Automatyzacja formatowania dokumentów w aplikacji Microsoft Word przy użyciu stylów i szablonów

Formatowanie dokumentów

Formatowanie akapitów Formatowanie tabulatorów Dokument można formatować wybierając odpowiednie polecenia menu Format lub za pomocą przycisków paska narzędzi formatowania. Przyciski paska narzędzi formatowania umożliwiają szybkie zastosowanie najczęściej używanych opcji formatowania. Style łączą wszystkie elementy formatowania: Formatowanie znaków Formatowanie akapitów Formatowanie tabulatorów Formatowanie obramowania Formatowanie cieniowania

Pojęcie stylu Styl jest ciągiem znaków formatujących tekst jak – typ i rozmiar czcionki, wcięcia akapitów, odległości pomiędzy liniami itd., które mogą być stosowane do tekstu w dokumencie w celu szybkiej zmiany jego wyglądu. Stosując styl jednym prostym posunięciem możemy zastosować całą grupę znaków formatujących.

Formatowanie z użyciem stylów Często zdarza się, że użytkownik edytora nadał specyficzny format niektórym akapitom i chce, aby inne akapity w jego dokumencie wyglądały identycznie. Możliwe jest oczywiście ręczne formatowanie w jednakowy sposób wybranych akapitów. Word wyposażony jest w mechanizm stylów, który może być dużo bardziej użyteczny. Określony w ten sposób styl może także zawierać informacje o zastosowaniu w stosunku do akapitu takich elementów jak: obramowanie, cieniowanie oraz ramka. Bardzo ważną cechą stylów jest to, że zmiana definicji stylu powoduje zmianę wyglądu wszystkich akapitów danego dokumentu. Operacje na stylach mogą być wykonywane z wykorzystaniem: - taśmy (najprostsza metoda), - funkcji Styl… z menu Format, - kombinacji klawiszy zdefiniowanych przez użytkownika.

Podstawowe operacje z użyciem stylów Tworzenie nowego stylu… Tworzenie nowego stylu możemy dokonać na dwa sposoby. Pierwszy to stworzenie stylu w oparciu o ustawienia, które zrobiliśmy w tekście. …w oparciu o istniejący akapit … z menu Format

Zmiana definicji stylu Zmiana definicji stylu w oparciu o istniejący akapit Zmiana definicji stylu przy użyciu funkcji Styl

Używanie stylów standardowych Word dla Windows ma możliwość wykorzystywania wielu stylów. Są to style podstawowe. Umożliwiają one formatowanie elementów dokumentu takich jak: główny tekst, tytuły rozdziałów i podrozdziałów, nagłówki, stopki i inne. Podczas zwykłej pracy najczęściej wykorzystywany jest styl „Standardowy”, który jest też stylem domyślnym podczas rozpoczynania pracy nad nowym dokumentem. Możliwa jest oczywiście zmiana definicji innych podstawowych stylów. Należy pamiętać, że formaty wszystkich stylów podstawowych opierają się na definicji stylu standardowego. Oznacza to, że każdy styl podstawowy zawiera wszystkie informacje formatujące zawarte w stylu „Standardowy” plus pewne dodatkowe atrybuty. Dzięki temu redefinicja stylu „Standardowy” spowoduje to, że wprowadzone zmiany przeniosą się na pozostałe style podstawowe. Możliwe jest zdefiniowanie różnych stylów podstawowych dla różnych szablonów. Używanie stylów podstawowych przynosi duże korzyści w przypadku tworzenia spisów treści. Word ma możliwość wyświetlania po lewej stronie tekstu nazw stylów zastosowanych do poszczególnych akapitów. Opcja ta jest dostępna przez wybranie z menu Narzędzia funkcji Opcje…, a następnie kategorii Widok i ustalenie parametru Szerokość obszaru nazwy stylu. Gdy szerokość tego obszaru ustawiona jest na 0, to nie pojawia się ona na ekranie.

Zmiana czcionki i jej rozmiaru w stylu standardowym Z menu Format wybierz funkcję Znak… [ALT+F] [Z]. W okienku dialogowym podaj parametry formatu. Kliknij przycisk Użyj jako domyślny…. Potwierdź wykonanie operacji zmiany definicji stylu standardowego przez kliknięcie przycisku OK w okienku dialogowym komunikatu.

Wybranie stylu standardowego przy użyciu funkcji Styl Wybranie funkcji Styl…z menu Format powoduje wyświetlenie okienka dialogowego. Wykorzystując własności tego okienka można wybierać style dla zaznaczonych fragmentów dokumentu. Procedura postępowania ma następującą postać: * Zaznacz akapit lub grupę akapitów, do którego chcesz zastosować wybrany styl. * Z menu Format wybierz funkcję Styl… [ALT+F] [S]. * Z listy wybierz żądany styl. * Kliknij przycisk Użyj lub wciśnij [ENTER].

Pojęcie szablonu Często w praktyce występuje sytuacja, gdy kilka dokumentów tworzonych bądź równocześnie, bądź w odstępach czasu ma mieć bardzo zbliżony wygląd. Najprostszą drogą do realizacji takiego zadania jest zastosowanie do każdego z takich dokumentów tego samego szablonu. Szablon jest specjalnym rodzajem dokumentu, w którym znajduje się cała informacja formatująca, która ma być zastosowana przy tworzeniu dokumentu (może także znajdować się w nim tekst i grafika).

Style a szablon dokumentu Z szablonem dokumentu skojarzone są style, które będą dostępne podczas tworzenia dokumentu opartego na danym szablonie. Szablony pełnią więc w stosunku do dokumentu podobną rolę, jak style w stosunku do akapitów. Word posiada zestaw przygotowanych wcześniej stylów, które są bezpośrednio dostępne dla użytkownika. Może on oczywiście zmieniać ich definicje, a także definiować przy ich wykorzystaniu swoje szablony. Dostępnych jest także kilka gotowych szablonów.

Dołączanie stylów do dokumentów i szablonów Edytor Word ma możliwość kopiowania stylów zawartych w definicji pewnego szablonu do opracowywanego aktualnie dokumentu, a także dokonywania operacji odwrotnej. Dołączenie stylów z szablonu lub dokumentu * Otwórz dokument, którego lista dostępnych stylów ma zostać rozszerzona. * Z menu Format wybierz funkcję Styl… [ALT+F] [S]. * Kliknij przycisk Zdefiniuj>. * Kliknij przycisk Dołącz…. * W przypadku konieczności zmień katalog na taki, w którym znajdują się pliki dokumentów i szablonów. * Wybierz rodzaj pliku z listy: Word – dokument (*.doc) lub Word – szablon dokumentu (*dot), z którego mają być pobierane definicje dołączanych stylów. * Wybierz odpowiednią nazwę pliku. * Kliknij przycisk Z szablonu. * Kliknij przycisk OK.

Uwaga: Z kopiowaniem stylów wiąże się ściśle problem kopiowania fragmentów tekstu pomiędzy dokumentami. Gdy dokonywana jest operacja kopiowania akapitu (z uwzględnieniem znacznika końca akapitu), to może zdarzyć się sytuacja, że skopiowany akapit będzie posiadał inny format w dokumencie docelowym niż miał w dokumencie źródłowym. Taka sytuacja ma miejsce, gdy definicje stylów posiadających te same nazwy są w obydwu dokumentach różne. Jeśli kopiowany jest akapit, którego styl posiada nazwę niezdefiniowaną w dokumencie docelowym, to dołączana jest do docelowego dokumentu także definicja tego stylu. Tą metodą można więc kopiować także definicje stylów. W celu skopiowania kilku stylów należy przenieść kilka wykorzystujących je akapitów. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji jednorazowego kopiowania więcej niż 50 akapitów WSZYSTKIE zdefiniowane w dokumencie źródłowym style zostaną skopiowane do dokumentu docelowego (UWAGA NA REDEFINICJĘ ISTNIEJĄCYCH STYLÓW!). Także inne operacje powodujące umieszczenie w dokumencie fragmentu innego dokumentu takie, jak: Wklej wybiórczo…i Słownik…z menu Edycja, mogą powodować kopiowanie stylów.