Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Pomiędzy dostawcą usług a klientem została podpisana umowa serwisowa. Proces biznesowy rozpoczyna się od zawiadomienia i zlecenia serwisowego. Korzyści Zarządzanie kontraktami sprzedaży Zarządzanie obsługą klienta Zarządzanie zleceniami serwisowymi Zaopatrzenie Okresowe fakturowanie Kluczowe kroki procesu Tworzenie kontraktu sprzedaży Tworzenie zawiadomienia serwisowego Zmiana zawiadomienia serwisowego Tworzenie zlecenia serwisowego Zmiana zlecenia serwisowego Rejestrowanie przepracowanych godzin (211) Zarządzanie podróżami służbowymi (191) Potwierdzanie zużytych materiałów Tworzenie zamówienia Potwierdzanie przyjęcia materiałów Wprowadzanie faktury w odniesieniu do zamówienia Wyświetlanie planowanych/rzeczywistych kosztów Zamykanie zlecenia serwisowego — zamknięcie techniczne Tworzenie rozliczenia umowy

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Usługodawca Serwisant Pracownik działu zaopatrzenia Księgowy ds. rozrachunków z dostawcami 1 Magazynier Fakturowanie sprzedaży

Szczegółowy opis procesu Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem Do zlecenia serwisowego przypisywane są wynikające z tego zlecenia koszty (opłaty, wydatki z tytułu części zamiennych i kosztów podróży). Koszty te są rozliczane przez klienta w ramach fakturowania okresowego umowy. Dostarczane usługi wyrażone są w kontrakcie sprzedaży oraz zleceniu klienta według jednostek usługi, stąd usługę można podzielić i fakturować w oparciu o pojedyncze jednostki. W tym przykładzie cena jednostki usługi nie jest wyliczana przez system, lecz negocjowana przez dostawcę usług z klientem, a następnie aktualizowana ręcznie w kontrakcie. W razie konieczności zamawiane są i nabywane części zamienne.

Diagram przebiegu procesu Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem Zdarzenie Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Klient tworzy zamówienie Usługodawca Rejestrowanie przepracowanych godzin (211) Tworzenie kontraktu sprzedaży Tworzenie zawiadomienia serwisowego Zmiana zawiadomienia serwisowego Tworzenie zlecenia serwisowego Zarządzanie podróżami służbowymi (191) Serwisant Zmiana zlecenia serwisowego Ruch materiałowy Magazynier Potwierdzanie przyjęcia materiałów Rozrachunki z dostawcami Rozliczanie zleceń serwisowych (189) Wprowadzanie faktury w odniesieniu do zamówienia Zamknięcie zlecenia serwisowego — wgląd gospodarczy (189) Administracja sprzedażą Wyświetlanie planowanych/ rzeczywistych kosztów Zamykanie zlecenia serwisowego — zamknięcie techniczne Tworzenie rozliczenia umowy

Załącznik Użyte dane podstawowe Zakład usługowy Materiał/usługa Zleceniodawca Odbiorca materiałów Płatnik Zakład Skład Jednostka gospodarcza Obszar rachunku kosztów Dział zaopatrzenia Dział sprzedaży Kanał dystrybucji Dziedzina Lokalizacja funkcjonalna Numer osobowy Obszar roboczy Dostawca

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: