Umowa zaopatrzeniowa SAP Best Practices

Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Ten scenariusz dotyczy stosowania umów w działaniach związanych z zaopatrzeniem. Korzyści Zmniejszenie kosztów nabycia Zabezpieczenie zaopatrzenia Przejrzystość umów z dostawcami Kluczowe kroki procesu Tworzenie umowy ramowej (kontrakt ilościowy) Tworzenie zgłoszenia zapotrzebowania Przypisanie zgłoszenia zapotrzebowania i utworzenie zamówienia Zatwierdzanie zamówień Monitorowanie umowy Przyjęcie materiałów Przyjęcie faktury według pozycji pojedynczej Płatność własna

Wymagane aplikacje SAP oraz role EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Pracownik działu zaopatrzenia Zatwierdzający (kierownik działu zaopatrzenia) Magazynier

Szczegółowy opis procesu Umowa zaopatrzeniowa Ten scenariusz dotyczy stosowania umów w działaniach związanych z zaopatrzeniem. Są to umowy z dostawcami, obejmujące dostarczanie materiałów lub usług zgodnie z wynegocjowanymi warunkami i w określonym czasie. Rozróżnia się następujące umowy: Kontrakt ilościowy: umowa, w ramach której firma zamawia pewną ilość produktu w określonym czasie. Kontrakt wartościowy: umowa, w ramach której jest uzgadniana łączna wartość zakupionych towarów i usług. W przypadku ustalania źródeł umowy zastępują rekordy informacyjne zaopatrzenia i można je przypisać na liście źródeł jako ustalone źródło dla systemu MRP. Grupami docelowymi są kierownicy i pracownicy działu zaopatrzenia. Zgłoszenia zapotrzebowania i zamówienia zostają utworzone po umowie, o ile ich jeszcze nie utworzono.

Diagram przebiegu procesu Umowa zaopatrzeniowa Zdarzenie Wymagana umowa Potrzeba nabycia generowana w MRP Określono potrzebę uzyskania materiału Przybycie materiału do rampy załadunkowej Magazynier Przyjęcie materiałów z referencją do zamówienia Osoba wnioskująca Zgłoszenia zapotrzebowania Pracownik działu zaopatrzenia / Kierownik działu zaopatrzenia Tworzenie umowy zaopatrzeniowej Przypisanie zgłoszenia do umowy i tworzenie zamówienia Monitorowanie umów Łączna wartość zamówienia netto > wartość progowa (np. 500 PLN) Umowa zaopatrzeniowa Zamówienie zatwierdzone Raport dot. kontraktu wartościowego lub ilościowego Nie Tak Osoba zatwierdzająca Zamówienie zatwierdzone Zatwierdzanie zamówienia

Business Activity / Event Sub-Process Reference Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: