Arkusz kalkulacyjny W3. Formuły EXCEL 2007. Microsoft ® Office Excel ® 2007 Wprowadzanie formuł.

Prezentacja na temat: "Arkusz kalkulacyjny W3. Formuły EXCEL 2007. Microsoft ® Office Excel ® 2007 Wprowadzanie formuł."— Zapis prezentacji:

1 Arkusz kalkulacyjny W3. Formuły EXCEL 2007

2 Microsoft ® Office Excel ® 2007 Wprowadzanie formuł

3 Omówienie Lekcja 1. Rozpoczynanie pracy Lekcja 2. Używanie odwołań do komórek Lekcja 3. Upraszczanie formuł za pomocą funkcji Każda lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych.

4 Omówienie Program Excel świetnie nadaje się do pracy z liczbami i do obliczeń matematycznych. W ramach tego kursu dowiesz się, jak dodawać, dzielić, mnożyć i odejmować przez wpisywanie formuł w arkuszach programu Excel. Dowiesz się również, jak używać prostych formuł, których wynik jest aktualizowany automatycznie w przypadku zmiany wartości.

5 Cele Wykonywanie działań dzięki prostym formułom dodawania, mnożenia, dzielenia i odejmowania. Używanie odwołań do komórek w formułach, aby program Excel mógł automatycznie aktualizować wyniki, gdy wartości ulegną zmianie lub gdy zostaną skopiowane. Dodawanie wartości, obliczanie średnich i znajdowanie najmniejszej lub największej wartości w danym zakresie wartości przy użyciu funkcji (wstępnie zdefiniowanych formuł).

6 Lekcja 1 Rozpoczynanie pracy

7 Wyobraź sobie, że w otwartym arkuszu programu Excel przyglądasz się sekcji „Rozrywka" w budżecie wydatków domowych. Komórka C6 w arkuszu jest pusta. Kwota wydatków na płyty CD w lutym nie została jeszcze wprowadzona. Dowiesz się, jak przez wpisywanie prostych formuł w komórkach można wykonywać podstawowe obliczenia matematyczne w programie Excel. Dowiesz się również, jak obliczać sumy wszystkich wartości w kolumnie za pomocą formuły, której wynik jest automatycznie aktualizowany po zmianie wartości.

8 Rozpoczynanie formuły od wprowadzenia znaku równości Dwie płyty CD kupione w lutym kosztowały 12,99 zł i 16,99 zł. Suma tych wartości stanowi kwotę wydatków na płyty CD w tym miesiącu. W programie Excel można dodać te wartości, wpisując prostą formułę w komórce C6.

9 Rozpoczynanie formuły od wprowadzenia znaku równości Na ilustracji pokazano czynności do wykonania. Wprowadź formułę w komórce C6. Formuły programu Excel zawsze rozpoczynają się od znaku równości. Aby zsumować wartości 12,99 i 16,99, wpisz: =12,99+16,99 Znak plus (+) jest operatorem matematycznym, który wskazuje, że program Excel ma dodać wprowadzone wartości.

10 Rozpoczynanie formuły od wprowadzenia znaku równości Na ilustracji pokazano czynności do wykonania. Naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić wynik formuły. W przypadku wątpliwości, w jaki sposób otrzymano ten wynik, w każdej chwili można kliknąć komórkę C6 i wyświetlić formułę na pasku formuły w górnej części arkusza.

11 Używanie innych operatorów matematycznych Operatory matematyczne Dodawanie (+)=10+5 Odejmowanie (-)=10-5 Mnożenie (*)=10*5 Dzielenie (/)=10/5 Aby wykonywać inne działania poza dodawaniem, podczas wpisywania formuł w komórkach arkusza należy używać innych operatorów matematycznych. Program Excel używa typowych znaków do budowania formuł. Jak pokazano w tabeli, należy wprowadzić znak minus (-), aby wykonać odejmowanie, gwiazdkę (*), aby wykonać mnożenie, lub ukośnik (/), aby wykonać dzielenie. Zawsze należy pamiętać o rozpoczęciu formuły od znaku równości.

12 Sumowanie wszystkich wartości w kolumnie Aby zsumować wydatki poniesione w styczniu, nie trzeba ponownie wpisywać wszystkich wartości. Wystarczy użyć wstępnie zdefiniowanej formuły, nazywanej funkcją. Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Suma w grupie Edycja. Aby uzyskać sumę wydatków poniesionych w styczniu, kliknij komórkę B7, a następnie: Wokół komórek zawartych w formule pojawi się kolorowe obramowanie, a w komórce B7 pojawi się formuła.

13 Sumowanie wszystkich wartości w kolumnie Aby zsumować wydatki poniesione w styczniu, nie trzeba ponownie wpisywać wszystkich wartości. Wystarczy użyć wstępnie zdefiniowanej formuły, nazywanej funkcją. Naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić wynik w komórce B7: 95,94. Aby uzyskać sumę wydatków poniesionych w styczniu, kliknij komórkę B7, a następnie: Ponownie kliknij komórkę B7, aby wyświetlić formułę SUMA(B3:B6) na pasku formuły.

14 Sumowanie wszystkich wartości w kolumnie Zapis B3:B6 jest tak zwanym argumentem i wskazuje wartości, które mają zostać dodane za pomocą funkcji SUMA. Użycie odwołania do komórki (B3:B6) zamiast rzeczywistych wartości w tych komórkach sprawia, że program Excel może automatycznie zaktualizować wyniki, jeśli te wartości ulegną zmianie. Dwukropek (:) w argumencie B3:B6 oznacza zakres komórek znajdujący się w kolumnie B, w wierszach od 3 do 6. Nawiasy są wymagane i służą do oddzielenia argumentu od funkcji.

15 Kopiowanie istniejącej formuły zamiast tworzenia nowej Czasami łatwiej jest skopiować gotową formułę, niż utworzyć nową. W tej sekcji pokazano, jak można skopiować formułę służącą do obliczania sumy wydatków poniesionych w styczniu i użyć jej do podsumowania wydatków poniesionych w lutym.

16 Kopiowanie istniejącej formuły zamiast tworzenia nowej Najpierw zaznacz komórkę B7. Następnie wykonaj czynności zgodnie z ilustracją: Następnie umieść wskaźnik myszy na prawym dolnym rogu komórki i zaczekaj na pojawienie się czarnego znaku plus (+). Przeciągnij uchwyt wypełniania z komórki B7 do komórki C7, a następnie zwolnij uchwyt wypełniania. W komórce C7 pojawi się podsumowana kwota wydatków poniesionych w lutym — 126,93. Formuła =SUMA(C3:C6) pojawi się także na pasku formuły w górnej części arkusza.

17 Kopiowanie istniejącej formuły zamiast tworzenia nowej Najpierw zaznacz komórkę B7. Następnie wykonaj czynności zgodnie z ilustracją: Następnie umieść wskaźnik myszy na prawym dolnym rogu komórki i zaczekaj na pojawienie się czarnego znaku plus (+). Przycisk Opcje Autowypełniania udostępnia kilka opcji formatowania. W tym przypadku opcje formatowania nie są potrzebne, więc nie jest wymagana żadna akcja. Przycisk zniknie po wprowadzeniu nowego wpisu w komórce.

18 Ćwiczenia 1.Utwórz formułę dodawania. 2.Utwórz inne formuły. 3.Zsumuj liczby w kolumnie. 4.Zsumuj liczby w wierszu.

19 Test 1, pytanie 1 Co trzeba wpisać w pustej komórce, aby rozpocząć formułę? Wybierz jedną odpowiedź. 1.* 2.( 3.=

20 Test 1, pytanie 2 Co to jest funkcja? Wybierz jedną odpowiedź. 1.Jest to wstępnie zdefiniowana formuła. 2.Jest to operator matematyczny.

21 Test 1, pytanie 3 W komórce C6 znajduje się wynik formuły. Zastanawiasz się, skąd się wziął ten wynik. Co zrobisz, aby zobaczyć formułę? Wybierz jedną odpowiedź. 1.Klikniesz komórkę C6, a następnie naciśniesz klawisze CTRL+SHIFT. 2.Klikniesz komórkę C6, a następnie naciśniesz klawisz F5. 3.Klikniesz komórkę C6.

22 Lekcja 2 Używanie odwołań do komórek

23 Odwołania do komórekMiejsce docelowe odwołania A10komórka w kolumnie A i wierszu 10 A10;A20komórka A10 i komórka A20 A10:A20zakres komórek w kolumnie A i wierszach od 10 do 20 B15:E15zakres komórek w wierszu 15 i kolumnach od B do E A10:E20zakres komórek w kolumnach od A do E i wierszach od 10 do 20 Odwołania do komórek identyfikują poszczególne komórki lub zakresy komórek w kolumnach i wierszach. Odwołania do komórek wskazują programowi Excel, gdzie szukać wartości do użycia w formule. Program Excel używa stylu odwołań określanego jako A1, w którym litery odnoszą się do kolumn, a liczby do wierszy. Te liczby i litery są nazywane nagłówkami wierszy i kolumn.

24 Aktualizowanie wyników formuły Załóżmy, że wartość 11,97 w komórce C4 jest nieprawidłowa. Pominięto kwotę 3,99 dotycząca wypożyczonych filmów wideo. Program Excel może automatycznie aktualizować sumy, uwzględniając zmiany tworzących ją wartości. Aby dodać 3,99 do 11,97, kliknij komórkę C4, wpisz poniższą formułę w komórce, a następnie naciśnij klawisz ENTER: =11,97+3,99

25 Aktualizowanie wyników formuły Tak, jak pokazano na ilustracji, gdy wartość w komórce C4 ulegnie zmianie, program Excel automatycznie zaktualizuje sumę wydatków poniesionych w lutym w komórce C7 z kwoty 126,93 do kwoty 130,92. Program Excel może to zrobić, ponieważ pierwotna formuła =SUMA(C3:C6) z komórki C7 zawiera odwołania do komórek. Gdyby w formule w komórce C7 wprowadzono kwotę 11,97 oraz inne konkretne wartości, program Excel nie byłby w stanie zaktualizować sumy. Byłaby konieczna zmiana kwoty 11,97 na kwotę 15,96 nie tylko w komórce C4, ale również w formule w komórce C7.

26 Inne sposoby wprowadzania odwołań do komórek Odwołania do komórek można wpisać bezpośrednio w komórkach lub wprowadzać przez klikanie komórek — zapobiega to powstawaniu błędów. W pierwszej lekcji pokazano, jak używać funkcji SUMA do zsumowania wszystkich wartości w kolumnie. Funkcji SUMA można również użyć do zsumowania tylko kilku wartości w kolumnie, zaznaczając odpowiednie odwołania do komórek.

27 Inne sposoby wprowadzania odwołań do komórek Wyobraź sobie, że chcesz poznać łączny koszt dotyczący filmów wideo i płyt CD w lutym. W komórce C9 wpisz znak równości, wpisz SUMA, a następnie wpisz nawias otwierający. Kliknij komórkę C4. Odwołanie do komórki C4 pojawi się w komórce C9. Wpisz średnik po odwołaniu w komórce C9. W przykładzie przedstawiono sposób wprowadzania formuły w komórce C9 za pomocą kliknięć komórek.

28 Inne sposoby wprowadzania odwołań do komórek Wyobraź sobie, że chcesz poznać łączny koszt dotyczący filmów wideo i płyt CD w lutym. Kliknij komórkę C6. Odwołanie do komórki pojawi się w komórce C9 po średniku. Wpisz nawias zamykający po tym odwołaniu do komórki. W przykładzie przedstawiono sposób wprowadzania formuły w komórce C9 za pomocą kliknięć komórek. Naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić wynik formuły wynoszący 45,94. Wokół każdej zaznaczonej komórki zawartej w formule pojawia się kolorowe obramowanie, które znika po naciśnięciu klawisza ENTER w celu wyświetlenia wyniku.

29 Inne sposoby wprowadzania odwołań do komórek Tutaj znajduje się więcej informacji o sposobie działania tej formuły. Argumenty C4 i C6 informują funkcję SUMA, które wartości mają być obliczane. Nawiasy są konieczne do oddzielenia argumentów od funkcji. Średnik, który jest także wymagany, oddziela argumenty.

30 Typy odwołań Ponieważ już wiesz, jak używać odwołań do komórek, nadszedł czas, aby omówić różne typy odwołań. Na ilustracji przedstawiono dwa typy odwołań do komórek: względne i bezwzględne. Odwołania względne zmieniają się automatycznie podczas ich kopiowania do kolejnych komórek kolumny lub wiersza. Tak, jak pokazano na ilustracji, gdy formuła =C4*$D$9 jest kopiowana z jednego wiersza do innego, odwołania względne do komórek zmieniają się z C4 na C5 oraz na C6.

31 Typy odwołań Ponieważ już wiesz, jak używać odwołań do komórek, nadszedł czas, aby omówić różne typy odwołań. Na ilustracji przedstawiono dwa typy odwołań do komórek: względne i bezwzględne. Odwołania bezwzględne są stałe. Nie zmieniają się, jeśli formuła zostanie skopiowana z jednej komórki do drugiej. Odwołania bezwzględne zawierają symbol dolara ($), np. $D$9. Tak jak pokazano na ilustracji, gdy formuła =C4*$D$9 zostanie skopiowana z jednego wiersza do drugiego, bezwzględne odwołanie do komórki ($D$9) nie zmieni się.

32 Typy odwołań Istnieje jeszcze jeden typ odwołań do komórek. Na przykład $A1 jest bezwzględnym odwołaniem do kolumny A i względnym odwołaniem do wiersza 1. Gdy odwołanie mieszane zostanie skopiowane z jednej komórki do drugiej, odwołanie bezwzględne pozostanie niezmienione, ale zmieni się odwołanie względne. Odwołanie mieszane do komórki może zawierać kolumnę bezwzględną i wiersz względny lub wiersz bezwzględny i kolumnę względną.

33 Używanie bezwzględnych odwołań do komórek Odwołania bezwzględne odwołują się do komórki, która ma pozostać bez zmian po skopiowaniu formuły. Domyślnie odwołania są względne, więc aby je zmienić na bezwzględne, trzeba wpisać symbol dolara, tak jak pokazano w objaśnieniu 2 na ilustracji.

34 Używanie bezwzględnych odwołań do komórek Załóżmy, że przyznano Ci kupony zapewniające 7-procentowy rabat na filmy wideo, kino i płyty CD. Zastanawiasz się, ile możesz miesięcznie zaoszczędzić dzięki tym rabatom. Do pomnożenia wydatków w lutym przez 7 procent możesz zastosować formułę. Wpisz stawkę rabatu 0,07 w pustej komórce D9, a następnie wpisz formułę w komórce D4.

35 Używanie bezwzględnych odwołań do komórek Załóżmy, że przyznano Ci kupony zapewniające 7-procentowy rabat na filmy wideo, kino i płyty CD. Zastanawiasz się, ile możesz miesięcznie zaoszczędzić dzięki tym rabatom. Następnie w komórce D4, wpisz =C4*. Pamiętaj, że jest to względne odwołanie do komórek, które zmienia się w kolejnych wierszach. Wprowadź symbol dolara ($) i D w celu utworzenia odwołania bezwzględnego do kolumny D oraz wpisz $9 w celu utworzenia odwołania bezwzględnego do wiersza 9. Formuła będzie mnożyć wartość z komórki C4 przez wartość z komórki D9.

36 Używanie bezwzględnych odwołań do komórek Załóżmy, że przyznano Ci kupony zapewniające 7-procentowy rabat na filmy wideo, kino i płyty CD. Zastanawiasz się, ile możesz miesięcznie zaoszczędzić dzięki tym rabatom. Komórka D9 zawiera wartość 7-procentowego rabatu. Możesz skopiować formułę z komórki D4 do komórki D5, używając uchwytu wypełniania. Po skopiowaniu formuły względne odwołanie do komórki zmienia się z C4 na C5, a odwołanie bezwzględne do rabatu w komórce D9 pozostaje bez zmian. Zachowuje ono postać $D$9 w każdym wierszu, do którego jest kopiowane.

37 Ćwiczenia 1.Wpisz odwołania do komórek w formule. 2.Zaznacz odwołania do komórek dla formuły. 3.Użyj odwołania bezwzględnego w formule. 4.Zsumuj kilka wyników. 5.Zmień wartości i sumy.

38 Test 2, pytanie 1 Co to jest bezwzględne odwołanie do komórki? Wybierz jedną odpowiedź. 1.Jest to odwołanie do komórki, które zmienia się automatycznie w przypadku skopiowania formuły pionowo w kolumnie lub poziomo w wierszu. 2.Jest to stałe odwołanie do komórki. 3.Jest to odwołanie do komórki, w którym użyto stylu odwołań A1.

39 Test 2, pytanie 2 Które z poniższych odwołań jest odwołaniem bezwzględnym? Wybierz jedną odpowiedź. 1.B4:B12 2.$A$1

40 Test 2, pytanie 3 Jeśli formuła =C4*$D$9 zostanie skopiowana z komórki C4 do komórki C5, to jaka formuła znajdzie się w komórce C5? Wybierz jedną odpowiedź. 1.=C5*$D$9 2.=C4*$D$9 3.=C5*$E$10

41 Lekcja 3 Upraszczanie formuł za pomocą funkcji

42 FunkcjaOblicza ŚREDNIAśrednią MAXnajwiększą liczbę MINnajmniejszą liczbę Nazwa funkcji wyraża krótko długie formuły. Funkcje, będące wstępnie zdefiniowanymi formułami, upraszczają wprowadzanie obliczeń. Za pomocą funkcji można łatwo i szybko tworzyć formuły, których samodzielne opracowanie mogłoby być trudne. Funkcja SUMA jest jedną z wielu funkcji programu Excel. Z tej lekcji dowiesz się, jak przyspieszyć wykonywanie zadań za pomocą kilku innych łatwych funkcji.

43 Znajdowanie średniej Funkcji ŚREDNIA można użyć do znalezienia uśrednionych wydatków na rozrywki w styczniu i lutym. Program Excel automatycznie wprowadzi formułę. Kliknij komórkę D7, a następnie: Na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij strzałkę na przycisku Suma i wybierz polecenie Średnia z listy. Naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić wynik w komórce D7.

44 Znajdowanie największej lub najmniejszej wartości Funkcja MAX znajduje największą, a funkcja MIN — najmniejszą liczbę z zakresu. Na ilustracji przedstawiono przykład użycia funkcji MAX. Kliknij komórkę F7, a następnie: Na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij strzałkę na przycisku Suma i wybierz polecenie Maksimum z listy. Naciśnij klawisz ENTER, aby wyświetlić wynik w komórce F7. Największą wartością w tej serii danych jest 131,95.

45 Znajdowanie największej lub najmniejszej wartości Funkcja MAX znajduje największą, a funkcja MIN — najmniejszą liczbę z zakresu. Na ilustracji przedstawiono przykład użycia funkcji MAX. Aby znaleźć najmniejszą wartość w zakresie, kliknij pozycję Minimum na liście i naciśnij klawisz ENTER. Najmniejszą wartością w tej serii danych jest 131,75.

46 Drukowanie formuł Formuły można wydrukować i umieścić na tablicy ogłoszeń, aby zapamiętać sposób ich tworzenia. Najpierw jednak należy wyświetlić formuły w arkuszu. Poniżej podano odpowiednie instrukcje: 1.Kliknij kartę Formuły. 2.W grupie Inspekcja formuł kliknij przycisk Pokaż formuły.

47 Drukowanie formuł Formuły można wydrukować i umieścić na tablicy ogłoszeń, aby zapamiętać sposób ich tworzenia. Najpierw jednak należy wyświetlić formuły w arkuszu. Poniżej są podane odpowiednie instrukcje: 3.Kliknij przycisk Microsoft Office w lewym górnym rogu okna programu Excel, a następnie kliknij polecenie Drukuj. Porada: Aby wyświetlać i ukrywać formuły, można również naciskać klawisze CTRL+`.

48 Co to za dziwne znaczki? Czasami program Excel nie może obliczyć formuły, ponieważ zawiera ona błąd. Jeśli tak się zdarzy, zamiast wyniku w komórce zostanie wyświetlona wartość błędu. #### Kolumna jest zbyt wąska, aby mogła w niej zostać wyświetlona zawartość komórki. Aby rozwiązać problem, można zwiększyć szerokość kolumny, zmniejszyć rozmiar zawartości, aby dopasować ją do kolumny, albo zastosować inny format liczby. #ADR! Odwołanie do komórki jest nieprawidłowe. Możliwe, że komórki zostały usunięte lub pominięte. #NAZWA? Możliwe, że nazwa funkcji została wpisana błędnie lub użyto nazwy, której program Excel nie rozpoznaje. Oto trzy częste wartości błędu:

49 Znajdowanie większej liczby funkcji Program Excel oferuje wiele innych przydatnych funkcji, takich jak funkcje daty i godziny, oraz funkcje, za pomocą których można opracowywać tekst. 1.Kliknij przycisk Suma w grupie Edycja na karcie Narzędzia główne. 2.Wybierz pozycję Więcej funkcji z listy. 3.W wyświetlonym oknie dialogowym Wstawianie funkcji można wyszukać odpowiednią funkcję. Aby wyświetlić więcej funkcji:

50 Znajdowanie większej liczby funkcji Program Excel oferuje wiele innych przydatnych funkcji, takich jak funkcje daty i godziny, oraz funkcje, za pomocą których można opracowywać tekst. Oprócz wyszukiwania funkcji, w tym oknie dialogowym można wybrać kategorię, a następnie przewinąć listę funkcji należących do tej kategorii. Można także kliknąć łącze Pomoc dotycząca tej funkcji w dolnej części tego okna dialogowego, aby dowiedzieć się więcej na temat wybranej funkcji.

51 Ćwiczenia 1.Znajdź średnią. 2.Znajdź największą liczbę. 3.Znajdź najmniejszą liczbę. 4.Wyświetl i ukryj formuły. 5.Utwórz wartości błędów i napraw te błędy. 6.Utwórz wartość błędu #NAZWA? i napraw ten błąd.

52 Test 3, pytanie 1 Jak można drukować formuły? Wybierz jedną odpowiedź. 1.Klikając przycisk Microsoft Office, a następnie klikając polecenie Drukuj. 2.Klikając pozycję Normalny na karcie Widok w górnej części ekranu, klikając przycisk Microsoft Office, a następnie klikając polecenie Drukuj. 3.Klikając przycisk Pokaż formuły w grupie Inspekcja formuł na karcie Formuły, klikając przycisk Microsoft Office, a następnie klikając polecenie Drukuj.

53 Test 3, pytanie 2 Co oznacza symbol ####? Wybierz jedną odpowiedź. 1.Kolumna jest zbyt wąska, aby została w niej wyświetlona zawartość komórki. 2.Odwołanie do komórki jest nieprawidłowe. 3.Nazwa funkcji została wpisana błędnie lub użyto nazwy, której program Excel nie rozpoznaje.

54 Test 3, pytanie 3 Jaki skrót klawiaturowy służy do wyświetlania formuł w arkuszu? Wybierz jedną odpowiedź. 1.CTRL+` 2.CTRL+: 3.CTRL+;

55 Materiały do prezentacji z kursu szkoleniowego dostępnego w witrynie Microsoft Office Online, zatytułowanego „Poznaj program Excel: Wprowadzanie formuł”. Lucyna Mazur