Systemy informatyczne zarządzania W. Bartkiewicz Systemy informatyczne zarządzania Wykład 3. Systemy transakcyjne. Podsystem sprzedaży

Diagram kontekstowy podsystemu sprzedaży Transport Klient Bank Dokument wydania Płatności Zamówienia Zapytania Odpowiedzi na zapytania Faktury Depozyty Sprawozdania Sprzedaż Podsystem finansowo księgowy Zarządzanie zasobami ludzkimi / płac Prowizje Podsystem wytwarzania Podsystem wydatków Informacje o dostępnych dobrach Potrzeby produkcyjne i zakupów Informacje o zakupach Podsystem sprzedaży

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie sprzedaży Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania klientów, Przyjmowanie zamówień, Wysyłka towarów, Wystawianie rachunków, Rejestracja płatności od klientów

Udzielanie informacji klientom Wspomaganie odpowiedzi na pytania o stan realizacji zamówień, czy też bieżące bilanse kont, uzyskiwane poprzez wyszukanie informacji w zbiorach danych dotyczących klientów i zamówień sprzedaży. Rejestracja i analiza zapytań i komentarzy klientów w celu polepszenia jakości obsługi klienta i wdrażania programów CRM (Customer Relationship Management). Bezpośrednie udostępnianie klientom informacji marketingowej i katalogowej na temat oferty przedsiębiorstwa.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie sprzedaży Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania klientów, Przyjmowanie zamówień, Wysyłka towarów, Wystawianie rachunków, Rejestracja płatności od klientów

Przyjmowanie zamówień (1) – Złożenie zamówienia Proces sprzedaży uruchamia zamówienie sprzedaży, przekazywane w określonej sformalizowanej formie przez klienta. Formy tego dokumentu mogą być różnorodne, np. przesłany pisemny formularz, zgłoszenie ustne w punkcie sprzedaży, czy też forma elektroniczna, np. zgłoszenie telefoniczne, EDI (Electronic Data Interchange), zakup przez Internet. W większości przypadków, zwłaszcza przy sprzedaży kredytowej, odbiorca składający zamówienie, musi być zdefiniowany w systemie przetwarzania zamówień. W takim przypadku niezbędne jest utrzymywanie w systemie kartoteki klientów. System sprawdza czy istnieje rekord klienta o danym identyfikatorze, i ewentualnie żąda podania informacji potrzebnych do jego utworzenia.

Przyjmowanie zamówień (2) – Kartoteka klientów Kartoteka klientów – typowe dane: numer klienta – identyfikator jednoznacznie określający go w systemie, inne identyfikatory (np. REGON, NIP, PESEL), pełna nazwa i adres klienta, dane dotyczące sposobu kontaktu (np. telefon, fax, e-mail), kody kraju regionu oraz waluty w jakiej nastąpią rozliczenia, limit kredytu kupieckiego, aktualne saldo kredytu (może być pobierane z systemu kont należności). Dodatkowe informacje często przypisywane konkretnemu klientowi : kod grupy klientów, kod listy cenników lub listy dyskont, sposób płatności, uzgodnione warunki płatności, kod sprzedawcy obsługującego klienta.

Przyjmowanie zamówień (3) – Kartoteka zamówień Po sprawdzeniu czy istnieje rekord klienta (i ewentualnym jego utworzeniu) wstępnie rejestrowane jest samo zamówienie. Kartoteka zamówień – typowe dane: kod zamówienia sprzedaży, data złożenia, data realizacji, kod klienta, kod sprzedawcy (jeśli nie jest na stałe przypisany klientowi), adres dostawy (może być różny od adresu klienta), warunki dostawy (jeśli nie są jednolite dla klienta). Pozycje towarowe zamówienia (w odrębnym zbiorze danych): kod wyrobu, kod zamówienia, ilość.

Przyjmowanie zamówień (4) – Weryfikacja zamówienia Po wprowadzeniu danych zamówienia, a przed jego zarejestrowaniem system przetwarzania zamówień wykonać musi kilka istotnych sprawdzeń, które prowadzić mogą do odrzucenia zamówienia. Pierwszym z nich jest sprawdzenie wiarygodności kredytowej klienta. W tym celu system oblicza wartość zamawianych towarów, konfrontując ją z limitem i saldem kredytu dostępnego dla danego klienta. Informacje te mogą być przechowywane w kartotece klientów w systemie sprzedaży, bądź być pobierane z systemu obsługującego konta należności. W przypadku zbyt wysokiego poziomu zadłużenia klienta, system umieszcza zamówienia są na specjalnym raporcie odmów kredytowych. Nie musi to oznaczać automatycznie odrzucenia zamówienia. Decyzja o ewentualnym podniesieniu limitu kredytu, podejmowana jest jednak przez człowieka.

Przyjmowanie zamówień (5) – Weryfikacja zamówienia Decyzje tego typu są bowiem bardzo poważne i istotne dla bezpieczeństwa organizacji. Wiążą się ze wzrostem ryzyka kredytowego powstania nieściągalnych należności. Mogą więc być podejmowane przez niewielką, uprawnioną do tego grupę osób. Stąd też istotne znaczenie ma identyfikacja w systemie pracownika odpowiedzialnego za przyjęcie zamówienia, oraz przechowywanie w rekordzie zamówienia informacji o tym pracowniku. Kolejne kwestią jest sprawdzenie dostępności zamawianych towarów i zamrożenie ich na potrzeby zamówienia. W tym celu system przetwarzania zamówień musi odwołać się do kartoteki wyrobów gotowych w systemie magazynowym.

Przyjmowanie zamówień (6) – Kartoteka wyrobów gotowych Kartoteka wyrobów gotowych – typowe dane: kod wyrobu, opis, cena (w przypadku stosowania zróżnicowanych cenników, cena może być elementem poszczególnych cenników), jednostka miary, ilość na stanie – rzeczywista ilość towaru znajdująca się w magazynie, ilość zaalokowana – ilość towarów zarezerwowana na potrzeby zamówień, ilość w drodze – towary przesyłane do magazynu z innego składu, które nie dotarły jeszcze na miejsce, ilość zamrożona – towary zablokowane z innych przyczyn niż zamówienie (np. nowy towar do chwili sprzedania towaru starszego), ilość dostępna – ilość na stanie – ilość zaalokowana – ilość zamrożona

Przyjmowanie zamówień (7) – Dostępność towaru System sprawdza, czy dostępna jest odpowiednia ilość towaru, jeśli tak to akceptuje zamówienie. W kartotece wyrobów, dla zamówionego wyrobu ilość dostępna jest pomniejszana, a ilość alokowana powiększana o wielkość podaną na zamówieniu. W przypadku jeśli nie ma możliwości realizacji zamówienia z powodu zbyt małej ilości dostępnych wyrobów w magazynie (i nie ma możliwości ich odmrozić, nie ma również możliwości że zostaną dostarczone w najbliższym czasie) tworzone jest zapotrzebowanie na niezbędne uzupełnienia, które stanie się podstawą do ich produkcji lub zakupu. Zamówienia zostają do tego czasu zawieszone. Jeśli ilość towaru jest ograniczona i pojawi się jednocześnie kilka zamówień próbujących alokować ilość przekraczającą dostępne zasoby możliwe jest priotytetowanie odbiorców. Priorytet dla klienta określany jest wówczas podczas definiowania go w systemie informacyjnym.

Przyjmowanie zamówień (8) – Akceptacja zamówienia Sprzedaż dla jednego klienta może być prowadzona z wielu magazynów, niekoniecznie znajdujących się w tym samym miejscu. System przetwarzania zamówień powinien uwzględniać tę możliwość i pozwalać na alokację towarów w wielu magazynach. Informacje wspomagające pracę sprzedawcy powinny wiec zawierać zestawienia stanów zapasów danego towaru zarówno sumarycznie, jak i w rozbiciu na poszczególne magazyny. W przypadku jeśli zamówienie zostanie ostatecznie zaakceptowane, tworzony jest jego rekord w pliku zamówień otwartych, czyli będących w trakcie realizacji. Po zakończeniu realizacji zamówienie zostanie zamknięte, tzn. jego rekord zostanie zapisany do pliku historii zamówień, przechowywanego dla celów analitycznych.

Przyjmowanie zamówień (9) – Tworzone dokumenty System przyjmowania zamówień tworzy na wyjściu szereg dokumentów. Do najważniejszych należy oczywiście sam dokument zamówienia, drukowany w kilku kopiach na potrzeby różnych komórek organizacji. Innym przykładem są noty kompletacyjne. Dokument taki autoryzuje zwolnienie towarów z magazynu do działu wysyłki i stanowi dla pracowników magazynu formalne polecenie podjęcia odpowiednich działań. Nota kompletacyjna jest zwykle drukowana w takiej kolejności, aby jak najefektywniej można było wyszukać towary w magazynie.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie sprzedaży Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania klientów, Przyjmowanie zamówień, Wysyłka towarów, Wystawianie rachunków, Rejestracja płatności od klientów

Wysyłka towarów (1) – Dokument Wz System informatyczny obsługujący proces dostawy towarów do odbiorcy, przede wszystkim ma za zadanie kontrolę wypływu towarów na zewnątrz przedsiębiorstwa. Jednym z jego podstawowych zdań jest tworzenie dokumentu wydania zewnętrznego (Wz). Na podstawie not kompletacyjnych identyfikowane są towary, które wydane mają być z magazynu. Odpowiednie ilości poszczególnych towarów wraz z notą kompletacyjną przekazywane są do działu wysyłki, gdzie dostawa rejestrowana jest w systemie. Tworzona może być ponadto dokumentacja spedycyjna dostawy (np. list przewozowy).

Wysyłka towarów (2) – Kartoteka wysyłanych towarów Przechowywane są zwykle takie dane dotyczące dostawy, jak: numer dokumentu Wz, kod przewoźnika, kod zamówienia sprzedaży, numer pracownika działu wysyłki, warunki dostawy, adres dostawy. Pozycje towarowe dostawy (przechowywane w odrębnym zbiorze danych): numer wyrobu, ilość.

Wysyłka towarów (3) – Rejestracja dostawy System informatyczny powinien porównywać ilości poszczególnych towarów z wartościami podanymi na nocie kompletacyjnej i z faktycznymi ilościami przechowywanymi dla zamówienia na rzecz którego realizowana jest dostawa. Różnice mogą powstać zarówno z tego powodu, że określone wyroby nie były przechowywane w lokalizacji wskazanej na nocie kompletacyjnej, jak również z powodu nieustannej niedokładności zapisów magazynowych, spowodowanej stratami magazynowania. W takim przypadku dział dostaw inicjuje zapotrzebowanie brakujących wyrobów i wprowadza poprawne wartości dostarczone na specyfikacji wysyłkowej. Po zarejestrowaniu wysyłki system aktualizuje odpowiednie stany magazynowe w kartotece wyrobów.

Wysyłka towarów (4) – Spedycja Jednym z podstawowych problemów podczas przygotowywania dostawy jest również wybór sposobu dostarczenia towaru klientowi. Tradycyjnie, wiele przedsiębiorstw do jej realizacji utrzymuje swoje własne środki transportowe. Jest to obszar zastosowań systemów informatycznych ewidencji i wykorzystania środków transportu. Coraz więcej jednak przedsiębiorstw wynajmuje wyspecjalizowanych przewoźników. Wybór odpowiedniego przewoźnika wymaga zbierania i przechowywania informacji o jego działaniu (procent dostaw po czasie, uszkodzenia towarów, itp.). Wspomaganie procesu wysyłki może więc również wymagać zastosowania systemu informatycznego ewidencji firm przewozowych.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie sprzedaży Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania klientów, Przyjmowanie zamówień, Wysyłka towarów, Wystawianie rachunków, Rejestracja płatności od klientów

Rachunki i konta należności (1) – Rozrachunki z klientem Kolejna operacja przetwarzania danych w cyklu wpływów związana jest z ewidencją i obsługą rozrachunków z klientem. Na tym etapie funkcjonują dwa podstawowe systemy transakcyjne: fakturowanie – wystawianie faktury dla klienta, konta należności – obciążanie jego konta należnością za kupiony towar. Faktura sprzedaży powiadamia klientów o kwocie jaką ma zapłacić i gdzie ją ma zapłacić. Pozycje towarowe na fakturze są zazwyczaj bezpośrednio przenoszone z dokumentu Wz (lub grupy dokumentów Wz). Dane z faktur przechowywane są zazwyczaj w zbiorze danych określanym jako kartoteka sprzedaży.

Rachunki i konta należności (2) – Kartoteka sprzedaży Kartoteka sprzedaży (faktur) – typowe dane: numer faktury, data i czas wystawienia, kwota, numer klienta, numer dokumentu Wz. Pozycje towarowe na fakturze: ilość, cena.

Rachunki i konta należności (3) – System rozrachunków Faktury przygotowywane być mogą po otrzymaniu dokumentu Wz z działu dostaw. Jest to przykład systemu postbillingu, ponieważ faktury są wystawiane po potwierdzeniu wysyłki towarów. Systemy tego typu powszechne są w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie dozwolony jest zwykle pewne opóźnienie między dostarczeniem zamówienia a wysyłką dóbr. W przeciwieństwie do tego np., w przedsiębiorstwach handlu wysyłkowego wykorzystywany może być system prebillingu. Faktura wystawiana (ale nie wysyłana) jest natychmiast po zaaprobowaniu zamówienia (tzn. po sprawdzeniu zdolności kredytowej i dostępności towarów). Również wtedy aktualizowane są spisy magazynowe, konta należności i księga główna. Eliminuje to konieczność tworzenia pewnych dokumentów, np. faktura może pełnić jednocześnie rolę zamówienia sprzedaży. Wymaga jednak ekstremalnie dokładnych spisów magazynowych, ponieważ wszystkie nieistniejące towary umieszczone na fakturze wymagają wpisów wyrównawczych w księgowości i dodaniu informacji o ich zapotrzebowaniu na fakturze.

Rachunki i konta należności (4) – Tworzenie faktury W kartotece faktur tworzony jest nowy rekord danych, na podstawie którego drukowanych jest kilka kopii faktury. W kartotece klientów konto klienta jest obciążane wartością sprzedaży. Otwarte zamówienia sprzedaży są zamykane do pliku historii zamówień sprzedaży. Po przetworzeniu wszystkich faktur, system generuje wpis podsumowujący do dziennika, odzwierciedlający łączną kwotę wysyłaną na konto sprzedaży i konta należności w zakładowym planie kont (księdze głównej).

Rachunki i konta należności (5) – System rozrachunków Na podstawie wszystkich transakcji, które nastąpiły w poprzednim miesiącu, wykonywane jest sprawozdanie miesięczne, wykorzystywane również do poinformowania klienta o jego bieżącym saldzie należności. Czasami niezbędne jest dokonanie wpisów wyrównujących na koncie klienta. Np. jeśli klient oddaje pewne towary, lub dokonuje zwrotów gwarancyjnych towarów uszkodzonych, jego konto kredytowe musi zostać zaktualizowane w celu odzwierciedlenia tego faktu. Wymaga to utworzenia kolejnego dokumentu, tzw. noty kredytowej, autoryzującej dokonanie odpowiednich wyrównań na koncie klienta, po otrzymaniu informacji z punktu przyjęcia, że towary zostały rzeczywiście zwrócone i przyjęte na stan w magazynie. Kopie noty kredytowej przesyłane są również do księgowości, w celu autoryzacji dokonania wpisów wyrównujących na kontach należności, oraz do klienta.

Rachunki i konta należności (6) – System rozrachunków Podobnej procedury wymaga sytuacja gdy uszkodzenia są minimalne klient godzi się na zatrzymanie towarów przy redukcji cen. Okazjonalnie może wystąpić sytuacja, że wszelkie próby pozyskania należności od klienta za dostarczone towary zawiodą. Konto klienta musi zostać wówczas wypisane jako nieściągalne. Również w takiej sytuacji niezbędne jest utworzenie noty kredytowej, autoryzującej wypisanie konta.

Rachunki i konta należności (7) – Konta należności Dwie podstawowe metody utrzymywania kont należności: W metodzie otwartej faktury (open invoice method) klient płaci za każdą fakturę. Płatności klienta są księgowane w odniesieniu do poszczególnych faktur. Sprawozdanie miesięczne wyszczególnia wszystkie zaległe faktury, rozważając ich terminy płatności indywidualnie. Inaczej jest w metodzie bilansowej (balance-forward). Klienci płacą w niej zwykle kwotę wskazaną na w sprawozdaniu miesięcznym, a nie na pojedynczych fakturach. Wpłaty dokonywane są w odniesieniu do całego bilansu konta, a nie faktury. Sprawozdanie miesięczne zwykle zawiera bilans początkowy, wszystkie bieżące opłaty i bilanse należności, ale nie analizuje terminów płatności poszczególnych faktur.

Rachunki i konta należności (8) – Konta należności Przewaga metody otwartej faktury polega na możliwości dostosowania polityki płatniczej do poszczególnych transakcji (np. oferowanie zniżek za płatności natychmiastowe), ponieważ w systemie informacyjnym śledzona jest każda faktura. Daje ona w wyniku również bardziej jednostajny strumień pieniędzy z opłat w czasie miesiąca. Jej wadą jest dodatkowa złożoność systemu informacyjnego, związana z utrzymywaniem statusu każdej faktury dla każdego klienta. Przedsiębiorstwa mające znaczną liczbę klientów, dokonujących wielu małych zakupów w miesiącu, takie jak np. instytucje kart kredytowych takich jak Visa czy MasterCard, czy też duże sieci detaliczne, używają zwykle metody bilansowej. Metoda ta dla nich jest bardziej efektywna, pozwala bowiem na uniknięcie konieczności rejestracji wpłat pieniężnych za każdą sprzedaż.

Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w podsystemie sprzedaży Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania klientów, Przyjmowanie zamówień, Wysyłka towarów, Wystawianie rachunków, Rejestracja płatności od klientów

Ewidencja wpływów pieniężnych (1) – Aplikacje kasowe Ostatnim krokiem w cyklu sprzedaży jest ewidencja wpłat od odbiorców. Na tym etapie wykorzystywane są przede wszystkim aplikacje kasowe rejestrujące wpłaty, jak również generujące różnego rodzaju dokumenty związane z kontrolą tego procesu wewnątrz przedsiębiorstwa, oraz niezbędne do wykonania operacji bankowych.

Ewidencja wpływów pieniężnych (2) – Kartoteka wpłat Kartoteka wpłat – typowe dane: numer potwierdzenia wpłaty, data, kwota, numer klienta, numer faktury, numer konta bankowego, numer kasjera.

Ewidencja wpływów pieniężnych (3) – Rozliczanie wpłat Obok aplikacji kasowych na w procesie rejestracji wpłat wykorzystywane są także systemy transakcyjne obsługi kont należności oraz ewidencji sprzedaży. Wszystkie konta klienta w kartotece klientów oraz odpowiednie konta syntetyczne w księdze głównej, są aktualizowane wpłaconą kwotą, otwarte faktury sprzedaży są zaznaczane jako spłacone, zamykane poprzez przesłanie do pliku historii.