Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Scenariusz zamknięcia okresu pomaga przygotować i przeprowadzić działania wymagane do zamknięcia dnia, miesiąca oraz zamknięcia rocznego. W tym celu udostępniono szereg standardowych raportów, które można wykorzystać do bezpośredniego generowania zestawień i analiz zaksięgowanych stanów kont. Korzyści Możliwe jest wykonanie następujących działań: tworzenie Bilansu i Rachunku Zysków i Strat dokumentowanie danych księgowania. Kluczowe kroki procesu zamknięcie dnia, zamknięcie miesiąca zamknięcie roczne.

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Kierownik działu księgowości KG Kierownik działu księgowości KG (Polska) Rozrachunki z odbiorcami Rozrachunki z dostawcami Administrator (specjalista)

Szczegółowy opis procesu Zamknięcie dnia na potrzeby rachunkowości finansowej Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Wyświetlanie zbiorczego dziennika dokumentów.

Szczegółowy opis procesu Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (I) Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Otwarcie i zamknięcie okresów sprawozdawczych Wprowadzanie księgowań okresowych Księgowanie zapisów okresowych Uruchamianie pakietu wsadowego Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu (Przyjęcia Materiału/Przyjęcia Faktury) Analiza kont rozliczenia konta rozliczenia zakupu (PM/PF) Automatyczne lub ręczne rozliczenie kont KG Księgowanie zapisów korygujących

Szczegółowy opis procesu Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (II) Przeszacowanie waluty obcej Księgowanie zobowiązań podatkowych Rejestr VAT Informacja podsumowująca Porównanie dokumentów/obrotów na koncie Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów Sprawozdanie finansowe

Szczegółowy opis procesu Zamknięcie roczne na potrzeby rachunkowości finansowej Tworzenie kalendarza zakładowego na nowy rok Przeniesienie sald kont odbiorców/dostawców Przeniesienie sald kont KG Przegrupowanie należności/zobowiązań Potwierdzenie salda należności Potwierdzenie salda zobowiązań Ostateczne zamknięcie i zatwierdzenie sprawozdawczości finansowej Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów.

Diagram przebiegu procesu Proces 1: Zamknięcie dnia Zdarzenie Aktualizacja Evaluation Raportowanie Kierownik działu księgowości KG Aktualizacja kursów walut Decyzja dotycząca procesu Luki w przydziale numeru dokumentu Wyświetlanie zbiorczego dziennika dokumentów Podwójnie nadane numery faktur

Diagram przebiegu procesu Proces 2: Zamknięcie miesiąca (I) Zdarzenie Aktualizacja Evaluation Księgowanie Kierownik działu księgowości KG / Kierownik działu księgowości KG (Polska) / Administrator (specjalista) Decyzja dotycząca procesu Decyzja dotycząca procesu Decyzja dotycząca procesu 3 Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Księgowanie zapisów korygujących Wprowadzanie księgowań okresowych Otwarcie i zamknięcie okresów spra-wozdawczych Podwójnie nadane numery faktur Przeszaco-wanie waluty obcej Księgowanie zapisów okresowych 5 Zamykanie poprzedniego okresu spra-wozdawczego Porównanie dokumentów/obrotów na koncie Księgowanie zobowiązań podatkowych Uruchamianie pakietu wsadowego 2 6 Rejestr VAT 4

Diagram przebiegu procesu Proces 2: Zamknięcie miesiąca (II) Zdarzenie Rozliczenie Raportowanie Kierownik działu księgowości KG / Kierownik działu księgowości KG (Polska) 4 6 Analiza konta rozliczenia PM/PF Informacja podsumowująca Wyświetlanie dziennika dokumentów Automatyczne rozliczenie konta 5 Sprawozdanie finansowe 3 2 Rozrachunki z dostawcami Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu (Przyjęcia Materiału/Przyjęcia Faktury)

Diagram przebiegu procesu Proces 3: Zamknięcie roczne Zdarzenie Aktualizacja Raportowanie Kierownik działu księgowości KG Decyzja dotycząca procesu Tworzenie kalendarza zakładowego na nowy rok Przeniesienie sald kont rozrachunków z odbiorcami/ rozrachunków z dostawcami Przeniesienie sald KG Ostateczne zamknięcie i zatwierdzenie sprawozdawczości finansowej Przegrupowanie należności/ zobowiązań Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów Rozrachunki z odbiorcami Potwierdzenie salda należności Rozrachunki z dostawcami Potwierdzenie salda zobowiązań KG = Księga Główna

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: