inChannel wielokanałowa obsługa odbioru i przetwarzania faktur inChannel to rozwiązanie dla procesu „od zakupu do zapłaty”

Wizja Itella Information Być europejskim partnerem nr 1 w procesach przepływu faktur 2

Rozwiązanie dla każdej liczby faktur obejmujące całą Europę March 28, 2017 Rozwiązanie dla każdej liczby faktur obejmujące całą Europę Oddziały Itelli Sprzedaż netto 247 mln EUR 2000 pracowników Ponad 1,5 mld faktur wysyłanych rocznie Ponad 250 mln transakcji elektronicznych przeprowadzanych rocznie 110 mln dokumentów zamienionych na formę cyfrową i przetworzonych przez 500 operatorów 500 mln dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie 500 specjalistów informatyków rozwijających usługi Itelli Centrum skanowania Itelli Partnerzy USA 3 3

Usprawnienie procesu „od zakupu do zapłaty” poprzez automatyzację

Tradycyjna obsługa: proces i koszty Odbiór i przygotowanie Weryfikacja Zatwierdzenie Księgowanie > Sprawdzanie prawidłowości Przypisanie rachunku/centrum kosztów Zatwierdzenie przez kierownika wyższego szczebla Zwrot do księgowości i weryfikacja Księgowanie na rachunku wierzyciela Rzeczywista data księgowania Archiwizacja faktury Odbiór i otwieranie listów Przekazywanie do księgowości Kompletowanie załączników Szukanie dat, numer dokumentów itp. Numeracja wewnętrzna Dodatkowe kopie Przekazanie do innych sekcji Rejestracja dostawcy 1 faktura = 20 minut = 15 PLN pracy nad jedną fakturą (45 PLN/godz.) Największa pracochłonność to odbiór i przygotowanie faktury

March 28, 2017 Przypadek 1: Podstawowy poziom automatyzacji dzięki zastosowaniu skanowania i systemu workflow Od skanowania, poprzez OCR, weryfikację i workflow do ERP Korzyści Brak inwestycji w sprzęt (np. urządzenia do otwierania listów, skanery) Brak inwestycji w oprogramowanie (np. OCR, narzędzia konwersji, system obiegu dokumentów) Zapewnienie skalowalności Interfejs, który można wykorzystać do innych kanałów odbioru dokumentów Skrócenie czasu dla procesu akceptacji faktur i realizacji zobowiązań Systemy billingowe dostawców ERP Płatność zobowiązań Skrzynka odbiorcza Skanowanie OCR Weryfikacja Wielokanałowa wymiana danych Itella WorkFlow jako usługa 6

Obsługa zautomatyzowana Odbiór i przygotowanie Weryfikacja Zatwierdzenie Księgowanie > Profesjonalna, wielokanałowa usługa odbioru faktur papierowych i elektronicznych Klienci mogą wybrać najbardziej odpowiedni dla nich sposób odbioru faktur od swoich dostawców Itella Usługa odbioru faktur Poprawność weryfikowana dzięki OCR i WorkFlow Zatwierdzenie w WorkFlow Księgowanie Archiwizowanie elektroniczne Oszczędności mogą przekroczyć 60 % 1 faktura = 1-3 minuty = Krótszy czas przetwarzania to poprawa zarządzania gotówką, mniejsza ilość wezwań, szansa na rabaty płatnicze i lepsze relacje pomiędzy firmą a jej dostawcami.

Kanały EDI z wizualizacją Odbiór faktur z różnych kanałów – skuteczny, modułowy sposób ograniczenia kosztów dzięki automatyzacji Skanowanie PDF e-mailach Faktury „Web key in” Kanały EDI z wizualizacją Dane do druku e-faktury Odbiorca faktur Jeden interfejs - wiele kanałów dla dostawców lokalnych i dużych organizacji międzynarodowych Wymiana danych Integracja z systemami finansowo-księgowymi, ERP lub Workflow

Strategia optymalizacji procesu „od zakupu do zapłaty” March 28, 2017 Strategia optymalizacji procesu „od zakupu do zapłaty” Korzyść masy krytycznej Jedna platforma obsługi i wspólne procesy Odbiór różnymi kanałami Przechodzenie na format e- Near shoring Koszty początkowe Koszty przy zastosowaniu inChannel 9 9

Itella WorkFlow system obiegu faktur zakupu inChannel to rozwiązanie dla procesu „od zakupu do zapłaty”

March 28, 2017 Odbiór faktur z różnych kanałów – skuteczny, modułowy sposób ograniczenia kosztów dzięki automatyzacji OCR Weryfikacja Wymiana danych Itella Workflow Obniżenie kosztów Skrytka pocztowa Skanowanie Dane do druku Systemy billingowe dostawców ERP Płatność zobowiązań PDF w e-mailach Integracja z klientem – interfejs do ERP, A/P lub Workflow innego dostawcy Faktury „Web key in” Kanały EDI z wizualizacją Standardowy interfejs eRC E-Faktury 11 11

Itella Workflow Workflow Księgowanie Obieg Autoryzacja ostateczna Skanowanie Autoryzacja ostateczna Weryfikacja System odbiorcy Odbiór e-faktury Zapis danych i obrazów Transfer danych do ERP, A/P Elektroniczna archiwizacja Aktualizacja głównych danych dostawcy

Itella Workflow Użytkownicy podstawowi Główny użytkownik Weryfikacja faktury Nadzór nad systemem i kontrola procesu Zatwierdzenie faktury Księgowanie faktury

Użytkownicy podstawowi Itella Workflow Standardowy proces Użytkownicy podstawowi Weryfikacja Zatwierdzenie Księgowanie

Nadzór nad systemem i kontrola procesu Itella Workflow Główny użytkownik Nadzór nad systemem i kontrola procesu

Użytkownik podstawowy Itella Workflow Użytkownik podstawowy Weryfikacja faktury

Użytkownik podstawowy Itella Workflow Użytkownik podstawowy Zatwierdzenie faktury

Użytkownik podstawowy z prawami do księgowania Itella Workflow Użytkownik podstawowy z prawami do księgowania Księgowanie faktury

Użytkownicy podstawowi Itella Workflow Użytkownicy podstawowi Funkcjonalności dodatkowe systemu

Itella Workflow Workflow Księgowanie Obieg Autoryzacja ostateczna Skanowanie Autoryzacja ostateczna Weryfikacja System odbiorcy Odbiór e-faktury Zapis danych i obrazów Transfer danych do ERP, A/P Elektroniczna archiwizacja Aktualizacja głównych danych dostawcy

Przeglądanie i zatwierdzanie faktur Użytkownicy podstawowi Itella Workflow Obsługa faktur Główny Użytkownik Przeglądanie i zatwierdzanie faktur Użytkownicy podstawowi Skanowanie Sprawdzenie merytoryczne Dodawanie uwag i komentarzy Dodawanie załączników Weryfikacja zgodności z zamówieniem Zatwierdzenie do księgowania i płatności Odbiór / przygotowanie do cyrkulacji Wprowadzenie faktur do obiegu Księgowanie Kontrola przebiegu procesu Transfer danych System odbiorcy Odbiór e-faktury Elektroniczna archiwizacja

Elektroniczna archiwizacja Itella Workflow Maintenance Obsługa faktur Główny Użytkownik Podstawowe dane firmy Dane dostawców Schematy księgowania Zarządzanie użytkownikami Listy obiegowe Plan kont Analityka kont, centra kosztów Stawki VAT Warunki płatności Skanowanie Odbiór / przygotowanie do cyrkulacji Wprowadzenie faktur do obiegu Księgowanie Kontrola przebiegu procesu Transfer danych System odbiorcy Odbiór e-faktury Elektroniczna archiwizacja

March 28, 2017 Podsumowanie Dzięki zastosowaniu inChannel automatyzację obsługi faktur zakupu można wdrożyć szybko bez wielotysięcznych inwestycji Metodologia wdrożenia nie wymaga zaawansowanych projektów IT Itella Workflow to nieskomplikowane narzędzie internetowe przyjazne dla księgowych i dla osób kontrolujących zakupy Itella to doświadczony partner zarówno na rynkach lokalnych, jak i międzynarodowych 60

Polskie wdrożenia inChannel

Korzyści płynące z usprawnienia procesu „od zakupu do zapłaty” Czas trwania procesu Koszty kontroli Korzyści finansowe Oszczędność czasu: minimalny okres od nadania do otrzymania przesyłki, ograniczenie czasu obsługi korespondencji przychodzącej i wprowadzenia jej do obiegu, brak konieczności ręcznego dokonywania wpisów Ułatwienie weryfikacji faktur Mniejsza ilość wątpliwości dzięki optymalizacji procesu osiągniętej poprzez szybsze reagowanie na zapytania

Korzyści płynące z usprawnienia procesu „od zakupu do zapłaty” Czas trwania procesu Korzyści finansowe Koszty kontroli Zapewnienie stabilnego, uporządkowanego procesu wewnętrznego Łatwy dostęp do informacji: przejrzystość procesu dzięki narzędziom informatycznym, dostęp do informacji o sytuacji bieżącej w każdym momencie Łatwe wyszukiwanie faktur: dostępność on-line do wszystkich dokumentów, brak zjawiska znikających dokumentów, zbędnych kopii Niezawodność dzięki elektronicznemu rejestrowi faktur oraz cyfrowej archiwizacji otrzymanych faktur

Korzyści płynące z usprawnienia procesu „od zakupu do zapłaty” Czas trwania procesu Koszty kontroli Korzyści finansowe Obniżenie kosztów procesu, w tym kosztów popełnionych błędów, może osiągnąć 60% Osiągnięcie lepszych warunków handlowych dzięki pozycji solidnego płatnika Scentralizowany przegląd cash-flow Brak odsetek za zwłokę

Smart move