Informatyzacja Urzędu – Obowiązki Prawne Mariusz Bogucki Dyrektor Biura Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego
Agenda Obowiązek umożliwienia obywatelowi załatwienia sprawy za pośrednictwem INTERNETU Doręczenie pisma do Urzędu Elektroniczny obieg dokumentacji w Urzędzie Przedstawienie podmiotów uprawnionych przez MSWiA do rozprowadzania podpisów Trudności z doręczeniem decyzji adresatowi
Informatyzacja - termin ten jest mylnie utożsamiany z komputeryzacją czyli wprowadzaniem komputerów do biur i urzędów, zastępując tym samym ręcznie uzupełniane formularze przez formularze elektroniczne, papierowe archiwa przez bazy danych i wprowadzając pocztę elektroniczną lub komunikator internetowy jako systemu komunikacji. (c.d.)
(istotą informatyzacji jest więc racjonalne przetwarzanie informacji) Informatyzacja polega na racjonalnym wykorzystaniu uprzednio wprowadzonych już danych do systemów informatycznych w możliwie największym dopuszczalnym zakresie przez inne systemy informatyczne. (istotą informatyzacji jest więc racjonalne przetwarzanie informacji)
Informatyzując urząd trzeba uwzględniać wszystkie regulacje prawne, które regulują kwestię przetwarzania informacji w systemach teleinformatycznych Uwaga! ! ! W prawie polskim stosuje się również termin "system informatyczny"
Obowiązek umożliwienia obywatelowi załatwienia sprawy za pośrednictwem INTERNETU
Ogólne unormowania z zakresu informatyzacji Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne z dnia 17 lutego 2005 r. (Dz. U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2005 nr 212 poz. 1766) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2007 r. w sprawie Planu Informatyzacji Państwa na lata 20072010 (Dz. U. 2007 nr 61 poz. 415)
Akty prawne Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450 z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006 nr 227 poz. 1664) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz.U. 2007 nr 151 poz. 1078)
Doręczenie pisma do Urzędu
Elektroniczna Skrzynka Podawcza – Informacje Ogólne - ePUAP Założenie elektronicznej skrzynki podawczej odbywa się w czterech następujących etapach: Etap I – Podmiot Publiczny (PP) zakłada konto na platformie ePUAP; Etap II – Podmiot Publiczny składa wniosek do MSWiA o nadanie uprawnień do założenia elektronicznej skrzynki podawczej; Etap III – MSWiA po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku nadaje uprawnienia Podmiotowi Publicznemu i przesyła informację zwrotną o nadaniu uprawnień Podmiotowi Publicznemu do świadczenia usług na platformie ePUAP; Etap IV – Po otrzymaniu informacji o nadaniu uprawnień Podmiot Publiczny konfiguruje swoją elektroniczną skrzynkę podawczą.
Trudności z doręczeniem decyzji adresatowi
Kodeks postępowania administracyjnego. Akty prawne Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 z późno zm.)
Organ administracji publicznej Doręczenie Art. 39 Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Doręczenie elektroniczne - Art.391. § 1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona: wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.
Doręczenie elektroniczne - Art.391. § 2. Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565), a także warunki organizacyjno – techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania
Elektroniczny obieg dokumentacji w Urzędzie
Przepisy nie zezwalają Wdrożenie obiegu elektronicznego nie uwolni nas od przechowywania dokumentów papierowych! Przepisy nie zezwalają na zeskanowanie dokumentu, usunięcie oryginału papierowego i przechowywanie tylko jego skanu!
Obieg dokumentów (nie tylko elektroniczny)
Obieg wniosku inicjującego nowe postępowanie Odnotowanie wpływu wniosku (pisma) w dzienniku korespondencyjnym. Przekazanie sprawy do dekretacji. Przyjęcie sprawy do dekretacji. Przekazanie do właściwej komórki merytorycznej Przyjęcie sprawy. Przekazanie sprawy odpowiedniemu pracownikowi. Rejestracja sprawy (nadanie znaku sprawy zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt)
Obieg wniosku inicjującego nowe postępowanie c.d. Sprawdzenie, czy wniosek nie zawiera braków formalnych. (Ewentualnie) Wysłanie wezwanie do usunięcia braków Przygotowanie odpowiedzi. Przekazanie jej kierownikowi komórki merytorycznej do akceptacji. Akceptacja. Przekazanie zaakceptowanej odpowiedzi osobie upoważnionej do podejmowania rozstrzygnięć (wydawania decyzji, postanowień i.t.p.)
Obieg wniosku inicjującego nowe postępowanie c.d. Podpisanie zaakceptowanej odpowiedzi. Przekazanie do kancelarii. Wysłanie odpowiedzi (W przypadku dokumentu w postaci elektronicznej wysłanie powiadomienia o oczekującej odpowiedzi) Odebranie odpowiedzi (W przypadku dokumentu w postaci papierowej przyjęcie potwierdzenia odbioru pisma przez adresata)
Nie ma możliwości zautomatyzowania segregowania emaili. Wniosek 1 Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów nie sprawi, że pracownik przyjmujący korespondencje będzie zbędny. Nie ma możliwości zautomatyzowania segregowania emaili. Co więcej, pracownik przyjmujący korespondencję może otrzymać dodatkowy obowiązek skanowania dokumentów papierowych
Wniosek 2 „Po pierwsze, kancelaria" Im więcej punktów przyjmowania pism tym trudniej „zapanować" nad obiegiem dokumentów „Po pierwsze, kancelaria"
Najtańsze i najprostsze rozwiązanie organizacyjne w zakresie przyjmowania korespondencji Dokumenty papierowe kancelaria (ewentualnie wydziały) Dokumenty elektroniczne adres elektronicznej skrzynki podawczej adres mailowy redakcji Biuletynu Informacji Publicznej
Przedstawienie podmiotów uprawnionych przez MSWiA do rozprowadzania podpisów
Pytania ?
Dziękuję za uwagę Mariusz Bogucki Biuro Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego