Protection notice / Copyright noticeCopyright © Siemens sp. z o.o. Siemens IT Solution and Services All rights reserved. MunSol System zarządzania informacją i sprawami OPIS FUNKCJONALNOŚCI

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki Agenda Zarządzanie informacją Przeznaczenie MunSol Architektura i komponenty MunSol Bezpieczeństwo i podpis cyfrowy Referencje Pytania i odpowiedzi

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki Źródła decyzji Wiedza Informacja Mądrość Dane Decyzja

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki Zmiana sposobów komunikacji przeszłość przyszłość kontakty osobiste kontakty telefoniczne Internet SMS

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki System MunSol Elektroniczny obieg dokumentów Zarządzanie sprawami Podpis elektroniczny Zgodność z przepisami prawa Dostęp dla mieszkańców poprzez Internet obejmujący wgląd w sprawy oraz inicjowanie nowych spraw Elektroniczny system informatyczny dla zarządzania dokumentacją oraz realizacji spraw

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – przeznaczenie systemu Zwiększenie jakości działania urzędu, wynikające z zastosowania podpisu cyfrowego oraz wdrożenia systemu wspierającego system jakości Wzrost zadowolenia mieszkańców wynikający ze sprawniejszej obsługi, mniejszej liczby wizyt w urzędzie oraz zdalnego dostępu do danych Zwiększenie przejrzystości w funkcjonowaniu urzędu, wynikające z dostępu do informacji, wdrożenia jednolitych procedur oraz narzędzi kontroli pracy Obniżenie kosztów funkcjonowania urzędu poprzez wyeliminowanie nadmiaru ręcznej pracy, ograniczenie liczby dokumentów papierowych i zarządzanie wiedzą SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ I SPRAWAMI

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – architektura systemu

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – komponenty systemu Internetowy Portal Urzędu (IPU) Składanie pism do urzędu oraz możliwość sprawdzenia statusu własnej sprawy Obsługa Dokumentów i Spraw (ODS) Zarządzanie obiegiem dokumentów (pisma, sprawy, zadania, procesy itp.) Centrum Obsługi Klienta (COK) Rejestracja kontaktów (pisma, notatki, fax, ), wstępna dekretacja Centralne Repozytorium Dokumnetów (CRD) Baza danych dokumentów (kontaktów, pism, spraw, zadań dokumentów wewnętrznych itp.) Archiwum (ARC)Baza dokumentów archiwalnych, obsługa archiwum Pulpit użytkownika„Wirtualne biurko” AdministratorZarządzanie systemem

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Internetowy Portal Urzędu Komponent daje klientom urzędu dostęp do informacji dotyczących spraw, które ich dotyczą. Portal daje także możliwość wprowadzania dokumentów do systemu. Ze względów bezpieczeństwa klienci pracują na replice bazy danych udostępnionej w internecie dzięki rozwiązaniom portalowym. Komponent składa się z następujących modułów: 1.Aktywne Formularze – element, który pozwala wysłać do urzędu „kontakt”. Kontakt może być zgłoszeniem inicjującym sprawę, pismem w sprawie bądź „zwykłym” pytaniem. 2.BIP – baza informacji publicznych. Dzięki temu modułowi klient urzędu ma dostęp do różnego typu informacji. Przede wszystkim do danych na temat spraw, które dotyczą danego klienta – system identyfikuje klienta. Dodatkowo baza stanowi źródło wiedzy na temat funkcjonowania urzędu, procedur załatwiania spraw, szablonów stosowanych dokumentów itp.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Centrum Obsługi Klienta Moduł stanowi interfejs pomiędzy użytkownikiem i repozytorium dokumentów. Użytkownikiem COK jest pracownik urzędu (na stacji roboczej – komputerze w urzędzie). Moduł służy do rejestracji wszelkiego rodzaju kontaktów (pytanie, pytanie w sprawie, zgłoszenie). Kontakt może być zainicjowany przez pismo, faks, , zgłoszenie osobiste klienta w urzędzie, rozmowę telefoniczną lub wypełnienie elektronicznego formularza (przekazanego z modułu Aktywnych Formularzy komponentu IPU). Po rejestracji kontaktu następuje jego przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej gdzie podejmowane są dalsze działania. W przypadku kiedy kontakt inicjuje sprawę następuje rejestracja dokumentu typu sprawa i rozpoczyna się procedura obsługi dokumentów i spraw. W przypadku kiedy kontakt jest związany z istniejącą sprawą zostaje on z nią powiązany i podejmowana (albo kontynuowana) jest procedura obsługi pism i spraw. Procedura obsługi spraw polega na rejestracji wszelkich czynności związanych ze sprawą: rejestracja kontaktów, dekretacja, wykonanie zadań, zmiana statusu dokumentów i sprawy.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Centrum Obsługi Klienta Komponent składa się z następujących modułów: 1.Moduł Rejestracji Dokumentów – rejestracja kontaktów przez pracownika urzędu. 2.Moduł półautomatycznej rejestracji dokumentów (dla przychodzących dokumentów typu , faks, skan). 3.Baza Wiedzy – wykorzystywana przez pracowników COK do udzielania szybkich odpowiedzi na pytania, które są zgłoszeniem bądź nie są związane z żadną prowadzoną sprawą. Funkcjonalność komponentu: 1.Rejestracja kontaktu (przyjmowanie zgłoszeń) – powiązanie adresowe, kategoryzacja, przekazanie do właściwej komórki organizacyjnej. 2.Różne formularze dla różnych typów kontaktu (pismo, notatka, , faks). 3.Oznaczenie miejsca fizycznego przechowywania dokumentu – system śledzi obieg dokumentów papierowych. 4.Automatyczna numeracja dokumentów. 5.Numeracja dokumentów zawiera tylko cyfry (wybieranie telefoniczne). 6.Wydruk potwierdzenia przyjęcia pisma i naklejki na pismo z kodem kreskowym. 7.Integracja z serwerem , faksów i skanerem (+ OCR). 8.Bezpośredni kontakt z obywatelem – kontakt osobisty, telefon, pismo, faks itp. 9.Udzielanie szybkich odpowiedzi – jeśli możliwe. 10.System umożliwia uzupełnienie bazy danych o nowego klienta.. 11.Obsługa korespondencji wychodzącej.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Centralne Repozytorium Danych Komponent stanowi zintegrowane centralne repozytorium wszystkich dokumentów zarejestrowanych w urzędzie. Przez „dokument” należy rozumieć wprowadzony kontakt, sprawę, zadanie, korespondencję wewnętrzną urzędu, dokumenty systemu jakości (np. ISO 9000) i/lub inne tego typu informacje. Moduł CDR udostępnia zawarte w nim informacje pracownikom i klientom urzędu z wykorzystaniem modułów będących składnikami innych komponentów (IPU, COK, ODIS). CRD przechowuje także dane niezbędne do administracji systemem MunSol (lista użytkowników, lista klientów, bazy słownikowe itp.).

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Centralne Repozytorium Danych Funkcjonalność komponentu: 1.Repozytorium dokumentów – skategoryzowanych, zindeksowanych. 2.Przechowywanie dokumentów w różnych formatach: MS Office, Open Document Format, zeskanowanych, multimedialnych, plików html itp. 3.Dostęp do dokumentów w repozytorium w zależności od uprawnień. 4.Przechowywanie korespondencji (pisma, faksy, e, notatki, rozmowy tel.) a.Przychodząca; b.Wychodząca; c.Wewnętrzna (międzywydziałowa). 5.Szablony dokumentów, wersyjność, dziedziczenie treści. 6.Sprawy. 7.Zadania, projekty (zbiór zadań), alarmy. 8.Indywidualne i grupowe kalendarze. 9.Rejestry kancelaryjne, uchwały, wnioski, zarządzenia. 10.Dokumenty wewnętrzne związane z funkcjonowaniem organizacji (procedury, instrukcje, rozporządzenia, uchwały itp.). 11.Osobna klasa dokumentów dla systemu wspomagającego zarządzanie jakością (np. ISO 9000), polityka jakości, procedury, instrukcje, raporty (np. audyty, przeglądy kierownictwa), zapisy. 12.Dokumenty wewnętrzne związane z wiedzą organizacji (biblioteka dokumentów). 13.Pełna historia życia dokumentu (dekretacja, komentarze). 14.Powiązania między rodzajami dokumentów. 15.Wyszukiwanie dokumentów (w tym pełnotekstowe) przy wykorzystaniu kryteriów oraz RWA 16.System umożliwia publikowanie zawartości niektórych dokumentów w WWW – poprzez moduł BIP.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Obsługa Dokumentów i Spraw Komponent odpowiada za wszelkie czynności związane z obsługą dokumentów oraz ich analizą. Moduły komponentu Workflow to: 1.Moduł Obsługi Dokumentów i Zarządzania Sprawami. 2.Moduł Modelowania i Implementacji Procesów Workflow. 3.„Silnik” obiegu dokumentów. Dokument należy rozumieć jako rekord (rekordy) w bazie danych reprezentowany przez wypełniony formularz. Komponent zawiera zestaw standardowych elementów, z których buduje się procedury obsługi pism i spraw. Procedury (procesy) są reprezentowane jako zestaw stanów oraz czynności do wykonania w każdym ze stanów. Komponent jest wyposażony w graficzne narzędzie do budowy procedur. Użytkownikiem modułu Modelowania będzie Projektant Procesów Workflow, natomiast z efektów jego pracy będą korzystać wszyscy użytkownicy biorący udział w pracy z dokumentami. Użytkownikami modułu obsługi dokumentów będzie każdy urzędnik biorący udział w obsłudze dokumentów i spraw.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Obsługa Dokumentów i Spraw Schemat obiegu dokumentu

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Modelowanie i Implementacja Procesów Funkcjonalność komponentu: 1.Standardowa procedura Obsługi Pism – dekretacja na osobę, zawsze jedna osoba odpowiedzialna za dokument. 2.Obsługa dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 3.Rejestracja spraw zgodnie ze słownikiem RWA. 4.Zestaw widoków i raportów. 5.Możliwość komentowania dokumentów, nanoszenia adnotacji (nawet w przypadku posiadania praw czytelnika). 6.Raporty z obciążenia pracowników. 7.Opis procedur obiegu dokumentów. 8.„Ręczny” obieg. 9.Narzędzie do modelowania i implementacji procedur obiegu dokumentów. 10.Możliwość wykorzystania już zamodelowanych procedur jako podprocedur w nowych procesach. 11.Możliwość budowy procedur z mniejszych elementów (akcje, czynności itp), 12.Wsparcie dla procedur systemu zapewnienia jakości (ISO). a.Opisy i implementacja procedur zarządzania. b.Implementacja procedur utrzymania systemu zarządzania jakością (tworzenie dokumentów, audyty, przeglądy kierownictwa, itp.). 13.Procedury obsługi pism wewnętrznych urzędu (np. uchwały Zarządu, Rady Miasta).

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Modelowanie i Implementacja Procesów Schemat wstępnej dekretacji zarejestrowanego kontaktu

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Archiwum Moduł stanowi centralne repozytorium dokumentów przeniesionych do archiwum. Przeniesienie dokumentów „papierowych” do archiwum odbywa się na podstawie protokołów przekazania teczki zawierającej dokumenty archiwizowane. Sam protokół jest również dokumentem przechowywanym w bazie danych w postaci elektronicznej. Dokumenty są przechowywane w archiwum bez prawa do ich edycji z zachowaniem uprawnień czytelnika. Możliwe jest stworzenie nowego dokumentu w systemie poprzez dziedziczenie treści dokumentu archiwalnego. Zawartość archiwum jest poindeksowana z możliwością wyszukania dokumentów z wykorzystaniem wielu kryteriów. Funkcjonalność komponentu (modułu): 1.Repozytorium dokumentów archiwalnych (nieaktywnych). 2.Zawartość teczek, segregatorów, szaf itp. 3.Oznaczenie fizycznego miejsca przechowywania dokumentów. 4.Wyszukiwanie dokumentów archiwalnych. 5.Dokumenty w archiwum tylko do odczytu z zachowaniem uprawnień przeniesionych z bazy głównej.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Administrator Użytkownikiem modułu jest administrator (administratorzy) aplikacji odpowiedzialny za techniczną sprawność systemu. Administrator techniczny może i powinien być wspomagany przez administratorów merytorycznych odpowiedzialnych za aktualizację danych administracyjnych. Funkcję merytoryczne administratora systemu (lub modułu) może pełnić osoba wyznaczona przez kierownika komórki organizacyjnej. Funkcjonalność komponentu: 1.Lista użytkowników. 2.Struktura organizacyjna (hierarchiczna, zadaniowa). 3.Uprawnienia, grupy funkcyjne. 4.Baza Klientów - Hierarchia a.Osoba fizyczna; b.Firma/Organizacja; a.Oddział; i.Pracownik; b.pracownik. 5.Funkcjonalności związane z bazą klientów a.Zakładanie karty (rekordu) klienta ; b.Aktualizacja danych. 6.Utrzymanie spójności bazy i unikalności wpisów. 7.Słowniki, rejestry, szablony, schematy numeracji. 8.Funkcjonalności związane z katalogiem systemowym a.Użytkownicy (zakładanie, przypisywanie do struktury organizacyjnej); b.Macierz uprawnień; 9.Nieobecności, zastępstwa.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – Pulpit Użytkownika Komponent służy autoryzacji użytkownika i stanowi „bramę wejściową” do pozostałych komponentów systemu. Zaimplementowane mechanizmy bezpieczeństwa wykorzystują PKI z certyfikatami przechowywanymi na kartach procesorowych. Komponent odpowiada za autentykację użytkownika w trakcie pracy z systemem, począwszy od momentu logowania do podpisywania dokumentów (cyfrowo). Komponent – zbudowany w technologii portalowej – będzie stanowił „centrum informacyjne” urzędu. Ekran powitalny komponentu będzie „bramą” do wszystkich (nie tylko MunSol) systemów eksploatowanych przez użytkowników. Aplikacje (łącza do nich) mogą być różnego typu, zarówno wewnętrzne (np. dziedzinowe: FK, KP, GIS itp., typu Office: arkusz kalkulacyjny edytor tekstu, komunikator) jak i zewnętrzne (łącza do często odwiedzanych stron: NBP, serwisy samorządowe itp.). Użytkownik będzie posiadał ograniczoną możliwość modyfikacji i zarządzania zawartością pulpitu (ekranu) powitalnego.

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – podpis elektroniczny

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – eUsługi Karta miejska Podpis elektroniczny Inicjowanie spraw Zdalny dostęp Przesyłanie dokumentów Wnoszenie opłat Internetowy Portal Urzędu (IPU) Obsługa spraw i dokumentów

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – wygląd systemu Potwierdzenie przyjęcia pisma Etykieta samoprzylepna

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki MunSol – adresaci systemu Administracja centralna Ministerstwa Agencje rządowe Urzędy centralne Administracja lokalna Gminy Powiaty Województwa Administracja specjalna Inspekcje państwowe Urzędu skarbowe Prokuratura Służby mundurowe Policja Wojsko Straż miejska Inne organy administracji

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki Referencje MunSol 59 jednostek samorządu terytorialnego, w tym: 1 województwo 2 miasta wojewódzkie 7 powiatów 25 miast 24 gminy

Strona © Siemens Sp. z o.o SIS / AM PUBRafal M. Geslicki Zapraszam do pytań i dyskusji Rafał M. Gęślicki  Siemens sp. z o.o. Siemens IT Solution and Services Warszawa ul. Żupnicza 11  telefon: mobile: