rachunkowość Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń i kosztów podróży służbowej Robert Dyczkowski

Rozrachunki z pracownikami Ściśle określone strony Wartość akceptowana przez obie strony Ściśle określony termin wymagalności Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Inne rozrachunki z pracownikami (głównie delegacje) Sposób inwentaryzacji – weryfikacja ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Wynagrodzenie brutto (zasadnicze, premie, dodatki funkcyjne, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za urlop, wynagrodzenie za czas choroby, świadczenie urlopowe) Potrącenia z tytułu: składek pracownika do ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne; zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych; Inne (dobrowolne składki na ubezpieczenie na życie, pożyczki mieszkaniowe, potrącenia komornicze, alimenty, nie rozliczone zaliczki, szkody wyrządzone przez pracownika) Różnica stanowi wynagrodzenie netto, które z kolei może zostać powiekszone o zasiłek rodzinny, wychowawczy, pielęgnacyjny, itp. To co zostaje na końcu to kwota do wypłaty pracownikowi

Rodzaje umów z pracownikami Umowa o pracę Kodeks pracy – bardzo zawiłe przepisy Szkolenia BHP, badania lekarskie Dokumentacja: listy obecności, ewidencja czasu pracy, kartoteki (akta) pracownicze, listy płac Wynagrodzenie chorobowe Dni wolne od pracy Umowy cywilno-prawne Samozatrudnienie …

Wynagrodzenie chorobowe Ustalane na podstawie średniego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy Co do zasady stanowi 80% ww. kwoty (w niektórych przypadkach 100%) Przysługuje za każdy dzień zwolnienia lekarskiego (nie tylko roboczy) Do 33 dnia zwolnienia koszty pokrywa pracodawca Od 34 dnia płatnikiem zasiłku chorobowego staje się ZUS

Rozrachunki z ZUS Pracownicy podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu przez pracodawcę w ZUS Składki pracodawcy: Ubezpieczenie emerytalne (~9.76%) Ubezpieczenie rentowe (~4.50%) Ubezpieczenie wypadkowe (~1.67% - może być inne) Składki pracownika na ZUS: Ubezpieczenie rentowe (~1.50%) Ubezpieczenie chorobowe (~2.45%) Ubezpieczenie zdrowotne – 9%, przy czym 7.75% podlega potrąceniu z zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, natomiast 1.25% jest potrącana z wynagrodzenia netto pracownika Fundusz pracy (2.45% na zasiłki dla bezrobotnych, szkolenia, itd.) Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0.1% w razie gdy jakiś pracodawca nie będzie mógł wywiązać się ze swoich zobowiązań wobec pracowników)

Regulowanie rozrachunków z ZUS Terminy płatności: do 5 / 10 / 15 dnia następnego miesiąca (w zależności od płatnika) Trzy niezależne konta bankowe do regulowania poszczególnych składek: Ubezpieczenia społecznego („na rachunek 51”) obejmuje składki pracodawcy na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz składki pracownika na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe Ubezpieczenia zdrowotnego („na rachunek 52”) Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych („na rachunek 53”)

Umowy cywilno-prawne Uregulowane w Kodeksie Cywilnym Umowa zlecenie (określone czynności, nie efekt) Umowa o dzieło (rozliczenie w oparciu o efekt) Koszty uzyskania przychodu 20% lub 50% w przypadku przekazania autorskich praw majątkowych W przypadku umowy zlecenie składki ZUS w zasadzie pokrywają się ze składkami z tytułu umowy o pracę Uczniowie i studenci do lat 26 Często stosowane jako dodatkowa umowa, z uwagi na możliwość optymalizacji składek ZUS (z wyłączeniem zdrowotnego) W przypadku umowy o dzieło z założenia brak rozliczeń z ZUS W przeciwieństwie do umowy o pracę urlopy, dni wolne od pracy itd. to kwestia raczej dogadania się Przykład…

Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych Skala podatkowa 18% i 32% 32% od 85.528 PLN (w 2011 r.) Kwota wolna od podatku: 3.091 PLN Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy – zależą od miejsca pracy i liczby pracodawców ~ 1300 – 2500 PLN rocznie Rozliczenie do 20 dnia następnego miesiąca

Sporządzanie listy płac Przykład…

Ewidencja Konto „230” Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Ścisła ewidencja analityczna (oddzielna dla każdego pracownika) MA: Wynagrodzenie w pełnej wysokości (brutto) Zasiłki rodzinne, wychowawcze, opiekuńcze, pielęgnacyjne Wartość otrzymanych bonów / talonów Ryczałty za używanie własnych pojazdów / ekwiwalenty za zużycie własnych materiałów czy sprzętów … WN: Składki ZUS (pracownicze) Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych Wypłaty pieniężne wynagrodzeń (netto + …) Potrącenia na rzecz przedsiębiorstwa za niedobory i szkody Przykład …

Inne rozrachunki z pracownikami Wypłacone zaliczki do rozliczenia Rozliczenie krajowych i zagranicznych podróży służbowych oraz zwrotu kosztów używania własnych pojazdów do celów służbowych (chodzi o jazdy zamiejscowe, zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu) Dokonane przez pracowników wydatki Udzielone pożyczki (np. mieszkaniowe) …

Rozliczenia delegacji i pobranych zaliczek Polecenie wyjazdu służbowego Rozliczenie delegacji Diety Zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy środkami komunikacji miejskiej Inne udokumentowane wydatki (faktury, rachunki) Ustawowe stawki: Dieta (za dobę) – 23 pln Ryczałt za nocleg – 34.50 pln (150% diety) Ryczałt za dojazdy – 4.60 pln (20% diety) Szczegółowe uregulowania dotyczące wyliczenia liczby dni delegacji Wyjątki – np. jeżeli pracownik jest delegowany do miejscowości w której zamieszkuje to dieta nie przysługuje

Ryczałt samochodowy Wynika z użytkowania samochodu prywatnego dla celów służbowych Kwota zryczałtowana lub faktyczny przebieg (w przypadku jazd lokalnych tylko kwota zryczałtowana) Limit kilometrowy zależy od wielkości miejscowości (w Warszawie 700 km/msc) Podatek dochodowy od osób fizycznych Przykładowe kwoty ryczałtu (dla max kilometrów): W miejscowości ponad 500 tys. Mieszkańców (limit 700 km) Do poj. 900 cm3 – 364.98 pln Pow. poj. 900cm3 – 585.06 pln Motocykl – 151.27 pln W służbie leśnej (limit 1500 km) Do poj. 900 cm3 – 782.10 pln Pow. poj. 900cm3 – 1253.70 pln Motocykl – 324.15 pln W przypadku jeżeli koszty zwraca się na podstawie faktycznego przebiegu (tu dochodzą również delegacje), to przejazdy muszą być udokumentowane w książce przebiegu pojazdu. Stawki: Do poj. 900 cm3 – 0.5214 pln / km Pow. poj. 900cm3 – 0.8358 pln/km

Ewidencja Konto „231” Inne rozrachunki z pracownikami Ścisła ewidencja analityczna (oddzielna dla każdego pracownika) WN: Zobowiązania pracownika Należności pracodawcy / jednostki MA: Należności pracownika Zobowiązania pracodawcy / jednostki