Przechowywanie informacji

Ogólna charakterystyka fazy przechowywania informacji w procesie informacyjnym Przechowywanie informacji jest w swojej istocie przekazywaniem informacji w czasie przez umieszczanie jej na nośnikach materialnych o trwałości odpowiedniej dla danego procesu. Nośniki informacji i urządzenia służące do przechowywania informacji nazywamy często urządzeniami pamięciowymi lub w odniesieniu do ludzi i istot żywych, po prostu pamięcią.

Kryteria wyboru materialnego nośnika przechowywania informacji Przy wyborze materialnego nośnika służącego do przechowywania informacji bierze się pod uwagę następujące kryteria: • trwałość • koszt • koszt odwzorowania • koszt dostępu

Bezpieczeństwo przechowywania informacji Wybierając nośnik informacji przeznaczony do przechowywania informacji, należy brać pod uwagę skutki ekonomiczne, w tym koszty, jakie pociągnie ewentualna utrata przechowywanej informacji. Koszty te zależą od funkcji procesu informacyjnego i rodzaju informacji.

Celem aktualizacji zasobów informacyjnych w fazie przechowywania jest optymalizacja tych zasobów. Tak rozumiana aktualizacja polega na: 1) usuwaniu informacji uznanej za zbędną, 2) wprowadzaniu nowej informacji 3) zastępowaniu informacji 4) optymalizacji technologii przechowywania 5) optymalizacji organizacji zasobów

Koszty przechowywania informacji Nowoczesne technologie informacyjne umożliwiają relatywnie tanie przechowywanie informacji. Przechowuje się wiele informacji bezużytecznych. W masie niepotrzebnych lub mało przydatnych informacji giną informacje ważne.

Informacja jest więc przechowywana w sensie technicznym jako nośnik materialny, ale nie istnieje dla użytkownika jako zasób przechowywanej wiedzy. Wypracowanie metod oraz technologii gospodarowania wielkimi zasobami informacji jest ważnym i trudnym zadaniem dla teorii i praktyki.

wielkości zbioru danych, rodzaju nośnika materialnego informacji, Koszt przechowywania informacji nie zależy od treści i wagi ekonomicznej lub społecznej informacji, ale od: wielkości zbioru danych, rodzaju nośnika materialnego informacji, czasu przechowywania, technicznych warunków przechowywania.

W systemach informacyjnych, których główną funkcją jest przechowywanie coraz większych zbiorów informacji przez długi okres (archiwa, biblioteki), koszt przechowywania informacji stanowi zwykle największą część kosztów całego systemu. Jednak i w innych systemach jego udział może być znaczący.

Kryteria oceny jakości przechowywania informacji Podstawowymi kryteriami oceny jakości stosowanymi do przechowywania informacji są: • aktualność, • integralność, • użyteczność. • wiarygodność, • adekwatność,

relewancja, dorzeczność: związek logiczny z rzeczą do której zdanie się odnosi. Argument relewantny to taki, który rzeczywiście odnosi się do argumentowanej tezy.

pertynencja, Zasada pertynencji terytorialnej - to jedna z podstawowych zasad archiwistyki, zasada "naturalna", stosowana przez archiwistów już przed jej sformułowaniem przez Bertholda Niebuhra w 1815 roku, która głosi że: akta powstałe na danym terytorium lub poza nim, lecz w trybie sprawowania nad nim władzy do tegoż terytorium przynależą bezpieczeństwo, dostępność.

Problem jakości informacji należy do obszaru badawczego ekonomiki informacji. Projektując systemy informacyjne, należy starannie oceniać jakość przechowywanych danych oraz zidentyfikować czynniki, które mają wpływ na jakość przechowywanych danych z punktu widzenia tych kryteriów

Przechowywanie informacji w firmie - bazy danych Wszelkiego rodzaju bazy danych bardzo ułatwiają zarówno analizę dotychczasowych posunięć firmy, jaki i przewidywanie prawdopodobieństwa zawarcia umowy z danym klientem na przyszłość. W marketingowej bazie danych powinny zawierać się następujące grupy informacji:

dane pozwalające na identyfikację klienta, dane, które mają wpływ na przebieg stosunków sprzedaży, dane, które mogą powiedzieć coś o prawdopodobieństwie zawarcia umowy, dane, które pokazują przebieg dotychczasowych transakcji zawieranych z klientem, dane pozwalające określić możliwość stosowania instrumentów marketingu bezpośredniego, dane pozwalające na kontrolę efektywności przeprowadzanych akcji,

Bazy danych powinny być różne dla klientów indywidualnych i instytucjonalnych, ze względu na inną specyfikę tych rynków.

Bazy danych o klientach indywidualnych powinny zawierać: dane adresowe- imię, nazwisko, adres, telefon, dane profilowe- wiek, wykształcenie, zawód, hobby itp. dane o przeprowadzanych akcjach- rodzaj i czas trwania pierwszego kontaktu- czy był to mailing, czy telefonmarketing, może kontakt z przedstawicielem firmy, reakcje klienta- jak i kiedy reagował na poszczególne akcje promocyjne, czy był im przychylny, niechętny, powściągliwy, od kiedy ten ktoś jest naszym klientem, jakie mamy obroty z tym klientem, czy jest dla nas atrakcyjny teraz i na przyszłość itd.

Bazy danych o klientach instytucjonalnych oprócz wszystkich powyższych informacji powinny zawierać jeszcze dane o: profilu przedsiębiorstwa- jaka jest to gałąź przemysłu, kiedy powstało, jakie ma obroty, czyją jest własnością, ilu zatrudnia pracowników, charakterze danego przedsiębiorstwa, tj.: jego branży, produktach, skłonności do innowacji, sposobie dokonywania zakupów przez to przedsiębiorstwo, czynnikach decyzyjnych, tj. kto podejmuje decyzje o zakupie danych produktów, a kto je użytkuje; te dane powinny być bardzo dokładne- łącznie z nazwiskami, telefonami lub innymi rodzajami możliwości kontaktowania się z takimi osobami.

Wszystkie informacje w bazie danych powinny być aktualne i pełne, gdyż np. brak numeru kodowego lub błędny numer bardzo utrudni automatyczny podział materiałów promocyjnych rozpowszechnianych za pomocą mailingu- pociągnie to za sobą ręczny rozdział takich materiałów lub nie dotarcie ich do adresata, co z kolei narazi firmę na ogromne koszty, jeśli w naszej bazie danych będziemy mieli dużo takich błędnych informacji. Dodatkowym kosztem w takich przypadkach będzie opłata, jaką poczta żąda za doręczenie przesyłki z powrotem do nadawcy.

Wszystkie informacje przydatne do bazy danych należy systematycznie gromadzić i uaktualniać, co nie jest sprawą bardzo skomplikowaną, a jedynie wymagającą dokładności i systematyczności. Niewielkie bazy danych nie wymagają specjalnych programów- wystarczą zwykłe arkusze z możliwością przeszukiwania i sortowania według zadanych parametrów.

Doskonałym źródłem danych są badania marketingowe. Są one dosyć kosztowne, lecz często niezbędne. Na potrzeby małej firmy część badań można przeprowadzić samemu. Innym źródłem danych mogą być różnego rodzaju akcje promocyjne z kuponami. Pochodzące z nich podstawowe dane odpowiednio pielęgnowane i uzupełniane mogą dać początek niezłej bazie danych.