Dokument elektroniczny – moc dowodowa Przygotował dr Dariusz Szostek

Definicja Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 64, poz. 565 ze zm.) Zakres przedmiotowy ustawy, a tym samym definicji obejmuje wyłącznie obrót pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne (A2A) oraz petentami.

Definicja Brak stosownej definicji dokumentu elektronicznego na gruncie Prawa cywilnego materialnego procesowego

Dokument elektroniczny Przepisy prawa nie określają jakiego nośnika należy użyć dla jego sporządzenia. Nie ulega jednak wątpliwości, że musi istnieć możliwość utrwalania na tym materiale treści oświadczenia woli lub wiedzy, tak aby mogła zostać spełniona funkcja dowodowa jaka jest związana z dokumentem

Dokument elektroniczny Dokument może zostać sporządzony na jakimkolwiek trwałym materiale. Dowolna jest także technika sporządzenia dokumentu. Ustawa nie wymaga przy tym osobistego sporządzenia dokumentu przez strony, może go więc sporządzić ktokolwiek. W doktrynie toczy się ponadto spór co do podpisu jako koniecznego elementu dokumentu

Dokument elektroniczny Materiałem, na którym może zostać zapisany dokument elektroniczny może być dyskietka, płyta CD, twardy dysk, pamięć flash.

Dokument elektroniczny Podobnie reguluje tą kwestię ustawy o informatyzacji administracji Według art. 3 ust. 2 dokumentem elektronicznym jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Dokument elektroniczny Definicja ta jednak wywołuje wątpliwości w zakresie wymogu posiadania określonej struktury wewnętrznej dokumentu elektronicznego. Przecież dane muszą mieć uporządkowaną strukturę wewnętrzną aby stanowić odrębną całość znaczeniową. Przyjmując taką interpretację dokumentem w znaczeniu ustawy mogłyby być wyłącznie znormalizowane formularze elektroniczne.

Dokument elektroniczny Problem podpisu Brak podpisu na dokumencie elektronicznym powoduje że, może on być powielany wielokrotnie, a jego treść może być swobodnie modyfikowana i przesyłana na dowolne odległości nieoznaczonej liczbie adresatów

Dokument elektroniczny Problem określenia co jest dokumentem elektronicznym: czy prezentacja na monitorze komputera? wydruk? zapis na elektronicznym nośniku?

Dokument elektroniczny Wydruki i prezentacje są, co najwyżej, zaczątkiem dowodu lub innym środkiem dowodowym.

Dokument elektroniczny Jest to związane z możliwością przeprowadzenia odpowiedniego badania na prawdziwość dokumentu elektronicznego, że nie został podrobiony lub przerobiony, nie zmieniono jego struktury itp. Badanie w tym zakresie, w związku z prawdopodobnie niewystarczającą wiedzą sędziego, powinno być dokonywane przez zewnętrznego biegłego informatyka

Dokument elektroniczny Błędem jest łączenie pojęcia dokumentu z oświadczeniem woli, czy też formą pisemną a także elektroniczną dokument może obejmować zarówno oświadczenia woli jak i oświadczenia wiedzy

Dokument elektroniczny Również zagadnienie dokumentu i formy czynności prawnych to dwie różne kwestie prawne Pojęcia dokumentu nie można przenosić z prawa cywilnego materialnego do procesowego i odwrotnie. Nie są to pojęcia tożsame. Tym bardziej za odrębne należy uznać formę oświadczenia woli i dokument, w którym to oświadczenie woli zostało utrwalone. Dokumentem są także mapy, wyrysy, poświadczenia, potwierdzenia, odpisy, księgi rachunkowe, osnowy geodezyjne operaty itp.

Dokument elektroniczny Współczesny dokument nie musi odzwierciedlać, czy też swoją wizualizacją przypominać tradycyjnego dokumentu pisemnego. W zabezpieczeniu takiego dokumentu, jako środka dowodowego, istotna jest jego treść oraz zapewnienie integralności oraz prawdziwości.

Dokument elektroniczny Za dokument elektroniczny należy także uważać nagrania multimedialne, zawierające także obrazy, czy też dźwięk, byleby spełniały funkcję dokumentu tradycyjnego

Dokument elektroniczny Takie dokumenty, dla zagwarantowania prawdziwości i integralności, oraz dla umożliwienia identyfikacji składającego dokument mogą być podpisywane podpisem elektronicznym, w szczególności bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

Dokument elektroniczny Zarówno w przypadku wizualizacji zbliżonej do dokumentu pisemnego jak i obrazu multimedialnego (zawierającego np. obraz i dźwięk) sąd powinien taki dokument uznać za dowód.

Dokument elektroniczny Zgodnie z art. 3 ustawy o podpisie elektronicznym podpisem elektronicznym są dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Ustawa nie przesądza jakie dane mogą być podpisane, w jakiej postaci, czy też strukturze. Podpisem elektronicznym a także bezpiecznym podpisem elektronicznym mogą być podpisane każde dane, do których można go dołączyć.

Dokument elektroniczny Na gruncie polskiego prawa opatrując dane utrwalające oświadczenie woli bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem zostaje wypełniona przesłanka zachowania formy elektronicznej wynikającej z art. 78§2 k.c. zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej.

Dokument elektroniczny Brak stosownej regulacji w k.p.a Nie zmieniono przepisów określających elementy decyzji czy też postanowienia

Dokument elektroniczny Dokumentem elektronicznym stanowiącym dowód w postępowaniu sądowym może być zarówno elektroniczny dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym, w tym także weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem, podpisany „zwykłym” podpisem elektronicznym (umożliwiającym identyfikację podmiotu), jak również w ogóle nie zawierający podpisu elektronicznego

Dokument elektroniczny Różne jednakże będą domniemania prawne dotyczące prawdziwości dokumentu i moc dowodowa takiego dokumentu. Różny też będzie tryb postępowania dowodowego.

Dokument urzędowy Dotychczas dokumenty urzędowe, sporządzane na podstawie odpowiednich przepisów, były opatrywane własnoręcznym podpisem uprawnionego podmiotu, który gwarantował ich prawdziwość

Dokument urzędowy Przy sporządzaniu elektronicznych dokumentów urzędowych wydaje się konieczne użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym kwalifikowanym certyfikatem tego urzędnika (czego nie przesądza ustawodawstwo ani doktryna).

Dokument urzędowy Problem w braku odpowiedniej w tym zakresie regulacji prawnej. Nie wydaje się wystarczający art. 5.ust 2 ustawy o podpisie elektronicznym (którego wykładnia nasuwa zresztą liczne wątpliwości. Także przepisy szczególne nie podejmują tego zagadnienia.

Dokument urzędowy Przy tworzeniu takiego dokumentu udział bierze podmiot prywatny – kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne poprzez gwarantowanie prawdziwości bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Dokument urzędowy Z uchwaleniem polskiej ustawy o podpisie elektronicznym, powinna bowiem była nastąpić zmiana przepisów kodeksu postępowania cywilnego, dotyczących dokumentów (art. 244-257), oraz odpowiednia zmiana kodeksu postępowania administracyjnego

Dokument urzędowy Warto wykorzystać w tym zakresie ustawodawstwo hiszpańskie, zgodnie z którym za „dokument elektroniczny uważa się dokument sporządzony na nośniku elektronicznym, który zawiera dane opatrzone podpisem elektronicznym”.

Dokument urzędowy Za dokumenty publiczne uznane być mogą te, które zostały podpisane elektronicznie przez urzędników uprawnionych do poświadczania dokumentów publicznych, sądowych, notarialnych lub administracyjnych, pod warunkiem że działają oni w ramach swoich kompetencji zgodnie z wymogami przewidzianymi każdorazowo przez ustawę, a także dokumentów wydawanych oraz podpisywanych elektronicznie przez urzędników lub pracowników państwowych pełniących funkcje publiczne, zgodnie z odpowiednim ustawodawstwem.

Dokument urzędowy Zgodnie z art. 3 ust. 8 nośnik, na którym znajdują się dane podpisane elektronicznie może być uznany za dowód z dokumentu w postępowaniu sądowym. Jeżeli podważona zostanie autentyczność kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym zostały opatrzone dane zawarte w dokumencie elektronicznym, możliwe staje się przeprowadzenie dowodu na okoliczność spełniania przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wydający certyfikaty elektroniczne wszystkich wymagań określonych ustawą, gdy chodzi o zapewnienie dostępności usług polegających na potwierdzaniu skutków prawnych podpisu elektronicznego, istnienia zobowiązań zagwarantowania poufności procesu, jak również autentyczności, przechowywania i integralności generowanej informacji oraz tożsamości osób składających podpis elektroniczny.

Dokument urzędowy Jeżeli podważona zostanie autentyczność kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym zostały opatrzone dane zawarte w dokumencie elektronicznym, możliwe staje się przeprowadzenie dowodu na okoliczność spełniania przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wydający certyfikaty elektroniczne wszystkich wymagań określonych ustawą, gdy chodzi o zapewnienie dostępności usług polegających na potwierdzaniu skutków prawnych podpisu elektronicznego, istnienia zobowiązań zagwarantowania poufności procesu, jak również autentyczności, przechowywania i integralności generowanej informacji oraz tożsamości osób składających podpis elektroniczny.

Moc dowodowa Tylko dokument opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem spełnia wymogi formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej, co ma olbrzymie znaczenie dla sposobu przeprowadzenia dowodu. Gdy dla czynności prawnej wymagana jest forma pisemna lub elektroniczna tylko ten sposób zapewni odpowiedni dowód jej dokonania.

Moc dowodowa Tam jednakże, gdzie forma pisemna lub elektroniczna, czy to zastrzeżona pod rygorem nieważności, czy też dla celów dowodowych, nie jest wymagana, wystarczającym dowodem może być „słabszy” dokument elektroniczny.

Moc dowodowa Tylko podpisując dokument elektroniczny bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem można stosować domniemania (wzruszalne ustawy o podpisie elektronicznym (w szczególności art. 6).

Moc dowodowa Natomiast w pozostałych przypadkach dokument elektroniczny jako dowód rzeczowy będzie podlegał odpowiedniej procedurze dowodowej.

Moc dowodowa strona może podnosić: że zapis (dokument elektroniczny) był zmieniany, poddawany manipulacjom lub został uszkodzony po utworzeniu; system który wygenerował lub przechowywał dokument elektroniczny jest niewiarygodny, tożsamość autora. Dla oceny wiarygodności danych duże znaczenie ma rodzaj nośnika użytego do rejestracji

Moc dowodowa Warto stosować takie, które uniemożliwiają modyfikację raz dokonanego zapisu. Należy także brać pod uwagę możliwość powołania przez sąd niezależnego biegłego, który określi prawdziwość zapisu. Wiarygodność systemu może zostać podważona poprzez stwierdzenie w nim obecności programów umożliwiających osobom trzecim zdalne przejęcie kontroli i wykonanie czynności niewidocznych dla autoryzowanego użytkownika operacji.

Moc dowodowa Na dopuszczalność korzystania jako dowodów z dokumentów elektronicznych nie opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym wskazuje art. 8 ustawy o podpisie elektronicznym, zgodnie z którym nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi elektronicznemu tylko na tej podstawie, iż istnieje w postaci elektronicznej lub dane służące do weryfikacji podpisu nie mają kwalifikowanego certyfikatu, lub nie został złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisu elektronicznego.

Utrzymanie mocy dowodowej Regulacje ustawy o podpisie elektronicznym (art. 5 oraz 6) dotyczą tylko dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem Brak regulacji w zakresie pozostałych dokumentów elektronicznych

Utrzymanie mocy dowodowej Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia

Utrzymanie mocy dowodowej zgodnie z art. 6 ustawy bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Przepis ten nie odnosi się do certyfikatu po upływie terminu jego ważności lub od dnia jego unieważnienia oraz w okresie jego zwieszenia, chyba że zostanie udowodnione, że podpis został złożony przed upływem terminu ważności certyfikatu lub przed jego unieważnieniem albo zawieszeniem.

Utrzymanie mocy dowodowej koncepcja „czasowości” mocy dowodowej dokumentu elektronicznego

Utrzymanie mocy dowodowej Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Dla wywołania skutków prawnych nie ma znaczenia ważność kwalifikowanego certyfikatu przez cały czas przechowywania dokumentu elektronicznego (co w związku z maksymalnie dwu letnim okresem ważności certyfikatu, powodowałoby całkowitą nieprzydatność takiego elektronicznego dokumentu), ani też jego ważność w chwili doręczenia dokumentu drugiej stronie, czy też innemu podmiotowi, ani w chwili weryfikacji dokumentu.

Utrzymanie mocy dowodowej Adresat nie ma obowiązku weryfikowania takiego dokumentu i może go zachować oraz zapisać na nośniku bez uprzedniej, czy też w ogóle bez weryfikacji. Nadawca nie może „zmusić” odbiorcy do odpowiedniej weryfikacji i nie powinien z tego tytułu ponosić jakichkolwiek konsekwencji

Utrzymanie mocy dowodowej Dla wywołania skutków prawnych, przez bezpieczny podpis elektroniczny (w sferze powstania dokumentu elektronicznego) konieczne jest jego złożenie na dokumencie elektronicznym (a nie jego doręczenie, czy też weryfikacja) w chwili ważności kwalifikowanego certyfikatu (problematyka skutecznego doręczenia odnosi się do ważności i złożenia oświadczenia woli, nie ma natomiast znaczenia dla mocy dowodowej dokumentu elektronicznego podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym).

Utrzymanie mocy dowodowej Problemy z ustaleniem terminu złożenia na dokumencie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Problem nie powstaje, gdy zarówno weryfikacja bezpiecznego podpisu elektronicznego jak i jego ewentualna prezentacja przed sądem (wraz z weryfikacją podpisu) następuje w okresie ważności kwalifikowanego certyfikatu.

Utrzymanie mocy dowodowej Pewne trudności dowodowe mogą się pojawić, gdy adresat dokumentu elektronicznego zweryfikuje bezpieczny podpis elektroniczny ważnym kwalifikowanym certyfikatem jednakże weryfikacja tegoż dokumentu nastąpi przed sądem po unieważnieniu, lub terminie ważności certyfikatu.

Utrzymanie mocy dowodowej Bezpieczny podpis wywoła skutki prawne. Sąd jednakże, nie mając wiedzy co do terminu złożenia na dokumencie podpisu elektronicznego lub jego weryfikacji będzie musiał polegać albo na świadkach, albo na innych dowodach pośrednich (np. danych dotyczących zapisania dokumentu w systemie odbiorcy, terminie realizacji umowy ucieleśnionej w dokumencie elektronicznym.

Utrzymanie mocy dowodowej Jeszcze poważniejsze problemy dowodowe pojawiają się, gdy bezpieczny podpis elektroniczny zostaje złożony w chwili ważności kwalifikowanego certyfikatu, wywołując tym samym skutki prawne określone w ustawie, jednakże jego doręczenie lub weryfikacja bezpiecznego podpisu elektronicznego przez stronę, a także przez Sąd, następuje po unieważnieniu lub po upływie terminu ważności certyfikatu

Utrzymanie mocy dowodowej Składający podpis elektroniczny, jeżeli nie nastąpi znakowanie czasem dokumentu elektronicznego pozwalające określić czas złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego, może mieć trudności w udowodnieniu faktu jego złożenia w terminie ważności certyfikatu. Zgodnie z art. 6 k.c. ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Utrzymanie mocy dowodowej Odrębnym zagadnieniem jest złożenie bezpiecznego podpisu elektronicznego w chwili zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu. Jeżeli certyfikat zostaje odwieszony skutek prawny zostaje wywołany z chwilą jego odwieszenia. Problem pojawia się, gdy odwieszenie następuje po terminie ważności certyfikatu. Wówczas skutek prawny nie zostaje wywołany.

Archiwizacja Źródlo ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.

Archiwizacja Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565)

Archiwizacja Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania, prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w ust. 1. Archiwa państwowe mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.".

Dziękuję za wytrzymałość dszostek@poczta.onet.pl