary jak zmierzyć i zapisać w systemie poziom zadowolenia klienta, czy system podpowie kto i kiedy ma to wykonać, w jakim zakresie system wspiera audity wewnętrzne (planowanie, koordynacja, zapisy, nadzorowanie działań), czy procesy rejestrowane są w systemie w sposób pozwalający na ich monitorowanie i pomiary (rejestracja zależności pomiędzy zapisami, zasoby biorące udział w procesach, rzeczywisty czas zdarzeń itp.) Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

19 Obsługa reklamacji reakcja oferenta na zlecenie zamodelowania w systemie poprawnie opisanego rzeczywistego procesu obsługi reklamacji jest prostym miernikiem dostosowania systemu do wymagań ISO 9001 (procesy, relacje z klientem, wymagania, dostawcy, przepływy informacji, kontrola czasu realizacji...) czy oferent ma gotowe propozycje dot. zagadnień magazynowych, finansowych, decyzyjnych związanych z wyrobem niezgodnym Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

20 Elastyczność systemu doskonalenie organizacji musi iść w parze z doskonaleniem funkcjonalności i zakresu używania systemu, nie można dopuścić by zmiany funkcjonowania systemu zależały wyłącznie od dostawcy/producenta, odpowiednio przeszkolony użytkownik (administrator) powinien móc modyfikować przebieg procesów obsługiwanych przez system, dostarczona dokumentacja powinna zawierać informację o możliwości i sposobie realizacji komunikacji systemu z systemami innych dostawców, otwarte standardy, dostępność kodów źródłowych, nowoczesne interfejsy Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

21 Dziękuję za uwagę Jarosław Stefanowicz tel. 605 081 481 e-mail: j.stefanowicz@izos.plj.stefanowicz@izos.pl www.izos.pl Dobór systemów Klasyfikacja Cechy produktu... Zagadnienia prawne Producent systemu... Zarządzanie projektem... Wymagania ISO Elastyczność systemu Obsługa reklamacji Pomiary Produkcja Procesy związane z klientem Projektowanie Planowanie i realizacja wyrobu Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność i komunikacja Zarządzanie dokumentacją Obsługa procesów

22 Prezentacja dostępna jest na licencji “Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne-Bez utworów zależnych 2.5 Polska” (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.5/pl/) Wolno - kopiować, rozpowszechniać, odtwarzać i wykonywać utwór Na następujących warunkach - Uznanie autorstwa. Utwór należy oznaczyć w sposób określony przez Twórcę lub Licencjodawcę - Użycie niekomercyjne. Nie wolno używać tego utworu do celów komercyjnych - Bez utworów zależnych. Nie wolno zmieniać, przekształcać ani tworzyć nowych dzieł na podstawie tego utworu.