SYSTEMY KANCELARYJNE

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących: zasady obiegu pism; czynności sekretariatów w zakresie przyjmowania i wysyłania pism; tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia; tryb rejestracji pism i ich znakowania; formy załatwiania spraw; uprawnienia do podpisu; zasady kontroli załatwionych spraw; zasady przechowywania akt spraw bieżących i zała-twionych.

RODZAJE SYSTEMÓW KANELARYJNYCH a) system dziennikowy b) system bezdziennikowy c) system mieszany

SYSTEM DZIENNIKOWY System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: 1. system dwudziennikowy 2. system jednodziennikowy

SYSTEM DWUDZIENNIKOWY A JEDNODZIENNIKOWY W systemie dwudziennikowym do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze (kancelaryjne), przy czym jeden dziennik przeznaczony jest do rejestracji pism wpływających, drugi do rejestracji pism wysyłanych. System jednodziennikowy ogranicza się do jednego dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się w tym dzienniku z lewej strony, natomiast pisma wysyłane z prawej.

SYSTEM JEDNODZIENNIKOWY Rejestrując pisma w systemie jedno-dziennikowym należy kierować się zasadą, aby po zarejestrowaniu po lewej stronie pisma przychodzącego, po prawej stronie na tej samej wysokości zarejestrować jedynie pismo wychodzące, które jest odpowiedzią w tej samej sprawie. W ten sposób z dziennika podawczego łatwo wywnioskować, czy dana sprawa jest już załatwiona, czy też nie.

DZIENNIK PODAWCZY W SYSTEMIE JEDNODZIENNIKOWYM

ZNAK PISMA W SYSTEMIE KANCELARYJNYM DZIENNIKOWYM W systemie kancelaryjnym dziennikowym podstawową rolę odgrywa numer kolejny pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).

WADY I ZALETY SYSTEMU DZIENNIKOWEGO 1. System bardzo pracochłonny i czasochłonny. 2. Hamuje szybki i sprawny obieg dokumentów w biurze. 3. Brak jasnego i spójnego kodu przechowywania dokumentów utrudniającego znalezienie dokumentów. 4. Przekazywanie korespondencji wymaga pokwitowania. ZALETY: 1. System prosty w obsłudze. 2. Umożliwia kontrolę pisma w każdej fazie załatwienia sprawy.