Przychody i koszty w bibliotekach krajów UE, kandydujących i Polski. Próba analizy i porównania Elżbieta Rożniakowska, Błażej Feret Biblioteka Główna Politechniki Łódzkiej

Na pytania o źródła finansowania i strukturę kosztów bibliotek akademickich w najbliższych latach, nie można, jak na razie, znaleźć ani prostej i jednoznacznej odpowiedzi jak też trudno doszukać się zapowiedzi zmian obowiązujących przepisów. Podjęto zatem, próbę znalezienia praktycznej odpowiedzi na powyższe pytanie poprzez analizę struktury przychodów i kosztów w bibliotekach krajów Unii Europejskiej, krajów kandydujących i Polski. W tym celu rozesłano ankiety do bibliotek uczelnianych w tych krajach, a zebrane wyniki poddane zostały analizie. Opracowanie wyników badań poprzedzono obszernym omówieniem najważniejszych zagadnień związanych z problematyką przychodów i kosztów, opartym o dane uzyskane z różnego rodzaju raportów i sprawozdań bibliotecznych, dostępnych w Internecie.

Cele badania Analiza aktualnej struktury przychodów i kosztów bibliotek zachodnioeuropejskich w porównaniu z Polską i krajami kandydującymi Prognoza zmian w finansowaniu polskich bibliotek Określenie prawdopodobnych kierunków zmian w dystrybucji środków finansowych wewnątrz biblioteki

Struktura badania Przegląd informacji dostępnych w internecie Ankieta rozesłana do 605 bibliotek

Finansowanie bibliotek – modele całkowicie zdecentralizowany – w którym wszystkie środki na utrzymanie biblioteki są jej przydzielane i pozostają w jej dyspozycji, a sposób ich podziału na pokrycie poszczególnych wydatków jest ustalany bądź to w oparciu o ustalone z radą biblioteczną algorytmy, bądź w oparciu o analizę kosztów minionego roku częściowo zdecentralizowany – o różnym stopniu decentralizacji, która najczęściej realizowana jest w odniesieniu do środków wydawanych na książki, czasopisma, elektroniczne bazy danych, materiały audiowizualne (czyli materiały informacyjne, zbiory).

Przychody bibliotek Środki z uczelni Granty z uczelni Granty z instytucji krajowych (via uczelnia) Dotacje od firm i osób prywatnych Przychody własne Odsetki z lokat i funduszy

Przychody z uczelni Podstawą finansową funkcjonowania bibliotek akademickich w krajach zachodnich jest coroczny przydział środków z uczelni. Wielkość tego przydziału zależy od wielu czynników, jednak zwykle wynika z przyjętego modelu podziału środków centralnych w uczelni, w Anglii zwanego bardzo często Universitys Resource Allocation Method (RAM) i aktualizowanego corocznie. Cechą tego modelu powinna być przejrzystość podziału przychodów uczelni tak, aby decyzje organów dzielących środki na wydziały oraz cele akademickie i nie akademickie nie budziły wątpliwości. W ogólnym zarysie takiego modelu (podobnie jak w Polsce) wydzielane są najpierw środki na cele ogólnouczelniane, niekiedy płace i inne stałe świadczenia, a reszta dzielona jest pomiędzy wydziały. Biblioteki otrzymują w różnych uczelniach różny procent całkowitych przychodów szkoły (często spotyka się wartość np. 4,5 - 5%, ale bywają także przydziały mniej i bardziej korzystne).

Koszty bibliotek Alokacja zasobów finansowych na materiały biblioteczne Modele (resource allocation model) Wzory (acquisition fund allocation formula, library allocation formula) –Tworzone w ścisłej współpracy bibliotekarzy przedmiotowych i ciała (rada, komisja) powołanego jako doradcze i opiniodawcze dla rektorów i dyrektorów bibliotek –W skład rady (komisji) bardzo często wchodzą reprezentanci wydziałów, administracji i studentów –Modele i wzory powstają w oparciu o dokument zwany Collection Development Policy (Polityka Rozwoju Zasobów)

Koszty bibliotek Rola reprezentantów wydziałów Rola reprezentantów wydziałów: –łączność między biblioteka a wydziałem –aktywne uczestnictwo w rozwoju zbiorów i usług Reprezentanci wydziałów w bibliotekach zachodnich mają znaczący udział w kształtowaniu polityki gromadzenia Ciąży na nich także odpowiedzialność wobec wydziału za taki rozwój biblioteki i usług, który jest zgodny z oczekiwaniami wydziału

Alokacja środków – uwagi ogólne Podział środków bibliotecznych na poszczególne typy zbiorów i pomiędzy różne kierunki kształcenia i badawcze powinien być przejrzysty i klarowny. Do realizacji tego celu wydaje się być niezbędne zdefiniowanie i stosowanie standardowych wskaźników pozwalających na ocenę wydziałów. Alokacja środków powinna zwiększać się dla rozwijających się i umacniających wydziałów, a maleć dla wydziałów słabych, które się nie rozwijają.

Alokacja środków – uwagi ogólne W uzgodnieniu z administracją uczelni i wydziałami, może być wprowadzona hierarchia kolekcji w bibliotece, przy czym często spotyka się przyznanie najwyższego priorytetu utrzymaniu bieżącej subskrypcji czasopism Po ustanowieniu alokacji środków na czasopisma (cel priorytetowy), środki pozostałe są dzielone na wydatki na książki i inne wydawnictwa nieciągłe

Alokacja środków – parametry modeli Przykładowe parametry modeli alokacji środków: ogólna liczba oraz średni koszt książek wydawanych w danej dyscyplinie wskaźniki związane liczba studentów i godzinami zajęć względne liczby publikacji na wydziałach (w odniesieniu do liczby łącznej w uczelni)

Alokacja środków – BGPŁ W Bibliotece Głównej PŁ w roku 1995, opracowano algorytm alokacji środków przeznaczonych na prenumeratę czasopism na wydziały PŁ. W algorytmie uwzględniono (poprzez wskaźniki procentowe odniesione do danych dla całej uczelni), liczbę czasopism wychodzących na świecie z tematyki każdego wydziału, liczbę czasopism dotychczas prenumerowanych dla wydziału, średnią cenę czasopisma z tematyki każdego wydziału i liczbę korzystających (która w latach poprzednich była badana). Struktura procentowa wskaźników otrzymanych ze zsumowania poszczególnych wskaźników cząstkowych dla każdego wydziału stanowiła o podziale środków na wydziały. Model ten stosowano do chwili zmiany centralnego modelu dofinansowywania czasopism przez uczelnię. Obecnie rozważana jest koncepcja nowego algorytmu.

Podsumowanie badań źródeł internetowych (1/3) Aktywność uczelni w planowaniu strategicznym i zarządzaniu finansami biblioteki jest nieporównywalnie większa niż Polsce Obserwuje się znacznie większe uporządkowanie współpracy biblioteki z uczelnią dzięki wprowadzeniu przejrzystych zasad, modeli i formuł. Modele finansowania i alokacji środków weryfikowane są w każdym roku. Istnieje silna zależność poziomu finansowania biblioteki od kondycji finansowej uczelni jak i rangi biblioteki w uniwersytecie.

Podsumowanie badań źródeł internetowych (2/3) Rozwój nowych lub priorytetowych usług biblioteki uwzględniany jest w modelach alokacji środków uczelnianych i finansowany z dotacji celowych, lub wspierany grantami zdobywanymi droga prowadzącą często przez uczelnię. Analiza budżetu biblioteki dokonywana jest przez dyrekcję i ciała wspomagające Problemem są cięcia budżetu bibliotek i wynikające z tego powodu oszczędności, przejawiające się bądź to w ograniczeniach etatowych bądź to w zmniejszeniu poziomu zakupu materiałów bibliotecznych

Podsumowanie badań źródeł internetowych (3/3) Minimalizacja kosztów, która prowadzi do lepszego wyniku finansowego, jest osiągana nie tylko poprzez cięcia zakupu materiałów bibliotecznych, ale także poprzez dążenie do jak najlepszej struktury i wykorzystania personelu, współpracę (lub nawet integrację) z uczelnianym centrum komputerowym czy tworzenie i udział w konsorcjach ds. zakupu zbiorów i usług (szczególnie elektronicznych). Inicjatywy dotyczące rozwoju bibliotek pochodzą nie tylko od samych bibliotek. Są często wynikiem współpracy z wydziałami.

Badania ankietowe

Kraje starej UE 416 ankiet 69% Kraje starej UE 416 ankiet 69% Polska 122 ankiety 20% Polska 122 ankiety 20% Pozostałe kraje nowej UE 67 ankiet, 11% Pozostałe kraje nowej UE 67 ankiet, 11% Razem: 605 ankiet

Badania ankietowe

Wyniki ankiety

Wnioski z ankiety Zarówno struktura finansowania jak i struktura kosztów jest bardzo trudno porównywalna nie tylko pomiędzy różnymi krajami ale i poszczególnymi bibliotekami W przypadku większości badanych parametrów, przeciętne dane dla Polski niewiele odbiegają od przeciętnych danych dla Europy Zachodniej Nie należy spodziewać się zmiany finansowania bibliotek jako ubocznego efektu wejścia do UE

Elżbieta Rożniakowska: Błażej Feret: