III runda Programu Rozwoju Bibliotek Polsko-Amerykańska Fundacja Wolności jest partnerem Fundacji Billa i Melindy Gates w przedsięwzięciu, które ma ułatwić polskim bibliotekom publicznym dostęp do komputerów, Internetu i szkoleń. Program Rozwoju Bibliotek w Polsce jest realizowany przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.

DOSTAWY SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA

» DOSTAWY SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA DO BIBLIOTEK W niniejszej prezentacji znajdują się informacje: 1.W jaki sposób przygotować się do odbioru 2.Jak będzie wyglądał odbiór 3.Na co należy zwrócić szczególną uwagę 4.Co powinno być rezultatem odbioru 5.Jaki zakres wsparcia będzie dostępny po odbiorze

» FILOZOFIA DOSTAW SPRZĘTU I OPROGRAMOWANIA Dostarczanie sprzętu i oprogramowania dzielimy na trzy etapy: 1.Etap 1: Czynności wykonywane przed dostawą sprzętu 2.Etap 2: Czynności wykonywane w trakcie dostawy sprzętu 3.Etap 3: Czynności wykonywane po dostawie sprzętu

Etap 1 1.Przed dostawą sprzętu

1. Przed » dostawą sprzętu Etap 1: Przed dostawą sprzętu: »Oprogramowanie Microsoft »Kontakt dostawcy z dyrektorem biblioteki w celu ustalenia dokładnego terminu dostawy w każdej z placówek »Zaplanowanie rozmieszczenia sprzętu wspólnie z informatykiem wspierającym bibliotekę »Skompletowanie informacji i dokumentów, które będą potrzebne w dniu odbioru sprzętu

1. Przed » dostawą sprzętu » OPROGRAMOWANIE MICROSOFT Etap 1 Przed dostawą sprzętu: Oprogramowanie Microsoft »Oprogramowanie zostanie dostarczone przez Microsoft bezpłatnie »Przyjdą dwa e od: Program Rozwoju Bibliotek e nie wymagają żadnych działań, należy je zachować i wydrukować Wydruk należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu »Przyjdzie paczka z Irlandii (nadawca: Microsoft) Wszystko jest opłacone, należy przyjąć paczkę Paczka zawiera płyty instalacyjne, które należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu

1. Przed » dostawą sprzętu » OPROGRAMOWANIE MICROSOFT stanowiący podstawę do zaksięgowania darowizny (Microsoft nie dostarcza potwierdzeń w formie papierowej) Od: Program Rozwoju Bibliotek Do: Biblioteka …. Temat: Darowizna Oprogramowania Microsoft nr …………. Sprawdzić, czy nie trafił do wiadomości- śmieci (spam)!

1. Przed » dostawą sprzętu » KONTAKT Z DOSTAWCĄ Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: Kontakt z dostawcą »Przygotować się na telefon od dostawcy w celu ustalenia z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych terminu dostawy Biblioteka akceptuje termin lub proponuje inny Biblioteka potwierdza dostępność informatyka Zarezerwować odpowiednio dużo czasu w dniu dostawy Zapewnić dostęp do urządzenia dostępowego do internetu »Koniecznie należy zapisać telefon do dostawcy, może się przydać w nagłych wypadkach

1. Przed » dostawą sprzętu » KONTAKT Z DOSTAWCĄ Biblioteka potwierdza termin najpóźniej na 3 dni robocze przed instalacją Dostawca kontaktuje się najpóźniej na 5 dni roboczych przed instalacją

1. Przed » dostawą sprzętu » INFORMACJE I DOKUMENTY Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: INFORMACJE I DOKUMENTY »Przygotować umowę na dostawę internetu (kopia lub oryginał) »Przygotować umowę Biblioteka – Gmina – FRSI (kopia lub oryginał), w tym załączniki nr 1 i nr 4 w celu sprawdzenia w czasie odbioru, czy został dostarczony właściwy zestaw i czy jest on kompletny

1. Przed » dostawą sprzętu » INFORMACJE I DOKUMENTY Zapoznać się z informacjami w Wirtualnym Segregatorze i na stronie Przygotować do wglądu umowę na dostawę internetu Przygotować do wglądu umowę Biblioteka – Gmina – FRSI z załącznikami

1. Przed » dostawą sprzętu » ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU Etap 1 - cd Przed dostawą sprzętu: Rozmieszczenie sprzętu »Należy zaplanować, gdzie ma być umieszczony sprzęt: powinien być w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu, tj. router) lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego (funkcja faksowania)

1. Przed » dostawą sprzętu » ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU 30 m

Etap 2 2. W trakcie dostawy sprzętu

2. W trakcie » dostawy sprzętu Etap 2 W trakcie dostawy sprzętu: »Nie zaniedbujemy żadnej z procedur »Dbamy o życzliwą atmosferę

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 W trakcie dostawy sprzętu: trzymamy się procedur »Czy należy pomagać przy noszeniu sprzętu? Za dostawę, wnoszenie sprzętu odpowiedzialny jest tylko i wyłącznie dostawca Nawet w przypadku pozostawienia sprzętu w bibliotece przed zakończeniem instalacji, dostawca nadal odpowiada za sprzęt aż do momentu podpisania protokołu odbiorczego

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: liczymy sprzęt i oprogramowanie »Razem z dostawcą dokładnie liczymy sprzęt i oprogramowanie »Dyrektor biblioteki wraz z wspierającym go informatykiem sprawdzają, czy dane (np. liczba, nazwy i modele urządzeń, numery seryjne) podane w protokole odbiorczym (wypełnionym w tym zakresie przez dostawcę) są zgodne ze stanem faktycznym oraz z umową Biblioteka – Gmina – FRSI »Tylko wtedy, gdy zestaw jest kompletny kontynuujemy odbiór sprzętu

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy zestaw jest niekompletny »Wypełniamy specjalnie oznaczoną cześć protokołu odbiorczego (Uwagi) i przerywamy odbiór do momentu uzupełnienia wszelkich braków »Jeżeli sytuacja się powtarza (jest to kolejna próba odbioru zakończona niepowodzeniem), zaznaczamy to w protokole odbiorczym i zgłaszamy do FRSI

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy zestaw jest kompletny »Wskazujemy dostawcy miejsce instalacji sprzętu: Sprzęt powinien znajdować się w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego Zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu) Lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) Zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy uzgodniliśmy miejsca instalacji sprzętu »Pozwalamy dostawcy spokojnie przeprowadzić proces instalacji: Udostępniając mu niezbędne pomieszczenia Udostępniając mu umowę na dostawę internetu Zapewniając mu dostęp do urządzenia dostępowego do internetu (routera) Zapewniając życzliwą atmosferę

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru »Procedura odbioru to osobny dokument, który pomoże sprawnie odebrać dostarczony sprzęt i oprogramowanie. »Procedura odbioru będzie zawierała proste zadania mające na celu zaprezentowanie dyrektorowi biblioteki i wspierającemu go informatykowi najważniejszych funkcji dostarczonego sprzętu i oprogramowania oraz weryfikację poprawności ich działania. »Zadania wykonywane będą przez dostawcę i potwierdzane przez dyrektora biblioteki wspieranego przez informatyka.

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru »Po wykonaniu wszystkich zadań i zaznaczeniu ich wyników procedurę odbioru należy podpisać i załączyć do protokołu odbiorczego »W przypadku pomyślnego przejścia kroków procedury odbioru należy zweryfikować dane wpisane przez dostawcę w protokole odbiorczym, w razie potrzeby uzupełnić je lub skorygować, zaznaczyć pole brak uwag i podpisać protokół odbiorczy, a następnie protokół przekazania sprzętu w darze

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Etap 2 - cd W trakcie dostawy sprzętu: gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru »W przypadku niepomyślnego przejścia kroków procedury odbioru lub braku możliwości potwierdzenia danych zawartych w protokole odbiorczym należy podpisać protokół odbiorczy z uwagami i ustalić z dostawcą nowy termin odbioru po usunięciu wykrytych nieprawidłowości (nie później niż 5 dni roboczych od ich wykrycia) »Protokół przekazania sprzętu w darze jest podpisywany tylko po pomyślnym przejściu kroków procedury odbioru (wszystkie zadania wykonane prawidłowo) i podpisaniu protokołu odbiorczego bez uwag

2. W trakcie » dostawy sprzętu » TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Procedura odbioru Sprawdzenie, czy zestaw działa prawidłowo Protokół odbiorczy Sprawdzenie, czy zestaw jest właściwy i kompletny Protokół przekazania sprzętu w darze Formalno-prawne przekazanie własności zestawu Sprawdzamy, czy zestaw jest kompletny

Etap 3 3. Po dostawie sprzętu

3. Po » dostawie sprzętu Etap 3 Po dostawie sprzętu: »Szkolenia informatyczne, m.in. z obsługi dostarczonego sprzętu i oprogramowania »Gwarancja, serwis, pomoc techniczna: 5-letnia gwarancja na cały sprzęt Bezpłatne wsparcie telefoniczne (12 mies.): Bezpłatne wsparcie (12 mies.):

Pytania Infolinia: