Prowadzenie spotkań Przygotowanie agendy

Czas bezpowrotnie stracony najczęstsze błędy w przygotowaniu zebrań Zły moment Zbyt wiele osób Zbyt wiele tematów Brak rozeznania tematów Tematy poboczne Przedłużający się czas zebrania Pozorna jednomyślność Brak ustaleń

Przed zebraniem przemyśl: Data i godzina Zaproszone osoby Temat/y Przygotowanie Czas Różne perspektywy Ustalenia

Rodzaje zebrań: Zebrania operacyjne Czy jest to zebranie, na którym uczestnicy mają znaleźć rozwiązanie problemu? Poznać swoje opinie na jakiś temat? Ustalić wspólny sposób działania? Wyjaśnić jakiś problem? Znaleźć jego przyczyny? Zebrania informacyjne Czy celem zebrania jest poinformowanie osób zaangażowanych w działania organizacji o ważnych wydarzeniach, decyzjach, zmianach?

Przepis na agendę zebrania: Temat zebrania Miejsce Prowadzący i osoba kontaktowa Termin Łączny czas zebrania Uczestnicy zebrania - stanowisko, - imię i nazwisko Cele zebrania Plan przebiegu zebrania - poszczególne tematy do omówienia - osoby odpowiedzialne za ich przedstawienie Czas na omówienie

Planowanie czasu: Prawo Parkinsona Zasada Pareto Ustalanie priorytetów Cele – S.M.A.R.T. Zasada 60:40

Zasada Parkinsona wykonywanie zadań wydłuża się wprost- proporcjonalnie do czasu, jaki został przeznaczony na realizacje tego zadania.

Model S.M.A.R.T (ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined, dosł. sprytny) Koncepcja formułowania celów w dziedzinie planowania będąca zbiorem pięciu postulatów dotyczących cech, którymi powinien się charakteryzować poprawnie sformułowany cel. Sformułowany cel powinien być: Prosty - sformułowanie powinno być jednoznaczne, Mierzalny – sformułowany tak, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, Osiągalny - realistyczny, Istotny - powinien być ważnym krokiem naprzód, Określony w czasie - cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

Reguła Pareto – 20:80 80% rezultatu 20% wysiłku

Wyznaczanie priorytetów – - metoda ABC Realna wartość zadania w stosunku do całości rezultatu 65% 20% 15% Zadania typu A Najwyższy priorytet Zadania typu B Średni priorytet Zadania typu C Najniższy priorytet Faktyczny nakład czasu

Planowanie - reguła 60:40 100% czasu 60% zaplanowane czynności 20% nieoczekiwane czynności 20% spontaniczne czynności

Zebrania informacyjne Jak skonstruować wypowiedz, która ma na celu zaproponowanie kontrowersyjnych zmian/ nowych rozwiązań? Korzyści co osiągniemy dzięki zmianom? Metody  jak wprowadzimy zmiany? Oczekiwane zachowania  co poszczególne osoby mogą zrobić, aby wspomóc wprowadzenie zmian?

Metody prowadzenia dyskusji: Dyskusja w całej grupie Dyskusja z podziałem na grupy Dyskusja moderowana Dyskusja z zaproszonym gościem Dyskusja panelowa Dyskusja oksfordzka

Bajka o czterech braciach W zebraniu uczestniczyło czterech członków. Nazywali się oni: KAŻDY, KTOŚ, JAKIŚ i NIKT. Ustalili na zebraniu, że pewnego dnia mają do wykonania ważną pracę i KAŻDY jest pewien, że KTOŚ to zrobi. JAKIŚ chciał to zrobić, bo myślał, że NIKT tego nie zrobi. Wtedy KTOŚ się złościł, bo przecież to robota dla KAŻDEGO. JAKIŚ miał nadzieję, że KTOŚ to zrobił, ale potem KAŻDY doszedł do wniosku, że NIKT tego nie zrobił. Skończyło się to tym, że KTOŚ winił JAKIEGOŚ za to, że NIKT nie zrobił tego, co mógł zrobić KAŻDY.

Przepis na sprawozdanie: Przebieg spotkania Poruszane tematy Wnioski Ustalone działania Kto? Co?

Sposób na krytykę FAKTY F USTOSUNKOWANIE U OCZEKIWANIA O