DMS TimeFrame Software

Co to jest DMS? System zarządzania dokumentami Składowanie Specyfikowanie Indeksowanie Kontrola zawartości Kontrola dostępu Kontrola zmian i wersji Ograniczenie dostępu do wersji oryginalnych Bezpieczeństwo danych

Dlaczego DMS Ułatwienie w pracy prawników Jednolity sposób pracy z dokumentami Gromadzenie wiedzy Bezpieczeństwo danych sprzętowe (backupy, dodatkowy system) szyfrowanie Kontrola obiegu danych możliwość wprowadzenia ograniczeń pobrań logowanie wszystkich zmian, odczytań Ograniczenie dostępu do wersji oryginalnych

Główne moduły TFK Biling WorkFlow – praca grupowa DMS – zarządzanie dokumentami Baza danych klientów, projektów, pracowników, itp.

Topologia TFK Wpisywanie danych Faktury Raporty Sewery: WWW, DMS, bazy danych Praca poza biurem: Synchronizacja VPN – kancelarie odległe Systemy wspomagające (np.. Backup) Obliczenia

To ma być proste Interfejs oparty o MSExplorer Dodawanie z MSWord, MSOutlook Dostęp przez przeglądarkę internetową Panel administracyjny

Jak zrobić, żeby łatwo znaleźć dokument Pola w dokumencie Fizyczny rodzaj dokumentu Specyfikacja … Specjalizacja … Przynależność do działania, do projektu Wersjonowanie Definiowalne pola

Pola w dokumencie ID Nazwa (moment i sposób generowania nazwy) Data (kilka dat) Pracownik – ostatnia modyfikacja (autor, źródło) Wersje + tłumaczenia (dwu wymiarowa tabela) Rewizja Stany i kody Grupa dostępu Deskryptor integralności treści (hash) Opis

Fizyczny rodzaj dokumentu Korespondencja – – List polecony – List zwykły – Inne Dokument bez wersji papierowej Mapa Inne

Specyfikacja Określenie rodzaju dokumentu Struktura drzewiasta Przykłady: – Umowa najmu O dzieło – Autorska – Regulamin – Faktura – Opinia (memo)

Specjalizacja Określenie merytorycznej zawartości dokumentu Struktura listy Przykłady: – Bankowość i finanse – E-biznes – Energetyka i infrastruktury – Ochrona środowiska – Prawo pracy

Klient/projekt

Wersjonowanie Dok3 Dok2 FINAL Dok2 v2 r4 Dok2 v2 ENG ZAL1Dok2 Dok1 Dok2 v1 r2 Dok2 v1 r3

Definiowane pola Zestaw pól definiowanych przez użytkownika – Pola edycyjne – Rozwijane listy Widoczność zależna od rodzaju dokumentu Przykład: – Autor dokumentu – Nadawca dokumentu – Data wydania z biura podawczego

Bezpieczeństwo danych Ukrywanie informacji o pliku (baza) Ukrywanie pliku (ntfs) – Uwagi do AD IT Szyfrowanie pliku – Zewnętrzne narzędzie – Szyfrowanie pojedynczych plików przez klienta (TFS) – Sposób przechowywania kluczy Dostęp do danych na dyskach lokalnych

Archiwum Dokumenty papierowe Segregatory Informacje o wypożyczeniu – Tylko aktualnie przetrzymujący pracownik Do archiwum chodzi się rzadko – wszystko jest w wersji elektronicznej Elektroniczne wysyłanie zapotrzebowania na oryginał

Hardware

Role aktorów w obiegu dokumentów Prawnika Sekretariatu Biura podawczego Archiwum Recepcji

Przykłady interfejsów - WEB

Przykłady interfejsów - MSShell

Podsumowanie Stworzenie łatwego w obsłudze narzędzia Zintegrowanie działań kancelarii Ułatwienie w codziennej pracy Kontrola i bezpieczeństwo