Dokumenty elektroniczne w podmiotach publicznych struktura, postępowanie i przekazywanie do archiwów państwowych SZKOLENIE DLA PACOWNIKÓW NADZORU DOTYCZĄCE DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGO Warszawa 8 maja, 15 maja 2007 Na podstawie materiałów własnych z: FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI Białobrzegi 18-19 kwietnia 2007 r. II OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA SZKOLENIOWĄ STOWARZYSZENIA ARCHOWISTÓW INSTYTUCJI WYMIARU SPRAWIEDLIWOŚCI „ZADANIA ARCHIWUM WOBEC INFORMATYZACJI” Szczecin 18-21 kwietnia 2007 Oraz z wykorzystaniem materiałów: Kajetana Wojsyka (UM w Cżęstochowie), Kamila Kołodzińskiiego (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji) oraz Jolanty Winnickiej (Pedagogiczna Biblioteka Wojewódzka im. Marii Grzegorzewskiej) przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki Prezentacja systemu informatycznego przy współpracy: Łukasza Żuchowskiego (NASK)

Zamiast wstępu źródło: Piotr Otrębski [w] Echo Bemowa – gazeta bezpłatna (wrzucone do skrzynki pocztowej 2 kwietnia 2007)

Trzy nowe rozporządzenia Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519

Wstęp: kilka myśli ogólnych Każdy dokument papierowy da się zamienić na elektroniczny, ale nie każdy elektroniczny na papierowy Załatwiając sprawy w systemie informatycznym, podmiot nie wytwarza dokumentacji papierowej, która odzwierciedlałaby sposób załatwiania sprawy (nawet jeśli wszystko dodatkowo (!) drukuje) Jeśli do załatwiana spraw używany jest system informatyczny, to tylko w systemie informatycznym będzie można prześledzić sposób załatwiania spraw W jednym i tym samym systemie informatycznym nie da się przechować dokumentów elektronicznych w długim czasie. Konieczne są zasady przesyłania dokumentów pomiędzy systemami wraz z zachowaniem kontekstu ich wytworzenia.

Plan szkolenia geneza rozporządzeń: trochę na temat nienowoczesnej sfery publicznej dlaczego potrzebne jest skanowanie? podmioty i przedmiot rozporządzeń czyli kogo i kiedy to obowiązuje co to w ogóle jest dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy archiwalnej o zasadach postępowania krótki przegląd niezbędnych elementów struktury wypracowana praktyka przekazania dokumentów do archiwum państwowego struktura paczki archiwalnej eksperyment przekazania dokumentacji do archiwum państwowego o groźbie przymusu realizowania podwójnego obiegu dokumentów w podmiotach publicznych praktyczna prezentacja systemu informatycznego (wspólnie z NASK)

nagłówek pisma MSWiA DP-0231-157/06 z 7 czerwca 2006…

I rozdzielnik tego pisma Pismo wraz z załącznikami liczyło 63 strony x10 = 630 stron

Pismo było kserowane i przesyłane dalej…

Magazyn CXO - 26 lutego 2007 „Działalność reklamowa należy do najmniej ryzykownych usług. Przemysł papierniczy jako jedyny awansował do kategorii małego ryzyka. W tej kategorii zwraca uwagę wyraźniejsza niż gdzie indziej poprawa w stosunku do poprzedniego półrocza.” Marcin Peterlik: Ryzyko inwestycyjne, CXO - 26 lutego 2007 źródło: http://www.cxo.pl/artykuly/54363.html sami Państwo zdecydujcie czy traktować ten cytat (w tym kontekście) w charakterze żartu czy materiału do przemyślenia…

Jak łatwo kliknąć „drukuj”… Dlaczego urzędy, choć są wręcz zarzucane ogromną ilością dokumentów papierowych (a także same coraz więcej ich produkują) bardzo rzadko korzystają ze współczesnych technologii po to aby... nie drukować? Jest wręcz przeciwnie - współczesna technika która znakomicie ułatwia wytwarzanie i powielanie dokumentów papierowych jest skwapliwie wykorzystywana. Jakże łatwo jest kliknąć w symbol „drukuj” na ekranie komputera albo skorzystać z współczesnego kserografu… Ciekawe ile by produkowano kopii gdyby trzeba było je powielać używając maszyn do pisania i tzw. przebitki?

Aksjomat? Wyżej pokazany sposób komunikowania się administracji jest tak oczywisty, że wiele osób mogłoby mi zarzucić brak jakiegokolwiek sensu jego opisywania. Zasady funkcjonowania biurowości zostały już dawno rozpoznane i są szczegółowo opisane w instrukcjach kancelaryjnych poszczególnych podmiotów publicznych. Po co więc się tym zajmować?

wstydliwa przeszkoda Uważam, że największą przeszkodą na drodze do informatyzacji polskiej administracji publicznej jest właśnie przyjmowanie wyżej opisanego, nieefektywnego systemu obiegu dokumentów jako niepodważalnego aksjomatu. Niska świadomość i słabe zrozumienie technologii informatycznych w instytucjach publicznych przekładają się na brak zaufania kierownictwa, a co za tym idzie - brak skutecznych działań.[1]

CORDIS focus Newsletter, nr 270, wrzesień 2006 [1] W wyniku finansowanego przez UE badania dotyczącego zastosowania e-administracji zidentyfikowano kilka barier, w przypadku których nie istnieje, zdaniem autorów prac, jedno proste rozwiązanie. Zakres tych przeszkód obejmuje od nieudolności kierownictwa i słabej koordynacji, po brak elastyczności lokalizacyjnej i organizacyjnej oraz brak zaufania. Autorzy badania twierdzą, że bariery te mogą zostać zniesione tylko w wyniku skoordynowanego działania na skalę całej UE i systematycznej analizy konkretnych warunków rozwoju e-administracji

Statystyka pism przychodzących do NDAP (za 2006) *Dane orientacyjne co jest spowodowane rozruchem systemu informatycznego do zarządzania obiegiem dokumentów w 2006. System traktowano jako testowanie realizując równolegle obieg tradycyjny. Część pism mogła zostać nieuwzględniona w systemie informatycznym choć została załatwiona ** statystyka nie obejmuje nieformalnych (roboczych) e-maili, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem lub faksem

Statystyka pism przychodzących do Departamentu Informatyzacji MSWiA (od początku roku 2007) * statystyka obejmuje e-maile oraz faksy, które dodatkowo wysyłano poza oficjalnym pismem. ** część dokumentów powiela się w postaci e-maili, faksów i kopii przesyłanych z różnych komórek organizacyjnych.

Tu nie chodzi o papier… Niech przemysł papierniczy rośnie w siłę (także z tego powodu, że dużo i łatwo się drukuje i kseruje) Tu chodzi o czas! Niech sobie ludzie drukują i czytają z papieru jeśli tam im wygodniej i sprawniej się czyta… Sam często drukuję… Tylko nich ten wydruk nie będzie po „przybiciu” prezenty (pieczęć wpływu) ważniejszy od pierwowzoru. Wyposażenie podmiotu publicznego w elektroniczną skrzynkę podawczą możliwiającą doręczanie doń dokumentów elektronicznych w sposób bezpieczny i wiarygodny nie wystarczy do tego aby sprawy załatwiane były sprawniej...

…tu chodzi o sprawny proces …jeżeli proces ich załatwiania wewnątrz urzędu będzie realizowany zgodnie z instrukcją kancelaryjną nakazującą stosowanie metod tradycyjnych. Jeśli doręczony do podmiotu dokument elektroniczny będzie ... drukowany po to aby mógł być odręcznie zadekretowany i trafić do odpowiednio oznaczonej, zgodnie z obowiązująca instrukcją kancelaryjną, teczki aktowej to taka informatyzacja nie miałaby po prostu żadnego sensu. Krótko: Może zapominamy o tym, że w informatyzacji nie chodzi tylko o elektroniczną komunikację pomiędzy podmiotami ale także (a może przede wszystkim?) wewnątrz tych podmiotów?

Obyśmy nie zgubili celu Jak się wydaje celem ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne jest … informatyzacja tych podmiotów. Przez informatyzację rozumiem także (a może przede wszystkim?) zastępowanie tradycyjnego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym - a nie wprowadzanie dodatkowego obiegu obok istniejącego (myśmy to w NDAP przećwiczyli – w takim podwójnym obiegu jest znacząco więcej pracy) I w takim kontekście proszę rozpatrywać ciąg dalszy tej prezentacji – czego się wymaga jeśli dokument elektroniczny zastąpi papierowy tam gdzie to możliwe jeśli to niemożliwe to nie ma się co tym zajmować i wydawać na to poważnych środków publicznych)

Czy tak naprawdę chcemy informatyzacji? Ciągle jeszcze większość osób z którymi rozmawiam na temat informatyzacji nie zastanawia się jak informatyzować, tylko JAK NIE DOPUŚCIĆ do likwidacji tradycyjnego modelu biurokracji wynajdując coraz to nowe argumenty (bariery prawne, organizacyjne, finansowe, hakerzy czyhający na nasz błąd, nietrwałość, wirusy, fałszerze, niemożność wskazania oryginału, klęski żywiołowe… aż po najmocniejszy argument „bo tak!”)

Nie tylko elektroniczna skrzynka podawcza… Na podstawie fragmentu prezentacji wspólnej: Kazimierz Schmidta i Kajetan Wojsyka (konferencja CPI - INFO-FESTIWAL 2006, Praktyczny i dostępny wymiar e-administracji, Warszawa, 6 grudnia 2006)

Elektroniczna skrzynka podawcza – od strony nadawcy INFO-FESTIWAL 2006

INFO-FESTIWAL 2006

INFO-FESTIWAL 2006

INFO-FESTIWAL 2006

Ale... Posiadanie elektronicznej skrzynki podawczej i prowadzenie BIP-u jest nie tylko potrzebne, ale też oczywiste (bo wynika z przepisów prawa) Załóżmy, że wszystkie urzędy mają już super-BIP-y automatycznie uzupełniane przez działający w tle system obiegu dokumentów elektronicznych oraz, że znakomicie działają bezpieczne elektroniczne skrzynki podawcze Zastanówmy się teraz jak będzie z używalnością tych rozwiązań technologicznych: jaka część napływającej do urzędu dokumentacji przyjdzie doń w formie elektronicznej oraz jaka część dokumentacji wytworzonej przez urząd będzie w formie elektronicznej 10%... 5%... 0,02% ??? INFO-FESTIWAL 2006

dlaczego skanowanie? załóżmy, że działa już e-PUAP i pełna lista usług opisanych w założeniach „Wrota Polski” zob. http://www2.mswia.gov.pl/download.php?s=1&id=1702 jest dostępna załóżmy, że każdy obywatel ma dostęp do taniego podpisu elektronicznego (albo nawet darmowego) załóżmy, że 30% z wszelkich dokumentów napływających do urzędu to dokumenty elektroniczne trafiające doń przez elektroniczne skrzynki podawcze INFO-FESTIWAL 2006

dlaczego skanowanie? - 2 nie nie nie nie pytania brzmią (przy powyższych założeniach): czy zabronimy obywatelom (i firmom) porozumiewania się z podmiotem publicznym za pomocą papieru jeśli jest dostępna usługa elektroniczna? czy zabronimy podmiotom publicznym porozumiewania się z drugim podmiotem publicznym za pomocą papieru? konkretnie: czy rozesłane do podległych podmiotów pismo MSWiA będzie musiało być w formie elektronicznej? Czy pismo tak rozesłane będzie musiało być podpisane elektronicznie, a jeśli tak, to kto je elektronicznie podpisze? czy do 2015 uda się zmniejszyć udział dokumentów papierowych do 50%? czy przy elektronicznym załatwianiu jednej sprawy zawsze będziemy mieli do czynienia wyłącznie z dokumentami elektronicznymi? nie nie nie nie INFO-FESTIWAL 2006

zatem... czy aby móc zarządzać obiegiem dokumentów będziemy drukować dokumenty elektroniczne i pakować je do teczek? czy też raczej będziemy skanować napływające papiery aby można było je w systemie informatycznym przeczytać i obsłużyć? INFO-FESTIWAL 2006

Kogo obowiązują rozporządzenia Czy mnie to obowiązuje? TAK jeśli: „jestem” podmiotem publicznym i jednocześnie załatwianie spraw realizuję za pomocą dokumentów elektronicznych i to one (zamiast papieru) stanowią dowód prowadzonej przeze mnie działalności NIE jeśli jestem podmiotem prywatnym (osoba lub firma) lub załatwiam sprawy w sposób tradycyjny (teczki aktowe etc.) Czy firmy prywatne mogą spać spokojnie?

Co to jest dokument elektroniczny o który tu chodzi Aby X był zgodnym z ustawą* dokumentem elektronicznym to: Musi być to zbiór danych Musi być odrębną całością znaczeniową Musi mieć określoną strukturę wewnętrzną Musi być zapisany na informatycznym nośniku danych *zob. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.) art.3 pkt2

Kiedy X nie jest dokumentem elektronicznym Kiedy w ogóle nie jest zbiorem danych. Kiedy jest to sam nośnik. Kiedy dane nie są „odrębną całością znaczeniową” - np. zbiór przypadkowo dobranych plików danych, albo pojedynczy plik, który jest tylko fragmentem jakiejś całości. Kiedy dane nie są uporządkowane wg określonej struktury wewnętrznej – np. gdyby dane były zapisane w strukturze, która nie została określona i nie można się tego dowiedzieć. Kiedy dane nie są zapisane na informatycznym nośniku danych (???)

Ale nie o każdy dokument elektroniczny chodzi Chodzi o dokumenty ewidencjonowane czyli „Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym (…) Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.” (rozp. - szczegółowy sposób postępowania § 2)

A co z prywatnymi? Czy podmioty prywatne mogą spać spokojnie? Tak ale… Zakładając, że przejmujemy innowacje po USA z kilkuletnim opoźnieniem już bym się bał…(por. ustawa SOX) A tak naprawdę to może po prostu warto dobrze zarządzać całością dokumentacji jeśli planuje się nieco dalej niż na kilka lat

Za granicą: Np. Sarbanes-Oxley Act (także dla podmiotów prywatnych!) Wdrożyć zarządzenie dokumentami elektronicznymi wspierane przez najwyższe kierownictwo Wdrożyć politykę gromadzenia i brakowania dokumentów elektronicznych, opisującą: procedury backupu i archiwizacji, funkcjonowanie repozytoriów danych online, zadania archiwistów i dokumentację brakowania Jasno opisać wszelkie procedury przechowywania danych Prowadzić regularne szkolenia dla pracowników dotyczące polityki przechowywania danych Powołać stały zespół ekspertów złożony z radców prawnych zewnętrznych i wewnętrznych, działu kadr, szefów produktów (projektów) oraz pracowników działu IT, który może na bieżąco aktualizować politykę brakowania dokumentów. itd. Na podstawie: Michele C.S. Lange, Sarbanes-Oxley Has Major Impact on Electronic Evidence - „The National Law Journal ” 01-02-2003 źródło: http://www.law.com/

Co trzeba jeśli mnie obowiązuje? uwaga! lista dotyczy tylko rozporządzeń z ustawy archiwalnej i tylko istotniejszych wymagań: mieć system informatyczny do gromadzenia przechowywania i udostępniania dokumentów elektronicznych, który „potrafi” wiele rzeczy mieć spisane aktualne szczegółowe procedury przechowywania w długim czasie przenosić dokumenty na czas do „nowszych technologii” „ręcznie” dodawać do każdego dokumentu elektronicznego informacje których „papier” nie wymagał: „dostęp” (i czasem „typ”) Niestety największą restrykcją jest konieczność pracy równoległej na papierze (bo nikt z tego nie zwolnił)

Co musi umieć system Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego Ogólne ważniejsze cechy systemu: spełnia minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w Rozporządzeniu RM (Dz.U.2005 nr 212 poz.1766) spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu sprawnie komunikuje się z elektroniczną skrzynką podawczą (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U.2005 nr 200 poz. 1651)

Co musi umieć system (2) ważniejsze wymagania dla systemu teleinformatycznego określone w Rozporządzeniu MSWiA o postępowaniu: zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych, zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie; umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu; identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych; zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;

Co musi umieć system (3) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system; zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w Rozporządzeniu o niezbędnych elementach struktury; zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw; wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt; wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną; wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego.

niezbędne elementy struktury to tylko niektóre metadane Metadanymi w rozumieniu niniejszego rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane: … Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych § 2

Przegląd metadanych zawsze: identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację; twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu; tytuł - nazwa nadana dokumentowi; data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu; format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu; dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument; typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo)

Przegląd metadanych (2) jeśli jest: relacja - Określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania; odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany; grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów; kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie; opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu prawa - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem) Jednak czy samo wymienienie niezbędnych elementów wystarczy?

Będą jeszcze objaśnienia § 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. Propozycja robocza wypracowana przez archiwa państwowe jest tutaj: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775

Co będzie… jeśli nie będzie Precyzyjnego określenia niezbędnych elementów struktury (ogólnego standardu metadanych) Każdy będzie ustanawiał „własną” – właściwą dla swojej działalności strukturę. Interoperacyjność systemów nadal będzie… tematem na konferencjach Określenia nazw znaczników (tagów) dla niezbędnych elementów struktury i sposobu ich zapisu Każdy będzie ustanawiał własne zasady. W urzędzie A „twórca” będzie się nazywał <creator>, w urzędzie B - <author>, a w urzędzie C <tworca>. I choć logicznie będzie to ta sama informacja to jej różne oznaczanie spowoduje… Wyobraźmy sobie ustawę o ruchu drogowym z ustaleniem funkcji znaków drogowych (np. „zakaz wjazdu oznacza się znakiem pionowym”) ale z pozostawieniem gminom możliwości określania ich wzorów

Co więcej w codziennej pracy urzędnika „bezpapierowego” Twórca (podmiot) - automatycznie Adresat (też …podmiot) – półautomatycznie Tytuł - trzeba wpisać Data - automatycznie Identyfikator (dokumentu) - automatycznie Numer (znak sprawy) – trzeba wybrać pozycję z wykazu akt Tematyka lub Opis – trzeba wpisać (lub wybrać z listy) Dostęp – trzeba wybrać z listy Typ – trzeba wybrać z listy Syndrom trzech wolnych slotów… urzędnika

Jak być nie powinno - przykład 1 źródło: Describing Archives: A Content Standard, Publisher: Society of American Archivists (2004) oto wzorcowy opis dyskietki stamtąd wzięty: „Encoding at the highest level of description in MARC 21: 538 bb ‡a Disk characteristics: Floppy disk, single sided, double density, soft sectored” I dalej: „Give the following characteristics in any appropriate order: make and model of the computer(s) on which the records are designed to run, amount of memory required, name of the operating system, software requirements, kind and characteristics of any required or recommended peripherals, hardware (internal modifications)" Gdybyśmy opisywali nośniki których trwałość jest taka, że należy z nich uciekać jak najszybciej (także z technologii zapisu) to co poczniemy za 10 lat jeśli dotąd opiszemy 100000 dyskietek w oficjalnych inwentarzach... drukowanych

Jak być nie powinno - przykład 2 źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/ PEDAGOGICZNA BIBLIOTEKA WOJEWÓDZKA im. Marii Grzegorzewskiej tamże link do Katalogowanie dokumentów elektronicznych wg PN-N-01152-13 : 2000 prezentacja multimedialna) opracowanie: Jolanta Winnicka http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt Poniżej dwa slajdy stamtąd skopiowane

PRZYKŁAD 2 Opis dokumentu elektronicznego wieloczęściowego o dostępie lokalnym - na jednym poziomie MICROSOFT Word 97. Dysk 1-16 [Dokument elektroniczny]. – Uaktualnienie. – Procesor tekstu. – Redmond, Wash. : Microsoft, 1997. – 16 dyskietek ; 9 cm + Limited warranties ; 27 s. Wymagania systemowe: Komputer osobisty lub multimedial-ny 486 lub nowszy; 8 MB pamięci dla Windows NT Workstation; 8 MB dodatkowej pamięci do uruchomienia funkcji WordMail; 22-26 MB miejsca na dysku twardym; 51 MB potrzebne dla instalacji standardowej; system operacyjny Microsoft Windows 95 w wersji dla Polski bądź PanEuropean lub Microsoft Windows NT Workstation 3.51 w wersji Service Pack 5 lub nowszy; stacja dysków 3,5” dużej gęstości; karta graficzna VGA lub karta Super VGA, zalecane 256 kolorów; mysz. – Tytuł z etykiety na dyskietce. – Oznaczenie wyd. na pojemniku. – Na dysku 1 tyt.: Program instalacyjny. – Seria Windows (32 bit) Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt

PRZYKŁAD 3 Opis dokumentu elektronicznego jednoczęściowego o dostępie zdalnym kliknijmy tu… KOPERNIK, Mikołaj (1473-1543) De revolutionibus [Dokument elektroniczny] : autograf : około 1520-1541 / Mikołaj Kopernik. – Dane tekstowe. – Kraków : Neurosoft, cop. 1996. – Tryb dostępu: http://www.bjpl/bjamnus/revol/titlpg_p.html Tyt. Z ekranu tytułowego. – Współwyd.: Dzieje autografu De revolutionibus Mikołaja Kopernika / Marian Zwiercan. – Wesja elektroniczna rps(u), oryg.: De revolutionibus orbium caelestium. Oryginał przechowywany w Oddziale Rękopisów Biblioteki Jagiellońskiej, MS BJ 10000. – Tekst w jęz. łac., spis treści w jęz. pol., łac. i ang., praca współwyd. w jęz. pol. i ang. Źródło: http://www.pbw.neostrada.pl/Katalogowanie.ppt

Po kliknięciu…

Inne rozwiązanie: The National Archives www. nationalarchives. gov Inne rozwiązanie: The National Archives www.nationalarchives.gov.uk/ero/

Dla porównania: The National Archives (UK)

Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) (funkcjonujący prototyp) https://ade.ap.gov.pl/ndap/

ADE – spis spraw

ADE – metadane sprawy

ADE – metadane dokumentu

Trochę spraw technicznych paczka archiwalna – nieskompresowany plik *.tar zawierający trzy foldery

Trochę spraw technicznych 2 folder dokumenty – folder zawierający ... dokumenty elektroniczne – wszelkie jakie są przekazywane w paczce – z nazwami takimi jak nadał je system

Trochę spraw technicznych 3 folder metadane – folder zawierający metadane do dokumentów elektronicznych przekazanych w paczce – zasada 1 dokument = jeden odpowiadający mu plik XML z metadanymi. Nazwy odpowiadają nazwom dokumentów z folderu „dokumenty”

Trochę spraw technicznych - 4 folder „sprawy” - folder zawierający metadane opisujące sprawy które „zawierają” przesłane dokumenty elektroniczne – niezależne od bezpośrednich relacji pomiędzy dokumentami - pokazanie kontekstu przekazanych dokumentów

jak te pliki wyglądają „w środku” DS500.tif – skan pisma wygląda tak:

jak te pliki wyglądają „w środku” DS500.tif.xml – metadane pisma wyglądają tak W tym między innymi opis elementu „grupowanie” wyglądał tak: <grupowanie> <typ>znak sprawy</typ> <kod>ZNA-060-1-06</kod> <opis>Współpraca z instytucjami krajowymi i osobami prywatnymi</opis> </grupowanie> Metadane sprawy do której należy dokument wyglądają tak W tym identyfikator sprawy wygląda tak: <identyfikator>   <typ>znak sprawy</typ>   <wartosc>ZNA-060-1-06</wartosc> </identyfikator>

Jeśli nie będzie… Zezwolenia w przepisach prawa (nie nakazania) na pracę w systemie kancelaryjnym „bezpapierowym” (lub choć zezwolenia na gromadzenie przychodzących dokumentów papierowych wg chronologii wpływu Spowoduje to konieczność realizowania podwójnego obiegu dokumentów. Każdy urzędnik będzie musiał załatwiać te same sprawy dwukrotnie. Głównym problemem będzie synchronizacja obu systemów. Archiwum dokumentów elektronicznych Nigdy nie starczy środków na informatyzację (i utrzymanie tego w ruchu!) wszystkich istniejących dziś bibliotek i archiwów. Z konieczności archiwa będą gromadzić nośniki zamiast dokumentów. Za klika lat wystąpią problemy odzyskania danych z przestarzałych nośników i połączenia rozproszonej informacji. A na to znów nie będzie środków.

Załóżmy że… udało się! Mamy system informatyczny do realizowania obiegu dokumentów elektronicznych. Robi wszystko to co określają wymagania ogólne dla systemów teleinformatycznych i szczegółowe dla tego typu systemów. Ponadto wszystkie przychodzące papierowe dokumenty są skanowane ich obrazy znajdują się w systemie i są dołączone do odpowiednich spraw. Sami nie wytwarzamy dokumentów papierowych do przechowania (jedyne papiery jakie wytwarzamy to te, co wysyłamy do naszych klientów) Kopia (a raczej pierwowzór) jest w systemie informatycznym.

Załóżmy że… udało się! cd. Pracownicy na co dzień używają systemu teleinformatycznego do załatwiania spraw i tam zapisuje się sposób ich załatwiania. Czy można w takim przypadku: w ogóle wybrakować papiery przychodzące? składować przychodzące dokumenty w porządku chronologicznym nie tworząc fizycznych teczek rzeczowych NIE MOŻNA! Ale to już jest temat na oddzielną prezentację

Diagram procesu wprowadzania materiałów archiwalnych

Przekazywanie: jak to będzie w praktyce? założenie „superkonta” w systemie informatycznym do przechowywania archiwalnych dokumentów elektronicznych dla administracji publicznej (właściwe archiwum państwowe) przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego w podmiocie planującym przekazanie materiałów archiwalnych (w postaci pliku XML o określonej strukturze). UWAGA! spis spraw a nie spis teczek! wysłanie spisu w drodze teletransmisji za pomocą „superkonta” (podmiot przekazujący) natychmiastowa, automatyczna weryfikacja spisu przez system (czy zgodny technicznie) merytoryczna weryfikacja spisu przez archiwum państwowe nadzorujące dany podmiot

Jak to będzie wyglądało w praktyce? powiadomienie (automatyczne przez system) o akceptacji spisu przekazanie nośnika z paczką (paczkami) archiwalną do tzw. archiwum technicznego czyli do miejsca gdzie dane z nośnika będą przeniesione do specjalnego systemu informatycznego (podmiot przekazujący) kwarantanna (nośnik musi poleżeć trochę aby nie narażać zbioru archiwum na działanie tzw. szkodliwego oprogramowania) (archiwum „techniczne”) eksport danych z nośnika do systemu (archiwum „techniczne”) techniczne sprawdzenie przez system zgodności przekazanych materiałów z: spisem zdawczo-odbiorczym przepisami prawa wynikającymi z art. 5 ust. 2a i 2c ustawy tj. czy są niezbędne elementy struktury dokumentów (ust.2a) odpowiednio oznaczone i zapisane (ust.2c) (system)

Jak to będzie wyglądało w praktyce? wyrywkowe - merytoryczne sprawdzenie przez archiwum nadzorujące dany podmiot zgodności przekazanych materiałów z wykazem akt (np. czy istotnie przekazano materiały archiwalne) - maksimum w ciągu 12 miesięcy od otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) akceptacja (na piśmie) otrzymania materiałów (właściwe archiwum państwowe) możliwość (nie obowiązek) usunięcia przesłanych do archiwum dokumentów elektronicznych z systemu służącego do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi podmiotu przekazującego. W przypadku pozostawiania w systemie konieczność oznakowania dokumentów przekazanych. (instytucja przekazująca)

Więcej W tekście załączonym do prezentacji. Proponowane objaśnienia do niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (zob. Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517, §4) można znaleźć tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=775 O testowym archiwum dokumentów elektronicznych tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=776 Dziękujemy za uwagę Kazimierz Schmidt Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Zakład Naukowy Archiwistyki, kschmidt@archiwa.gov.pl Łukasz Żuchowski Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa lukasz.zuchowski@nask.pl