System e-zamówienia

Założenia projektu Wyszukanie części o zadanym numerze lub pasujących do zadanych pojazdów Wyszukiwanie zamienników do wyszukanych artykułów na podstawie kodów OES Składanie zamówień na wybrane towary

Ekran startowy

Wykaz zamówień klienta Klient po zalogowaniu się do systemu otrzymuje historię swoich zamówień Dla każdego zamówienia wyświetlane są: data złożenia, termin realizacji, rodzaj dokumentu sprzedaży oraz wartość brutto i netto.

Pozycje zamówienia Każde zamówienie może składać się z kilku pozycji – osobna pozycja na każdy produkt (w jednej pozycji można zamawiać kilka sztuk) Dodając pozycję do zamówienia należy wskazać zamawiany produkt – podając jego indeks oraz podać liczbę zamawianych sztuk Indeks produktu można uzyskać wykorzystując wyszukiwarkę produktów (Techdoc) lub wyszukując odpowiednią pozycję w wykazie wszystkich towarów Indeks można również wpisać z klawiatury

Dodawanie pozycji

Wyszukiwarka artykułów Okno wyszukiwarki składa się z trzech części: 1. Ramka kryteriów wyszukiwania 2. Ramka wyszukanych artykułów 3. Ramka informacji szczegółowych Dwa tryby wyszukiwania: Katalog pojazdów Wyszukiwanie bezpośrednie (po nazwie, indeksie lub z użyciem filtrów) Każdy artykuł posiada unikalny numer identyfikacyjny – indeks. Numer ten jest używany przy składaniu zamówień, aby jednoznacznie zidentyfikować zamawiany produkt. W celu znalezienia produktu oraz jego indeksu należy użyć wyszukiwarki artykułów udostępnianej przez system SyKOF.

Wyszukiwarka artykułów Składa się ono z następujących części: Kryteria wyszukiwania – w tej części określić można parametry szukanej części;dostępne są dwa sposoby wyszukiwania: przez katalog produktów oraz przez podanie numeru lub nazwy części lub producenta (opisane w dalszej części przewodnika); Lista znalezionych artykułów – w tej części wyświetlane produkty pasujące do wprowadzonych wymagań; Szczegóły dotyczące wybranego artykułu – tutaj wyświetlane są parametry techniczne produktu, numery OES, EAN, zdjęcia produktów, i in. W części dotyczącej informacji szczegółowych o wybranym artykule w zakładce Informacje podstawowe wyświetlane są parametry techniczne produktu. Dla poszczególnych grup produktów mogą być to różne informacje. Przykładowo dla filtrów paliwa mogą to być np. wymiary filtru, jego rodzaj i rodzaj paliwa, do którego jest przeznaczony, dla klocków hamulcowych – wymiary, rozstaw otworów i strona zabudowy, zaś dla świec zapłonowych – odstęp elektrod, długość gwintu i rozmiar klucza. W zakładce Zastosowanie w pojazdach wyświetlane są wszystkie pojazdy, do których pasuje wybrany artykuł. Są one pogrupowane według marek i modeli. Dodatkowo, wyświetlane są także podstawowe informacje o każdej wersji pojazdu (moc silnika, lata produkcji). Rozmiar poszczególnych obszarów okna można dostosować przeciągając ich krawędzie za pomocą myszki. W podobny sposób można zmienić szerokość kolumn w wykazie artykułów. Za pomocą przycisków w górnej części okna programu można wybrać tryb pracy wyszukiwarki: Katalog pojazdów lub Wyszukiwanie.

Katalog pojazdów Katalog pojazdów pozwala wyświetlić części pasujące do wybranego pojazdu (marka, model i wersja) z wybranej grupy, np. Układ hamulcowy => Hamulce tarczowe => Tarcza hamulcowa. Za pomocą katalogu pojazdów można znaleźć część pasującą do konkretnego modelu samochodu bez konieczności podawania jej numeru. Pierwszym krokiem jest wskazanie rodzaju pojazdu (osobowe, użytkowe lub wszystkie) oraz wybranie z listy rozwijanej marki, modelu i wersji samochodu. Dla ułatwienia wyświetlane są parametry wybranego pojazdu. Po dokonaniu wyboru, w dolnej ramce pojawia się lista grup produktów (część z nich zawiera podgrupy), z których należy zaznaczyć odpowiednią (poprzez kliknięcie myszką) – nazwa wybranej grupy/podgrupy jest pogrubiona. Zostaną wyświetlone wszystkie artykuły pasujące do wskazanej grupy/podgrupy Niektóre elementy ze względu na specyfikę zastosowania mogą znaleźć się w kilku grupach (np. żarówki, filtry, itp.). Na rysunku przedstawiono przykładowy rezultat wyszukiwania tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI. Nie wszystkie znalezione produkty są dostępne do zamówienia. Zamówić można tylko te artykuły, dla których wypełnione jest pole indeks. W powyższym przykładzie będą to tarcze z numerami DF4183 i BG3622. Posortowanie znalezionych artykułów po wartości indeksu pozwala na szybkie sprawdzenie dostępności części.

Wyszukiwanie bezpośrednie W trybie wyszukiwania bezpośredniego można znaleźć produkt podając fragment jego nazwy, indeksu lub opisu. Jeżeli znany jest indeks artykułu, jego nazwa lub jeden z numerów: numer artykułu, numer handlowy, numer OES, numer EAN, wygodniejsze może okazać się używanie opcji Wyszukiwanie bezpośrednie. Ramka kryteriów w tym trybie pracy podzielona jest na dwie części: Informacje podstawowe oraz dodatkowe filtry. W części Informacje podstawowe można podać całość lub fragment indeksu, nazwy lub opisu szukanego produktu. W przypadku podawania fragmentu należy używać: * aby zastąpić dowolną liczbę znaków lub ? aby zastąpić pojedynczy znak (rys. 5). Po kliknięciu pierwszego przycisku Szukaj wyświetlone zostają produkty spełniające zadane kryteria. Obsługa ramki z wykazem artykułów jest taka sama jak dla wyszukiwania za pomocą katalogu pojazdów.

Wyszukiwanie z użyciem filtrów Użycie filtrów w trybie wyszukiwania bezpośredniego pozwala na określenie producenta, kategorii czy numeru handlowego szukanego produktu lub listy pojazdów, do których część ma pasować. Poniżej ramki Informacje podstawowe znajdują się cztery filtry artykułów. Wyszukiwanie za pomocą filtrów nie jest połączone z wyszukiwaniem według informacji podstawowych. W celu zastosowania filtru należy zaznaczyć pole filtr aktywny i uzupełnić kryteria wyszukiwania. W przypadku użycia kilku filtrów zostaną wyświetlone tylko produkty spełniające kryteria wszystkich filtrów. Każdy rekord do wyszukiwania powinien być wpisywany w nowym wierszu – znajdowane są artykuły pasujące do co najmniej jednego wiersza. Wyjątkiem jest filtr pojazdów, jeśli zostanie zaznaczone pole „Artykuł musi pasować do każdego z pojazdów”. Na rysunku 6 przedstawiono wyszukiwanie części pochodzących od producentów: Topran i Alco Filter pasujących jednocześnie do następujących modeli samochodów: Peugeot 206 i Renault Laguna.

Wyszukiwanie zamienników Korzystając z filtru Numery można wyszukać zamienniki dla oryginalnych części – wystarczy podać numer OES.

Dodatkowe funkcje System e-zamówienia udostępnia dodatkowe funkcje, dostępne po wybraniu odpowiedniego przycisku z górnej części ekranu startowego: Składanie reklamacji Generowanie elektronicznych dokumentów Pliki wymiany dla systemów informatycznych klienta

Reklamacje Reklamacje mogą dotyczyć problemów związanych z realizacją zamówienia. W szczególności kontrahent może reklamować nieterminową realizację zamówienia, braki w dostawie w stosunku do zamówienia, inne ceny na fakturze, a inne na zamówieniu, czy uszkodzone towary. Po zarejestrowaniu reklamacji w systemie e-zamówienia informacja przekazywana jest do pracownika odpowiedzialnego za zamówienia dla danego kontrahenta. Po obsłużeniu zgłoszenia kontrahent otrzymuje w systemie e- zamówienia zwrotną informację o sposobie załatwienia reklamacji. Tą drogą kontrahent może również przesyłać inne wiadomości.

Faktury elektroniczne System e-zamówienia umożliwia automatyczne wystawienia faktur, generowanie pliku danych dotyczących sprzedawanego asortymentu (załącznik elektroniczny do Faktury VAT) i wgląd w historię operacji dla kontrahenta. Kontrahent składając zamówienie ma możliwość wygenerowania elektronicznej postaci Faktury VAT i zapisania u siebie na dysku. Posiada również możliwość analizowania swoich rozrachunków, należności oraz historii zamawianych towarów.

Pliki wymiany System e-zamówienia pozwala na integrację z systemami informatycznymi klientów. Kontrahent może przygotować plik wymiany wygenerowany z własnego systemu informatycznego. W pliku zawarte są dane o zamawianych towarach. System e-zamówienia wczytuje tak przygotowany plik i na jego podstawie generuje zamówienie. Format pliku wymiany ustalany jest z kontrahentem w zależności od używanego przez niego systemu informatycznego.

e-zamówienia Moto-Hurt S. A.