T: System Kancelaryjny. Wykonała : Agnieszka Rylik

Systemy Kancelaryjne Czynności, związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych - określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bez dziennikowy.

Najczęściej jest stosowany system dziennikowy, który opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym: * sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono), * po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

*pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej), *komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata, * sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do logo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

System kancelaryjny bez dziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich * sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje do komórki organizacyjnej, * kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy, *referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.

Referent, po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent. System bez dziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W wielu zakładach pracy system bez dziennikowy nie jest jeszcze stosowany. Prowadzenie rejestracji korespondencji i systemu pokwitowań stanowi ''smutną konieczność'' organizacyjną.

System kancelaryjny mieszany- jak sama nazwa wskazuje, system mieszany jest wypadkową wyżej omówionych systemów kancelaryjnych. W systemie tym jest w użyciu zarówno książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej oraz spis spraw i wykaz akt, a więc decentralizujące wyróżniki systemu bez dziennikowego.

System ten rozpowszechnił się niejako wbrew teoretykom pracy kancelaryjnej szczególnie w dużych, rozrzuconych terytorialnie jednostkach, gdzie jedyną możliwą kontrolą jest właśnie rejestracja korespondencji w jednym centralnym źródle (dlatego też niektóre jednostki w swoich instrukcjach kancelaryjnych przewidują książki wpływu osobne dla swoich central i osobne dla biur zamiejscowych). W obecnych czasach książki wpływu w jednostkach prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej, więc z punktu widzenia prawidłowej pracy przedsiębiorstwa jest to dodatkowe ułatwienie

KONIEC: Dziękuję