Doświadczenia z audytu finansowego Elzbieta Książek Regionalny Punkt Kontaktowy 6PR w Poznaniu www.ppnt.poznan.pl/rpk

Plan wystąpienia Podstawowe dane o projekcie Zawiadomienie i przygotowania Audyt na miejscu Raport pokontrolny Podsumowanie

Podstawowe dane o projekcie Rodzaj kontraktu – Accompanying Measure, 5PR Model rozliczania kosztów – FF, 75% finansowania KE, Dofinansowanie KBN 20%, udział własny 5% Czas trwania – 1 stycznia 2002 – 30 sierpnia 2004 (32 miesiące) Sposób rozliczania – wg. księgowania

Dlaczego u nas? KE miała wątpliwości co do sprawozdawanych przez nas materiałów – paper, toner etc. My prosiliśmy o uznanie tych kosztów ze względu na charakter projektu

Zawiadomienie Cel – weryfikacja sprawozdania z 1 roku i 2 (jeszcze nie wysłane do KE) Szczególnie wymagana dokumentacja Zaproszenie do Warszawy na 18 grudnia

Prośba o przygotowanie dokumentacji Personel Umowy o zatrudnieniu Księgi i listy płac Timesheet Narzuty Dokumentacja dotycząca naliczania narzutów Sprzęt i materiały Faktury Potwierdzenie zapłaty za nie Podwykonastwo Umowy o podwykonastwo Potwierzdenie zapłaty Deliverables from subcontractors Podróże Zlecenia/zatwierdzenie delegacji Raporty, minutes i inne dokumenty potwierdzające cel wyjazdu Wyciągi bankowe Dla koordynatora – potwierdzenia przelewów dla partnerów

Spotkanie w Warszawie Obecni – 2 audytowane jednostki, firma audytorska, przedstawiciel KE Prośba o: raport merytoryczny (chodzi o sprawdzenie nazwisk) elektroniczna wersja ksiąg zestawienie osób zatrudnionych również gdzieś indziej wgląd do akt osobowych (upoważnienia poszczególnych osób) dostęp do pomieszczeń, sprzętu, pracowników Luźna rozmowa o dodatkowych dochodach w grantach

Przygotowania Umówienie terminu Przegląd ksiąg Uzupełnienie i sprawdzenie timesheetów Uzupełnienie i sprawdzenie sprawozdań z delegacji

Wizyta na miejscu 3 dni, 2 audytorów Sprawdzenie ogólnych dokumentów instytucji (statut, struktura organizacyjna, dokumenty księgowość – plan kont itp.) Sprawozdania (bilans i rachunek zysków i strat - dependence on EC funding) Rozmowy z wybranymi pracownikami (co robią w projekcie)

Wizyta na miejscu (c.d.) Sprawdzenie wszystkich timesheetów 2 błędy w sumowaniu Zalecenie kalkulacji godzin produktywnych dla każdego pracownika Zastrzeżenia dla osoby pracującej na ¾ etatu u nas i cały etat na uczelni Odrzucenie premii uznaniowej Poprawka amortyzacji sprzętu (my wzięliśmy z polskiej metody księgowania)

Wizyta na miejscu (c.d.) Podróże – uzasadnianie konieczności dla projektu VAT w biletach kolejowych Karty pokładowe z podróży lotniczych Koszty materiałów – dyskusje i akceptacja jako związanych z organizacją warsztatów i konferencji (nie dozwolony toner do drukarki innej niż zakupiona do projektu) Koszty kateringu – przeniesione do innych kosztów Drobne błędy w księgowaniu (np. z VAT, personelu) – niektóre na naszą korzyść

Raport z kontroli Opis wszystkich sprawdzanych spraw (ogólny wydźwięk pozytywny z zaleceniami co do godzin produktywnych) The contractor has generally complied with its obligations under the contract. Irregularities noted are of an exceptional rather than a systematic nature. Tabela – koszty odrzucone i korekta na plus Prośba o nasze uwagi i wyjaśnienia KE akceptuje raport – prośba o uwagi wyjaśnienia

Podsumowanie Dobrze było znać zasady i trzymać porządek w papierach (księgowość, timesheety, delegacje, umowy, zakresy obowiązków itp.) Można było się wykłócić gdy wiedzieliśmy, że mamy rację Audytorzy to też ludzie, ale nie odstąpią od zasad Nikt nie chce nas pogrążyć Nie grozi nam więzienie ew. korekta kosztów