Doświadczenia wynikające z kontroli projektów realizowanych w ramach Działania 6.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) przeprowadzonych przez WUP w Warszawie w latach Warszawa, dnia 09 grudnia 2015 r.

Doświadczenia z kontroli projektów PO KL w latach Łącznie w okresie w ramach Działania 6.1 PO KL WUP w Warszawie przeprowadził: kontroli planowych; wizyt monitoringowych; - 19 kontroli doraźnych.

Najczęstsze uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych podczas kontroli na miejscu w ramach PO KL w latach w obszarach:

Prawidłowość rozliczeń finansowych - rozbieżności pomiędzy danymi widniejącymi w części finansowej wniosku beneficjenta o płatność a danymi widniejącymi na dokumentach źródłowych; - brak / błędne opisy na dokumentach księgowych; - błędne rozliczanie kwot wynagrodzeń wraz z pochodnymi; - pomyłki w płatnościach wynikające z przedstawionych do kontroli wyciągów bankowych, stanowiących dowody zapłaty za zadania realizowane w ramach projektu; - rozliczanie dokumentów księgowych wystawionych w walucie obcej z uwzględnieniem ujemnych różnic kursowych; - brak trwałego spięcia opisu dokumentu księgowego z dokumentem (w przypadku konieczności nanoszenia opisu na osobnej karcie)

- brak spełnienia przesłanek wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego do uznania zawartych umów za umowy o dzieło; - angażowanie do projektu osób zatrudnionych w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL (konflikt interesów); - zawieranie z pracownikami Beneficjenta umów cywilnoprawnych, w ramach których pracownik nie wykonywał pracy rodzajowo różnej (wykonywał pracę tożsamą z wykonywaną na podstawie umowy o pracę); - brak akt osobowych zatrudnionych pracowników.

Sposób rekrutacji uczestników projektu, w tym ich kwalifikowalność - zrekrutowanie do projektu osób niespełniających kryteriów kwalifikowalności; - nieosiągnięcie wskaźników; - brak oświadczenia uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych; - brak dokumentacji pozwalającej na zweryfikowanie posiadanego przez uczestników projektu statusu na rynku pracy; - niezgodności w zakresie liczby uczestników biorących udział w poszczególnych formach wsparcia w odniesieniu do założeń wniosku o dofinansowanie projektu; -brak stosowania zapisów postanowień Regulaminu rekrutacji stworzonego na potrzeby projektu/niepoinformowanie uczestników projektu o zmianie Regulaminu projektu.

Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu - błędy w Formularzu PEFS 2007 – niezgodności danych ze stanem faktycznym oraz dokumentem Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL – Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL; - powierzanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu podmiotom zewnętrznym bez uprzedniego poinformowania IP2 o zamiarze jego powierzenia; - brak rejestru wydanych upoważnień/ ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu; - gromadzenie w dokumentacji projektu kserokopii dowodów osobistych uczestników projektu co zgodnie z opinią Instytucji Zarządzającej (pismo - znak: DZF-VIII PTo/11 z dnia r.) jest niedozwolone; - gromadzenie danych osobowych uczestników projektu, które nie są niezbędne do realizacji projektu.

Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta - realizacja zadań niezgodnie z harmonogramem realizacji projektu; - rozbieżności w zakresie informacji przekazywanych w postępie rzeczowym we wniosku o płatność z dokumentami potwierdzającymi faktyczną realizację projektu.

Poprawność udzielania zamówień publicznych - naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, skutkujące nałożeniem korekty finansowej i zwrotem środków wraz z odsetkami (nieprawidłowość finansowa) – naruszenie zasady uczciwej konkurencji; - naruszenie procedur wewnętrznych w sprawie trybu udzielania zamówień publicznych stworzonych przez Beneficjenta; - złożenie oświadczenia dotyczącego niepodleganiu wyłączeniu z czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia przez kierownika zamawiającego, który uprzednio, na podstawie pisemnego upoważnienia, powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia pracownikowi urzędu; - braki formalne na dokumentach z zakresu prowadzenia postępowania – nieskutkujące koniecznością powtórzenia postępowania bądź uznania wydatków poniesionych na realizację zamówienia za niekwalifikowalne (np. brak podpisu Kierownika Zamawiającego na Protokole z otwarcia ofert); - nieprzestrzeganie opracowanego przez Beneficjenta regulaminu w sprawie udzielania zamówień publicznych.

Poprawność stosowania zasady konkurencyjności - wybór oferty złożonej przez wykonawcę powiązanego osobowo z Beneficjentem/ Partnerem, skutkujący nałożeniem korekty finansowej zgodnie z taryfikatorem i zwrotem środków (nieprawidłowość finansowa); - naruszenie zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL w zakresie dotyczącym wymagań odnośnie protokołu z postępowania (niepełny, wadliwie sporządzony, niezawierający obligatoryjnych elementów określonych Wytycznymi).

Poprawność udzielania pomocy publicznej/ de minimis - błędne wyliczenie wartości pomocy publicznej udzielonej pracodawcom, do których Beneficjent skierował w ramach subsydiowanego zatrudnienia uczestników projektu, którzy nie posiadają statusu osoby niepełnosprawnej; - niekompletność składanych wraz z wnioskami o zorganizowanie subsydiowanego zatrudnienia formularzy informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis; - nieterminowe przekazywanie informacji o udzielonej pomocy za pomocą aplikacji SHRIMP; - brak aktualizacji zaświadczenia wydanego beneficjentowi pomocy w przypadku, gdy wartość faktycznie udzielonej pomocy de minimis jest inna niż wartość wskazana w pierwotnym zaświadczeniu; - błędnie (niezgodnie z instrukcją) wypełnione sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej, przekazywane do Starostwa Powiatowego (w przypadku PUP).

Prawidłowość realizacji działań informacyjno- promocyjnych - brak lub niezgodne z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL oznakowanie miejsca realizacji projektu, umów oraz materiałów informacyjno-promocyjnych, np. brak zamieszczenia na plakatach informujących o realizacji projektu hasła promocyjnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: „Człowiek – najlepsza inwestycja”.

Zapewnienie właściwej ścieżki audytu - błędy na dokumentach projektowych uniemożliwiające prześledzenie ścieżki audytu (np. brak dat); - nieprzestrzeganie przez Beneficjenta zapisów ustanowionego na potrzeby realizacji projektu Regulaminu uczestnictwa w projekcie (lub innych dokumentów obowiązujących w jednostce kontrolowanej).

Sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu - braku opisów na dokumentacji wskazujących na jasny związek z projektem; - brak należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu oraz brak dostatecznego nadzoru nad sporządzaniem dokumentacji projektu.

Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie Wydział Kontroli EFS ul. Młynarska Warszawa