czyli taniej, szybciej, skuteczniej URZĄD MIASTA RYBNIKA Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców czyli taniej, szybciej, skuteczniej

DANE PODSTAWOWE Rybnik w liczbach Województwo Śląskie Obszar – 148,1 km2 Liczba dzielnic – 27 Liczba mieszkańców – 141 tys. Liczba podmiotów gospodarczych – 11 tys.

Tańsze, szybsze i skuteczne dotarcie z informacją jako ważny element kompleksowego systemu obsługi Klientów w Urzędzie Miasta Rybnika

Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów Rejestrowanie korespondencji Zakładanie spraw, rejestry kancelaryjne Informacja wewnętrzna Zamówienia publiczne, umowy, uchwały Rady Miasta, zarządzenia Prezydenta Miasta

Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów Procedury ISO, poziom dostępu do dokumentów Rezerwacja sal, zamówienia na materiały biurowe Nagroda „Złotej @” Prace nad zintegrowaniem z programem „gońcy”

CERTYFIKAT ISO Certyfikat systemu jakości na zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2001 Przyznany w czerwcu 2001 r. Przedłużony w czerwcu 2004 r. Zapewnienie sprawnej i kompe- tentnej realizacji zadań urzędu Wyjście w stronę mieszkańców Gromadzenie i wykorzystywanie wiedzy o potrzebach i oczekiwaniach Klienta

BUDYNEK PRZYSTOSOWANY DO OBSŁUGI KLIENTA Punkt informacyjny Sale obsługi Klientów z elektronicznym systemem kolejkowym Jednolity system informacyjny W pełni przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych

PROGRAM „STANDARD OBSŁUGI KLIENTA” Szkolenia Sposoby postępowania z Klientem Umiejętność prowadzenia rozmów Wygląd i strój Ankiety badające potrzeby i oczekiwania Klienta

„WIRTUALNE BIURO” Możliwość pobrania wniosków Pełne opisy przeszło 150 spraw załatwianych w Urzędzie Miasta Pełny rejestr działalności gospodarczej i wydanych koncesji

PROJEKT „RYBNICKA PLATFORMA INFORMACJI CYFROWEJ” RPIC Szczegółowa informacja o terenie Powiązanie EGB, mapy, Pesel Powiązanie z danymi wydziałowymi Centrum Zarządzania Kryzysowego SIT Telecentra, infokioski Płatności elektroniczne Sieć szkieletowa Monitoring miasta e-Biblioteki e-Nauczanie SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE Elektroniczne załatwianie spraw Systemy obiegu dokumentów Wymiana danych UM-KW-US-ZUS E-URZĄD

CELE WDROŻENIA Obniżenie kosztów w stosunku do Poczty Polskiej Zwiększenie skuteczności doręczenia Skrócenie czasu od wysłania korespondencji do otrzymania informacji zwrotnej Inne: wybory, akcja podatkowa, projekty inwes-tycyjne, świadczenia rodzinne, sprawy porządkowe

DEFINICJA GOŃCA Nie doręczyciel, ale urzędnik (wysunięta placówka Urzędu w terenie) Pomaga, zbiera i przekazuje informacje Uprzejmy, schludny, kompetentny Osoba spośród lokalnej społeczności

PUŁAPKI WDROŻENIA Przygotowanie koncepcji Zasady naboru Szkolenia Podział miasta na rejony Racjonalne wyliczenie obciążenia pracą Lista rezerwowa Zastępstwa Bieżące analizy pracy, ankiety, kontrole Comiesięczne spotkania

ŻELAZNE ZASADY PRAKTYKI Doręczanie całej korespondencji Praca popołudniami Każda korespondencja ze zwrotką Trzykrotne próby doręczenia (o różnych godzinach) Każda przesyłka rejestrowana w komputerze Rozliczenia w następnym dniu

NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Oszczędności Pełne koszty praktyki w 2003 r. – 264 000 zł Liczba przesyłek w 2003 r. – 75 562 Liczba podatków w 2003 r. – 23 398 Zwroty w 2003 r. – 1126 Oszczędności w 2003 r. – 256 000 zł

NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość korespondencji

NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość podatków

NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Korespondencja nieodebrana

DLACZEGO GOŃCY? A dlaczego nie? Rozwiązanie proste Usprawnia i upraszcza pracę Urzędu Szybkie efekty wdrożenia (finansowe i pozafinansowe) Możliwe do zastosowania „z marszu” w każdym urzędzie Rozwiązanie dla ludzi i z ludźmi