Konferencja dotycząca zarządzania w jego najważniejszym aspekcie, czyli w aspekcie zmian, pt.:  „Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą?” Dlaczego uważamy, że warsztaty z zarządzania zmianą prowadzone do tej pory w Polsce powinny być prowadzone inaczej niż dotychczas? Business Centre Club 21 października 2010 Elżbieta Kotelnicka Akredytowany trener PRINCE2 i Zarządzania Zmianą

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? W procesie wszelkich zmian ludzie ze swą wiedzą i doświadczeniem są najistotniejszym źródłem uzyskania przewagi konkurencyjnej, a zarządzanie zmianą jest jedną z kluczowych umiejętności menedżerskich. W Polsce istnieje świadomość konieczności uporządkowania wiedzy i umiejętności dotyczących zarządzania zmianą. Sponsorem warsztatów z zarządzania zmianą są organizacje. Identyfikacja obszarów wiedzy pozwalającej na radzenie sobie z problemem ciągłych zmian jest trudna. Przeważnie brak jest świadomości jakich korzyści spodziewamy się szkoląc się „ze Zmiany”.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Coraz bardziej docenia się wagę ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania „w obszarze” wdrażania strategii, zarządzania portfelem, programem, projektem. Ale często traktuje się zarządzanie zmianą jak naprawę błędów, czy niedostatków powstałych w procesach zarządczych.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Uważam, że dużo mniejsze jest ryzyko związane z podejmowaniem trudnych i ważnych decyzji biznesowych ujętych w ustrukturyzowane ramy niż pozostawienie tego powoływanym „ad hoc” zespołom ds. zmian i obarczanie ich odpowiedzialnością za wszystkie konsekwencje ich działań.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Metodyczne zarządzanie portfelami, programami czy projektami umożliwia świadome zakreślenie oczekiwanych obszarów zmian i oczekiwanych korzyści z ich przeprowadzenia. Określa się role i odpowiedzialności, sposoby bieżącej weryfikacji czemu służą nasze codzienne wysiłki w tych obszarach…. ale nie tu jest miejsce na omawianie zasad wymienionych metodyk. Wszystko to wymaga pracy zespołowej.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Większość współczesnej pracy organizowana jest w oparciu o zespoły, a korzyści z niej płynące zależą od właściwej pracy w ramach zespołu i współpracy pomiędzy zespołami. Niewiele do tej pory uwagi poświęcono roli zespołów w zmianach organizacyjnych. Z tego powodu w ostatnich latach jednym z często podejmowanych tematów związanych z funkcjonowaniem organizacji są kwestie funkcjonowania zespołów. Bez względu na poziom lub zakres zmiany organizacji, dotyka ona konkretnych ludzi. A właśnie od nich w końcowej fazie zależeć będzie, czy wprowadzana zmiana przyniesie zakładane korzyści, czy też nie. Bez obserwowania wpływu dokonywanych zmian na poszczególne osoby i ich działalności w instytucji w której pracują, nie mamy szans na skuteczne zarządzanie zmianami na dużą skalę, ale również na znalezienie uzasadnienia dla zmian bieżących.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Pytania na jakie musimy sobie odpowiedzieć to: W jaki sposób przebiega proces zmiany organizacyjnej? Czy zmiana musi być inicjowana i zarządzana przez jedną silną indywidualność? Czy powinna być zespołowo planowana przez grupę osób posiadających władzę, czy może zmiana wydarza się poprzez czysty zbieg okoliczności? Czy opłaca się zrozumieć cały system, w którym ma wydarzyć się zmiana, a następnie określić jak ten system zmieniać oraz przewidywać gdzie pojawi się opór? A może zmiana nie powinna być w ogóle planowana? Może zdarzy się coś nieprzewidywalnego co zainicjuje zmianę, a ta rozpowszechni się sama?

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Szkolenia z Zarządzania Zmianą powinny naszym zdaniem: przekazywać wszystkim, którzy angażowani są do zespołów zarządzania projektami, programami, czy portfelami (inżynierów, finansistów, handlowców, prawników, kadrowców) wiedzę dotyczącą miękkich elementów zarządzania, spójną z przyjętymi metodykami zarządczymi, koncentrować się na związkach pomiędzy zmianami indywidualnymi, zespołowymi i organizacyjnymi, dotyczyć zmian potrzebnych organizacji, pozwolić uzmysłowić słuchaczom zależność pomiędzy zmianą wiedzy, postaw, zachowań indywidualnych, a zmianą zachowań w ramach grup, zespołów i w całych organizacjach.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Prowadzone warsztaty powinny pokazać rolę liderów w procesie zmian. Dzięki temu: umożliwi się liderom zmian dokonanie przeglądu różnych ról, które oni i ich koledzy muszą odgrywać w procesach zmian, ułatwi się zidentyfikowanie, w jaki sposób liderzy zmian mogą dostosować swoje style zarządzania i koncentrację do różnych faz procesów zmian, podkreśli się wagę samowiedzy oraz wewnętrznych zasobów dla każdej z ról przywódczych.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Proponowany przez nas nowy kształt warsztatów z Zarządzania Zmianą obejmuje: WSPIERANIE POSZCZEGÓLNYCH OSÓB PODCZAS ZMIANY ZMIANĘ INDYWIDUALNĄ ZMIANĘ ZESPOŁOWĄ ZMIANĘ ORGANIZACYJNĄ PRZEWODZENIE ZMIANOM UŁATWIANIE PRACY ZESPOŁOM PODCZAS ZMIANY ZMIANA ORGANIZACJI

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Zmiana Indywidualna - warsztat pokazujący zależności pomiędzy zmianami dotyczącymi poszczególnych ludzi, a rolami jakie przychodzi im pełnić w zespołach (Kierownik Projektu, Kierownik Zespołu, członek zespołu, właściciel ryzyka i inni). INTROWERTYK musi być większy niż lęk przed nauką musi zostać zredukowany Lęk o przetrwanie > Lęk przed nauką Myślący Realista (IS) “Niech będzie jak jest!” Myślący Innowator (IN) „Zastanówmy się nad tym!” REALISTA INNOWATOR Innowator zorientowany na działanie (EN) „Zmieńmy to!” Realista zorientowany na działanie (ES) „Zróbmy to!” Schein KONSEKWENCJE HISTORIA ORGANIZACJI NATURA ZMIANY TYP INDYWIDUALNOŚCI INDYWIDUALNA HISTORIA Potrzeba samorealizacji Potrzeba uznania Potrzeby miłości i przynależności Potrzeba bezpieczeństwa Potrzeby fizjologiczne EKSTRAWERTYK Myers-Briggs (MBTI) Pięć czynników reakcji na zmianę Kubler-Ross Odrzucenie Złość Pertraktacje Depresja Akceptacja Maslow Cameron i Green (2004)

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? BURZA FORMOWANIE NORMOWANIE DZIAŁA NIE OPŁAKIWANIE Zmiana Zespołowa - warsztat pokazujący różnorodność zespołów i zależności pomiędzy rolami w projektach i zmianą w zespołach (Kierownik Projektu, Członek Komitetu Sterującego, Dyrektor Programu, Właściciel Programu itp.) Na podstawie: Tuckman Czym jest efektywny zespół? Pracownik Zespołu Przewodniczący Poszukiwacz Zasobów ZORIENTOWANI NA LUDZI Obserwator - Oceniacz Pomysłodawca Specjalista UMYSŁOWI Architekt Wdrażający Kończący ZORIENTOWANI NA DZIAŁANIA Profil Efektywnego Zespołu Misja Zespołu, planowanie i stawianie celów Proces działania Zespołu Relacje wewnątrz Zespołu Relacje między Zespołami Role Zespołu Glaser and Glaser 9 Ról Belbina

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Zmiana Organizacyjna – warsztat pozwalający wzbogacić wiedzę o klasyfikację organizacji pozwalającą ukierunkować zmiany w zgodzie z możliwościami wynikającymi z analizy zmian indywidualnych i zespołowych. Organizacje – Maszyny Organizacje - Systemy polityczne Organizacje – Organizmy Organizacje – Przepływy i transformacje Jak wykorzystać analizę siła pól w praktyce? Przystąp do działania Przeprowadź zmiany Angażuj ludzi ODMROŻENIE RUCH ZAMROŻENIE Zbadaj stan obecny Wzmocnij siły napędzające zmianę Zredukuj siły stawiające opór zmianie Utrwal zmiany Ustanów nowe schematy Nagradzaj pożądane wyniki Siły napędzajace Siły przeciwdziałające Tam, gdzie chcemy być Wzrost presji... Minimalizacja oporu… np. Zgodność z obowiązującym prawem Np. Redukcja kosztów operacyjnych Np. Ryzyko ekonomiczne Np. Ograniczone zasoby do przeprowadzenia zmiany Beckharda i Harrisa „Wzór na zmianę” C = [AxBxD] >X Kurt Lewin

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Przywództwo w procesie Zmian – warsztat przedstawiający różne modele przywództwa przystające do różnych rodzajów zmian (co w praktyce pozwoli na bardziej świadomy wybór Właściciela Programu, Dyrektora Programu, Agentów Zmian itp.) ZAKOŃCZENIE STREFA NEUTRALNA NOWY POCZĄTEK Ustanowienie potrzeby zmian Budowanie zespołu zmiany Tworzenie wizji i wartości Komunikacja i angażowanie Delegowanie władzy Dostrzeganie poprawy i wyzwalanie energii Konso lidacja William Bridges Przywództwo wewnętrzne i zewnętrzne Cameron&Green Continuum Dojrzałości Covey’a – stopniowe przechodzenie od zależności poprzez niezależność do współzależności

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? Dlaczego tak? Jak zwykle w życiu trzeba wybrać wśród wielu propozycji podejścia. Nasi goście pani Esther Cameron i Mike Green to autorzy spójnego podejścia do zmiany, którzy sami korzystając z uznanej na świecie literatury tematu i przefiltrowaniu jej przez własne doświadczenie doradcze, stworzyli propozycję spójnego podejścia do zmiany, które wpisuje się i uzupełnia podejście APMG do ustrukturyzowanych metodyk zarządczych.

Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą? DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Elżbieta Kotelnicka Akredytowany trener PRINCE2 i Zarządzania Zmianą e.kotelnicka@crm.com.pl