Rodzaje dokumentów biurowych

Podstawowe terminy Akta sprawy – wszystkie dokumenty dotyczące jednej sprawy, zawierające informacje na temat jej rozpoczęcia, przebiegu i zakończenia. Dekretacja – odręczny wpis na dokumencie dotyczący sposobu załatwienia sprawy ze wskazaniem osoby, która ma się dokumentem zająć. Dokument – pismo zawierające podpis i pieczątkę lub tylko własnoręczny podpis. W świetle prawa tylko takie pismo ma skutki prawne. Dokument biurowy – każde pismo sporządzone w toku pracy biurowej (notatka, protokół, sprawozdanie, zaświadczenie). Dziennik korespondencyjny – książka, w której rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą. Faksymile – pieczątka z odtworzonym oryginalnym podpisem.

Podstawowe terminy Faksymile – pieczątka z odtworzonym oryginalnym podpisem. Instrukcja kancelaryjna – regulamin wewnętrzny zawierający dokładny opis czynności związanych z korespondencją. Jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i klasyfikacją archiwalną akt. Kancelaria – dział firmy zajmujący się ewidencją i rozdzielaniem korespondencji przychodzącej oraz rejestracją korespondencji wychodzącej. Spis spraw – formularz służący do chronologicznego spisywania spraw. System kancelaryjny – procedura rejestracji, obiegu i przechowywania dokumentów. Teczka spraw – teczka, w której przechowuje się akta spraw należących do tej samej grupy. Znak sprawy – zespół symboli literowo – liczbowych oznaczających przynależność dokumentu do danej firmy, komórki organizacyjnej, grupy spraw a także kolejność sprawy w obrębie grupy spraw.

Dokumenty biurowe Tajemnica służbowa zewnętrzne jawne poufne Treść polecenia pisma i notatki sprawo- zdania protokoły Miejsce powstania, Pilność sprawy pilne zwykłe terminowe wewnętrzne tajne

Miejsce powstawania dokumentów Dokumenty zewnętrzne – powstające poza przedsiębiorstwem Dokumenty wewnętrzne – powstające w przedsiębiorstwie

Pilność sprawy Dokumenty zwykłe – ich załatwienie powinno nastąpić w zwyczajowo lub przepisowo ustalonym terminie Dokumenty pilne – należy je załatwić jak najszybciej Dokumenty terminowe – z oznaczonym, konkretnym terminem załatwienia

Konieczność przestrzegania tajemnicy zawodowej Dokumenty jawne – mogą mieć do nich wgląd wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa Dokumenty poufne – mają do nich wgląd pracownicy rozpatrujący daną sprawę Dokumenty tajne – mają do nich wgląd tylko konkretne osoby (tzw. dokumenty dwukopertowe)

Treść zawarta w piśmie Pisma i notatki – służą do wymiany informacji dotyczących lub naświetlających sprawę Protokoły – stwierdzają wykonanie określonych czynności lub zaistnienie pewnych zdarzeń Sprawozdania – zawierają omówienie wykonania określonych zadań lub działań Polecenia – precyzują czynności do wykonania lub załatwienia sprawy; mogą mieć postać pism zwykłych, zarządzeń, decyzji lub tzw. pism okólnych

Protokół Protokół zdawczo – odbiorczy – sporządzany przy przekazywaniu rzeczy i spraw; zawiera informacje o przekazywanych sprawach i wartościach materialnych Protokół kontroli – sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli, zawiera opis czynności kontrolnych, stwierdzony stan faktyczny oraz zalecenia Protokół zebrania – dokument zawierający opis przebiegu zebrania, jego porządek, podjęte uchwały i wnioski Protokół zdarzeń – dokument zawierający ściśle określone fakty i towarzyszące im okoliczności Protokół przesłuchania – sporządza się na specjalnych formularzach, określa przebieg zdarzenia Protokół rozprawy – zawiera opis przebiegu rozprawy

Sprawozdanie Sprawozdanie liczbowe – zawiera dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres Sprawozdanie ankietowe – polega na zbieraniu informacji za pomocą określonych pytań, za pomocą ankiet Sprawozdanie opisowe – stosuje się w określonych sprawach; polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zdarzeń, wyników

Notatka służbowa Służy do przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami, wówczas, gdy ustny przekaz nie jest wystarczający. Powinna być prosta i krótka.

Zaświadczenie Jest krótkim pismem potwierdzającym zdarzenie lub stan faktyczny. Ma mało rozbudowaną treść.

Upoważnienie Jest krótkim pismem informującym o tym, że osoba mająca ten dokument występuje w imieniu innej osoby lub firmy. Ma mało rozbudowaną treść, często wypisywany na gotowych formularzach.

Zawiadomienie Jest pisemną wiadomością, informującą o jakimś zdarzeniu lub fakcie, kierowaną do jednej osoby lub grupy ludzi. Ma charakter krótkiego listu.