Systemy Kancelaryjne .

W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich : - przyjmowanie pism, - rozdzielanie i doręczanie ich, - rejestrowanie, - znakowanie, - załatwianie spraw będących treścią pism, - aprobata spraw załatwionych, - podpisywanie, - wysyłanie pism, - przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych. Czynności te nazywane są czynnościami kancelaryjnymi .

Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych czynności jest jedną z najważniejszych spraw w każdej jednostce organizacyjnej. Czynności kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez dowolnych pracowników i w dowolny sposób. Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego obowiązków i jak je ma wykonać. Dlatego też w dobrze zorganizowanej jednostce istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują. Zbiór tych przepisów stanowi Instrukcję Kancelaryjną .

Wyróżnia się trzy rodzaje systemów kancelaryjnych : 1 Wyróżnia się trzy rodzaje systemów kancelaryjnych : 1.) System dziennikowy ; 2.) System bezdziennikowy ; 3.) System mieszany .

System Kancelaryjny Dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych i wysyłanych w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami kancelaryjnymi . Jednostka organizacyjna stosująca ten system musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w kancelarii, jak i w każdej innej komórce organizacyjnej .

System kancelaryjny dziennikowy występuje w dwóch odmianach : 1) system dwudziennikowy – każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze : w jednym rejestruje się pisma przychodzące ( dziennik pism przychodzących ), a w drugim pisma wychodzące ( dziennik pism wychodzących ) , 2) system jednodziennikowy – komórki organizacyjne mają tylko jeden dziennik podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma .

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest następujący : 1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisując : datę, nadawcę, określenie sprawy, znak oraz symbol komórki organizacyjnej, do której przekazano pismo do rozpatrzenia , 2) po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku podawczym kancelarii , 3) w komórce organizacyjnej pismo ponownie jest rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym tej komórki, znów jako pismo otrzymane , 4) następnie pismo przekazywane jest za pokwitowaniem w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia ,

5) referent załatwia sprawę, przygotowuje odpowiedź i rejestruje ją w dzienniku podawczym komórki organizacyjnej jako pismo wysłane , 6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku komórki, pismo z odpowiedzią przesyła się do kancelarii w celu wysłania go do adresata , 7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku podawczym jako pismo wysłane, zapisując : adresata, znak, określenie sprawy, datę wysłania, a następnie je wysyła .

System Kancelaryjny Bezdziennikowy – rezygnuje z rejestracji w dziennikach podawczych. Nie rejestruje się w nim pojedynczych pism, lecz załatwione w całości sprawy w spisie spraw nazywanym też wykazem spraw.

Formularz Spisu Spraw :

Kolejność wykonywania czynności w systemie bezdziennikowym jest następująca : 1) kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie rejestrując ich, za to w polu wpływu przystawia pieczątkę wpływu i wypełnia ją , 2) następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do właściwej komórki organizacyjnej , 3) kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy , 4) referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism , 5) po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi komórki organizacyjnej , 6) kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je wysyła.

Aby system bezdziennikowy dobrze funkcjonował muszą być spełnione trzy warunki : pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć wysokie kwalifikacje , dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, a w nich pomiędzy poszczególne stanowiska pracy , w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być opracowany i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować .

System Kancelaryjny Mieszany : łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, czyli część komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy, a część dziennikowy .