ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ I SZEFA

Właściwe ułożenie relacji między podwładnym a szefem wpływa na dobrą atmosferę w pracy, a poprzez to na efektywność pracy. Szczególnie jest to istotne na linii szef-sekretarka. Sekretarka powinna wspólnie z szefem dążyć do stworzenia relacji opartej na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu, gdyż efekty działalności firmy jako całości lub określonej komórki organizacyjnej, zależą właśnie w znacznej mierze od tego, na ile współpraca ich układa się ściśle i harmonijnie.

Planowanie czasu pracy szefa rozpoczynamy od analizy czynności powtarzanych codziennie lub cyklicznie, w pewnych odstępach czasu. Do takich czynności zaliczamy: - Spotkania dyrekcyjne - omawiane są bieżące sprawy działalności firmy. Maja charakter krótkich narad z kierownictwem działów - wydziałów. - Przeglądanie korespondencji - czytanie i dekretowanie pism przychodzących oraz podpisywanie pism wychodzących. - Wizytowanie firmy przez szefa - codziennie lub w określonym dniu. - Przyjmowanie interesów - Wyjazdy służbowe - Przerwa na odpoczynek

Na podstawie tygodniowego planu pracy szef układa plan - terminarz dnia pracy szefa i sekretarki. Opracowanie planu zajęć szefa, sekretarka rozpoczyna od wynotowania czynności, które winny być zrealizowane według tygodniowego rozkładu zajęć, notuje ewentualne zadania niewykonane i zapisuje nowe, ustalone z szefem przed rozpoczęciem pracy. Zarys takiego dziennego planu zapisywany jest do kalendarza - terminarza pod odpowiednią godziną.

Kontrola Terminów Efektywne zarządzanie czasem pracy wbrew pozorom nie należy do czynności łatwych. Od tego jak nim potrafimy gospodarować zależy nasza skuteczność w działaniu i osiągnięciu zamierzonych celów. Narzędziem wydatnie wspomagającym nas w organizowaniu pracy jest notatnik oraz terminarz.

Terminarz może być prowadzony m.in. przy użyciu: - kalendarzy biurkowych - organizerów - komputerów - teczek terminarzowych

Teczka terminarzowa Teczka terminarzowa jest odmianą teczki z przegródkami. Teczka terminarzowa, np. miesięczna powinna posiadać 32 przegródki - jedna na każdy dzień miesiąca oraz jedną przegródkę dodatkową. W poszczególne przegródki wkładane są dokumenty, do ostatniej przegródki trafiają dokumenty , które należy załatwić w danym miesiącu lecz, co do których nie został ustalony ostateczny termin

Organizery Organizery występują w różnej postaci: jako klasyczne kalendarze, notesy elektroniczne czy komputerowe. Organizery zawierają kalendarz, plany dnia, notesy, skorowidze telefoniczno- adresowe, wkładki foliowe itp. urządzenia ułatwiające zapisywanie i przechowywanie niezbędnych informacji.

System skrótów Podstawowym warunkiem efektywnego prowadzenia terminarza-kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów. Najczęściej stosuje się skróty zamierzeń poprzez zapis ich pierwszych liter. Oto przykłady skróconego zapisu zadań: zebranie -zebr. spotkanie -spt. narada -nar. odprawa -odpr. telefon -tel. konferencja -konf. delegacja -del.

Kolory Dla różnego charakteru spraw możemy używać kolorowych kodów np.: - kolor czerwony -sprawy pilne, ważne, - kolor czarny -sprawy wewnętrzne, - kolor niebieski -sprawy zewnętrzne firmy, - kolor zielony -sprawy sekretarki. Tak przygotowane skróty i kody należy umieścić w terminarzu obok ramowego rozkładu dnia i tygodnia.

Zasady prowadzenie terminarza: - Zapisujemy wszystkie z góry ustalone terminy - Spotkania, sprawy wstępnie uzgodnione, których termin nie został ostatecznie uzgodniony- wpisujemy ołówkiem. Wówczas łatwiej możemy nanieść ewentualne zmiany. - Zapisy prowadzimy drobnym lecz wyraźnym pismem. - Sprawy już załatwione należy skreślić.

Zasady prowadzenie terminarza: - Sprawy, których nie udało się załatwić z różnych przyczyn, należy przenieść na kartkę z datą dnia następnego. - Każdego dnia sprawdzamy zaplanowane w terminarzy zajęcia z terminarzem przełożonego, celem zsynchronizowania planowych zajęć. W przeciwnym razie może dojść do zakłócenia pracy, poprzez np. umówienie w tym samym czasie spotkania przez szefa i sekretarkę z różnymi interesantami. - Notujemy wszystkie umówione spotkania, zapisując nazwiska. adresy itp. osób z którymi umówiono spotkania oraz cel planowanej rozmowy.