Plan wdrażania systemu e-Obiegu MunSol dla Urzędu Miejskiego w Gogolinie (pilotaż) Projekt „eUrząd dla mieszkańca Opolszczyzny”

Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol Tydzień 06 - 09 luty 2007 spotkanie pilotażowych JST w Urzędzie Miejskim w Gogolinie w dniu 09.02.2007 Tydzień 12 - 16 luty 2007 zapoznanie się z aplikacją MunSol poprzez testy na kursach e-learningowych http://siemens.data.tc.pl analiza podziału obowiązków przy wdrożeniu MunSol dla Wojciecha Olendra oraz Damiana Ościsławskiego Tydzień 19 - 23 luty 2007 zarejestrowanie pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie do platformy e-learningowej przekazanie loginów i haseł pracownikom Urzędu Miejskiego w Gogolinie przekazanie dostarczonych informacji od Siemens dla pracowników Urzędu Miejskiego w Gogolinie 22-23 luty szkolenie 45 min. w małych grupach wprowadzenie struktury organizacyjnej do programu MunSol Tydzień 26 luty – 15 marzec 2007 Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: kierownictwa urzędu naczelników punktów podawczych pracowników urzędów kierowników i dyrektorów jednostek podległych Biura Rady Miejskiej w Gogolinie - wprowadzania danych do systemu MunSol - dekretacja zarejestrowanych danych (pomiędzy pracownikami)

Plan wdrożenia platformy e-Obiegu dokumentów - MunSol I Etap Zainstalowanie aplikacji na serwerze Zainstalowanie aplikacji na wybranych komputerach urzędu II Etap Powołanie zespołu wdrożeniowego platformy MunSol Wprowadzenie listy użytkowników do platformy e-learningowej Wprowadzenie listy użytkowników MunSol Wprowadzenie struktury organizacyjnej urzędu z uwzględnieniem jednostek podległych oraz tzw. Biura podawczego Przypisanie ról do profili w systenie Przypisanie pracowników do struktury organizacyjnej oraz nadanie mu odpowiedniego profilu Zdefiniowanie słowników występujących w urzędzie Źródło: Zarządzenie UMiG Krapkowice

Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami pracowników III Etap Testowanie programu MunSol z wybranymi grupami pracowników Szkolenia dla poszczególnych grup pracowników Szkolenia dla pracowników Biur podawczych Testowanie aplikacji w poszczególnych wydziałach IV Etap Weryfikacja poprawności obsługi aplikacji Ostateczny odbiór i zakończenie wdrożenia w urzędzie Wyczyszczenie wybranej części bazy testowej Weryfikacja wprowadzonej struktury organizacyjnej Weryfikacja wprowadzonych pracowników oraz nadanych im uprawnień Archiwizacja dzienników pism, spraw i kontaktów Wydanie zarządzenia burmistrza o wprowadzeniu zmian w regulaminie organizacyjnym urzędu V Etap Rozpoczęcie prac na aplikacji MunSol Źródło: Zarządzenie UMiG Krapkowice

Szkolenie pracowników dla poszczególnych grup: Kierownictwa urzędu, Naczelników, Kierowników i dyrektorów jednostek podległych, Punktów (biur) podawczych, Pracowników urzędów, Biura Rady Miejskiej w Gogolinie.

Urząd zwykle nie posiada tzw. BIURA PODAWCZEGO Teoria a praktyka? Urząd zwykle nie posiada tzw. BIURA PODAWCZEGO Rozwiązanie ? REORGANIZACJA PRACY Założenia: jedno Biuro podawcze Praktyka: 5 biur podawczych

Kodeks postępowania administracyjnego Art.35. § 1.Organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki. Biuro podawcze wstępnie wprowadza sprawę i przekazuje ją do dekretacji. w sytuacji kiedy dokument jest wielo stronnicowy każde z pozostałych biur podawczych ma możliwość uzupełnienia dokumentacji elektronicznej. pracownik Biura podawczego nie może wprowadzać wszystkich danych (czas) dokumenty uzupełniające sprawę nie mogą być za każdym razem wskanowywane w Biurze podawczym

Obecne zarządzenia w urzędach nie przewidują w strukturze organizacyjnej Biura podawczego lub wielu Biur podawczych. Każdy urząd powinien dokonać zmian w Regulaminie organizacyjnym w celu wyszczególnienia stanowisk, które będą miały za zadanie wprowadzanie spraw przetworzonych z wersji papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów).

Uwagi: W związku z wprowadzeniem e-Obiegu proponujemy udostępnienie jednego stanowiska komputerowego dla kierowników jednostek podległych w Biurze podawczym. Takie zastosowanie pozwoli na osobną ewidencję przekazywanych spraw dla jednostek podległych oraz weryfikacji: ilości spraw, osoby odbierającej oraz stanu i terminu zakończenia sprawy. Wskazujemy potrzebę prawnego uregulowania w JST używania e-Obiegu oraz przygotowanie dla JST zarządzeń W/B/P. Dla sprawnego przekazywania informacji „o nowej sprawie” w systemie MunSol - utworzenie dla wszystkich pracowników JST kont e-mail (poczta wewnętrzna).

eObieg dokumentów: Łatwy do wdrożenia, 80 % spraw można wprowadzać do systemu praktycznie natychmiast, Docelowo 100 % spraw będziemy załatwiać poprze używanie eObiegu, Urząd Miejski w Częstochowie wydał zarządzenie uniemożliwiające przekazywanie informacji prezydentowi w wersji papierowej, W łatwy sposób możemy czuwać nad ilością, szybkością i jakością załatwianych spraw, Dopilnowanie terminów załatwiania spraw.

Urząd Miejski w Gogolinie Życzę POWODZENIA ;) Wojciech Olender Urząd Miejski w Gogolinie Tel. 077 40 76 808 wojtek@gogolin.pl