DELEGACJE SŁUŻBOWE

Delegacja to wyjazd służbowy pracownika poza siedzibę macierzystą firmy, gdzie jest zatrudniony, zlecony przez pracodawcę. Celem wyjazdu może być np. wymiana poglądów na określone tematy, poznanie wybranego przedsiębiorstwa, zbadanie możliwości kooperacyjnych, zawarcie kontraktu, czy udział w konferencji.

DELEGACJA Przygotowanie do delegacji zagranicznej obejmuje również zapoznanie się z literaturą dotyczącą polityki zagranicznej danego państwa, jego sytuacji gospodarczej, możliwości importowych i eksportowych. Należy także poznać zarys historii, geografii, literatury i kultury kraju, oraz poszerzyć wiedzę dotyczącą kontaktów w różnych dziedzinach między Polską a tym krajem.

PRACODAWCA OKREŚLA NASTĘPUJĄCE DANE DOTYCZĄCE DELEGACJI: Którego pracownika należy delegować Miejsce i czas delegacji Cele delegacji- wyznaczone zadania Środki transportu, rodzaj noclegu itd.

Pracownik powinien przestrzegać wyznaczonych warunków delegacji, ponieważ skrócenie lub wydłużenie, albo zmiana miejsca delegacji może nie zostać uznana przez szefa za podróż służbową.

PRACODAWCA MOŻE WYSTAWIĆ DOKUMENT POLECENIA WYJAZDU SŁUŻBOWEGO. W poleceniu delegacji umieszcza się: Imię i nazwisko pracownika Stanowisko Miejsce docelowe podroży Termin delegacji Cel delegacji Rodzaj środka transportu Wysokość pobranej zaliczki Nadzwyczajne wydatki, za które należy się zwrot

ELEMENTY ROZLICZANE W DELEGACJI: Dieta to określona kwota przeznaczone na wydatki związane przede wszystkim z wyżywieniem. Jeżeli koszty rzeczywiste przewyższą wysokość diety, to nie zostaną one zwrócone. Do rozliczenia diety nie przedstawia się rachunku. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin przysługuje połowa stawki diety, a jeżeli od 12 do 24 godzin - dieta w pełnej wysokości. Jeżeli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie lub jest wliczone w cenę biletu wówczas przysługuje 25% diety. Można otrzymać zamiast diety ekwiwalent za wyżywienie.

ELEMENTY ROZLICZANE W DELEGACJI: Zwrot kosztów przejazdu - szef decyduje, jakim środkiem transportu można podróżować. Pracownikowi przysługuje zwrot za kupno biletu wraz z opłatami dodatkowymi (np. miejscówka). Do rozliczenia należy dołączyć bilety za przejazd. Jeżeli podróż odbędzie się samochodem prywatnym wówczas przysługuje zwrot kosztów według stawek za kilometr na podstawie stosownych przepisów.

ELEMENTY ROZLICZANE W DELEGACJI: Zwrot kosztów lub ryczałt za nocleg - na podstawie rachunku hotelowego (nie może przekroczyć określonego limitu). Gdy pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu. Zwrot innych wydatków - nastąpi, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę, może to być zwrot kosztów za dojazd z dworca i do dworca, a także za bilety wstępu np. na targi (bilety dołączyć do rozliczenia). Zwrotowi mogą podlegać inne szczególne koszty np. leczenia.

ELEMENTY ROZLICZANE W DELEGACJI: Rozliczenie delegacji zagranicznej - pracownik powinien otrzymać zaliczkę w odpowiedniej walucie. Za każdą rozpoczętą dobę przysługuje ryczałt na dojazd środkami komunikacji w wysokości 10% przysługującej diety. Z zaliczki należy rozliczyć się w terminie 7 dni od powrotu, podstawą rozliczenia są dokumenty i rachunki potwierdzające wydatki nie objęte ryczałtem. Jeżeli pracownik nie ma dokumentów, to składa oświadczenie na piśmie o dokonanym wydatku oraz o przyczynie braku tego dokumentu. Ocena oświadczenia należy do pracodawcy.