Poświadczanie dokumentów w KPA 1. ORYGINAŁ DOKUMENTU, POŚWIADCZONY ODPIS DOKUMENTU, A WYCIĄG Z DOKUMENTU, 2. PODMIOTY UPRAWNIONE DO POŚWIADCZANIA ODPISÓW DOKUMENTU, A POŚWIADCZENIE DOKONANE PRZEZ PRACOWNIKA URZĘDU, 3. ORGANY UPRAWNIONE DO POŚWIADCZANIA ODPISÓW DOKUMENTÓW LUB SPORZĄDZANIA WYCIĄGÓW Z DOKUMENTÓW, 4. URZĘDOWE POŚWIADCZENIE PODPISU STRONY NA PEŁNOMOCNICTWIE.

Dnia 01 stycznia 2010 r. weszła w życie ustawa z dnia 23 października 2009 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (zwana dalej ustawą) Zmieniła ona 10 ustaw m. in. KPA, KPC, Prawo o adwokaturze, ustawę o radcach prawnych, o rzecznikach patentowych, ordynację podatkową. W zakresie KPA zmieniono art. 33§3 oraz dodano 76a, w Ordynacji Podatkowej 137§ 3 oraz 194a (o treści identycznej jak w KPA)

zgodnie z 76 KPA dokument urzędowy musi zostać sporządzony 1. Oryginał dokumentu, poświadczony odpis dokumentu, a wyciąg z dokumentu Oryginał dokumentu zgodnie z 76 KPA dokument urzędowy musi zostać sporządzony w formie wymaganej ustawą, przez powołany do tego organ państwowy w zakresie działania organu lub innego podmiot w zakresie poruczonym mu z mocy prawa lub porozumienia (nie porozumienie administracyjne tylko umowa prawa publicznego) sprawy rozstrzyganej indywidualnie w formie decyzji administracyjnej (art. 76§2) Wyciąg z dokumentu stanowi urzędowo skróconą wersję dokumentu, niepełną wersję dokumentu, wydawany jest przez organ w którego posiadaniu jest dokument. Odpis dokumentu w zasadzie jest kolejnym egzemplarzem dokumentu – odpis dokumentu jest dokumentem, a odpis dokumentu urzędowego jest dokumentem urzędowym. Ze słownika j. polskiego można wyczytać, że przez „odpis” rozumie się - kopię lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu.

W postępowaniu administracyjnym co do zasady należy pracować na oryginałach dokumentów. Ustawa dopuszcza jednak dwa wyjątki. Pierwszy wyjątek od tej zasady reguluje art. 76a §1 i 2 w którym dopuszcza się odstąpienie od reguły ustalenia stanu faktycznego w oparciu o oryginał dokumentu, jeżeli spełnione są łącznie 2 przesłanki: Oryginał znajduje się w aktach organu władzy publicznej wyznaczonych podmiotowo w art. 76 § 1 i 2, Organ władzy publicznej lub inna jednostka organizacyjna, podmiot o którym mowa w art. 76 § 2 wystawiły na żądanie strony odpis lub wyciąg z dokumentu.

albo przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego: adwokatem, PODMIOTY UPRAWNIONE DO POŚWIADCZANIA ODPISÓW DOKUMENTU, A POŚWIADCZENIE DOKONANE PRZEZ PRACOWNIKA URZĘDU Drugi wyjątek od obowiązku przedkładania oryginałów dokumentów związany jest z podmiotami uprawnionymi do poświadczania odpisów dokumentów. Art. 76a stanowi, że zamiast oryginału strona może złożyć odpis dokumentu jeżeli jego zgodność z oryginałem została potwierdzona przez: albo przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego: adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym doradcą podatkowym

Przepis wymaga posługiwania się w sprawach administracyjnych oryginałami lub odpisami ale poświadczonymi przez profesjonalnego pełnomocnika. Ustawa wymaga aby w aktach znajdował się oryginał albo odpis poświadczony przez profesjonalnego pełnomocnika Z przepisu jednoznacznie wynika że kpa nie dopuszcza samego okazania dokumentu organowi prowadzącemu postępowanie – nie wystarczy już kopia sporządzona przez organ prowadzący postępowanie z adnotacją tego organu że przedłożono mu do wglądu oryginał dokumentu.

Podsumowując, by działać zgodnie z KPA strona musi przedłożyć: oryginał dokumentu, odpisu dokumentu poświadczony przez notariusza lub konsula odpis dokumentu poświadczony przez profesjonalnego pełnomocnika w sprawie

Przepisy przejściowe „W sprawach wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy stosuje się do czasu zakończenia pierwszej instancji dotychczasowe przepisy o uwierzytelnianiu dokumentów.” Pracownicy organów nie mieli w poprzednim stanie prawnym i nie mają w obecnym ustawowego upoważnienia do uwierzytelniania kopii przedkładanych im dokumentów.

NOWOŚĆ Art. 76a K.P.A. „Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy organ zażąda od strony przedkładającej odpis dokumentu – przedłożenia oryginału tego dokumentu W poprzednim stanie prawnym organ nie mógł weryfikować odpisów dokumentów uwierzytelnionych przez notariuszy

Treść uwierzytelnienia Zgodnie z ustawą o radcach prawnych, o doradztwie podatkowym, o rzecznikach patentowych, prawo o adwokaturze, poświadczenie powinno zawierać: podpis radcy prawnego, adwokata, rzecznika patentowego lub doradcy podatkowego datę i oznaczenie miejsca sporządzenia, na żądanie również godzinę dokonania czynności jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) należy stwierdzić to w poświadczeniu. Te same reguły dotyczą poświadczania pełnomocnictwa – Uchwała SN z 30 listopada 2011 r.

Organy uprawnione do poświadczania odpisów dokumentów lub sporządzania wyciągów z dokumentów W świetle nowych przepisów tylko organy które wydały dany dokument mogą wydać ich odpisy, tyko organy które prowadza rejestry – mogą sporządzać wyciągi z dokumentów. „kto wytworzył dokument uprawniony jest i był do tego by sporządzić jego odpis, a więc kolejny egzemplarz”

Urzędowe poświadczenie podpisu strony na pełnomocnictwie Art. 33§3 K.P.A. stanowi, że – „pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, Radca prawny, rzecznik patentowy lub doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony” „w razie wątpliwości” – gdyby więc organ chciał twierdzić że to nie strona dokonała czynności albowiem pełnomocnik nie przedłożył urzędowego podpisu pod pełnomocnictwem powinien podjąć rozstrzygnięcie – decyzję o umorzeniu postępowania lub postanowienie o niedopuszczalności odwołania (w zależności od stadium). Rozstrzygnięcie musi być uzasadnione na czym polegały wątpliwości dotyczące podpisu strony.

KONKULUZJE: Ustawa kładzie kres dotychczasowej praktyce w urzędach poświadczania odpisu dokumentów po okazaniu ich oryginałów, Rozszerza krąg podmiotów uprawnionych do poświadczania o radców prawnych, adwokatów, doradców podatkowych i rzeczników patentowych, Daje nowe uprawnienia organom w zakresie żądania urzędowego podpisu strony pod pełnomocnictwem oraz żądania przedłożenia oryginału dokumentów.