Spis treści Przedstawienie firmy. Zadnia poszczególnych jednostek organizacyjnych. Schemat przepływu informacji w przedsiębiorstwie: Schemat przepływu informacji w procesie zamawiania towarów. Schemat przepływu informacji w procesie sprzedaży towarów. Schemat przepływu informacji w procesie reklamacji towarów. Schemat przepływu informacji w procesie wyboru asortymentu towarów. Schemat przepływu informacji w procesie przygotowania promocji i reklamy. Dokumenty. Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji. Podsumowanie.

Przedstawienie firmy Firma, której działanie modelujemy jest wielobranżową hurtownią spożywczą. Wśród struktury organizacyjnej można wyróżnić następujące działy, które są odpowiedzialne za określone zadania: - Dział zamówień. Dział sprzedaży Magazyn Księgowość Dział transportowy Zarząd Marketing Komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami następuje poprzez odpowiednie dokumenty (fizyczne) przepływające pomiędzy działami oraz oraz poprzez sieciowy system komputerowy. System ten umożliwia korzystanie odpowiednim działom z informacji zawartych w bazach danych a także zmianę tych informacji. Każdy z działów ma powierzone ściśle określone zadania, dzięki czemu praca hurtowni jest zorganizowana. Zastosowany system komputerowy znacząco przyspiesza większość procesów zachodzących w firmie.

Zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych Dział zamówień: - wykonanywanie zamówień do producentów - wydawanie zleceń do działu transporotwego - reklamowanie towaru do producenta Dział sprzedaży: - przyjmowanie zamówienień od klientów - wystawianie faktur - wdrażanie promocji - przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji od klienta Magazyn: - realizowanie zamówień - przyjmowanie towaru Księgowość : - księgowanie dokumentów - regulowanie należności i zobowiązań płatniczych wobec klientów, producentów oraz pracowników Dział transportowy: - dostarczenie towarów do magazynu Zarząd: - rozpatrywanie projektów promocji przygotowanych przez marketing - kontrola pracy poszczególnych działów - ustalanie listy płac itp. Marketing: - wybieranie towarów, które mają być w hurtowni - przygotowanie materiałów reklamowych i promocyjnych - wykonanywanie statystyk

Dokumenty Faktura Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Dane o towarach: Nazwa artykułu SWW Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilośc Kwota netto VAT % Kwota VAT Kwota brutto Razem Kwota do zapłaty Podpis wystawiajacego fakturę Podpis przyjmującego fakturę Dokument WZ/PZ Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej dokument Dane o towarach: Nazwa artykułu SWW Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilośc Kwota netto VAT % Kwota VAT Kwota brutto Podpis wystawiajacego/przyjmującego towar Zlecenie dostarczenia towaru Dane producenta Dane o towarach: Nazwa artykułu Ilość Podpis przyjmującego zlecenie

Dokumenty Faktura korygująca (ciąg dalszy) Data wystawienia Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Wydana na podstawie faktury nr xx z dnia yy Dane o towarach (przed korektą) Nazwa artykułu PKWiU (SWW) Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilość Wartość netto Stawka VAT % Wartość VAT Wartość brutto (ciąg dalszy) Dane o towarach (po korekcie) Nazwa artykułu PKWiU (SWW) Jednostka miary (jm) Cena za jm Ilość Wartość netto Stawka VAT % Wartość VAT Wartość brutto Wartość korekty (zwiększenie / zmniejszenie) Podpis wystawiajacego fakturę Podpis przyjmującego fakturę

Dokumenty Reklamacja (wypełnia nabywca) Data złożenia reklamacji Dane firmy wystawiajacej fakturę Dane nabywcy Nr faktury (na podst. której nast. reklamacja) Opis wady Chęć zwrotu towaru/pieniędzy (wypełnia dział sprzedaży) Reklamacja rozpatrzona pozytywnie/negatywnie Decyzja zwrotu towaru/pieniędzy Uzasadnienie Podpis rozpatrującego reklamację Oferta Oferta z dnia Dane producenta Dane o towarach: Nazwa artykułu Cena Udzielany rabat Zamówienie do producenta Data Dane nabywcy Dane o towarach: Nazwa artykułu Ilość Cena

Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji Hurtownia posiada sieć komputerów, które dysponują sieciowym systemem baz danych o nazwie LORATEXTM firmy BeBeSoft® 2000. Z systemu korzystają poszczególne działy i uaktualniają odpowiednie bazy. Zamawianie towaru Dział zamówień okresowo (w zależności od potrzeb) przy pomocy systemu sprawdza stan magazynu i tworzy zamówienia do producentów. Towar zostanie wybrany przez system i umieszczony na zamówieniu jeśli należy do bazy: towary, które mają być w hurtowni oraz po sprawdzeniu bazy: stan magazynu okaże się, że występuje w magazynie w ilości mniejszej niż zakładane min. Dział zamówień wysyła zamówienia do producentów oraz wydaje zlecenia do działu transportowego. Dział transportowy dostarcza towar do magazynu oraz przekazuje fakturę do księgowości, na podstawie której uaktualniana jest baza zobowiązania płatnicze. Magazyn w momencie przyjęcia towaru uaktualnia bazę stan magazynu. Sprzedaż W dziale sprzedaży do systemu jest wprowadzane zamówienie od klienta na podstawie którego w dziale magazyn jest przygotowywany towar. Następnie jest uaktualniana baza stan magazynu oraz towar do zafakturowania, na podstawie której to bazy dział sprzedaży wystawia fakturę oraz uaktualnia bazę: towary sprzedane. Faktura trafia do klienta, który następnie na jej podstawie dokonuje zapłaty w dziale księgowości. Następnie z magazynu otrzymuje towar oraz dokument WZ.

Opis procesów z uwzględnieniem komputeryzacji Reklamacja Kiedy towar okaże się wadliwy klient wypełnia formularz: reklamacja i przekazuje go do działu sprzedaży wraz z towarem oraz fakturą. Reklamacja rozpatrywana jest w dziale sprzedaży i trafia do klienta. Jeśli jest rozpatrzona negatywnie proces kończy się. Jeśli pozytywnie klient otrzymuje fakturę korygującą i zwrot różnicy należności albo nowy towar z magazynu. Jeśli uszkodzenie nastąpiło z winy hurtowni auktualniana jest baza straty. Jeśli natomiast winę za zły towar ponosi producent dział zamówień reklamuje towar do producenta. Ten z kolei rozpatruje reklamację i przesyła spowrotem. Kiedy reklamacja jest rozpatrzona pozytywnie producent wydaje dobry towar. W przeciwnym wypadku dział zamówień uaktualnia bazę straty. Wybór towarów i producentów Marketing na podstawie badań rynku oraz ofert od producentów uaktualnia przy pomocy systemu bazę: towary, które mają być w hurtowni. Baza ta zawiera kompletne informacje na temat towarów i ich producentów, i jest wykorzystywana przy zamawianiu towarów do hurtowni. Często kiedy marketing decuduje się wprowadzić nowy towar do hurtowani, zajmuje się także jego promocją. Przygotowanie promocji Marketing na podstawie statystyk sprzedawanych towarów oraz w momencie wprowadzenia nowego towaru do hurtowni może zdecydować się na przygotowanie promocji. Jeśli projekt promocji zostanie zatwierdzony przez zarząd, marketing przygotowuje wszystkie dokumenty związane z promocją i przekazuje do działu sprzedaży w celu wdrożenia. Marketing okresowo wykonuje też materiały reklamowe i przesyła do wszystkich klientów, którzy są w bazie: baza klientów

Podsumowanie Dzięki zastosowanemu systemowi wymiana i uaktualnianie danych pomiędzy poszczególnymi działami jest natychmiastowe co bardzo usprawnia i przyspiesza działanie poszczególnych działów a tym samym całej hurtowni. W dużej mierze zapobiega występowaniu pomyłek. Towary do zamówienia są wyszukiwane przez system, co sprawia że nie ma możliwości pominięcia jakiegoś towaru przy zamawianiu a w konsekwencji, że hurtownia niemal przez cały czas dysponuje pełnym asortymentem towarów. Hurtownia często organizuje promocje towarów, dzięki czemu klienci mają szanse kupić towar po okazyjnej cenie. Wszystkie zastosowane rozwiązania sprawią, że hurtownia jest konkurencyjna, a tym samym ma szansę zyskać dużą rzeszę klientów.